Was ist ein Projektplan? Definition, Vorteile und 5 Muster • BUOM

30. März 2022

Ein Projektmanager überwacht und verwaltet die Ausführung von Projekten in Organisationen. Dazu gehört die Definition des Projektumfangs, die Erstellung eines Projektzeitplans, in dem die verschiedenen Leistungen und der Zeitpunkt ihrer Fertigstellung aufgeführt sind, und die Sicherstellung, dass Aufgaben erledigt werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Für Projektmanager ist es wichtig, dass sie über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen und Tools wie Projektzeitpläne verwenden können, um den Überblick über alle Projektaktualisierungen zu behalten. In diesem Artikel definieren wir, was ein Projektzeitplan ist, diskutieren einige der Vorteile der Verwendung einer Projektzeitplanvorlage, listen gängige Arten von Projektzeitplanvorlagen auf und geben Tipps zur Auswahl einer Vorlage.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist ein Planungstool, das im Projektmanagementprozess verwendet wird. Es erstellt einen Zeitplan für das gesamte Projekt, beschreibt jede erforderliche Aufgabe und weist jede Aufgabe einem Teammitglied zu. Dies trägt dazu bei, einen umfassenden Überblick über den Umfang des Projekts zu erhalten und zu verhindern, dass Teams Fristen verpassen oder unvollständige Ergebnisse liefern.

Der Projektplan umfasst verschiedene Inputs wie:

• Aktivitätsattribute

• Schätzung der Aktivitätsdauer

• Aktionsliste

• Anforderungen an Aktivitätsressourcen

• Umweltfaktoren des Unternehmens

• Organisatorische Prozessressourcen

• Projektplan-Netzwerkdiagramme

• Aussage zum Projektumfang

• Ressourcenkalender

Einige Programme erstellen automatisch generierte Projektpläne für Sie. Mit diesen Programmen können Sie Informationen zu Ihrem Projekt, der Dauer und den Ressourcen eingeben. Basierend auf Ihren Eingaben wird ein detaillierter Zeitplan mit geplanten Terminen und erforderlichen Aktionen erstellt. Mit den meisten Programmen ist es auch einfach, Projektpläne basierend auf Ihren Anforderungen oder Änderungen im Projektumfang zu aktualisieren.

Projektmanager sind in der Regel für die Erstellung von Projektplänen verantwortlich. Zuvor konsultieren sie jedoch häufig andere Teammitglieder oder wichtige am Projekt beteiligte Stakeholder. Dies hilft ihnen, die richtige Reihenfolge der Aufgaben zu bestimmen, abzuschätzen, wie viel Zeit jede Aufgabe benötigen könnte, und potenzielle Hindernisse für den Erfolg zu identifizieren.

Vorteile der Verwendung einer Projektzeitplanvorlage

Hier sind einige Vorteile der Verwendung eines Projektzeitplans und einer Projektzeitplanvorlage:

Legt den Projektzeitplan fest

Durch die Entwicklung eines Projektzeitplans wird eine Reihenfolge geschaffen, in der das Team seine Aufgaben erledigen muss. Außerdem wird festgelegt, wie viel Zeit jedem Teammitglied für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe zur Verfügung steht und wie lange die Frist für die Erledigung der Aufgabe lautet. Die Verwendung einer Projektzeitplanvorlage vereinfacht den Prozess, da Sie die Informationen einfach eingeben können.

Überwacht die Arbeit des Teams

Der Projektzeitplan dient sowohl als Planungsinstrument als auch als Überwachungsinstrument. Durch die Erstellung eines Projektzeitplans können Sie Fristen für jede Ihrer Aufgaben festlegen und so Erwartungen an Ihr Team festlegen. Im Verlauf des Projekts können Sie leicht erkennen, ob die Teammitglieder ihre Fristen eingehalten haben. Die Verwendung einer Projektzeitplanvorlage kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgangsbasis für den Erfolg zu bestimmen und welche Fristen Sie für jede Ihrer Aufgaben festlegen müssen.

Vereinfacht den Projektmanagementprozess

Projektmanager sind für eine Reihe wichtiger Aufgaben verantwortlich. Durch die Verwendung einer Projektzeitplanvorlage, anstatt jedes Mal ein neues Dokument zu erstellen, können sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Dies trägt dazu bei, vereinfachte und effektive Projektmanagementmethoden zu schaffen.

Sorgt für Konsistenz

Projektmanagement lebt von gut gestalteten Prozessen. Dies gilt für Dokumente, die für diese Prozesse verwendet werden. Die Verwendung einer Projektzeitplanvorlage trägt dazu bei, die Konsistenz in Ihrer gesamten Organisation und für jedes abgeschlossene Projekt sicherzustellen.

Fördert Best Practices

Viele Organisationen stellen online vorgefertigte Projektzeitplanvorlagen zur Verfügung, die andere in der Vergangenheit erfolgreich verwendet haben. Die Auswahl einer dieser Vorlagen kann Ihnen dabei helfen, Best Practices für die Planung und Berichterstattung in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Wenn eine Vorlage einer anderen Organisation erfolgreich zum Erfolg verholfen hat, ist es wahrscheinlich, dass sie auch Ihrer Organisation zum Erfolg verhelfen wird.

