Was ist ein Satellitenbüro? (mit Vorteilen und Tipps) • BUOM

15. Juli 2021

Da Remote-Arbeit für Mitarbeiter immer beliebter wird, richten viele Unternehmen Satellitenbüros ein, die es Mitarbeitern ermöglichen, an abgelegenen Orten zu leben und gleichzeitig die Vorteile einer persönlichen Arbeitsumgebung zu genießen. Außenstellen sind in der Regel kleiner als die Hauptniederlassung, bieten jedoch oft die gleichen Tools und Ressourcen. Die Recherche nach solchen Büros kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob die Einrichtung eines solchen Büros die richtige Wahl für Ihr Team ist, und es Ihnen ermöglichen, Ihr eigenes Büro richtig zu verwalten. In diesem Artikel besprechen wir die Definition von Satellitenbüros, ihren Standort, ihre Gesamtvorteile und hilfreiche Tipps für deren Verwaltung.

Was ist ein Satellitenbüro?

Ein Satellitenbüro ist eine Arbeitsumgebung, die Organisationen an einem von ihrem Hauptsitz oder Hauptbüro getrennten Ort einrichten. Die Größe solcher Büros variiert je nach den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation. Einige Niederlassungen beschäftigen nur wenige Mitarbeiter, andere wiederum Hunderte. Die Funktion dieser Büros besteht darin, eine produktive und kollaborative Arbeitsumgebung für Mitarbeiter zu schaffen, auch wenn diese möglicherweise keinen Zugang zu den Hauptbüros ihrer Organisation haben. Anstatt ausschließlich von zu Hause oder einem anderen Standort aus zu arbeiten, ermöglichen Satellitenbüros den Mitarbeitern die persönliche Zusammenarbeit mit ihren Kollegen.

Wo befinden sich die Außenbüros?

Organisationen können Satellitenbüros fast überall errichten. Wenn in einem bestimmten geografischen Gebiet eine Konzentration von Mitarbeitern besteht, kann es für das Unternehmen von Vorteil sein, dort ein Außenbüro anzusiedeln. Wenn beispielsweise ein Unternehmen mit Sitz in Denver, Colorado, mehrere Mitarbeiter in New York City beschäftigt, könnte es die Einrichtung eines zusätzlichen Büros in dieser Stadt in Betracht ziehen.

Der Standort eines solchen Büros kann Funktionen bieten, die über die Schaffung eines Raums für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter hinausgehen, z. B. indem er dem Unternehmen einen besseren Zugang zu einem neuen Gebiet oder Markt verschafft. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Außenstellen strategisch an Standorten anzusiedeln, die der Mitarbeiterproduktivität, dem Marketing und der Kosteneffizienz am förderlichsten sind.

Vorteile eines Satellitenbüros

Hier sind einige Vorteile, die Unternehmen durch die Einrichtung von Außenstellen erzielen können:

Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität

Im Gegensatz zur Arbeit von zu Hause aus können Satellitenbüros eine Umgebung schaffen, die die Fähigkeit der Mitarbeiter verbessert, sich zu konzentrieren, zusammenzuarbeiten und mehr Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise könnte ein Marketingteam, das in einem Backoffice gemeinsam an einem Poster für einen kommenden Film arbeitet, Einzelgespräche abhalten, um verschiedene Designoptionen zu besprechen und gemeinsam am endgültigen Design zu arbeiten. Manche Mitarbeiter haben möglicherweise das Gefühl, dass sie bei ihren täglichen und langfristigen Zielen mehr erreichen können, wenn sie von ihren Kollegen umgeben und unterstützt werden.

Verbessertes Kundenerlebnis

Satellitenbüros ermöglichen es Unternehmen auch, Raum für persönliche Treffen mit Kunden an mehreren geografischen Standorten zu schaffen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise seinen Hauptsitz in Chicago hat, kann ein potenzieller Kunde in Arizona problemlos ein Außenbüro in Phoenix besuchen, um den Deal abzuschließen und sich mit Ihrem Team in diesem Büro zu treffen. Diese persönlichen Interaktionen können Ihrem Unternehmen helfen, den Umsatz zu steigern, indem sie Respekt, Kommunikation und Vertrauen steigern.

Kostenreduzierung

Durch zusätzliche Büros können Unternehmen Geld sparen, indem sie die Miet- und Baukosten senken. Beispielsweise können Mitarbeiter abwechselnd einen kleineren Satellitenraum nutzen, was Unternehmen als „Floating-Ansatz“ bezeichnen, wodurch der Bedarf an einem Schreibtisch oder Büroraum für jeden Mitarbeiter begrenzt wird. Darüber hinaus können Unternehmen auch schlüsselfertige Lösungen nutzen, bei denen sie ein bestehendes möbliertes Büro zu wesentlich geringeren Kosten nutzen, als wenn sie ein eigenes Büro einrichten würden.

