Was ist eine Breakout-Sitzung? (Definition, Vorteile und Tipps) • BUOM
Konferenzleiter suchen oft nach Möglichkeiten, ihre Meetings unterhaltsamer zu gestalten. Eine Möglichkeit hierfür sind Breakout-Sitzungen, bei denen die Besprechungsteilnehmer in kleinere Gruppen aufgeteilt werden. Diese eher intimeren Zusammenkünfte ermöglichen es ihnen, intensive Diskussionen mit Gleichgesinnten zu führen, Fragen zu stellen und neue Leute kennenzulernen. In diesem Artikel definieren wir, was Breakout-Sitzungen sind, besprechen ihre Vorteile und Arten und geben Tipps, wie Sie sie bei Ihrem nächsten Meeting umsetzen können.
Was ist eine Breakout-Sitzung?
Eine Breakout-Sitzung ist ein kurzes Meeting, bei dem die Teilnehmer eines größeren Meetings in einer kleinen Gruppe ausführlichere Diskussionen führen. Während dieser Sitzungen können die Teilnehmer auch eine Aufgabe bearbeiten oder sich eine Präsentation anhören, um mehr über ein verwandtes Thema zu erfahren. Bei Konferenzen werden in der Regel mehrere Breakout-Sitzungen organisiert, wobei sichergestellt wird, dass jede Gruppe klein genug ist, um die Teilnahme aller Teilnehmer zu fördern. Beachten Sie, dass Sie Breakout-Sitzungen möglicherweise als Breakout-Seminare oder Meetings bezeichnen.
Gruppensitzungen können persönlich oder virtuell stattfinden. Um persönliche Breakout-Sitzungen zu ermöglichen, weisen Konferenzleiter den Teilnehmern verschiedene Bereiche des Raums zu. Diese Vertraulichkeit ermöglicht es Gruppen, sinnvolle Diskussionen zu führen und gleichzeitig Ablenkungen zu minimieren. Nach Abschluss der Breakout-Sitzungen können sich die Gruppen im Hauptbesprechungsbereich wieder treffen. Virtuelle Breakout-Sitzungen nutzen die Breakout-Room-Funktionalität von Online-Konferenztools und vermitteln so das gleiche Gefühl der Privatsphäre wie das Chatten mit anderen Gruppenmitgliedern.
Vorteile von Breakout-Sitzungen
Hier sind einige Vorteile der Durchführung von Breakout-Sitzungen:
Ermutigen Sie zur Teilnahme
Möglicherweise fühlen sich die Teilnehmer in einer kleinen Gruppe wohler als in einer großen. Eine Breakout-Sitzung gibt jedem die Möglichkeit, seine Ideen vor einem weniger einschüchternden Publikum zu teilen. Die Gruppe hört, was die Teilnehmer zu sagen haben, und Konferenzkoordinatoren können sogar ihre Kommentare sammeln, um sie in die breitere Diskussion einzubringen.
Fördern Sie intensive Diskussionen
Während einer Breakout-Sitzung können Gruppen Konferenzthemen detaillierter besprechen. Sie können Ideen austauschen, die sie während der Präsentation entwickelt haben, oder Fragen stellen, wenn etwas unklar ist. Die Teilnehmer können etwas Neues lernen und neue Perspektiven von anderen Teilnehmern gewinnen, was ihnen helfen kann, den Stoff besser zu verstehen und ein Gemeinschaftsgefühl zu spüren.
Gönnen Sie sich eine Pause vom passiven Zuhören
Da die Teilnehmer durch stundenlanges passives Zuhören müde werden können, sind auf vielen Konferenzen Mahlzeiten und kurze Ruhezeiten vorgesehen. Breakout-Sitzungen sind eine weitere Möglichkeit, den Teilnehmern zu helfen, sich zu entspannen, bevor sie sich auf die Hauptpräsentation konzentrieren. Nach längerem Sitzen schätzen Besucher oft die Gelegenheit, aufzustehen und um ihre Gruppe herumzugehen. Den Teilnehmern macht es auch Spaß, mit Gleichgesinnten zu sprechen und über die gerade gehörte Präsentation nachzudenken.
Arten von Breakout-Sitzungen
Hier sind einige gängige Arten von Breakout-Sitzungen:
Berichterstattung über Verhandlungen
Wenn Sie die Teilnehmer während der Breakout-Sitzungen weiterbilden möchten, sollten Sie Lightning Talks in Betracht ziehen. Jede Gruppe hat einen Moderator, der eine kurze Präsentation zu einem bestimmten Thema hält. Moderatoren können Redner Ihrer Konferenz oder freiwillige Teilnehmer sein, die ihre Ideen mit ihren Gruppen teilen möchten. Sie können Präsentationen kurz halten, indem Sie die Anzahl der Folien begrenzen oder ein Zeitlimit festlegen, normalerweise etwa fünf Minuten. Am Ende der Präsentation beantwortet der Moderator normalerweise Fragen oder ermutigt die Gruppenmitglieder, den Stoff zu diskutieren.
