Was ist ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice? • BUOM
22. Februar 2021
Die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung kann für jeden Manager oder Personalvertreter eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Es erfordert sorgfältige Buchhaltung, umfassende Steuerkenntnisse, äußerste Liebe zum Detail und effiziente Arbeitsgewohnheiten. Allerdings reduzieren Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste den manuellen Arbeitsaufwand und den Zeitaufwand für die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. In diesem Artikel besprechen wir, was Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste sind, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen funktionieren und welche Vorteile Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten.
Was ist ein Gehaltsservice?
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst ist ein Drittunternehmen oder eine Drittorganisation, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung behilflich ist. Sie vereinfachen viele Dinge im Zusammenhang mit einer pünktlichen und korrekten Zahlung, wie zum Beispiel:
Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter
Arbeiter Entschädigung
Lohnsteuer
Informationen zur direkten Einzahlung
Moderne Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten mehr als die Standardzahlungszustellung. Sie fungieren als umfassende Option zur Lohn- und Gehaltsabrechnung für Unternehmen jeder Größe und in allen Branchen. Hier sind einige Dinge, bei denen ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst helfen kann:
Anwesenheitsverfolgung der Mitarbeiter
Sammeln von Lohn- und Zeitinformationen
Vorbereitung der Gehaltsabrechnung
Überwachung der Arbeitnehmerentschädigungsprämien
Führen elektronischer Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Einhaltung der Bundes- und Landeslohngesetze
Berechnung der Lohnsteuer
Erstellen und Versenden von Steuererklärungen an Mitarbeiter
Einrichten, Anpassen und Direkteinzahlungen tätigen
Integration von Leistungen Dritter in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Einige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten Arbeitgebern auch zusätzliche HR-Unterstützung. Das übergeordnete Ziel der Nutzung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter jederzeit und pünktlich den korrekten Zahlungsbetrag erhält.
Was machen Zahlungsdienste?
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste vereinfachen den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess. Sie entlasten die im Unternehmen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständige Person und eliminieren unnötigen Aufwand, der durch die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung entstehen kann. Ohne ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen muss ein Mitarbeiter beispielsweise die geleistete Arbeitszeit erfassen und an einen Vorgesetzten senden. Anschließend gibt der Manager die Stunden manuell in den Computer ein und berechnet das Gehalt des Mitarbeiters. Bei Lohn- und Gehaltsabrechnungsdiensten kommt und geht jeden Tag ein Mitarbeiter und der Dienst erfasst automatisch seine Stunden für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Wie funktionieren Zahlungsdienste?
Die meisten Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste sind Online-Dienste. Wenn Sie ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen beauftragen, zeigt Ihnen dieses, wie Sie online auf seine Dienste zugreifen können. Dies ist oft ein zentraler Zugangspunkt zu einer Website, der bei Zeit- und Datenverkehr, Zahlungsabwicklung, Steuern und mehr hilft.
Die Mitarbeiter melden sich täglich an, um sich für ihre Schichten ein- und auszustempeln. Die Plattform erfasst automatisch ihre Stunden. Am Ende des Lohnzeitraums können Sie die geleisteten Arbeitsstunden überprüfen und bestätigen. Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst berechnet den Lohn, zieht die erforderlichen Steuern, Einbehaltungen und Abzüge ab und bezahlt den Arbeitnehmer. Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bezahlen ihre Mitarbeiter in der Regel per Direkteinzahlung, es stehen jedoch möglicherweise auch andere Optionen zur Verfügung.
Wie viel kosten Lohnabrechnungsdienstleistungen?
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste können teuer sein, sind aber oft eine gute Investition für Ihr Unternehmen. Die Kosten für Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste variieren. Hier sind einige Faktoren, die Einfluss darauf haben, wie viel Sie für Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bezahlen:
Dienstleistungen, die Sie benötigen
Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen
Anzahl der Zahlungsperioden pro Jahr
Wenn Ihr Unternehmen einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst für mehrere Dienstleistungen beauftragt, werden die Kosten wahrscheinlich steigen. Beispielsweise können Dienstleistungen teurer sein, wenn Sie die Integration von Leistungen Dritter zu Ihrer grundlegenden Lohn- und Gehaltsabrechnung hinzufügen. Darüber hinaus erheben einige Unternehmen Gebühren für Online- und Telefonsupportdienste.
Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit einem Zahlungsdienstleister?
Hier sind einige Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Dienstleistungsunternehmen:
Optimiert Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung
Durch die Nutzung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes wird Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware an einem praktischen Ort konsolidiert. Dieselbe Website dient als Zugangspunkt für viele Dinge, wie z. B. die Zeiterfassung der Mitarbeiter, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Verwaltung direkter Einzahlungen. Sie können Verwirrung oder widersprüchliche Programme vermeiden, indem Sie den Prozess vereinfachen.
Ermöglicht Ihnen, Ihre Zeit für andere Dinge zu nutzen
Wenn Sie in der Personalabteilung oder im Management arbeiten, reduziert ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen die Zeit, die Sie für den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess aufwenden. Sie müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, Mitarbeiterinformationen einzugeben, die Gehaltsabrechnung zu berechnen oder Zahlungen zu verteilen. Stattdessen können Sie Ihre Zeit auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die in direktem Zusammenhang mit Ihren Verantwortlichkeiten stehen.
Überwacht die Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten einfache Optionen für Mitarbeiter. Auf diese Weise können Sie die geleisteten Arbeitsstunden kontrollieren und ihre Anwesenheit verfolgen. Einige Dienste umfassen auch die Möglichkeit, PTO-Anfragen innerhalb des Systems zu verarbeiten.
Bietet korrekte Steuerinformationen
Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister berechnen und ziehen für jeden Gehaltsscheck die entsprechenden Lohnsteuern ab. Sie helfen bei Steuern auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene. Diese Unternehmen helfen häufig auch bei der Erstellung und Verteilung von Arbeitnehmersteuerformularen wie W-2 und 1099.
Bezahlt die Mitarbeiter pünktlich
Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen stellt sicher, dass Sie alle Mitarbeiter pünktlich bezahlen. Außerdem stellen sie sicher, dass jeder Mitarbeiter den richtigen Betrag erhält. Wenn Sie also einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst beauftragen, können Sie Verzögerungen oder falsche Zahlungen vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen einem Lohnabrechnungsdienst und einer Lohnbuchhaltungssoftware?
Mit einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst können Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, sodass Sie Ihre Zeit auf andere geschäftliche Aufgaben konzentrieren können. Im Vergleich dazu müssen Sie bei einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell eingeben und berechnen, haben aber mehr Kontrolle über die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, werden die Zahlungen berechnet und Schecks erstellt, die Sie ausdrucken oder per Direktüberweisung versenden können. Allerdings müssen Sie die Lohnsteuer selbst berechnen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist oft günstiger als die Zusammenarbeit mit einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst, kann aber schwierig zu navigieren sein, wenn Sie keine Erfahrung in der Buchhaltung haben. Wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware anstelle einer Dienstleistung nutzen möchten, recherchieren Sie gründlich, um eine benutzerfreundliche Software zu finden.
Wie entscheiden Sie sich zwischen einem Lohnabrechnungsdienst und einer Lohnbuchhaltungssoftware?
Die Entscheidung zwischen der Nutzung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes oder einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware hängt letztendlich von Ihren Vorlieben und Geschäftsanforderungen ab. Hier sind einige Dinge, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten:
Budget: Der Service ist möglicherweise teurer als Software, aber indem Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung einem Fachmann anvertrauen, können Sie Steuerfehlkalkulationen verhindern und Ihrem Unternehmen möglicherweise in Zukunft Geld sparen.
Anzahl der Mitarbeiter: Die manuelle Verwaltung der Gehaltsabrechnung mithilfe einer Software für ein großes Team kann mühsam sein, kann jedoch für kleinere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern eine gute Wahl sein.
Deine Erfahrung. Die Verwendung der Software kann für Sie einfach sein, wenn Sie über Erfahrung in der Buchhaltung oder Rechnungsstellung verfügen. Wenn Sie nicht über diese Erfahrung verfügen, ist die Auslagerung Ihrer Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister möglicherweise die beste Option.
Dein Zeitplan. Wenn Sie mit einem Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst zusammenarbeiten, können Sie mehr Zeit für andere Aufgaben aufwenden, als wenn Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verwenden müssten.
Zusätzliche Vorteile: Gehaltsabrechnungsdienste bieten oft umfassendere Dienste als Software, wie z. B. Zeitmanagement-Tools und Leistungen von Drittanbietern wie 401(k)-Pläne.