Was ist ein Hauptbuch in der Buchhaltung? • BUOM

Michelle Matthews, MBA, CPCC

Michelle Matthews, Gründerin von RBG Royalty Enterprises, ist eine zertifizierte professionelle Karrierecoachin und Kreditorenbuchhaltungsspezialistin, die Menschen mithilfe ihres charakteristischen Boss Up & Hustle-Frameworks dabei hilft, am Arbeitsplatz strategisch vorzugehen.

Wichtigste Schlussfolgerungen

• Das Hauptbuch enthält eine Zusammenfassung der Journalinformationen und wird als Belastungen und Gutschriften erfasst.

• Das Hauptbuch wird zur Erstellung von Finanzberichten verwendet und enthält eine Liste aller aktiven Konten, einen sogenannten Kontenplan.

• Das Hauptbuch wird durch die normale Geschäftstätigkeit beeinflusst und kann manuell oder elektronisch dokumentiert werden.

Was ist ein Hauptbuch?

Ein Hauptbuch, auch Second Ledger genannt, ist ein Buchhaltungssystem, das alle sensiblen Finanzdaten eines Unternehmens aufzeichnet. Transaktionen werden im Hauptbuch auf verschiedenen Konten erfasst, sowohl im Soll- als auch im Habenkonto. Ein Hauptbuch wird oft als Hauptbuch bezeichnet und dient dazu, alle Finanztransaktionen aufzuzeichnen, die während der Existenz eines operativen Unternehmens stattfinden.

Es umfasst Konten über Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben. Das Hauptbuch umfasst alle aufgeführten aktiven Konten. Eine vollständige Kontenliste wird als Kontenplan bezeichnet und ist für die Erstellung von Jahresabschlüssen erforderlich. Dies ist auch für Prüfungszwecke wichtig.

Was ist ein Buchhaltungskonto?

Hier sind die wichtigsten Sachkonten:

• Vermögenskonten wie Bargeld, Forderungen, Anlagevermögen und Rechnungsabgrenzungsposten

• Verbindlichkeitskonten wie Schulden, Verbindlichkeiten, Wechselverbindlichkeiten und Kreditlinien

• Aktienkapitalkonten

• Einkommenskonten

• Spesenkonten

• Ertrags- und Verlustrechnungen wie Zinsen, Investitionen und Vermögensabgänge

Die normale Geschäftstätigkeit während des Jahres führt zu Transaktionen, die zu Belastungen und Gutschriften auf Konten führen. Die Aufzeichnung kann in Form einer schriftlichen Aufzeichnung oder einer elektronischen Aufzeichnung mithilfe einer Buchhaltungssoftware erfolgen.

Große einmalige Ausgaben können erhebliche Auswirkungen auf die prognostizierten Ausgaben für das kommende Jahr haben, wenn sie im Budget enthalten sind. Daher müssen sie im Rahmen der Budgeterstellung eliminiert werden.

Der beste Weg besteht darin, das Hauptbuch im Detail zu überprüfen, um Einnahmen und Ausgaben zu identifizieren, die nur einmal angefallen sind, sodass sie sich nicht auf das Budget für das kommende Jahr auswirken, und dann die aktuellen Einnahmen und Ausgaben zu verwenden, um ein genaueres Budget zu erstellen.

Wie schreibe ich ein Geschäftsbuch?

Bei der Methode der doppelten Erfassung wird das Hauptbuch verwendet. Das bedeutet, dass jede Transaktion mindestens zwei Unterkonten betrifft und jede Buchung eine Belastung und eine Gutschrift hat. Diese Transaktionen, auch Journaleinträge genannt, werden in zwei Spalten platziert und die Summe aller Einträge muss ausgeglichen sein.

Bei der doppelten Buchführung stehen die Belastungen links und die Gutschriften rechts. Diese Methode zur Aufzeichnung von Transaktionen trägt dazu bei, die Genauigkeit von Finanzunterlagen sicherzustellen, indem Dateneingabefehler identifiziert werden, und bietet außerdem eine vollständige Aufzeichnung der Finanztransaktionen für das Unternehmen.

Ledger werden verwendet, um Finanzdaten aus einem Journal in separate Konten auf separaten Blättern aufzuteilen, um die Lesbarkeit dokumentierter Transaktionen zu verbessern. Hier sind ein paar Schritte, um Ihr eigenes Hauptbuch zu erstellen:

1. Erstellen Sie für jedes Konto ein Hauptbuch.

2. Erstellen Sie ganz links auf der Seite Spalten für das Datum, die Journalnummer und die Beschreibung.

3. Erstellen Sie auf der linken Seite Spalten für Soll, Haben und Saldo.

4. Geben Sie Daten aus Journalen in verknüpfte Konten ein. Berechnen Sie Ihren Kontostand, indem Sie die Differenz zwischen Soll und Haben ermitteln.

