Was ist der Aufwandsgrad? Vollständiger Leitfaden • BUOM
Die Höhe des Aufwands ist eine wichtige Unterstützung für die wesentlichen Ziele des Projekts. Projektmanager berücksichtigen dies häufig bei der Erstellung und Pflege eines Projektzeitplans. Für jeden, der am Projektmanagement beteiligt ist, ist es wichtig zu verstehen, wie hoch der Aufwand ist und welchen Beitrag er zum Projekt leistet. In diesem Artikel besprechen wir, was der Aufwandsgrad ist, warum er wichtig ist und wann und wie er berechnet wird.
Was ist der Aufwandsgrad?
Der Level of Effort (LOE) ist der Arbeitsaufwand, der zur Unterstützung der Kernaktivitäten des Projekts erforderlich ist. Aufwand ist die Zeit, die zur Erledigung einer Aufgabe, Aktivität oder eines Projekts benötigt wird, und ist eine ebenso wertvolle Ressource wie Geld oder Materialien. Der Projektmanager kann den Aufwand in Tagen, Stunden oder Minuten oder als Prozentsatz ausdrücken. Eine Aufgabe mit einem höheren LOE erfordert möglicherweise mehr Arbeit. Diese Arbeit kann während der gesamten Aufgabe und nicht auf einmal durchgeführt werden, daher ist der Gesamtaufwand eine wichtige Zahl bei der Schätzung des Projektzeitplans.
Projektmanager behandeln Aufgaben wie Verwaltung, Koordination und Buchhaltung oft als Nebentätigkeiten, weil sie keine greifbaren Ergebnisse bringen. Normalerweise wiederholt das Team diese Schritte regelmäßig, um sicherzustellen, dass das Projekt abgeschlossen werden kann. Da diese Aufgaben Zeit erfordern, kann das Management den für das Projekt erforderlichen Aufwand ermitteln und in den Projektzeitplan einbeziehen. Anschließend balancieren die Mitarbeiter ihre Bemühungen zwischen der Durchführung unterstützender Aktivitäten und der Fokussierung auf erreichbare Ziele.
Aktivitätslevel
Es gibt viele Nebentätigkeiten, die einen gewissen Aufwand erfordern. Für diese Aufgaben sind in der Regel Verwaltungsassistenten und andere Hilfskräfte verantwortlich. Aktivitäten wie der Einkauf von Verbrauchsmaterialien, das Versenden von E-Mails, das Aktualisieren von Berichten und das Tätigen von Telefonanrufen sind notwendige Bestandteile des Projekts. Das Stakeholder-Management ist eine wichtige LOE-Aktivität, zu der das Versenden regelmäßiger Updates an die Projektbeteiligten, das Planen von Besprechungen und das Erstellen von Dokumenten gehört.
Zu den weiteren häufigen Maßnahmen auf Aufwandsniveau gehören:
Projektmanagementaktivitäten
Projektbudgetabrechnung
Kommunikation mit Käufer und Verkäufer
Wartung der Ausrüstung während der Produktion
Teambesprechungen
Geistliche Pflichten
Warum ist die Berechnung des Aufwandsniveaus wichtig?
Es ist wichtig, den Aufwand zu berechnen, da dies dem Management dabei hilft, einen genauen Projektzeitplan einzuhalten. Ein Manager kann sich besser auf die Aufgabe vorbereiten, wenn er die LOE kennt, die zum Erreichen der Projektergebnisse erforderlich ist. Die Berechnung des LOE hilft ihnen, Arbeit effektiv zuzuweisen oder neu zuzuweisen, sodass Teammitglieder ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können. LOE hilft auch dabei, die Kosten und den Zeitplan eines Projekts zu bestimmen. Eine Unter- oder Überschätzung kann zu längeren Lieferzeiten führen und sich auf den Projektzeitplan auswirken.
Wann sollten Sie Ihren Aufwand berechnen?
Der Projektmanager kann den Aufwand während der Planungsphase des Projekts berechnen. Bevor sie die LOE schätzen, ermitteln und verstehen sie in der Regel den Umfang und die Anforderungen des Projekts. Ein Manager stützt seine Aufwandsberechnungen in der Regel auf Annahmen über die Umgebung, beispielsweise die Fähigkeiten seines Teams, die Zuverlässigkeit der Ausrüstung und äußere Bedingungen wie Verkehr oder Wetter. Ein Manager kann diese Annahmen seinem Team, seinem Management und seinen Kunden mitteilen.
So berechnen Sie den Aufwandsgrad
Zur Berechnung des Projektaufwands können Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:
1. Entscheiden Sie, wie genau Ihre Schätzungen sind.
Bei den meisten Projekten ist die Präzision mäßig, bei einigen ist jedoch möglicherweise eine höhere Präzision bei der Bestimmung des Aufwands erforderlich. Wenn ein Projekt viele Liefergegenstände oder Aufgaben mit Priorität oder Schwierigkeitsgrad umfasst, möchte der Projektmanager diese möglicherweise sorgfältiger bewerten, um zu entscheiden, wie flexibel der Grad der Aufwandsschätzung sein kann. Eine klare Vorstellung davon, was das Projekt leisten soll, kann in diesem Prozess hilfreich sein. Ein genauerer Kostenvoranschlag enthält in der Regel mehr Details und erfordert mehr Zeit für die Erstellung.
