Was ist ein Nachtaudit im Hotelmanagement? Definition und Typen • BUOM

11. November 2021

Viele Hotels verfügen über eine 24-Stunden-Rezeption, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und die Bedürfnisse der Gäste zu erfüllen. Ein Tool, das Managern hilft, einen effizienten Hotelbetrieb aufrechtzuerhalten, ist das nächtliche Audit, das die Finanztransaktionen zusammenfasst, die jeden Tag an der Hotelrezeption stattfinden. Wenn Sie im Hotelmanagement arbeiten, sind Sie möglicherweise daran interessiert, mehr über nächtliche Kontrollen und die effektive Vorbereitung darauf zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was ein Nachtaudit ist, erklären, warum es nützlich ist, listen einige gängige Arten von Nachtaudits auf und geben Schritte zur Durchführung eines solchen Audits an.

Was ist ein Nachtaudit im Hotelmanagement?

Im Hotelmanagement ist ein Nachtaudit eine Überprüfung aller finanziellen Aktivitäten, die an einem Tag an der Rezeption angefallen sind. Diese Buchhaltungspraxis hilft Hotelmanagern, den Geldfluss zu verstehen, der täglich im Hotel ein- und ausgeht. In vielen Hotels liegt die Verantwortung für die Nachtprüfung beim Nachtprüfer, bei dem es sich in der Regel um einen leitenden Angestellten oder Manager an der Rezeption handelt. Ein Nachtauditor schließt diesen Vorgang normalerweise am späten Abend oder frühen Morgen ab, wenn die meisten Gäste bereits für den Tag eingecheckt haben, weshalb er als Nachtaudit bezeichnet wird.

Der Nachtprüfer schließt seine tägliche Prüfung ab, indem er die Finanzkonten an der Rezeption prüft und den Gesamtbetrag der von den Gästen erhaltenen Bargeld- und Kreditzahlungen erfasst. Sie bereiten Berichte vor, in denen die Finanzaktivitäten des Tages zusammengefasst werden, und werden in der Regel an andere Rezeptionsleiter, Geschäftsführer und Buchhalter gesendet. Zu den weiteren Aufgaben des Nachtprüfers während dieser Prüfung können gehören:

• Vergleicht alle Gebühren mit den Zahlungsbelegen registrierter Gäste, z. B. Zimmerpreise, Steuern, Lebensmittel und Käufe im Souvenirladen.

• Sehen Sie sich alle Check-ins für den Tag an und erfassen Sie alle Nichterscheinen, wenn Gäste nicht zu ihrer Reservierung erscheinen, ohne sie zu stornieren.

• Erfassen Sie den Zimmerpreis und den Belegungsprozentsatz tagsüber

• Feststellung etwaiger finanzieller Unstimmigkeiten in den Front-Office-Berichten

• Aktualisieren Sie die erwartete Anzahl der Check-Ins und Check-Outs von Gästen für den nächsten Tag

• Erstellung von Rechnungen für Gäste, die am nächsten Tag abreisen

• Vergleich der prognostizierten und tatsächlichen Umsätze an der Rezeption

Warum sind Nachtaudits wichtig?

Nächtliche Audits liefern Hotelmanagern eine tägliche Zusammenfassung des an der Rezeption anfallenden Cashflows, der Einblick in die Auslastung und finanzielle Leistung des Hotels geben kann. Zu den Vorteilen der Durchführung eines täglichen Nachtaudits für Hotels gehören:

• Überwachungsdaten. Mithilfe dieser Berichte können Hotelmanager eine Vielzahl von Daten verfolgen, darunter Ausgaben, Belegung und Einnahmen. Die tägliche Überprüfung dieser Daten kann dabei helfen, Trends zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, um den finanziellen Erfolg des Hotels sicherzustellen.

• Entwicklung langfristiger Strategien. Diese Audits geben Hotelmanagern Einblick in die Einnahmen und Kaufgewohnheiten der Gäste des Hotels und können ihnen dabei helfen, langfristige Preis- und Werbestrategien zu entwickeln, um Gäste anzuziehen und zu binden.

