Was ist ein Ressourcenkalender? (Zweck und Nutzen) • BUOM

2. Dezember 2021

Mit einem Ressourcenkalender können Sie die Verfügbarkeit von Ressourcen in Ihrer Organisation verfolgen. Dies hilft Menschen in Führungspositionen, ihre Ressourcen besser einzusetzen, um Ziele zu erreichen. Indem Sie lernen, Ressourcenkalender in Ihr Projektmanagement zu integrieren, können Sie bessere Projektergebnisse erzielen. In diesem Artikel besprechen wir wichtige Informationen zu Ressourcenkalendern, einschließlich ihrer Funktionsweise, ihrer Vorteile und ihrer Verwendung sowie des Unterschieds zwischen einem Ressourcenkalender und einem Projektkalender.

Was ist ein Ressourcenkalender?

Ein Ressourcenkalender ist ein Zeitplan, der unterschiedliche Zuständigkeiten von Ressourcen zu unterschiedlichen Zeiten anzeigt. Dies gilt häufig für die Personalabteilung, wo in einem Kalender die Mitarbeiter- oder Abteilungszuweisungen und die ihnen zugewiesene Zeit angezeigt werden. Der Ressourcenkalender kann auch die Planung von Nicht-Mitarbeiterressourcen umfassen, beispielsweise einen Kalender für die Nutzung von Produktionsanlagen. Anhand dieser Informationen kann ein Manager nicht ausgelastete Ressourcen identifizieren, um zusätzliche Arbeit bereitzustellen, oder überlastete Ressourcen, um die Arbeitsbelastung zu verringern und die Arbeitsqualität zu verbessern.

Was ist der Zweck eines Ressourcenkalenders?

Der Hauptzweck eines Ressourcenkalenders besteht darin, die Fähigkeit eines Managers zu verbessern, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen zu nutzen. Die Untersuchung des Ressourcenkalenders kann zeigen, welche Ressourcen verfügbar sind, wenn Aufgaben zugewiesen werden. Dies kann hilfreich sein, um das Projekt im Zeitplan zu halten und ein Endprodukt zu liefern, das den ursprünglichen Erwartungen des Projekts entspricht.

Verwendung des Ressourcenkalenders im Projektmanagement

Ein Ressourcenkalender kann Ihnen als Projektmanager dabei helfen, verschiedene Aufgaben zu erledigen, darunter:

Ressourcenpläne verwalten

Der Hauptvorteil eines Ressourcenkalenders besteht in der Möglichkeit, Zeitpläne für alle Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zu verwalten. Mit dem Ressourcenkalender können Sie schnell eine oder mehrere Ressourcen aufrufen und deren aktuellen Arbeitsplan einsehen. Mithilfe dieser visuellen Darstellung können Sie die Verfügbarkeit und Überbeanspruchung von Ressourcen erkennen.

Aufgaben für Menschen stellen

Wenn neue Projekte oder Aufgaben in die Warteschlange kommen, können Sie sie mithilfe Ihres Ressourcenkalenders Ressourcen zuweisen, die sie termingerecht und im gewünschten Umfang abschließen können. Die Suche nach Ressourcen mit offenen Sprechzeiten in Ihrem gewünschten Zeitrahmen kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, welche Ressourcen für neue Aufgaben verfügbar sind. Sie können diese Aufgaben auf Ressourcen verteilen oder versuchen, Verantwortlichkeiten von einer nicht verfügbaren Ressource auf eine der verfügbaren Ressourcen zu übertragen, damit die zuvor nicht verfügbare Ressource neue Aufgaben übernehmen kann.

Anpassung an unerwartete Ereignisse

Obwohl die Planung ein wichtiger Teil des Projektmanagementprozesses ist, kann es bei einigen Projekten zu unvorhergesehenen Umständen kommen. Ein Ressourcenkalender kann bei der Reaktion auf diese unerwarteten Ereignisse hilfreich sein. Indem Sie sich Zugriff auf die aktuellen Zeitpläne Ihrer Ressourcen verschaffen, verfügen Sie über mehr Informationen, um notwendige Anpassungen vorzunehmen, um unvorhergesehenen Umständen Rechnung zu tragen.

Vorteile der Verwendung eines Ressourcenkalenders

Ein gut organisierter Ressourcenkalender kann für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein. Kalender können folgende Vorteile bieten:

Fristen

Projektfristen sind oft eine Hauptverantwortung von Projektmanagern. Ein Ressourcenkalender kann ein nützliches Werkzeug für die Planung Ihrer Projekte sein. Durch die Untersuchung der geplanten Ressourcennutzung von Projekten erhalten Sie eine visuelle Darstellung, wann Ihre Pläne die Erledigung verschiedener Aufgaben erfordern. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Sie Ihre endgültigen Fristen einhalten und alle Aufgaben, die als Voraussetzung für Folgeaufgaben dienen, pünktlich erledigt werden.

Die Moral stärken

Ein Ressourcenkalender kann ein nützliches Hilfsmittel sein, um die Mitarbeiter bei Laune zu halten und ihre Arbeitsmoral hochzuhalten. Ihr Ressourcenkalender zeigt, woran jeder Mitarbeiter gerade arbeitet und was seine Pläne für die kommenden Tage und Wochen sind. Die Verwendung eines Ressourcenkalenders kann Ihnen helfen, die Überlastung einer oder mehrerer Ressourcen zu vermeiden, was dazu beitragen kann, deren Stress zu reduzieren und sie in Ihrem Unternehmen zufriedener zu machen.

