Was ist ein Projektstrukturplan? (mit Tipps und Beispielen) • BUOM

22. Juli 2021

Projektstrukturpläne können ein Projektmanagementteam effizienter und organisierter machen. Diese Methode, die Prozessschritte in kleinere, besser überschaubare Aufgaben unterteilt, kann einem Team helfen, seine Ziele zu erreichen und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen. Wenn Sie in einer Teamstruktur arbeiten oder sich für Projektmanagement interessieren, möchten Sie vielleicht mehr über die Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans erfahren. In diesem Artikel werden wir diskutieren, was Projektstrukturpläne sind, sie definieren, Beispiele bereitstellen und die Schritte zur Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans auflisten.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan (WBS) ist eine visuelle Darstellung der Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind. Der obere Teil des Diagramms stellt das Endprodukt dar. Der Zweck der Struktur besteht also darin, das Produkt in verschiedene Schritte und Schritte zu unterteilen, was zur Verbesserung der Übersichtlichkeit des gesamten Prozesses beiträgt. Ein WBS ist ein hierarchisches Diagramm, was bedeutet, dass jede Ebene einen bestimmten Grad an Bedeutung hat. Zu den WBS-Ebenen gehören:

• Oberste Ebene: Dies ist das Endprodukt oder Ergebnis, das das Team erreichen möchte, und gibt die Vision oder das Endziel des Projekts an. Teams können dies als Projektnamen bezeichnen.

• Kontokontrollen: Dies ist die Stufe unterhalb der obersten Ebene des WBS und die Phase des Projekts, die die Hauptaufgaben und wichtigsten Ergebnisse enthält. Dies kann auch große Aspekte des Projekts umfassen, wie z. B. die Ausrüstung, und einige der größten Aufgaben des Projekts, bevor das Endergebnis erreicht wird.

• Arbeitspakete: Dies sind die Aufgaben, die das Projektteam abschließt, um zum Kontrollkonto zu gelangen, und das Projektmanagementteam ordnet diese Ebene der Kontrollkontophase zu. Die Arbeitspaketphase umfasst typischerweise kleine, überschaubare Aufgaben.

• Aktionen. Aktivitäten sind die Aufgaben und Teilaufgaben, die das Team auf dem Weg zur Arbeitspaketphase abschließt. Dies sind die kleinsten Aufgaben des Projekts, daher platziert das Team diese Phase am Ende des Diagramms. Obwohl diese Phase das Ende des Diagramms darstellt, enthält diese Ebene die ersten Aufgaben, an denen das Team zu Beginn des Projekts arbeiten wird.

Es gibt zwei Haupttypen von WBS: ergebnisbasiert und phasenbasiert. Ein ergebnisbasierter WBS konzentriert sich auf die Ergebnisse oder Ergebnisse des Projekts, während sich ein phasenbasierter WBS auf die verschiedenen Phasen oder Ebenen des Diagramms konzentriert.

Warum ist ein Projektstrukturplan im Projektmanagement wichtig?

PSP-Diagramme sind im Projektmanagement wichtig, da sie Planungstools sind, mit denen Projekt- und Produktmanager ihre Produktionsprozesse in überschaubare Komponenten zerlegen. Diese Art von Anschauungsmodellen hilft dabei, die Schritte zu veranschaulichen, die zur Erstellung eines Produkts erforderlich sind. Projekt- und Produktmanager verwenden PSP-Diagramme häufig als ersten Schritt im Projektmanagement-Lebenszyklus. Sie können beispielsweise vor allen anderen Diagrammen, Modellen oder Karten einen PSP erstellen, um ihn als vorläufigen Leitfaden zu verwenden.

Beispiele für Projektstrukturpläne

Hier sind zwei Beispiele für effektive Projektstrukturpläne:

Beispiel eins

Steve’s Bicycles, ein Fahrradhersteller, erstellt einen WBS, um den besten Prozess zur Herstellung eines effizienten Fahrrads klar hervorzuheben. Die oberste Ebene dieses WBS ist das Endprodukt bzw. fertige Fahrrad. Die zweite Ebene oder Kontrollbewertung besteht aus den Grundkomponenten des Fahrrads, wie Rahmen, Rädern und Bremsen. Die dritte Ebene oder Arbeitspaketebene umfasst die Aufgaben oder Komponenten, die zum Erstellen von Kontoverwaltungsaufgaben erforderlich sind, die Lenkrad, Sitz, Vorder- und Hinterräder umfassen.

Die letzte Stufe ist das Aktivitätsniveau. Diese Phase umfasst die Schritte, die Steves Team unternimmt, um zur Arbeitspaketebene zu gelangen. Die Tätigkeitsphase umfasst Produktentwicklung, Forschung und Tests. In dieser Phase, die den Beginn des Produktionslebenszyklus darstellt, testet Steves Team verschiedene Teile des Fahrrads und recherchiert beliebte Fahrraddesigns.

