Was ist eine Kostenstelle? Definition, Funktion und Beispiele • BUOM

25. Juli 2021

Unternehmen müssen ihre Ausgaben- und Einnahmequellen im Auge behalten, um genaue Budgets und effektive Geschäftspläne zu erstellen. Ein Aspekt, der sich auf das Budget auswirkt, ist die Kostenstelle, eine Funktion oder Abteilung innerhalb einer Organisation, die nicht direkt Geld generiert. In diesem Artikel erklären wir, was eine Kostenstelle ist, warum sie wichtig ist und wie sie funktioniert.

Was ist eine Kostenstelle?

Eine Kostenstelle ist eine Rolle oder Abteilung, die einem Unternehmen Geld kostet, aber selbst keinen Umsatz generiert. Dabei handelt es sich häufig um Verwaltungs-, Service- und Supportfunktionen. Diese Positionen können nicht aus Kostengründen abgeschafft werden, da sie für den reibungslosen Ablauf der Organisation von entscheidender Bedeutung sind.

Kostenstellen können einzelne Rollen sein, etwa Hausmeister oder Personalmitarbeiter, oder ganze Abteilungen, etwa IT- oder Garantieabteilungen. Die Größe der Kostenstelle und die Anzahl der Kostenstellen hängen von der Unternehmensgröße und der Branche ab. Kostenstellen werden als separate Abteilungen innerhalb des Unternehmens aufgeführt, sodass die von ihnen verwendeten Ressourcen leicht nachverfolgt werden können. Die Manager sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Zentren effizient arbeiten und das Budget einhalten.

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Arten von Kostenstellen

Es gibt sechs Haupttypen von Kostenstellen, die für sich genommen keine Gewinne erwirtschaften, aber alle für die Kernfunktionen eines Unternehmens wichtig sind.

1. Unpersönliche Kostenstelle

Unpersönliche Kostenstellen befassen sich mit Geräten, Maschinen oder Orten. Diese können sich auf Standorte, Ausrüstung, Produktion oder Maschinen konzentrieren. Beispielsweise verfügt die Forschungs- und Entwicklungsabteilung über ein Budget, um innovative Lösungen für Kundenprobleme zu finden oder neue Produkte zu entwickeln.

2. Betriebskostenstelle

Betriebskostenstellen sind Personen oder Maschinen zugeordnet, die ähnliche Tätigkeiten ausüben. Beispielsweise stellen IT-Abteilungen sicher, dass Hardware, Software und Netzwerke ordnungsgemäß funktionieren, ordnungsgemäß aktualisiert werden und sicher sind.

3. Persönliche Kostenstellen

Persönliche Kostenstellen befassen sich mit einer bestimmten Person oder Personengruppe. Beispielsweise arbeitet die Personalabteilung eines Unternehmens mit mehreren Abteilungen zusammen, um auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und Mitarbeiter einzustellen.

4. Produktkostenstelle

Produktkostenstellen befassen sich mit einem bestimmten Produkt oder Produktionsbereich. Beispielsweise kann ein Verlag über eine Produktionsabteilung verfügen, die für den eigentlichen Druck seiner Bücher, Zeitungen oder Zeitschriften verantwortlich ist. Der Hersteller kann über Montage-, Lackier- oder Schweißwerkstätten verfügen.

5. Prozesskostenstelle

Prozesskostenstellen konzentrieren sich auf einen bestimmten Prozess oder ein bestimmtes Ereignis. Beispielsweise bearbeiten Kundendienstabteilungen Kundenbeschwerden, verbessern den Kundenservice und verwalten eventuell verfügbare Garantien oder Rabatte.

6. Servicekostenstelle

Servicekostenstellen erbringen Leistungen für das Unternehmen. Beispielsweise sorgen Reinigungskräfte dafür, dass Einrichtungen sauber und ordentlich sind, damit die Mitarbeiter gesund, sicher und produktiv sein können.

Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen über eine Kostenstelle verfügen, bei der es sich lediglich um einen Büroleiter oder Buchhalter handelt, der die Büroverwaltung und Buchhaltung verwaltet. Alternativ kann ein multinationaler Konzern über separate Kostenstellen wie Personalwesen (HR), Buchhaltung und Verwaltungspersonal verfügen.

Warum sind Kostenstellen wichtig?

Kostenstellen sind wichtig, da diese Abteilungen einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Diese Abteilungen und Rollen ermöglichen es dem Rest des Unternehmens, Gewinne zu erzielen. Hier sind einige Gründe, warum Kostenstellen für die Führung eines Unternehmens wichtig sind:

• Sie verbessern das Kundenerlebnis. Kundendienstabteilungen helfen Kunden bei der Lösung von Beschwerden, bei der Suche nach Produkten und beim Verständnis etwaiger Unternehmensgarantien oder -richtlinien. Exzellenter Kundenservice steigert den Wert eines Unternehmens und kann einen treuen Kundenstamm schaffen.

• Sie warten Gebäude und Anlagen. Abteilungen für Informationstechnologie (IT), Wartungspersonal und Supportpersonal tragen dazu bei, dass die Unternehmensausrüstung ordnungsgemäß funktioniert und die Einrichtungen sauber und sicher sind. Diese Arbeitskräfte sorgen dafür, dass das Unternehmen Gewinne erwirtschaften kann und tragen zur Gesundheit seiner Mitarbeiter bei.