„Ask Me Anything“-Sitzungen
Konferenzleiter, die viele Fragen erwarten, können „Ask Me Anything“-Sitzungen veranstalten. Jede Gruppe verfügt über einen fachkundigen Moderator, der Feedback zur umfassenderen Präsentation geben kann. Dieses Format nimmt Fragen aktiv auf und gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, ohne Bedenken um Klärung zu bitten. Obwohl der Moderator in erster Linie für die Beantwortung von Fragen verantwortlich ist, können Gruppenmitglieder auch ihr Fachwissen nutzen, um zum Gespräch beizutragen. Wenn Moderatoren feststellen, dass die Teilnehmer ein gemeinsames Problem haben, können sie die Konferenzleiter bitten, diese Themen detaillierter zu untersuchen.
Netzwerkgeschwindigkeit
Schnelle Kommunikation kann den Teilnehmern dabei helfen, Fachleute aus verschiedenen Organisationen kennenzulernen. Es ermöglicht ihnen auch, mit Mitgliedern ihres eigenen Unternehmens zu kommunizieren. Sie können diese Art von Breakout-Sitzung strukturieren, indem Sie die Teilnehmer in Gruppen einteilen und sie bitten, für einen bestimmten Zeitraum mit einer Person zu sprechen. Bereits während einer kurzen Sitzung können die Teilnehmer mehrere neue Leute kennenlernen. Diese Kontakte ermöglichen es ihnen, sich bei der Veranstaltung wohler zu fühlen und ihr Netzwerk für zukünftige Karrieremöglichkeiten aufzubauen.
Aktivität
Um Ihre Breakout-Sitzungen noch interaktiver zu gestalten, sollten Sie eine Aktivität einbinden. Eine Übung kann eine unterhaltsame Möglichkeit sein, sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer den Stoff in einer größeren Präsentation verstehen. Sie könnten beispielsweise ein Quiz erstellen, das die neue Richtlinie Ihres Unternehmens untersucht. Darüber hinaus kann eine Veranstaltung Ihren Teilnehmern helfen, sich zu entspannen und sich kennenzulernen. Einige Unternehmen haben Gruppen, die sich für Teambuilding einsetzen, zum Beispiel:
Scharaden
Bingo
Rätsel
Zwei Wahrheiten und eine Lüge
Outdoor-Sessions
Nachdem Besucher ein paar Stunden drinnen verbracht haben, möchten sie vielleicht nach draußen gehen. Erwägen Sie, Breakout-Sitzungen im Freien abzuhalten, damit die Teilnehmer aktiv bleiben und einen Tapetenwechsel erleben können. Die Sitzung kann einer Sitzung ähneln, die Sie drinnen durchführen, z. B. einer „Ask Me Anything“-Sitzung oder einer Bingo-Partie. Sie können den Workshop auch aktiver gestalten, indem Sie Aktivitäten wie eine Schnitzeljagd oder ein Tauziehenspiel durchführen. Selbst wenn Sie ein virtuelles Meeting veranstalten, können Sie Breakout-Sitzungen im Freien abhalten. Bitten Sie die Teilnehmer, sich abzumelden, einen kurzen Spaziergang zu machen und mit einem Foto von dem, was Sie ihnen aufgetragen haben, zurückzukehren.
Tipps zur Durchführung von Breakout-Sitzungen
Hier sind einige Tipps für die Durchführung von Breakout-Sitzungen:
Setzen Sie sich ein klares Ziel
Denken Sie bei der Planung von Breakout-Sitzungen darüber nach, sich ein Ziel zu setzen. Fragen Sie sich, was die Teilnehmer in der kurzen Zeit, in der sie sich treffen, tun sollen. Sie möchten beispielsweise, dass sie sich mit mehr Teilnehmern treffen oder Fragen zu einer größeren Präsentation stellen. Wenn Sie den Zweck der Sitzung kennen, können Sie eine klare Struktur für die Teilnehmer schaffen und so die Gesamtbeteiligung steigern.
Legen Sie ein Zeitlimit fest
Die Kürze der Breakout-Sitzungen ermöglicht es den Teilnehmern, sich auszuruhen und sich auf die Konferenz zu konzentrieren. Um Gruppentreffen kurz zu halten, sollten Sie über die Festlegung eines Zeitlimits nachdenken. Der ideale Zeitrahmen variiert je nach Art der Breakout-Sitzung. Beispielsweise kann eine Schnitzeljagd mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine Speednet-Runde. Durch die Festlegung eines angemessenen Zeitlimits können Sie für Struktur sorgen und gleichzeitig allen die Möglichkeit geben, sich zu beteiligen. Durch eine zeitliche Begrenzung können Sie zudem sicherstellen, dass Sie genügend Zeit für den Rest Ihrer Konferenzaktivitäten haben.