Beispiel zwei

Rebeccas Landschaftsbau Co. erstellt einen WBS, um zu veranschaulichen, wie sie möchte, dass neue Mitarbeiter hochwertige Gartenarbeit für ihre Kunden leisten. Die Phase der obersten Ebene umfasst den fertiggestellten Garten, und die Kontrollkontoebene umfasst die Aufgaben, die der Wartungsarbeiter ausführt, um die Gartenarbeit abzuschließen, wie z. B. das Mähen des Rasens, das Pflanzen von Blumen und das Beschneiden von Bäumen. Die Arbeitspaketstufe umfasst die Ausrüstung, die zur Erledigung der Aufgaben der vorherigen Stufe erforderlich ist, beispielsweise ein Rasenmäher oder eine Haarschneidemaschine.

Die Aktivitätsphase umfasst die Planung und Recherche, die die Wartungsmitarbeiter von Rebecca durchführen, bevor sie einen Kunden besuchen. Dazu gehört die Befragung des Kunden, um herauszufinden, was er erreichen möchte und welche Pflanzen auf seinem Grundstück vorhanden sind.

So erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Hier sind vier Schritte, die Sie befolgen können, um eine effektive Arbeitsverteilungsstruktur zu erstellen:

1. Definieren Sie das Projekt und seine Ziele

Der erste Schritt zur Erstellung eines effektiven WBS besteht darin, das Projekt zu definieren, das Sie und Ihr Team abschließen möchten. Dies kann die Auflistung des Produkts, das Sie entwickeln möchten, und seines Namens erfordern. Anschließend können Sie die Ziele und Ziele des Projekts formulieren. Überlegen Sie, welche Aufgaben erforderlich sind, um das Endergebnis zu erzielen. Eine weitere Strategie zur Definition des Projekts und seiner Ziele besteht darin, den Teammitgliedern das Projekt mündlich zu beschreiben, um den Produktionsprozess zu visualisieren.

2. Listen Sie die Phasen des Projekts auf

Sobald Sie Ihre Vorplanung durchgeführt haben, können Sie eine Liste der Meilensteine ​​des Projekts erstellen. Fragen Sie sich, welche Hauptschritte Ihr Team unternehmen kann, um das Endprodukt zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise ein sparsames Auto produzieren möchten, können Sie die Schritte in einer hierarchischen Reihenfolge grob definieren als das fertige Auto, die Produktion der Teile, aus denen das Auto besteht, die Sammlung der notwendigen Ausrüstung zur Herstellung des Autos usw Forschung und Planung. Sobald Sie allgemeine Schritte festgelegt haben, können Sie diese in überschaubarere Aufgaben aufteilen.

3. Definieren Sie Ihre Ergebnisse

Der nächste Schritt bei der Erstellung eines effektiven PSP besteht darin, die zu erbringenden Leistungen zu definieren. Versuchen Sie, sich auf jede Phase zu beziehen und zu definieren, was Ihr Team in jeder Phase liefern oder produzieren muss. Diese Phase enthält einen detaillierteren Überblick über jede Phase, sodass Sie alle Aufgaben und Ergebnisse angeben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Diese Phase konzentriert sich hauptsächlich auf die Entwicklung der Kontrollkonto- und Arbeitspaketphasen Ihres WBS.

4. Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu

Sobald Sie das fertige Produkt in Aufgaben, Teilaufgaben und Liefergegenstände unterteilt haben, ist Ihr WBS fertig. Sie können jetzt einzelnen Teammitgliedern oder Gruppen Aufgaben zuweisen, damit diese ein Projekt starten können. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie Ihren Teams die Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie zum Abschluss des Projekts benötigen, da der WBS auf die richtige Ausrüstung angewiesen ist. Darüber hinaus ist es oft sinnvoll, den PSP im Verlauf des Produktionsprozesses zu überprüfen und zu überarbeiten, da externe Faktoren möglicherweise eine Anpassung erfordern.

Rat

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Erstellung eines erfolgreichen Projektstrukturplans berücksichtigen können, darunter:

Benutze Template

Sie können zwar einen handschriftlichen PSP erstellen, es kann jedoch hilfreich sein, zum Erstellen Ihres Diagramms eine Vorlage oder eine Designsoftware zu verwenden. Mithilfe von Vorlagen können Sie einen klaren WBS erstellen, den jedes Teammitglied verstehen kann, da Programmierer spezielle Software entwickelt haben, um Diagramme effizient zu erstellen. Sie können auch aktualisierte Daten oder Dokumente, die Sie zur Verwaltung des Projekts verwenden, in die Vorlage integrieren, im Gegensatz zu einer handschriftlichen Gliederung, die schwieriger zu überarbeiten sein kann.

Behandeln Sie Substantive statt Verben

Der Zweck eines PSP besteht darin, die Ergebnisse zu beschreiben, nicht die Aktivitäten, die zum Erreichen des Endergebnisses erforderlich sind. Die Verwendung von Substantiven kann dazu beitragen, die Klarheit und Organisation Ihres WBS zu verbessern, indem einfach das gewünschte Ergebnis jedes Schritts angegeben wird.

Feedback anfordern

Während Sie Ihren WBS entwickeln oder nachdem Sie ihn fertiggestellt haben, ist es wichtig, um Feedback zu bitten. Sie können den Produkt- oder Projektmanager oder andere Teammitglieder bitten, es zu überprüfen und Vorschläge zu machen. Sie können fehlende Aufgaben oder Ergebnisse identifizieren oder einen Weg vorschlagen, einen Prozess effizienter zu gestalten, an den Sie vorher nicht gedacht haben.