2. Verwenden Sie die Aufwandsmethode
Bestimmen Sie die anfängliche LOE-Schätzung für jede Aktivität, wodurch Sie die für das gesamte Projekt erforderliche Zeit ermitteln können. Mit der Schätzmethode können Sie den Aufwand für jede Aufgabe berechnen. Zu den gängigen Bewertungsmethoden gehören:
Nach Priorität ordnen: Sie können Aufgaben nach ihrer Prioritätsstufe ordnen und Ihr Team bitten, jeder Aufgabe eine Rangnummer zuzuweisen. Aufgaben mit hoher Priorität erfordern möglicherweise mehr Aufwand.
Sortieren nach Kategorie: Sie können Ihre Aufgaben in vordefinierte Kategorien wie hohe, mittlere und geringe Auswirkung auf die Projektziele einteilen, indem Sie sie vergleichen und ihren LOE bewerten.
Weisen Sie einen Wert zu: Sie können jeder Aufgabe einen Wert auf der Grundlage einer vorgegebenen Skala zuweisen – häufig einer Skala von eins bis zehn. Sie und Ihr Team können jeder Aufgabe einen Wert zuweisen und diese Bewertungen vergleichen.
3. Berücksichtigung zusätzlicher Zeit
Berücksichtigen Sie bei Ihren LOE-Berechnungen zusätzliche Zeit. Sie können Zeit für spezialisierte Ressourcen wie Freiberufler, Fachschulungen und Rechtsdienstleistungen hinzufügen. Sie können auch die Projektmanagementzeit berücksichtigen, also den Aufwand, der zur Regulierung des Projekts erforderlich ist. Häufig sind dies 15 % der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Sie können Notfallstunden einbeziehen, die die Unsicherheit Ihrer Schätzung widerspiegeln. Wenn Sie nicht sicher sind, wie lange eine Aufgabe dauern könnte, können Sie zusätzliche Zeit hinzufügen, um das Risiko zu berücksichtigen. Wenn Sie an einem vertrauten Projekt arbeiten, sind die freien Stunden möglicherweise minimal.
4. Überprüfen und anpassen
Berechnen Sie Ihren Gesamtaufwand, indem Sie die Zeit für jede Aufgabe hinzufügen. Nachdem Sie den LOE Ihres Projekts berechnet haben, sollten Sie ihn für eine höhere Genauigkeit anpassen, insbesondere wenn er zu hoch oder zu niedrig erscheint. Sie können Ihre Schätzannahmen für bestimmte Aufgaben anpassen, um zu verhindern, dass Projektzeit und -aufwand unterschätzt werden. Sie können die Annahmen, die Sie für jede Schätzung getroffen haben, dokumentieren, um den Überblick über Projektdetails zu behalten und Ihnen bei der Überprüfung Ihrer Berechnungen zu helfen.
Tipps zur Berechnung des Aufwands
Hier sind einige Tipps zur Berechnung des LOE, der für Aufgaben in einem Projekt erforderlich ist:
Beschreiben Sie den Job ausführlich
Wenn Sie jede Aufgabe für ein Projekt auflisten, können Sie diese detailliert beschreiben, um den Aufwand genau einschätzen zu können. Sie können Details angeben, die sich direkt oder indirekt auf die Aufgabe beziehen. Zu den direkten Details können Aktivitäten wie Treffen mit Kunden oder die Durchführung von Labortests gehören. Indirekte Details können Dinge wie die Schulung von Mitarbeitern oder die Erstellung von Fortschrittsberichten sein.
Konsultieren Sie das Projektteam
Sie können Mitarbeiter, die an jeder Aufgabe arbeiten können, in die Ermittlung der LOE einbeziehen. Sie können Ihre Schätzung auf deren spezifische Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen stützen, wodurch Ihre Schätzungen genauer werden. Dies kann das Verständnis einer Person für die Aktivität verbessern und ihr Engagement für die Erledigung der Arbeit erhöhen. Wenn Sie sich mit einem Teammitglied über eine Aufgabe beraten, ist es oft besser, konkret zu sein. Dies kann einer Person helfen, besseres Feedback zu geben, um eine zuverlässigere Bewertung zu erstellen.
Betrachten Sie die Geschichte Ihres Projekts
Die Historie kann Hinweise auf das aktuelle oder zukünftige Potenzial eines Projekts geben. Wenn Ihr Unternehmen ein ähnliches Projekt abgeschlossen hat, können Sie dessen Aufzeichnungen überprüfen, um den Aufwand zu ermitteln. Ähnlichkeiten können die Einrichtungen, Ausrüstung und Technologie des Projekts, die Fähigkeiten und Qualifikationen der beteiligten Mitarbeiter oder die für die Fertigstellung des Projekts erforderliche Zeit umfassen. Sie können auch Menschen treffen, die ähnliche Dinge getan haben, und nach den Bemühungen fragen, die sie unternommen haben. Die Einbeziehung von Expertenwissen kann eine genaue Beurteilung erleichtern.