Was ist eine Auszahlungsbestellung und warum ist sie wichtig? • BUOM

10. September 2021

Unternehmen sind oft darauf angewiesen, qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln, die die Kundenzufriedenheit gewährleisten, um den Umsatz zu steigern. Die Entwicklung von Methoden und Prozessen zur Verbesserung der Auftragsabwicklung kann das Kundenerlebnis verbessern und den Gewinn steigern. Das Erlernen des Order-to-Cash-Prozesses kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, einen effizienten Auftragsabwicklungsprozess zu implementieren und seine finanzielle Leistung zu verbessern. In diesem Artikel erklären wir, was der Zahlungsauftragsprozess ist, besprechen, warum er wichtig ist, und gehen auf die allgemeinen Schritte eines effektiven Zahlungsauftragsprozesses ein.

Wie läuft die Bargeldabwicklung ab?

Der Order-to-Cash (O2C)-Prozess ist ein von einem Unternehmen eingerichteter Prozess, um den Verkauf an Kunden und den Zahlungseinzug zu erleichtern. Unternehmen verfügen oft über eine einzigartige Cashflow-Ordnung, die sie überwachen und regelmäßig an ihre sich ändernden Bedürfnisse anpassen. Dies stellt sicher, dass sie ihre Finanzen aktiv verwalten und dadurch ihren Ruf verbessern können. Der Bargeldbestellungsprozess erfordert oft die ordnungsgemäße Ausführung der Aufgaben, die von jeder Abteilung in der Organisation ausgeführt werden.

Warum ist der Umgang mit Bargeld wichtig?

Die Implementierung eines durchgängigen Order-to-Cash-Prozesses ist für die pünktliche Erfüllung von Kundenaufträgen von entscheidender Bedeutung. Ein gut etablierter Order-to-Cash-Zyklus kann dazu beitragen, die Produktionskosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Eine höhere Produktivität kann auch die Arbeitskosten oder beschleunigte Versandkosten senken. Die Überwachung aller Komponenten des Order-to-Cash-Zyklus hilft einem Unternehmen, eine hohe Produktivität aufrechtzuerhalten und führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

8 Phasen des Zyklus von der Bestellung bis zur Zahlung

Jedes Unternehmen verfügt möglicherweise über einen einzigartigen Order-to-Cash-Zyklus, es gibt jedoch viele gemeinsame Aspekte dieser Zyklen, unabhängig von spezifischen Geschäftsänderungen. Hier ist ein detaillierter Blick auf die gemeinsamen Phasen des Order-to-Cash-Zyklus:

1. Auftragsverwaltung

Typischerweise ist der erste Schritt im O2C-Zyklus die Auftragsverwaltung, bei der ein Kunde eine Bestellung bei einem Unternehmen aufgibt. Der Kunde kann telefonisch, persönlich, per E-Mail oder online eine Bestellung aufgeben. Unternehmen, die diesen Schritt automatisieren, ermöglichen es jeder beteiligten Abteilung im Auftragsabwicklungsprozess, sofort mit der Ausführung der erforderlichen Aufgaben zu beginnen. Über automatisierte Benachrichtigungsprozesse benachrichtigte Abteilungen können schnell mit der Ausführung der Bestellung beginnen, was die Wahrscheinlichkeit einer pünktlichen Auftragserfüllung erhöht.

2. Kreditmanagement

An diesem Punkt des O2C-Prozesses wird die Kreditwürdigkeit des Kunden überprüft, wenn er die Bestellung nicht sofort vollständig bezahlt. Es kann hilfreich sein, auch diesen Schritt zu automatisieren und neue Kunden durch den gesamten Kreditgenehmigungsprozess zu führen. Wenn Ihr Unternehmen außerdem noch keine Kredite für frühere Kunden genehmigt hat, kann es hilfreich sein, diese durch den Kreditgenehmigungsprozess zu schicken. Die Implementierung eines Kreditmanagementprozesses zu Beginn des O2C-Zyklus kann dazu beitragen, Zahlungsengpässe am Ende des Prozesses zu vermeiden.

3. Auftragsabwicklung

Die dritte Phase eines typischen O2C-Zyklus ist die Erfüllung einer Kundenbestellung mit den in der Auftragsverwaltungsphase angegebenen Produkten. Die Verwaltung des Lagerbestands mit der richtigen Software kann dazu beitragen, diesen Schritt effizienter zu gestalten, da die Mitarbeiter die manuelle Bestandsaufnahme und den Abruf von Produkten vermeiden können. Die Software kann auch niedrige Lagerbestände oder nicht vorrätige Artikel hervorheben. Dies kann einem Unternehmen dabei helfen, seine Lagerbestände aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Produkte zum Zeitpunkt der Bestellung verfügbar sind.