• Sie betreiben Forschung und Entwicklung. Forschungs- und Entwicklungsabteilungen finden innovative Lösungen für Verbraucherprobleme und entwickeln neue Produkte.

• Sie führen Datenanalysen durch und entwickeln Geschäftsstrategien. Daten- und Marktforschungsabteilungen helfen Unternehmen dabei, Verbrauchertrends und Veränderungen in ihrer Branche zu verstehen. Diese Abteilungen liefern die erforderlichen Informationen, um zu analysieren, wie effektiv die aktuelle Geschäftsstrategie ist, und um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Sie erledigen administrative Aufgaben. Zu diesen Rollen gehören Büropersonal, Personalwesen und Buchhaltung. Sie stellen sicher, dass das Unternehmen Berichte und Formulare korrekt übermittelt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Budgetierung und die Büroorganisation verwaltet und viele andere wichtige Verwaltungsaufgaben erledigt.

Wie funktionieren Kostenstellen?

Kostenstellen werden im Hauptbuch eigene Kategorien zugeordnet, sodass die Buchhaltung Kosten verfolgen und Ressourcen zuordnen kann. Manager sind in der Regel für das Budget der Abteilung und alle Personen verantwortlich, die der Kostenstelle zugeordnet sind. Zu ihren Aufgaben können gehören:

Helfen Sie Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, Ihr Unternehmen zu verstehen

Die Finanz- und Buchhaltungsabteilung weist Kostenstellen entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen und der Art und Weise, wie Sie Ihr Geld ausgeben, zu. Sie haben möglicherweise einen umfassenderen Überblick über die Budgetanforderungen als einzelne Kostenstellenmanager und können dabei helfen, die Ressourcenzuweisung so zu strukturieren, dass sie im Laufe der Zeit effektiver ist.

Kostenstellenprozesse definieren

Kostenstellen sollten mit einer Reihe von Parametern erstellt werden, die den Umfang ihrer Arbeit und Informationen zur Verwaltung von Lieferanten, Konten und Produkten umfassen. Sie müssen ein klares Verständnis der Bestellabläufe haben, wissen, welche Lieferanten für die Bestellung zugelassen sind und wie Rechnungen verarbeitet werden.

Führungsverantwortung definieren

Kostenstellenleiter müssen für die Verwaltung des Kostenstellenbudgets verantwortlich sein. Diese Verantwortung sollte in ihren Führungsaufgaben konkretisiert werden. Sie sollten es vermeiden, einen Manager mehreren Kostenstellen zuzuweisen, es sei denn, es gibt einen zwingenden Grund dafür. Kostenstellenmanager müssen außerdem ein klares Verständnis der Hauptziele der Kostenstelle haben, damit sie das ihnen zugewiesene Budget effektiv verwalten können.

Budgetzuweisung

Kostenstellen müssen über klare Budgets verfügen und Kostenstellenmanager müssen ihre Ausgaben im Auge behalten. Dadurch können Kostenstellenmanager und die Finanzabteilung nachvollziehen, welche Ressourcen jede Kostenstelle nutzt, wie diese Ressourcen innerhalb der Kostenstelle zugewiesen werden und welche Änderungen im nächsten Geschäftsjahr vorgenommen werden müssen.

Mit der Kostenstellenüberwachung Kosten senken

Sie reduzieren Ihre Kosten, indem Sie Ihre Kostenstellen auf Personalineffizienz, Kostenüberschreitungen und andere kostspielige Probleme überwachen. Die Daten, die Sie aus optimierten Kostenstellenstrukturen sammeln, können bei Umstrukturierungen hilfreich sein und als Grundlage für zukünftige Budgetzuweisungen dienen. Die Kommunikation von Kostenmanagementpraktiken und -zielen mit Ihren Kostenstellenmanagern wird sehr hilfreich sein.

Beispiel einer Kostenstelle

Ein gutes Beispiel für eine Kostenstelle ist die Personalabteilung. Als Verwaltungsabteilung erwirtschaftet sie keine Einnahmen, sondern sorgt für den reibungslosen Ablauf der Organisation. Die Personalabteilung ist für die Eingabe und Speicherung von Mitarbeiterinformationen, die Verwaltung von Mitarbeiterbeschwerden, den Umgang mit Mitarbeitern, die Bearbeitung von Neueinstellungen sowie die Beförderung und Entlassung von Mitarbeitern verantwortlich. Die Personalabteilung übernimmt möglicherweise auch die Personalbeschaffungs-, Schulungs- und Gehaltsabrechnungsaufgaben.

Wenn Sie Ihre Personalabteilung als Kostenstelle organisieren, beachten Sie Folgendes:

• Verantwortlichkeiten, die von der Personalabteilung übernommen werden

• Wie viele Mitarbeiter werden zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben benötigt?

• Gehaltssatz und Zusatzleistungen für jede HR-Position

• Kosten für Software und Büroausstattung

• Zugelassene Lieferanten von Bürobedarf und anderen Materialien

• Voraussichtliche Wartungskosten für Bürogeräte

• Gesamtes geplantes Abteilungsbudget

Der Manager muss Erfahrung in der Personalabteilung haben, in der Lage sein, die Leistung zu steuern und die Mitarbeiter bei Bedarf zu unterstützen. Sie müssen in der Lage sein, die Bedürfnisse der Mitarbeiter in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Kosten zu verwalten.

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