• Effizient arbeiten: Nachtprüfungen liefern Tagesmanagern einen Bericht über die erwarteten Ein- und Ausgänge des nächsten Tages und ausstehende Zahlungen. Diese Berichte können dazu beitragen, Abläufe zu rationalisieren und einen effizienten Betrieb an der Rezeption sicherzustellen.

Arten von Nachtkontrollen

Abhängig von der Größe des Hotels kann der Nachtprüfer verschiedene Arten von Berichten erstellen, die auf den finanziellen Aktivitäten des Tages basieren. Einige gängige Arten von Nachtaudits:

Nachtauditbericht

Dieser Bericht zeigt Informationen über Hotelgäste, einschließlich belegter Zimmer und Gesamtumsatz. Es enthält Informationen über Ankünfte, Abreisen, Nichterscheinen und Stornierungen im Laufe des Tages. Dieser Bericht bietet detaillierte Informationen zu den täglichen Buchungseinnahmen, einschließlich aller über Reisebüros, Unternehmen oder Websites gebuchten Zimmer. Der Nachtprüfungsbericht enthält auch Daten zu den Nebeneinnahmen des Hotels, wie zum Beispiel dem Verkauf von Speisen und Getränken. Dieser Bericht hilft Geschäftsführern bei der Analyse der Hotelbelegung und des Tagesumsatzes. Der Nachtprüfer verteilt diesen Bericht häufig an Abteilungsleiter, beispielsweise Restaurantleiter, um diese bei der Vorbereitung auf den nächsten Tag zu unterstützen.

Bericht des Managers

Der Night Auditor erstellt diesen Bericht speziell für Hotelmanager, einschließlich General Manager, um ihnen bei der Analyse des Gesamtumsatzes des Hotels zu helfen. Der Managerbericht enthält in der Regel Informationen über die Anzahl der verfügbaren und belegten Zimmer, die Anzahl der Gäste im Hotel und die von den Gästen erhaltenen Zahlungen. In vielen Hotels erstellt die Rezeption außerdem tägliche Umsatzberichte aus den einzelnen Abteilungen, die der Nachtprüfer in den Bericht des Managers aufnehmen kann. Dieser Bericht hilft Managern dabei, Zielerlöse mit tatsächlichen Umsätzen zu vergleichen und den Erfolg von Vertriebs- oder Marketingplänen zu bewerten.

Zimmerpreisbericht

Der Zimmerpreisbericht bietet detailliertere Informationen zu den Hotelunterkünften für den Tag. In diesem Bericht werden die Kosten für jedes Hotelzimmer im Vergleich zum Wertpreis angezeigt, bei dem es sich um den Standardpreis für ein Hotelzimmer ohne Rabatte handelt. Es enthält auch Informationen über die Kategorien der einzelnen Zimmer im Hotel, einschließlich belegter Zimmer, Nichterscheinen, renovierter Zimmer und ausstehender Check-outs. Der Nachtprüfer gibt diesen Bericht normalerweise an Hotelmanager und die Reservierungsabteilung weiter, um ihnen bei der Entscheidung zu helfen, ob Anpassungen der Zimmerpreise vorgenommen werden müssen.

Gewinn- und Verlustrechnung

Der Nacht-Audit-Berichtstyp liefert in der Regel detailliertere Informationen über die Einnahmen des Hotels für diesen Tag. Es beschreibt den Gesamtumsatz pro Hotelzimmer und gibt Auskunft über Zimmerpreise, Steuern und zusätzliche Gästeausgaben wie Mahlzeiten. Mithilfe dieser Informationen können Manager den durchschnittlichen Zimmerpreis auf Tagesbasis ermitteln, der für viele Hotels ein wichtiger Leistungsindikator (KPI) ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung umfasst auch Informationen über Bargeld- und Kreditkartentransaktionen an der Rezeption. Diese Daten können Managern dabei helfen, den Nettogewinn eines Hotels auf täglicher Basis abzuschätzen.