4. Versandauftrag

Im vierten Schritt dieses Prozesses wird detailliert beschrieben, wie das Unternehmen seine Produkte an Kunden liefert. Für die Lieferung ihrer Waren an Kunden können Unternehmen die Inhouse-Logistik oder externe Logistikunternehmen nutzen. Durch die Durchführung regelmäßiger Audits der Logistik eines Unternehmens kann sichergestellt werden, dass Lieferungen konsistent und pünktlich erfolgen. Darüber hinaus kann die Bestimmung der Produktivität in dieser Phase die Arbeits- und Transportkosten senken.

5. Kontoverteilung

Die zweite Hälfte des O2C-Prozesses beginnt mit der Rechnungsstellung. Auf diese Weise informiert ein Unternehmen seine Kunden über die endgültigen Zahlungsinformationen, die für die Begleichung ihrer Rechnungen erforderlich sind. Rechnungen enthalten häufig bestellte Artikel, Versandkosten, Steuern und andere relevante Bestellinformationen. Das Hinzufügen eines Qualitätskontrollschritts zu diesem Prozess kann Unternehmen dabei helfen, die Richtigkeit ihrer Rechnungen und die Verteilung der Rechnungen an die richtigen Kunden zu zertifizieren.

6. Forderungen

Zahlungsinformationen von Kunden, die ihre Rechnungen nicht automatisch bezahlen, werden häufig in die Debitorenbuchhaltung des Unternehmens aufgenommen. Es erfasst den Betrag, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, und gibt an, wie lange der Restbetrag für das Unternehmen aussteht. Einige Unternehmen automatisieren Zahlungserinnerungen, was die Wahrscheinlichkeit erhöhen kann, dass Kunden ihre Rechnungen schnell bezahlen.

7. Inkasso von Zahlungen

Die Automatisierung des Zahlungseinzugssystems im O2C-Prozess kann Unternehmen dabei helfen, Zahlungsausfälle zu reduzieren und die Genauigkeit ihrer Zahlungssysteme zu verbessern. Darüber hinaus kann die daraus resultierende erhöhte Genauigkeit einem Unternehmen helfen, seine Finanzen genau vorherzusagen, was dazu führen kann, dass Führungskräfte effektive Geschäftsentscheidungen treffen. Unternehmen, die ihre Kunden auch darüber informieren, wie sie ihre Rechnungen am besten bezahlen können, können das Kundenerlebnis verbessern und die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Käufe erhöhen.

8. Berichterstattung

Der letzte Schritt eines typischen O2C-Zyklus beschreibt, wie das Unternehmen den Fortschritt seiner Auftragsabwicklung kommuniziert. Die Erstellung detaillierter Berichte, die den gesamten O2C-Prozess hervorheben, kann einem Unternehmen dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Es kann dem Unternehmen auch dabei helfen, zu visualisieren, wie sich jeder Schritt im Prozess auf den nächsten auswirkt, was dem Unternehmen dabei helfen kann, Qualitätskontrollmaßnahmen zu entwickeln, die Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung minimieren.

Wichtige Überlegungen zur Bearbeitung einer Bargeldbestellung

Bei der Erstellung eines Bargeldbestellvorgangs, der den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, müssen vor der Implementierung viele wichtige Überlegungen angestellt werden. Einige wichtige Überlegungen sind:

• Standards setzen: Die Gewährleistung der Konsistenz in jedem Schritt durch die Festlegung von Leistungsstandards kann die Effizienz des O2C-Zyklus Ihres Unternehmens optimieren. Standards können auch dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, die zur Senkung der Betriebskosten beitragen.

• Systemintegration: Wenn Ihr Unternehmen seine automatisierten und manuellen Systeme integriert, kann es die Genauigkeit der generierten Berichte verbessern. Dies kann lediglich die Analyse von Berichten und die Verbesserung der Fähigkeit Ihres Unternehmens zur effizienten Erfüllung von Kundenaufträgen umfassen.

• Prozessüberwachung. Durch die aktive Überwachung und Bewertung des O2C-Zyklus Ihres Unternehmens kann sichergestellt werden, dass dieser aktualisiert und auf den Betrieb Ihres Unternehmens angewendet wird. Es kann Ihnen auch dabei helfen, etwaige Verzögerungen im O2C-Zyklus zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.