5. Erfassen und korrigieren Sie Transaktionen, sobald sie auftreten, und priorisieren Sie neue Journaleinträge.

6. Kombinieren Sie Konten, um ein vollständiges Hauptbuch zu erstellen. Die erste Seite ist eine Liste der im Hauptbuch enthaltenen Kontenpläne und der entsprechenden Nummern.

Der nächste Schritt besteht darin, einen Probesaldo zu erstellen, indem die Sachkonten im Probesaldobericht nach Kontoebene summiert werden. Die Ergebnisse werden gesammelt und zur Erstellung von Jahresabschlüssen verwendet.

Beispiel für einen Hauptbucheintrag

Jedes Mal, wenn für ein Unternehmen eine Transaktion getätigt wird, muss diese aufgezeichnet werden. Anstelle einer vollständigen Liste werden die Hauptbucheinträge jedoch auf verschiedene Konten aufgeteilt. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für ein Geldkonto in einem Hauptbuch:

Geldkonto Datum Beschreibung Ref. Soll Haben Saldo 8/6 Bankdarlehen 20.000 20.000 8/15 Mietkosten 4.400 15.600 8/25 Reparaturleistungen 2.830 12.770

Unterschied zwischen Journal und Hauptbuch

In einem Journal werden andere Transaktionen als Gehaltsabrechnungen, Zahlungen oder Quittungen erfasst. Zu den Journaleinträgen gehören das Datum, das Konto, dem der Betrag belastet werden soll, das Konto, dem er gutgeschrieben werden soll, sowie eine kurze Beschreibung. Das Protokoll ist der erste Ort, an dem Daten aufgezeichnet werden.

Das Journal verwendet ein Doppelbuchungssystem, um zusammenfassende Aufzeichnungen von Transaktionen bereitzustellen, und wird als Hauptbuch oder Hauptbuch der ursprünglichen Buchung bezeichnet. Das Aufzeichnen von Aufzeichnungen wird als Journaling bezeichnet. Transaktionen werden in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet, um den Abruf zu erleichtern, und im Journal ist kein Platz für einen Ausgleich.

Das Hauptbuch, auch Hauptbuch genannt, enthält Informationen aus einer Journalbuchung im einfachen T-Konto-Format und dokumentiert den Saldo in jeder Zeile. Die Übertragung von Einträgen aus dem Journal in das Hauptbuch wird als Buchung bezeichnet. Das Aufzeichnungsformat erfordert, dass ähnliche Transaktionen in einem zugehörigen Konto gruppiert werden. Diese Informationen werden zur Erstellung einer Probebilanz verwendet, die die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz bildet.

Viele Transaktionen werden sowohl in einem Journal als auch in einem Hauptbuch veröffentlicht, es gibt jedoch Unterschiede im Zweck jedes dieser Buchhaltungstools. Im Gegensatz zu einem Journal kann ein Sachkonto einen Anfangssaldo haben, der dem Endsaldo des Vorjahres entspricht, und alles muss ausgeglichen sein.

FAQ

Wie nutzen Buchhalter Journale und Hauptbücher für Forschungszwecke?

Buchhalter können das Hauptbuch überwachen, um Änderungen in der Finanzaktivität außerhalb der normalen Transaktionen festzustellen. Wenn die Finanzabteilung beispielsweise feststellt, dass der Endsaldo der Bilanz von einer externen Quelle abweicht, liegt ein Problem vor, das untersucht und behoben werden muss. Mit einem Hauptbuch können Finanzfachleute schnell und einfach Transaktionen identifizieren, die auf dem falschen Konto oder falsch erfasst wurden.

Wie nutzen Prüfer Informationen aus Zeitschriften und Büchern?

Wirtschaftsprüfer nutzen das Hauptbuch, um festzustellen, ob ein Unternehmen seine Einnahmen und Ausgaben korrekt klassifiziert hat. Sie können die Daten im Hauptbuch verwenden und sie dann mit tatsächlichen Rechnungen vergleichen, um die Richtigkeit des Hauptbuchs zu überprüfen. Wirtschaftsprüfer verwenden das Hauptbuch auch, um die Richtigkeit der in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens ausgewiesenen Aktivitäten zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Endsalden in den Unterkonten „Vermögenswert“, „Verbindlichkeit“ und „Eigenkapital“ den Beträgen in der Bilanz entsprechen.

Warum sind das Journal und die Hauptbücher von links nach rechts formatiert?

Diese Abrechnungsmethode verwendet eine Abrechnungsgleichung, die wie folgt aussieht:

Vermögenswerte – Verbindlichkeiten = Grundkapital

Diese Gleichung erfordert, dass die links vom Gleichheitszeichen gebuchten Transaktionen gleich dem Betrag der auf dem Konto rechts davon gebuchten Transaktionen sind. Diese Regel gilt immer, auch wenn die Formel anders dargestellt wird.