Flexibilität

Mitarbeiter, die Außenbüros nutzen, können ihre Reisekosten reduzieren, indem sie das Büro nur dann nutzen, wenn sie es benötigen. Diese Flexibilität kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, indem sie ihnen hilft, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Diese Büros können auch die Flexibilität für Kunden und Lieferanten erhöhen und ihnen einen bequemeren Ort für die Geschäftsabwicklung bieten.

Neuer Markteintritt

Neue Märkte können Unternehmen dabei helfen, Networking-Möglichkeiten zu gewinnen und neue Kundenstämme zu erschließen. Solche Vorteile können den Umsatz steigern, Geschäftsmöglichkeiten diversifizieren und das Wachstum vorantreiben. Wenn beispielsweise ein Fensterhersteller aus Florida ein Außenbüro in Wisconsin eröffnet, kann er Kunden in Wisconsin die Vorteile seiner Fenster demonstrieren und einen treuen Kundenstamm an einem anderen geografischen Standort aufbauen.

Konzentrieren Sie sich auf die Unternehmenskultur

Die Zusammenarbeit in einem Raum ermöglicht eine natürliche Betonung der Unternehmenskultur. In Satellitenbüroräumen haben Mitarbeiter mehr Möglichkeiten, ihre einzigartigen Ideen, Verhaltensweisen, Interessen, Meinungen und Überzeugungen zu zeigen und zu teilen und so eine klar definierte Unternehmenskultur zu schaffen. Solche Kulturen können die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit verbessern und Teammitgliedern helfen, gemeinsame Ziele zu erreichen.

Tipps für die Verwaltung eines Außenbüros

Hier ist eine Liste von Möglichkeiten, ein Backoffice effektiv zu verwalten:

Erstellen Sie eine Community

Mitarbeiter möchten möglicherweise in einem Außenbüro arbeiten, um an einer Gemeinschaft von Mitarbeitern teilzunehmen, die auf gemeinsame Ziele hinarbeiten und persönliche Kontakte knüpfen. Manager können diesen Prozess unterstützen, indem sie gemeinschaftsorientierte Aktivitäten wie Teambuilding-Übungen und gesellschaftliche Veranstaltungen ermöglichen. Sie können beispielsweise eine wöchentliche Teambesprechung organisieren, bei der Teammitglieder Themen ihrer Wahl besprechen können, einschließlich nicht arbeitsbezogener Gespräche.

Fördern Sie die Zusammenarbeit

In Außenstellen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt an Projekten mitzuarbeiten. Manager können diese Zusammenarbeit unterstützen, indem sie gemeinsame Leistungsziele erstellen und Aufgaben mehreren Mitgliedern zuweisen, die Aufgaben gemeinsam erledigen können. Beispielsweise könnte ein Manager Teammitglieder aus dem Backoffice seines Unternehmens bitten, jede Woche 50 Verkäufe als Gruppe abzuschließen.

Öffentliche Verlobung

Die Eröffnung von Büros in neuen Märkten erhöht die Fähigkeit der Teammitglieder, mit der Öffentlichkeit im neuen Markt zu interagieren. Manager können diese Interaktion erleichtern, indem sie Aktivitäten zur öffentlichen Einbindung entwickeln und die Präsenz bei öffentlichen Veranstaltungen organisieren. In vielen Städten finden beispielsweise lokale Geschäftsveranstaltungen statt, an denen Mitglieder der Satellitenpartner teilnehmen können.

Unterstützung für Unabhängigkeit

Manager können die Flexibilität, die Satellitenbüros bieten, aufrechterhalten, indem sie produktionsbezogene Ziele festlegen, die die Autonomie der Mitarbeiter betonen. Anstatt beispielsweise zu verlangen, dass sich die Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum in einem Außenbüro aufhalten, können Manager die Mitarbeiter bitten, jede Woche eine bestimmte Anzahl wichtiger Aufgaben zu erledigen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre eigenen Zeitpläne zu diktieren und gleichzeitig einen Produktivitätsstandard einzuhalten.

Organisieren Sie Networking-Möglichkeiten

Manager können auch die Interaktion mit anderen Unternehmen in der Nähe ihres Außenbüros erleichtern. Die Zusammenarbeit mit lokalen Unternehmen hat viele Vorteile, beispielsweise die Entwicklung neuer Partnerschaften, zu denen auch Beziehungen zu Anbietern oder Lieferanten gehören können. Diese Netzwerkfunktionen schaffen einen Mehrwert für Unternehmen und tragen dazu bei, die Existenz von Außenstellen zu rechtfertigen.