Organisieren Sie Gruppen strategisch
Einige Konferenzleiter organisieren Panels unmittelbar vor den Breakout-Sitzungen. Sie können die Teilnehmer nach ihrem Nachnamen oder ihrem Sitzplatz während der Präsentation trennen. Diese Methode kann Konferenzleitern dabei helfen, Gruppen nach dem Zufallsprinzip zusammenzustellen, sie können aber auch von einer strategischen Organisation der Gruppen profitieren. Erwägen Sie, in jeder Gruppe Teilnehmer mit unterschiedlichem Erfahrungsniveau zu haben. Eine Mischung aus neuen und erfahrenen Mitarbeitern kann Teams mit innovativen Ideen und Fachwissen versorgen. Stellen Sie sicher, dass jede Gruppe Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen oder Organisationen hat, um die Möglichkeit zum Networking zu schaffen. Versuchen Sie, die Teilnehmer vor der Veranstaltung anzumelden, damit Sie die Gruppen entsprechend planen können.
Wählen Sie die richtige Gruppengröße
Überlegen Sie bei der Organisation von Breakout-Sitzungen, wie viele Personen Sie in jeder Gruppe haben möchten. Gruppen mit weniger Personen ermöglichen möglicherweise eine stärkere Beteiligung, während größere Gruppen dazu führen können, dass sich die Teilnehmer wohler fühlen. Während die Vorlieben Ihrer Teilnehmer Ihnen dabei helfen können, die richtige Gruppengröße zu bestimmen, möchten Sie möglicherweise auch ein Breakout-Sitzungsformat in Betracht ziehen. Beispielsweise kann es produktiver sein, große Gruppen für Blitzgespräche einzusetzen, da möglicherweise viele Menschen einem Redner zuhören. „Ask Me Anything“-Sitzungen können von einem intimeren Rahmen profitieren, der die Teilnehmer dazu ermutigt, Fragen zu stellen.
Gestaltungsraum passend zum Pausenformat
Wenn das Meeting virtuell ist, können Sie ein Online-Meeting-Tool verwenden, um Breakout-Räume zu erstellen. Mit den meisten Tools können Sie Teilnehmer automatisch oder manuell trennen, wobei der Gastgeber verschiedene Räume betreten kann, um Gespräche zu überwachen. Der Organisator kann auch Nachrichten senden, um anzuzeigen, wie viel Zeit noch übrig ist, und die Teilnehmer bitten, sich zur Hauptbesprechung erneut zu treffen.
Wenn es sich bei der Besprechung um eine persönliche Besprechung handelt, versuchen Sie, die physischen Räume so zu gestalten, dass sie dem Format der Breakout-Sitzung gerecht werden. Beispielsweise eignet sich ein Raum mit Stuhlreihen ideal für die Besprechungsbeleuchtung. Das Fehlen von Stühlen eignet sich möglicherweise besser für kurze Chat-Sitzungen, da es die Teilnehmer dazu ermutigt, mit mehr Menschen zu interagieren.
Verwenden Sie die richtige Ausrüstung
Indem Sie Gruppen mit der richtigen Ausrüstung ausstatten, können Sie sicherstellen, dass Breakout-Sitzungen ihren Zweck erfüllen. Für Lightning Talks ist möglicherweise ein Mikrofon oder ein Projektor erforderlich, um sicherzustellen, dass jeder die Präsentation genießen kann. Wenn Sie eine Freizeitaktivität veranstalten, können Sie den Gruppen Whiteboards, Papier, Stifte oder andere Materialien zur Verfügung stellen, um die Aktivität abzuschließen.
Erwägen Sie rotierende Gruppen
Wenn Ihre Breakout-Sitzungen aus verschiedenen Präsentationen oder Aktivitäten bestehen, sollten Sie eine Rotation der Gruppen in Betracht ziehen. Mitglieder können nach einer bestimmten Zeit in neue Gruppen wechseln oder Gruppen beitreten, die sie interessieren. Indem Sie eine Rotation zulassen, können Sie Besucher dazu ermutigen, sich an dem zu beteiligen, was sie interessiert. Auch wenn sich alle Breakout-Sitzungen auf dieselbe Aktivität konzentrieren, können Sie die Rotation fördern, um den Teilnehmern zu helfen, mehr Leute kennenzulernen.
Konsultieren Sie die Gruppenleiter
Erwägen Sie nach Abschluss der Breakout-Sitzungen eine Rücksprache mit den Gruppenleitern. Diese Leiter können Ihnen mitteilen, was die Teilnehmer während der Besprechungen besprochen haben, sodass Sie den Rest Ihrer Präsentation auf ihre Fragen konzentrieren können. Sie können das Feedback auch nutzen, um zukünftige Breakout-Sitzungen zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass nicht alle Zeit hatten, sich einzubringen, können Sie das Zeitlimit für das nächste Meeting erhöhen.