Was ist eine Ist-Zustandsanalyse? Vorteile und Schritte • BUOM
25. Oktober 2021
Unternehmen suchen oft nach der effizientesten Möglichkeit, ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen. Die Ist-Zustandsanalyse ist eine beliebte Methode, um Prozesse zu bewerten, ihre Stärken zu identifizieren und zu verstehen, wie sie effektiver sein können. Der Einsatz dieses Prozesses kann Unternehmen dabei helfen, ihre Gewinne zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Artikel definieren wir eine Ist-Analyse, erläutern, warum diese Bewertung wichtig ist und geben Anleitungen für deren Durchführung.
Was ist eine Ist-Zustandsanalyse?
Unter Ist-Zustandsanalyse versteht man die Bewertung von Geschäftsprozessen zur Feststellung ihrer Wirksamkeit. Durch die Ermittlung der Stärken und Schwächen verschiedener Verfahren helfen diese Bewertungen Unternehmen, Prozesse zu verbessern, um Gewinne und Gesamteffizienz zu steigern. Einige Fachleute nennen diese Praxis Ist-Analyse, weil sie sich auf aktuelle Abläufe und nicht auf zukünftige Ziele konzentriert. Mithilfe der Ist-Zustandsanalyse können Sie die Wirksamkeit eines oder mehrerer Prozesse innerhalb eines Teams oder einer Abteilung oder im gesamten Unternehmen bewerten.
Vorteile der Ist-Zustandsanalyse
Es gibt mehrere Gründe, warum eine Ist-Zustandsanalyse sinnvoll ist, darunter:
Optimiert Abläufe. Die Analyse des Ist-Zustands kann dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern, die Verfahrenskosten zu senken und so den Gewinn eines Unternehmens zu steigern.
Es bereitet Unternehmen auf die Umsetzung neuer Programme vor. Wenn ein Unternehmen ein neues Programm implementieren möchte, benötigt es möglicherweise Anleitung zur Organisation der Arbeit. Er kann seine aktuellen Prozesse überprüfen, um festzustellen, welche Praktiken das neue Programm erfolgreich machen können.
Dadurch wird das Unternehmen an seiner Geschäftsstrategie ausgerichtet. Wenn ein Unternehmen seine ursprüngliche Geschäftsstrategie aufgibt, kann es länger dauern, bis es seine Ziele erreicht. Durch die Analyse des Ist-Zustands kann sichergestellt werden, dass die Abläufe auf die Gesamtziele des Unternehmens abgestimmt sind.
Dies hilft Unternehmen, aus Situationen zu lernen. Wenn ein Unternehmen in eine Situation gerät, die sich auf die Arbeitsmoral oder den Gewinn der Mitarbeiter auswirkt, kann die Analyse des aktuellen Zustands dabei helfen, die Ursache zu ermitteln und die Situation wirksam anzugehen.
Er spricht Interessenten an. Nach einer Ist-Analyse können Unternehmen die Ergebnisse den Stakeholdern präsentieren. Mithilfe des Berichts können diese Investoren dann die finanzielle Lage des Unternehmens bewerten und entscheiden, ob weitere Mittel bereitgestellt werden sollten.
Er bereitet Unternehmen auf Inspektionen vor. Das Bestehen von Audits ist ein guter Weg, um zu zeigen, wie effektiv ein Team ist. Durch die Bewertung von Prozessen vor einem Audit können Teams notwendige Anpassungen vornehmen und ihre Chancen auf eine gute Bewertung erhöhen.
Dies stellt sicher, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Unternehmen, die ihre Prozesse verbessern, können optimale Produkte und Dienstleistungen anbieten und so die Kundenzufriedenheit steigern und die Konkurrenz übertreffen.
Sieben Schritte zur Durchführung einer Ist-Zustandsanalyse
Um eine Ist-Zustandsanalyse durchzuführen, befolgen Sie diese sieben Schritte:
1. Konzentrieren Sie sich auf ein Produkt oder eine Dienstleistung
Listen Sie alle Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens auf. Wählen Sie dann Ihr Hauptprodukt oder Ihre Hauptdienstleistung. Wählen Sie etwas, das relativ einfach herzustellen ist und weniger Prozesse erfordert. Indem Sie mit einem einfachen Produkt beginnen, können Sie sich mit dem Prozess der Ist-Zustandsanalyse vertraut machen, sodass Sie ihn erfolgreich an komplexeren Produkten durchführen können.
2. Definieren Sie Prozesse für das Produkt oder die Dienstleistung
Identifizieren Sie jeden Prozess, den ein Unternehmen zur Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung verwendet. Versuchen Sie, so vollständig wie möglich zu sein und die Schritte in chronologischer Reihenfolge aufzulisten. Sie können einen Vorgesetzten konsultieren oder Ihre eigenen Überlegungen verwenden, um die Prozesse des Produkts zu bestimmen. Wenn Sie beispielsweise die Prozesse identifizieren möchten, die ein Hersteller zur Herstellung von Spielzeug verwendet, könnte Ihre Liste wie folgt aussehen:
Forschung und Entwicklung
Entwerfen Sie das Produkt
Materialquellen
Produktion
Testen
Produktveröffentlichung
3. Führen Sie zusätzliche Recherchen durch
Um sicherzustellen, dass Sie jeden Prozess identifiziert haben, sollten Sie zusätzliche Recherchen durchführen. Gespräche mit Mitarbeitern, die direkt an der Produktion beteiligt sind, können dabei helfen, eine Liste aller Schritte zu erstellen. Hier sind einige Möglichkeiten, zusätzliche Informationen zu sammeln:
Direkte Beobachtung: Die persönliche Beobachtung der Produktion kann Ihnen dabei helfen, Prozesse zu erkennen, die Sie möglicherweise ignoriert haben. Beispielsweise kann das Auftauchen von Rohstoffen in einer Produktionsanlage Sie daran erinnern, dass die Beschaffung als Prozess betrachtet werden sollte.
