Was ist ein virtueller Assistent? • BUOM

17. September 2021

Was ist ein virtueller Assistent? Kurz gesagt, virtuelle Assistenten fungieren als Remote-Verwaltungsunternehmer. Sie helfen in der Regel bei Büromanagementaufgaben, können aber auch an einer Vielzahl von Inhalten, sozialen Medien, Design, Marketing und anderen medienbezogenen Geschäftsaufgaben beteiligt sein. In diesem Artikel erklären wir ausführlicher, was ein virtueller Assistent ist, was er tut und wie man einer wird.

Was macht ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent führt Verwaltungsaufgaben aus der Ferne aus. Die spezifischen Aufgaben eines virtuellen Assistenten können je nach den Fähigkeiten des Einzelnen von administrativer bis technischer Ebene reichen. Virtuelle Assistenten können als unabhängige Auftragnehmer oder bei Personalagenturen arbeiten. Einige Assistenten arbeiten bei einem Unternehmen, andere arbeiten gleichzeitig bei verschiedenen Arbeitgebern. Zu den üblichen Aufgaben eines virtuellen Assistenten gehören:

• Entgegennahme von Anrufen und Verwaltung von Zeitplänen

• Buchhaltung

• Kundendienst

• Erstellen und Aktualisieren von Datenbanken

• Forschen

• Erstellen von Profilen in sozialen Netzwerken

• Entwicklung von Marketingmaterialien mithilfe von Grafikdesign-Fähigkeiten

• Führen Sie grundlegendes Korrekturlesen und Bearbeiten interner und externer Dokumente durch

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Durchschnittsgehalt

Das Gehalt eines virtuellen Assistenten hängt von vielen Faktoren ab, darunter dem Bildungsniveau und der Erfahrung. Virtuelle Assistenten, die unabhängige Auftragnehmer sind, können höhere Gehälter verdienen als diejenigen, die für eine Agentur arbeiten. Die ausgeübten Aufgaben können sich auch auf das Gehalt auswirken. Darüber hinaus arbeiten einige virtuelle Assistenten Vollzeit, während andere nur wenige Stunden am Tag arbeiten.

• Typisches Gehalt für virtuelle Assistenten in den USA: 15,79 $ pro Stunde

• Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 37,10 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an einen virtuellen Assistenten

Virtuelle Assistenten benötigen eine Kombination aus Bildung, Schulung und Fähigkeiten, um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Auch wenn es allgemeine Erwartungen gibt, kann die genaue Art dieser Anforderungen von der Art der Arbeit abhängen, die jeder virtuelle Assistent verrichtet.

• Ausbildung

• Ausbildung

• Zertifikate

• Fähigkeiten

Ausbildung

Viele virtuelle Assistenten können mit einem High-School-Abschluss eine Anstellung finden, obwohl einige Arbeitgeber einen Bachelor- oder Associate-Abschluss bevorzugen, insbesondere wenn der Assistent spezielle Aufgaben übernimmt. Abhängig von der Art der Stelle kann ein virtueller Assistent einen Abschluss in verschiedenen Bereichen erwerben, darunter Marketing, Betriebswirtschaft oder Kommunikation.

Ausbildung

Für virtuelle Assistenten sind viele Schulungen online verfügbar. Sie können Kurse in Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbanken, Wirtschaft und Management belegen. Schulungen in Social-Media-Management, Grafikdesign und grundlegender Website-Erstellung sind ebenfalls verfügbar. Es gibt auch Schulungen für virtuelle Assistenten, die grundlegende Verwaltungsfähigkeiten und deren Durchführung aus der Ferne vermitteln.

Schulungskurse können an örtlichen Hochschulen oder online angeboten werden. Die Kurse können je nach Thema einige Tage bis mehrere Wochen dauern. Virtuelle Assistenten können verschiedene Schulungen absolvieren, um sie für Kandidaten attraktiver zu machen.

