Was ist ein Projektsponsor? • BUOM
22. Februar 2021
Der Projektsponsor ist ein wichtiges Mitglied jedes Projektteams. Unabhängig von der Branche oder Art des Projekts braucht jedes Projekt einen Sponsor, um seinen Erfolg sicherzustellen. Projektsponsoren übernehmen eine hohe Verantwortung dafür, das Projekt mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen und das Projekt innerhalb der größeren Organisation zu fördern. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Projektsponsor ist, welche Rollen ein Projektsponsor hat und wie sich ein Projektsponsor von einem Projekteigentümer unterscheidet.
Was ist ein Projektsponsor?
Ein Projektsponsor ist ein leitender Manager, der einem Projekt Ressourcen und Unterstützung zur Verfügung stellt, um seinen Erfolg zu ermöglichen. Diese Person ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Projektmanagern und dem Führungsteam der Organisation. Der Sponsor unterstützt das Projekt auf hohem Niveau, sowohl finanziell als auch durch Beratung und Anleitung. Diese Person hilft auch bei der Kommunikation mit der Organisation oberhalb der Projektmanagerebene und deeskaliert Probleme. Der Projektsponsor überwacht den Projektzeitplan und die Projektkosten und stellt gleichzeitig die Qualität der Projektergebnisse sicher.
Der Projektsponsor ist für die Gesamtvision, das Management und die Wertschöpfung des Projekts verantwortlich. Hauptaufgaben des Projektsponsors:
Sicherstellung der anfänglichen und dauerhaften Glaubwürdigkeit und Durchführbarkeit des Projekts
Richtet das Projekt an den Geschäftszielen aus, um vordefinierte Erfolgskriterien zu erreichen.
Stellen Sie sicher, dass das Team das Projekt korrekt initiiert
Seien Sie Projektvertreter in einer Mutterorganisation
Bieten Sie fortlaufende Projektunterstützung
Definieren Sie individuelle Rollen und definieren Sie die Projektteamhierarchie
Verhandlungen mit Stakeholdern zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten
Bereitstellung finanzieller Ressourcen durch Projektverhandlungen innerhalb einer Mutterorganisation
Machen Sie Fortschritte und Schritt-für-Schritt-Lösungen
Stellen Sie sicher, dass das Team Risiken und Veränderungen angemessen verwaltet
Stellen Sie sicher, dass das Projekt über geeignete Kontroll- und Überprüfungsmechanismen verfügt
Stellen Sie sicher, dass Qualität, Wert und Nutzen des Projekts mit den Zielen der Organisation übereinstimmen.
Verfolgen Sie den Fortschritt des Projekts
Ergebnisse genehmigen
Der Projektsponsor ist in der Regel von der Projektinitiierung bis zur Veröffentlichung des Endprodukts in das Projekt eingebunden. Verantwortlichkeiten des Projektsponsors in jeder Phase des Projekts:
Anfangsphase
Stellen Sie sicher, dass das Projekt für die Organisation geeignet ist
Schützen Sie das Projekt und erhalten Sie Unterstützung bei der Entwicklung des Projektkonzepts
Beteiligen Sie sich an der frühen Entscheidungsfindung und anfänglichen Projektplanung, einschließlich der Entwicklung des Projektumfangs und der Projektspezifikationen.
Finanzierung bereitstellen
Bereitstellung von Informationen zur Entwicklung einer Projektcharta
Spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Auswahl des Projektmanagers
Bestimmen Sie die Autorität des Projektmanagers
Legen Sie Meilensteine und Enddatum fest
Planung
Geben Sie dem Team Zeit zum Planen
Stellen Sie sicher, dass der Projektplan realisierbar ist
Stellen Sie eine Liste der Risiken bereit
Bestimmen Sie die Berichte, die das Management zur Überwachung des Projekts benötigt
Lösen Sie Probleme, die nicht in die Kompetenz des Projektmanagers fallen.
Genehmigen Sie den endgültigen Projektmanagementplan
Identifizieren Sie kritische Projekterfolgsfaktoren
Ausführungs-, Überwachungs- und Kontrollphase
Arbeiten Sie mit dem Projektmanager zusammen, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen.