Umfragen: Erstellen Sie eine Umfrage, in der Mitarbeiter gefragt werden, was sie tun, um ein Produkt herzustellen, und welche Teile des Herstellungsprozesses möglicherweise nicht offensichtlich sind.
Persönliche Interviews. In persönlichen Gesprächen können Sie Feedback von jemandem mit direkter Branchenerfahrung einholen. Ziehen Sie in Betracht, mehrere Personen zu interviewen, um unterschiedliche Perspektiven zu erhalten.
Sie können auch Gruppentreffen mit Stakeholdern abhalten, um Prozesse zu definieren und die Ergebnisse früherer Methoden zu validieren. Bei Gruppentreffen geht es oft um einen gemeinsamen Ansatz, um Vorgänge ans Licht zu bringen, die viele Menschen nicht bedacht haben. Stakeholder können beispielsweise hervorheben, wie wichtig es ist, Talente anzuziehen und auszubilden, sodass Sie Ihre Prozessliste vervollständigen können.
4. Erstellen Sie für jeden Prozess ein Modell
Nachdem Sie alle Prozesse des Produkts aufgelistet haben, bewerten Sie jeden einzeln. Beginnen Sie mit der Analyse des ersten Prozesses, indem Sie alle seine Komponenten aufschreiben. Dabei können die Planungsabläufe und die tatsächliche Umsetzung des Prozesses berücksichtigt werden. Eine Beschreibung des Forschungs- und Entwicklungsprozesses für ein Spielzeug könnte wie folgt aussehen:
Erstellen eines Forschungs- und Entwicklungsbudgets
Durchführung von Marktforschungen
Suche nach verlässlichen Quellen für Verkaufsdaten
Analyse der für die Zielgruppe des Unternehmens relevanten Verkaufsdaten
Analyse der Konkurrenzprodukte
Entwicklung von Skizzen für potenzielle Produkte
Sie können auch Details notieren, z. B. wie lange jeder Vorgang dauert und welche Geräte und Befehle er beinhaltet. Um die Visualisierung von Abläufen zu erleichtern, sollten Sie darüber nachdenken, sie in einem Geschäftsprozessmodell zu beschreiben. Ein Diagramm, beispielsweise ein Flussdiagramm, kann einfache Prozesse mit aufeinanderfolgenden Schritten darstellen. Wenn der Prozess komplexer ist, sollten Sie die Verwendung eines dynamischen Systems wie der Geschäftsprozessmodellierungsnotation in Betracht ziehen, um nichtlineare Arbeitsabläufe darzustellen.
5. Identifizieren Sie Stärken und Schwächen
Nachdem Sie ein Geschäftsprozessmodell erstellt haben, analysieren Sie es, um seine Stärken und Schwächen zu ermitteln. Sie können diese Bewertung durchführen, um zu sehen, was gut funktioniert und welche Verbesserungen das Unternehmen vornehmen kann. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Team eine effektive Budgetierungsstrategie für den Forschungs- und Entwicklungsprozess verwendet. Mit dieser Möglichkeit können Sie anderen Abteilungen Gelder zuweisen und bieten ein Beispiel für die Budgetierung, das andere Teams nachahmen können.
Während F&E-Budgetierungstechniken effektiv sind, könnte die Marktforschungsstrategie eines Teams von Anpassungen profitieren. Ihr Geschäftsprozessmodell kann die Schwächen Ihrer aktuellen Zielgruppe hervorheben und eine Kampagne befürworten, die sich an relevantere Verbraucher richtet. Neben der Verbesserung der Effizienz können Prozessanpassungen Redundanzen reduzieren und den Gewinn steigern.
6. Wiederholen Sie diese Schritte für andere Produkte und Dienstleistungen.
Obwohl die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens ähnliche Prozesse umfassen können, können für jedes einzelne Geschäftsprozessmodelle erstellt werden. Durch die individuelle Betrachtung der Produkte können Sie leichte technologische Unterschiede erkennen und individuelle Anpassungen vornehmen. Auch wenn beispielsweise der Budgetierungsprozess für den Forschungs- und Entwicklungsprozess effektiv ist, gibt Ihr Team möglicherweise zu viel Geld für den Produktionsprozess aus. Wenn Sie sich auf diese Mängel konzentrieren, können Sie Zeit und Mühe aufwenden, um entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
7. Erstellen Sie einen Bericht
Während die Analyse des aktuellen Stands intern nützlich ist, können Sie die Ergebnisse mit Investoren teilen. Durch die Bereitstellung eines Berichts können sie verstehen, wie sich das Unternehmen entwickelt und welche Anpassungen zur Verbesserung der Effizienz vorgenommen werden können. Der Bericht kann einfach von Ihnen erstellte Geschäftsprozessmodelle enthalten, Sie können aber auch einen formelleren Bericht erstellen. Durch die Weitergabe des Berichts können detailliertere Beschreibungen der Prozesse und Empfehlungen für geeignete Änderungen zur Behebung von Schwachstellen bereitgestellt werden.