Zertifikate

Während für virtuelle Assistenten keine Anforderungen gelten, kann die Zertifizierung Engagement und Fachwissen in verschiedenen Bereichen nachweisen. Sie können sich als virtueller Assistent zertifizieren lassen oder sich in bestimmten Bereichen zertifizieren lassen. Zu diesen Zertifikaten gehören:

Zertifizierter virtueller Assistent

Dieser Kurs von VA Certified richtet sich an Personen mit mindestens einem Jahr Erfahrung als virtueller Assistent. Das VA Certified Review Board stellt den Bewerbern vor der Vergabe des Zertifikats Fragen zu ihrer Ausbildung, ihrer Erfahrung als virtueller Assistent und ihren Leistungen.

Microsoft Office-Spezialist

Für viele Stellen als virtueller Assistent sind grundlegende Kenntnisse in der Bürosoftware erforderlich. Diese Zertifizierung wird auf drei Ebenen angeboten: Spezialist, Experte und Master. Assistenten können diese Zertifizierung auch für verschiedene Versionen von Microsoft Office von 2007 bis 2016 erwerben. Um eine der MOS-Zertifizierungen zu erhalten, müssen virtuelle Assistenten einen Schulungskurs absolvieren und eine Prüfung bestehen.

Google-Werbezertifizierung

Die Google-Zertifizierung ist eine Möglichkeit zu zeigen, dass Sie sich mit Online-Werbung auskennen. Google bietet Schulungen in den verschiedenen Bereichen der Zertifizierung an, bevor Sie die Tests ablegen.

Sprachzertifizierung

Die Beherrschung einer Fremdsprache ist eine wertvolle Fähigkeit für virtuelle Assistenten. Zertifizierungsprogramme werden in den Vereinigten Staaten von der American Translator Association und dem American Council on the Teaching of Foreign Languages ​​angeboten.

Fähigkeiten

Ein hochwertiger virtueller Assistent verfügt über mehrere grundlegende Soft- und Hard-Skills, darunter:

• Computerkenntnisse: Sie müssen in der Lage sein, mit Texten und E-Mails zu arbeiten und das Internet, insbesondere für Recherchen, zu nutzen. Kenntnisse in virtuellen Konferenzen und Video-Chats sind ebenfalls eine äußerst wünschenswerte Fähigkeit.

• Kommunikation: Wenn Sie ans Telefon gehen, müssen Sie klar sprechen, gut zuhören und Informationen präsentieren. Für die meisten Jobs benötigen Sie gute Schreibfähigkeiten, insbesondere wenn Sie Websites aktualisieren oder Geschäftskorrespondenz führen.

• Organisation: Für einen virtuellen Assistenten ist Organisation eine wichtige Funktion, um Aufgaben pünktlich zu erledigen. Wenn Ihr Job erfordert, dass Sie Kalender führen und Verwaltungsarbeiten erledigen, sind gute organisatorische Fähigkeiten ein Muss.

• Multitasking: Ein virtueller Assistent muss möglicherweise mehrere verschiedene Aufgaben ausführen, manchmal für verschiedene Kunden. Wenn Sie gut im Multitasking sind, fällt es Ihnen möglicherweise leichter, verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, um den Zeitplan einzuhalten.

• Zeitmanagement: Virtuelle Assistenten müssen nicht nur ihre eigene Zeit verwalten, sondern auch die Zeitpläne ihrer Kunden. Viele virtuelle Assistenten verwalten mehrere Kalender, einschließlich der Einrichtung, Verschiebung und Stornierung von Terminen und Terminen.

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Obwohl virtuelle Assistenten Remote-Mitarbeiter sind, arbeiten sie häufig mit Managern, Arbeitgebern, Kollegen und Kunden zusammen. Um als virtueller Assistent erfolgreich zu sein, müssen Sie bei E-Mails, Telefonanrufen, Videoanrufen und Messaging-Systemen freundlich und professionell sein.

Arbeitsbereich des virtuellen Assistenten

Virtuelle Assistenten können je nach ihren Fähigkeiten in verschiedenen Branchen arbeiten, darunter:

• Gesundheitspflege

• Immobilie

• Anwaltskanzleien

• Marketingagenturen

• Ingenieurbüros

Viele arbeiten von zu Hause aus, einige arbeiten jedoch möglicherweise in einem Büro mit anderen virtuellen Assistenten oder an einem Ort mit einer Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung. Sie arbeiten in der Regel als Auftragnehmer für Kunden und nicht als Angestellte, obwohl hochwertige virtuelle Assistenten möglicherweise längere Zeit für denselben Kunden arbeiten. Je nach Vertrag können sie Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Einige müssen bestimmte Stunden am Tag arbeiten, während andere innerhalb einer festgelegten Frist eine Liste von Aufgaben erledigen.

