Was ist ein Shared-Service-Modell? (Und wie man es umsetzt) ​​• BUOM

2. April 2022

Shared-Services-Modelle ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisation. Shared-Service-Modelle werden oft mit Outsourcing verwechselt, aber es handelt sich dabei um unterschiedliche Konzepte und sie dienen unterschiedlichen Zwecken. Daher ist es wichtig, dass Sie verstehen, was die einzelnen Modelle bedeuten und wie sie in einem Unternehmen funktionieren. Wenn Sie daran interessiert sind, in dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, ein Shared-Services-Modell zu nutzen, kann es hilfreich sein zu wissen, was es beinhaltet und wie Sie es umsetzen können.

In diesem Artikel definieren wir, was ein Shared-Services-Modell ist, erklären, was es typischerweise beinhaltet, und betrachten die Unterschiede zwischen Shared Services und Outsourcing.

Was ist ein Shared-Service-Modell?

Ein Shared-Services-Modell ist ein Geschäftsmodell, das die gemeinsame Nutzung von Ressourcen durch das gesamte Unternehmen erfordert. Bei diesem Geschäftsmodell zentralisieren Sie alle Verwaltungsressourcen, anstatt diese Ressourcen in verschiedene Abteilungen oder Kategorien aufzuteilen. Diese Dienstleistungen können Dinge wie Gehaltsabrechnung, Finanzen, Einstellung und Inventar umfassen. In einigen Fällen kann es bei zentralisierten Ressourcen erforderlich sein, dass Abteilungen für die Nutzung ihrer Dienste bezahlt werden. Dies ist jedoch bei Shared-Services-Modellen nicht unbedingt üblich. Beispielsweise könnte eine Marketingabteilung eine zentrale Ressource dafür bezahlen, Schecks auszustellen und an Mitarbeiter in ihrer Abteilung zu senden.

Das ultimative Ziel des Einsatzes eines Shared-Services-Modells besteht darin, einen gemeinsamen Ressourcenpool zu schaffen, damit ein Unternehmen die minimale Menge an Ressourcen nutzen kann, um Aufgaben und Aktivitäten erfolgreich abzuschließen, sodass es so effizient und kosteneffektiv wie möglich sein kann. Shared-Services-Modelle erzielen in der Regel Skaleneffekte, d. h. Kostenvorteile, die ein Unternehmen erzielt, wenn es ein Unternehmen oder eine Dienstleistung ausreichend skaliert, sowie eine weit verbreitete Standardisierung von Verfahren und Praktiken im gesamten Unternehmen oder der gesamten Organisation.

Was beinhaltet das Shared-Service-Modell?

Ein Shared-Service-Modell umfasst normalerweise mehrere Elemente:

Zentralisierung von Ressourcen

Jede Art vorhandener Shared-Services-Modelle umfasst eine Art Kompilierung, Ressourcen oder Dienste. Dies kann bedeuten, dass ein Unternehmen zwei Abteilungen zusammenfasst, die zusammen als eine Einheit fungieren. Die Menge an Ressourcen, die ein Unternehmen zentralisiert, kann von verschiedenen Faktoren abhängen, unter anderem davon, welche Kosten gesenkt werden müssen, welche Ressourcen autonom sein müssen oder welche Ressourcen innerhalb eines Konglomerats gut funktionieren können.

Standardisierung von Verfahren

Da das Shared-Services-Modell der Zentralisierung von Ressourcen Priorität einräumt, gibt es in der Regel auch ein Element der Standardisierung. Dies kann die Standardisierung bestimmter Geschäftsabläufe oder die Standardisierung von Methoden zur Ausführung bestimmter Aufgaben umfassen.

Beispielsweise kann eine Finanzabteilung, die zuvor unabhängig war, für ihre Arbeit eine spezielle digitale Aufzeichnungssoftware verwenden, während eine zuvor unabhängige Buchhaltungsabteilung möglicherweise eine andere digitale Aufzeichnungssoftware für ihre Arbeit verwendet. Wenn ein Unternehmen die Dienste zweier Abteilungen zusammenführt und einen gemeinsamen Dienst erstellt, kann der neue gemeinsame Dienst standardmäßig dieselbe Dokumentenspeichersoftware verwenden, sodass alle vom gemeinsamen Dienst ausgeführten Arbeiten so standardisiert und effizient wie möglich sind.