Verbesserte Leistung

Eine effektive Aufgabenverteilung kann dazu beitragen, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Indem Sie Ressourcen effizient nutzen, ohne sie zu überlasten, können Sie die Gesamtproduktivität steigern und gleichzeitig verhindern, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben überstürzt erledigen und möglicherweise minderwertige Arbeit leisten. Dies kann zu einer Verbesserung der Gesamtqualität der Leistung Ihres Teams und Ihrer nichtmenschlichen Ressourcen führen.

Organisatorisches Verständnis

Ein Ressourcenkalender ist eine großartige Möglichkeit, den Menschen, die mit Ihnen zusammenarbeiten, Klarheit über Ihre Erwartungen zu verschaffen. Indem Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf ihren eigenen Ressourcenkalender gewähren, stellen Sie sicher, dass sie ihre Verantwortlichkeiten verstehen. Wenn Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Ressourcenkalender für andere Ressourcen anzuzeigen, können sie auch alle Elemente eines Projekts besser verstehen. Dies kann es dem Mitarbeiter ermöglichen, etwaige strenge Fristen für die Arbeit anderer zu verstehen und andere Mitarbeiter zu identifizieren, die aufgrund ihrer Verfügbarkeit in ihrem Kalender am besten für die Unterstützung geeignet sind.

So erstellen Sie einen Ressourcenkalender

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verwendung eines Ressourcenkalenders in Ihrer Organisation Ihrer Arbeit zugute kommen könnte, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um einen zu erstellen:

1. Wählen Sie eine Anwendung aus

Die Anwendung, die Sie zum Erstellen Ihres Ressourcenkalenders verwenden, kann sich stark auf dessen Funktionalität auswirken. Abhängig von der Software, die Sie zum Ausführen anderer Aufgaben in Ihrer Organisation verwenden, können Sie möglicherweise eine integrierte Anwendung verwenden, um die Nutzung Ihres Ressourcenkalenders zu verbessern. Bei der Entscheidung, welche Anwendung Sie verwenden möchten, ist es hilfreich, eine Liste Ihrer wahrscheinlichsten Softwarepakete auszuwerten, um festzustellen, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

2. Geben Sie Ressourcen ein

Um Zeitpläne für jede Ressource in Ihrer Organisation oder Abteilung in Ihrem Kalender zu erstellen, ist jeweils ein separater Kalendereintrag erforderlich. Dadurch können Sie jeder Ressource einzeln Aufgaben zuweisen. Dies können sowohl personelle als auch materielle Ressourcen sein.

3. Erstellen Sie Ihren Kalender

Abhängig von der von Ihnen gewählten Ressourcenkalenderanwendung müssen Sie möglicherweise Zeitfenster für Ihren Kalender erstellen. Wenn Sie beispielsweise Ihren eigenen Ressourcenkalender in einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen, können Sie Ihre Ressourcen in der Spalte ganz links auflisten und die vom Kalender abgedeckten Arbeitsstunden auf die verbleibenden Spalten verteilen. Andere Programme, beispielsweise solche, die speziell zum Erstellen eines Ressourcenkalenders entwickelt wurden, können einen neuen Kalender für Sie erstellen, sodass Sie diesen Schritt überspringen können.

4. Fügen Sie Feiertage und Wochenenden hinzu

Die erste Information, die Sie Ihrem Ressourcenkalender hinzufügen können, ist die Freistellung der Ressourcen im Unternehmen. Dies umfasst sowohl den allgemeinen Urlaub des Unternehmens als auch den Urlaub einzelner Mitarbeiter. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie einer Person keine Arbeit zuweisen, wenn diese nicht verfügbar ist.

5. Verteilen Sie Verantwortlichkeiten

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung Aufgaben erhält, die erledigt werden müssen, weisen Sie diese einem oder mehreren Mitarbeitern in ihrem Ressourcenkalender zu. Bei der Zuweisung von Ressourcenkalendern geht es um mehr als nur um die Bestimmung, welcher Mitarbeiter die Arbeit ausführen wird, denn sie deckt auch die Stunden ab, die für die Erledigung der Arbeit zur Verfügung stehen. Dadurch können Sie Arbeitstage für Mitarbeiter oder physische Ressourcen planen, um eine effiziente Zeitnutzung ohne Doppelbuchungen sicherzustellen.

6. Zugriff freigeben

Bei der Arbeit mit einem Ressourcenkalender kann der Austausch von Informationen mit anderen Mitarbeitern einen Mehrwert darstellen. Wenn ein Mitarbeiter auf seinen eigenen Ressourcenkalender zugreift, kann er überprüfen, was Sie an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit von ihm erwarten. Darüber hinaus können Mitarbeiter oder andere Mitarbeiter auf Führungsebene verstehen, woran andere im Unternehmen jeden Tag arbeiten, um alle notwendigen Interaktionen mit Teammitgliedern effektiver planen zu können.

Projektkalender und Ressourcenkalender

Obwohl ein Projektkalender und ein Ressourcenkalender für einen Projektmanager nützlich sein können und viele Gemeinsamkeiten aufweisen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen, um sie effektiv nutzen zu können. Ein Projektkalender konzentriert sich auf den Zeitrahmen der Pläne für ein Projekt. Dazu gehören die verschiedenen Schritte oder Elemente, wann Sie davon ausgehen, dass sie abgeschlossen sind, und wann Sie davon ausgehen, dass sie während des gesamten Projekts bearbeitet werden. Der Ressourcenkalender bietet ähnliche Informationen, zeigt jedoch auch an, welche einzelnen Ressourcen Sie zu welchem ​​Zeitpunkt jedem Element zugewiesen haben.