Der Großteil der Arbeit eines virtuellen Assistenten wird am Computer erledigt, er kommuniziert mit Kunden und führt online Recherchen durch. Sie können von einem Desktop oder Laptop aus arbeiten und benötigen für Besprechungen und Anrufe in der Regel ein Gerät mit Mikrofon und Kamera. Da es sich in der Regel um Vertragsarbeiter handelt, sollten sie in der Lage sein, ihre eigene Hardware und Software zu verwenden, obwohl der Arbeitgeber bei Bedarf spezielle Geräte zur Verfügung stellen kann.

So werden Sie virtueller Assistent

Wenn Sie daran interessiert sind, ein virtueller Assistent zu werden, können Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Erwerben Sie Ihren High-School-Abschluss oder einen gleichwertigen Abschluss.

Dies sollte Ihnen die grundlegenden Lese-, Schreib-, Mathematik- und Computerkenntnisse vermitteln, die Sie benötigen. Jobs mit grundlegenden Verwaltungsaufgaben finden Sie in der Regel nur mit einem High-School-Abschluss oder einem gleichwertigen Abschluss.

2. Holen Sie sich einen Bachelor-Abschluss

Um ein virtueller Assistent zu sein, benötigen Sie keinen Abschluss, für einige Spezialgebiete benötigen Sie jedoch möglicherweise einen Abschluss. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise einen Abschluss in Betriebswirtschaft, um Assistent der Geschäftsleitung zu werden, oder einen Abschluss in Kommunikation oder Marketing, um in einer Marketingagentur zu arbeiten.

3. Nehmen Sie an Zertifizierungskursen teil

Eine Zertifizierung ist nicht erforderlich, kann jedoch hilfreich sein, um einen Job zu finden, insbesondere wenn Sie nicht über viel Erfahrung verfügen. Erwägen Sie die Teilnahme an Kursen in grundlegenden Bereichen wie Microsoft Office und konzentrieren Sie sich dann auf Spezialbereiche, um Sie zu einem attraktiveren Jobkandidaten zu machen. Sie können sich auch als virtueller Assistent zertifizieren lassen, um Ihr Engagement für die Rolle zu zeigen.

4. Treten Sie einer Organisation für virtuelle Assistenten bei

Die International Association of Virtual Assistants und VANetworking sind zwei Organisationen, die Networking-Möglichkeiten bieten und Ihre Jobsuche verbessern können.

5. Bereiten Sie Ihren Lebenslauf vor und bewerben Sie sich auf Stellen

Ihr Lebenslauf sollte Ihre Erfahrung als virtueller Assistent und alle Spezialgebiete widerspiegeln, in denen Sie über Fachkenntnisse verfügen. Geben Sie unbedingt Ihre Fähigkeiten und Zertifizierungen an, damit Arbeitgeber wissen, welche Aufgaben Sie erfüllen können. Normalerweise treffen Sie Arbeitgeber nicht persönlich, daher kann es sein, dass Sie eine Online-Beurteilung absolvieren, um Ihre Fähigkeiten zu testen.

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Beispiel einer Stellenbeschreibung für einen virtuellen Assistenten

OfficeCorp sucht einen virtuellen Assistenten zur administrativen Unterstützung unseres Vertriebsteams. Sie unterstützen vier Manager bei routinemäßigen Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Beantwortung von E-Mails, der Beantwortung von Telefongesprächen und der Pflege von Kalendern. Außerdem müssen Sie unsere Kundendatenbank pflegen und Präsentationen sowie einfache Tabellenkalkulationsberichte erstellen.

Wir suchen jemanden mit mindestens einem Abitur und einem Jahr Erfahrung in der Bürounterstützung in einer virtuellen oder nicht-virtuellen Umgebung. Sie müssen mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Access und PowerPoint umgehen können. Darüber hinaus müssen Sie über ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten verfügen. Bewerber mit entsprechenden Zeugnissen werden bevorzugt berücksichtigt.

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