5 Arten von Projektzeitplanvorlagen

Hier sind einige der häufigsten Arten von Projektzeitplanvorlagen, die Sie verwenden können:

1. Gantt-Diagrammvorlage

Ein Gantt-Diagramm ähnelt einem Balkendiagramm und ermöglicht es Ihnen, die Aufgaben eines Projekts mit ihren entsprechenden Start- und Enddaten, Aufgabenabhängigkeiten, Meilensteinen und Ressourcen aufzulisten. Das benutzerfreundliche Design ermöglicht es Projektmanagern, Aufgaben einfach zu organisieren und ihren Fortschritt zu verfolgen, während Teammitglieder leicht verstehen können, wie sich ihre Aufgaben auf die Arbeit anderer auswirken. In vielen Programmen können Sie Gantt-Diagramme erstellen, und diese Art von Projektzeitplanvorlage kann für Projekte in folgenden Branchen am nützlichsten sein:

• Konstruktion

• Maschinenbau

• Infrastruktur

• Produktion

• Militär

2. Vorlage für eine Aufgabenliste

Eine Aufgabenlistenvorlage ist eine Tabelle, mit der Sie den Fortschritt bestimmter Aufgaben verfolgen können. Sie können Aufgaben in einer Tabellenkalkulation auf verschiedene Weise organisieren, und viele Programme ermöglichen es Ihnen, sie entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen zu aktualisieren. Sie könnten beispielsweise Dropdown-Menüs einbinden, die Teammitglieder aktualisieren können, wenn Aufgaben abgeschlossen sind, oder es könnten bedingte Formatierungsoptionen vorhanden sein, die basierend auf bestimmten Aufgabenaktionen automatisch aktualisiert werden.

3. Projektzeitleistenvorlage

Mit der Projektzeitleistenvorlage können Sie mehrere gestapelte Balkendiagramme erstellen. Dadurch können Sie den Fortschritt verschiedener Phasen innerhalb desselben Projekts vergleichen, insbesondere wenn Sie unterschiedliche Farben für die Balkendiagramme verwenden, was es einfacher macht, den Überblick über die verschiedenen Phasen des Projekts zu behalten. Beispielsweise könnte ein Unternehmen für digitales Marketing eine Projektzeitleistenvorlage verwenden, um die verschiedenen Phasen des Kunden-Onboarding-Prozesses zu verfolgen. Diagramme können das Projekt relevanter Abteilungen wie Webentwicklung, Content-Marketing, Suchmaschinenmarketing und Kundenservice darstellen.

Eine andere Methode zum Erstellen einer Projektzeitleiste besteht darin, die Zeichenwerkzeuge in dem Programm Ihrer Wahl zu verwenden. Mit diesen Tools können Sie eine einzige Zeitleiste erstellen, die Ihr gesamtes Projekt darstellt und Meilensteine ​​hervorhebt. Für kleinere Projekte oder Planungsaufgaben innerhalb einer einzelnen Abteilung kann dies jedoch eine bessere Option sein.

4. RACI-Matrixvorlage

Im Projektmanagement ist RACI ein Akronym für Responsible, Accountable, Consulted and Informed. Somit können Sie mit einer RACI-Matrix oder einem RACI-Diagramm Einzelpersonen bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen und deren Ergebnisse und Ziele für das Projekt erläutern. Dabei handelt es sich häufig um eine herkömmliche Tabellenkalkulation, sie kann aber auch Diagrammelemente enthalten, die bestimmte Aufgaben miteinander verknüpfen. RACI-Matrixvorlagen sind typischerweise für große Projekte nützlich, an denen viele Teammitglieder und Stakeholder mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten beteiligt sind.

5. Einfache Projektplanvorlage

Eine einfache Projektzeitplanvorlage bietet einen Überblick über das gesamte Projekt, ist jedoch häufig weniger detailliert als andere Zeitplanvorlagen. Diese Tabelle kann separate Arbeitsblätter für wöchentliche oder monatliche Anforderungen enthalten, sodass Sie jeden Aspekt des Projekts in überschaubarere Abschnitte reduzieren können. Eine einfache Vorlage für einen Projektzeitplan legt Projektmeilensteine ​​fest, erstellt einen Projektzeitplan und definiert, welche Aufgaben bis zu jedem Termin erledigt werden müssen.

Tipps zur Auswahl einer Projektzeitplanvorlage

Verwenden Sie diese Tipps, um zu bestimmen, welche Projektzeitplanvorlage Sie verwenden sollten:

• Denken Sie an Ihre Organisation. Die Größe Ihrer Organisation kann Einfluss darauf haben, welche Vorlage Ihren Projektmanagementanforderungen am besten entspricht. Kleinere Organisationen konzentrieren sich möglicherweise auf die Verwaltung ihrer eigenen Datensätze, während größere Organisationen möglicherweise nach automatisierten Planungsoptionen suchen.

• Berücksichtigen Sie Ihre Benutzer. Es ist wichtig, darüber nachzudenken, wer Ihren Projektplan einsehen, verwenden und aktualisieren wird. Wählen Sie eine Projektzeitplanvorlage, die es allen Arten von Benutzern oder Stakeholdern ermöglicht, ihre Meilensteine ​​einfach zu verfolgen und ihre Aktivitäten aufzuzeichnen, ohne dass es zu Problemen für andere Benutzer kommt.

• Denken Sie an Ihre Branche und Ihr Projekt. Es stehen zahlreiche Projektzeitplanvorlagen für verschiedene Branchen und Projekttypen zur Verfügung. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Optionen prüfen und die Vorlage auswählen, die den Anforderungen Ihres aktuellen Projekts am besten entspricht.

• Berücksichtigen Sie Ihre Vorlieben. Einige Projektzeitplanvorlagen enthalten visuelle Elemente, während andere möglicherweise ausschließlich textbasiert sind. Überlegen Sie, was für Sie am besten funktioniert, und überlegen Sie, welche Art von Projektplanlayout für Ihre Benutzer am nützlichsten und verständlichsten ist.