So führen Sie ein Nachtaudit durch

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um ein Übernachtungshotel-Audit durchzuführen:

1. Bestätigen Sie Ihre Reservierung

Beginnen Sie Ihr nächtliches Audit, indem Sie alle Reserven für den Tag überprüfen. Erfassen Sie die Gesamtzahl der ankommenden und abreisenden Gäste sowie etwaige Nichterscheinen. Überprüfen Sie, ob Hotelzimmer derzeit renoviert werden und nicht buchbar sind. Wenn Sie Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit der Reservierung feststellen, z. B. hinsichtlich der Aufenthaltsdauer eines Gastes oder der Zimmerbelegung, notieren Sie diese Unterschiede, damit Sie sie während der Prüfung abgleichen können.

2. Stellen Sie den Raumstatus ein

Sobald Sie Ihre täglichen Reservierungen überprüft haben, können Sie Ihren Hotelzimmerstatus einrichten, der anzeigt, wie viele Zimmer verfügbar und belegt sind. Wenn Sie Unstimmigkeiten bei Ihrer Reservierung bemerken, überprüfen Sie Ihre Belegungs- und Reinigungsberichte, um die Unstimmigkeiten zu beheben. Sie können beispielsweise etwaige Nichterscheinen bestätigen und die Hotelbelegung entsprechend anpassen. Sie können diese Informationen verwenden, um Belegungsinformationen für den nächsten Werktag in Ihren Nachtprüfbericht aufzunehmen. Diese Informationen können besonders für Haushälterinnen hilfreich sein, um Räume richtig zu reinigen und vorzubereiten.

3. Zimmerpreise erfassen

Sobald Ihr Zimmerstatus angepasst ist, können Sie damit beginnen, Zimmerkosten und Steuern auf den Zahlungsbelegen registrierter Gäste, sogenannten Folios, zu erfassen. Überprüfen Sie die Gästelisten, um sicherzustellen, dass der Zimmerpreis mit dem Buchungspreis übereinstimmt, und beheben Sie etwaige Unterschiede. Beispielsweise buchte ein Gast ein Zimmer zum Standardpreis und erhielt beim Check-in einen Firmenrabatt. Überprüfen Sie, ob der Manager der Tagesrezeption Informationen über etwaige Unstimmigkeiten hinterlassen hat, z. B. darüber, dass Gäste ihren Aufenthalt verlängern möchten. Nehmen Sie etwaige Anpassungen vor und erfassen Sie Ihre Übernachtungskosten und Steuern in Ihren Gästelisten.

4. Restliche Ausgaben ausgleichen

Balancieren Sie zusätzlich zum Zimmerpreis alle anderen Gästeausgaben aus und fügen Sie diese Einkäufe zu Ihrem Konto hinzu. Zu den weiteren Gebühren können je nach Hotel unterschiedliche Kosten gehören, etwa Parkgebühren, Wäschegebühren oder Zimmerservicegebühren. Platzieren Sie jede dieser Transaktionen in den Gästeblättern. Hotels nennen diese ausstehenden Transaktionen einen Probesaldo, und das Personal an der Rezeption kann diese Informationen verwenden, um diese Zahlungen einzuziehen, wenn Gäste am Ende ihres Aufenthalts auschecken.

5. Bereiten Sie Berichte vor

Bereiten Sie nach Abschluss dieser Schritte die erforderlichen Berichte für Geschäftsführer und andere Hotelmitarbeiter vor. Es ist hilfreich, eine Reihe von Berichtsvorlagen zu erstellen, die Sie täglich mit neuen Informationen aktualisieren können. Einige Hotels verfügen möglicherweise über ein Property-Management-System (PMS), eine Software, die diese Berichte automatisieren kann. Sobald Sie die Berichte vorbereitet haben, verteilen Sie sie zur Prüfung an Hotelmanager und andere Personen, beispielsweise die Lebensmittel- und Getränkeabteilung sowie die Reservierungsabteilung. An dieser Stelle können Sie auch Gästelisten für alle Gäste ausfüllen, die am nächsten Tag auschecken, um den Check-out-Vorgang an der Rezeption zu optimieren.