Erwartung einer Kostensenkung

Typischerweise implementieren Unternehmen ein Shared-Service-Modell, um die Kosten für Dienste und Funktionen zu minimieren. Wenn ein Unternehmen also eines dieser Geschäftsmodelle umsetzt, geht es davon aus, die Kosten bis zu einem gewissen Grad zu senken, sei es durch eine drastische Reduzierung oder durch die Beibehaltung eines etwas kleineren Geschäftsbudgets. Die Implementierung eines Shared-Services-Modells bietet in der Regel auch Effizienzsteigerungen und Skaleneffekte, was wiederum die Kosten senkt.

So implementieren Sie ein Shared-Service-Modell

Die Implementierung eines Shared-Service-Modells in Ihrem Unternehmen kann ein schlanker und effizienter Prozess sein, wenn Sie einige Schritte befolgen. Es ist wichtig zu beachten, dass der Prozess, mit dem ein Unternehmen ein Shared-Services-Modell implementiert, variieren kann, je nachdem, worauf das Unternehmen spezialisiert ist, wie viele Mitarbeiter für es arbeiten, wie groß das Unternehmen ist und andere ähnliche Faktoren. Sie können dies als Leitfaden für die Implementierung eines Shared-Service-Modells in dem Unternehmen verwenden, für das Sie arbeiten:

1. Entscheiden Sie, was Sie zentralisieren möchten

Für die Erstellung eines gut durchdachten Implementierungsplans ist es wichtig, die spezifischen Ressourcen zu bestimmen, die Sie bündeln und mit anderen Abteilungen teilen. Es ist wichtig, alle am Zentralisierungsprozess beteiligten Mitarbeiter über die bevorstehenden Änderungen zu informieren, die Sie in naher Zukunft vornehmen müssen. Auf diese Weise sind alle Beteiligten bestmöglich informiert und auf dem Laufenden und können sich bei Fragen oder Anmerkungen zur Änderung an Sie wenden.

2. Bestimmen Sie, welche Rollen Sie behalten möchten

Für das Gesamtwohl des Unternehmens ist es wichtig, alle Mitarbeiter zu behalten, die gute Leistungen erbringen und über eine hohe Produktivität verfügen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, müssen Sie festlegen, welche Mitarbeiter Sie auf ihrer aktuellen Position behalten und die gleiche Arbeit leisten möchten. Sobald Sie dies festgestellt haben, können Sie damit beginnen, andere Mitarbeiter nach Bedarf zu versetzen, um Ihren neuen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

3. Erstellen Sie einen Implementierungsplan

Es ist wichtig, einen detaillierten Umsetzungsplan für Sie selbst und alle anderen an diesem Übergangsprozess beteiligten Fachkräfte zu erstellen. Wenn Sie dies tun, können Sie sich ein gutes Bild davon machen, wie der Prozess aussehen wird, wen er betrifft und wie lange er dauern wird. Sie können diesen Plan mit allen an der Umstellung Beteiligten und allen Personen teilen, die möglicherweise von diesem neuen Geschäftsmodell betroffen sind. Sobald Sie Ihren Plan fertiggestellt haben, können Sie mit der Umsetzung beginnen.

Shared Services vs. Outsourcing

Die Begriffe „Shared Services“ und „Outsourcing“ werden oft synonym verwendet, beide Geschäftsbegriffe beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Konzepte. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Bedeutung beider Begriffe zu verstehen, um zu bestimmen, welches Verfahren Sie verwenden möchten. Es gibt mehrere wesentliche Unterschiede zwischen Shared Services und Outsourcing, darunter die folgenden:

• Verantwortung und Verantwortung: Bei Shared Services teilen sich in der Regel beide an der Partnerschaft beteiligten Parteien sowohl die Verantwortung als auch die Haftung. Beim Outsourcing liegt die Verantwortung in der Regel bei der externen Organisation, die die externen Dienstleistungen erbringt.

• Kosten: Shared Services können teurer sein als Outsourcing. Dies variiert stark, je nachdem, wo das Outsourcing stattfindet, aber die mit dem Outsourcing verbundenen Kosten sind in der Regel niedriger als die Kosten, die mit Shared Services verbunden sind.

• Standort: Shared Services können betriebsintern erbracht werden, dies ist jedoch nicht unbedingt garantiert. Im Gegensatz dazu erfolgt Outsourcing immer von außerhalb des Unternehmens oder der Organisation.