Unterstützen Sie den Projektmanager und das Team
Stellen Sie sicher, dass die Verfahren befolgt werden
Anwendung von Qualitätsrichtlinien
Identifizieren Sie potenzielle Probleme
Schützen Sie Ihr Projekt vor äußeren Einflüssen und Veränderungen
Ergebnisse genehmigen
Überprüfen Sie Änderungen an Projektplänen, Prioritäten, Aufgaben und anderen wichtigen Projektelementen oder ermächtigen Sie einen Vertreter dazu
Klären Sie Fragen zur Skalierung
Lösen Sie Probleme, die nicht in die Kompetenz des Projektmanagers fallen.
Verhandlungen mit Stakeholdern
Qualitätsprüfung erforderlich
Die letzte Etappe
Akzeptieren Sie die Ergebnisse offiziell
Bewerten Sie die Wirksamkeit des Projekts
Stellen Sie sicher, dass das Team seinen Pflichten nachkommt
Helfen Sie dabei festzustellen, ob das Projekt erfolgreich war
Während des gesamten Projekts stellt ein effektiver Projektsponsor sicher, dass das Projekt mit den geschäftlichen und kulturellen Zielen der Organisation übereinstimmt. Diese Person spielt auch eine Schlüsselrolle für die Nachhaltigkeit, indem sie sicherstellt, dass die Leute und Prozesse vorhanden sind, um die Ergebnisse des Projekts nach Abschluss aufrechtzuerhalten.
Rollen des Projektsponsors
Hier sind einige spezifische Rollen von Projektsponsoren.
Executive-Sponsor
Der Executive Sponsor ist die höchste Ebene des Projektmanagements. Diese Person sponsert in der Regel die direkte Finanzierung des Projekts, initiiert das Finanzierungsmodell und genehmigt die Finanzierungsquellen. Sie verwalten außerdem das Änderungsmanagement und stellen sicher, dass aus dem Projekt eskalierte Probleme auf höheren Ebenen der Organisation gelöst werden.
Business Analyst
Der Business Analyst ist eine weitere Rolle für den Projektsponsor. Hierbei handelt es sich um eine Person im oberen Management, die ihr technisches Fachwissen nutzt, um die Wertschöpfungskette des Projektabwicklungszyklus von Anfang bis Ende zu analysieren und zu dokumentieren. Der Geschäftsanalyst ermittelt auch, welche Geschäftsanforderungen für das Projekt bestehen. Diese Person verbessert die Leistung des Projektteams, indem sie Daten analysiert und Leistungsstandards festlegt und verwaltet.
Technischer Berater
Der Projektsponsor kann auch als technischer Berater fungieren. Diese Person fungiert als technischer Berater und Manager, erstellt und pflegt die technische Infrastruktur des Projekts innerhalb der Organisation und trifft Entscheidungen über den Einsatz von Technologie in allen Phasen des Projekts. Dazu gehört die Planung und Entwicklung von Systemkapazitäts- und Architekturanforderungen.
Leitender Stratege
Die letzte Rolle, die ein Projektsponsor übernehmen kann, ist die eines Strategieleiters. Zu dieser Rolle gehört die Organisation, Kommunikation und Förderung des Projektabwicklungsprogramms. Gemeinsam mit dem Projektmanager definiert der Strategiemanager den Projektumfang und den Change-Management-Prozess. Diese Person entwickelt eine Strategie für die Elemente des Business Case, legt Prioritäten während des Projektentwicklungsprozesses fest und hilft bei der Anforderungsentwicklung. Darüber hinaus definieren und regulieren sie Projektdurchführungsmethoden und -standards und überwachen den Projektfortschritt.
Projektsponsor vs. Projektinhaber
Der Projektsponsor unterscheidet sich vom Projekteigentümer. Der Projektsponsor ist eine Rolle, die von einer Einzelperson ausgeübt wird, und der Projekteigentümer ist eine Organisation. Normalerweise beauftragt der Projektinhaber einen Projektsponsor.