Was ist das und wie wird es verwendet (mit Beispielen) • BUOM
7. November 2021
Eine effektive Problemlösung kann Unternehmen dabei helfen, alle Bereiche ihres Geschäfts zu verbessern, einschließlich Produktqualität, Kundenzufriedenheit und Finanzen. Einfache und schnelle Ansätze zur Problemlösung können dazu beitragen, den Zeit- und Kostenaufwand für die Problemlösung zu reduzieren. Die Fünf-Warum-Methode bietet einen einfachen, zielgerichteten Plan, um die Grundursache des Problems mit minimalen Kosten zu finden. In diesem Artikel besprechen wir, was die Five Whys-Methode ist, wie man sie verwendet und Beispiele für den Five Whys-Ansatz.
Was ist die Fünf-Warum-Methode?
Die Five Whys-Methode ist ein Ansatz zur Analyse von Problemen innerhalb einer Organisation. Bei der Fünf-Why-Methode geht es darum, ein Problem zu identifizieren und nach dem „Warum“ zu fragen. bis Sie die Grundursache des Problems ermittelt haben.
Organisationen nutzen die Fünf Warums, um Ursache und Wirkung zu untersuchen und zu untersuchen, welche Systeme, Prozesse oder Richtlinien zu Problemen beitragen. Durch eingehende Befragung und Analyse findet Ihr Team heraus, warum das Problem aufgetreten ist. Unternehmen können die Fünf-Warum-Methode nutzen, um:
Das Problem finden
Qualitätsverbesserung
Prozessanalyse
Aufgrund der engen Natur des Systems eignet es sich am besten zur Lösung einfacher oder weniger komplexer Probleme, die wahrscheinlich eine kleine Anzahl möglicher Ursachen haben.
So verwenden Sie die Fünf-Warum-Analyse
Hier sind die Schritte zur Implementierung der Fünf-Warum-Methode:
1. Stellen Sie ein Team zusammen
Wählen Sie ein Team aus, das Ihnen Einblick in das Innenleben der entsprechenden Abteilung oder des betreffenden Bereichs geben kann. Sie müssen Management und Mitarbeiter einbeziehen. Die besten Antworten kommen von Mitarbeitern, die die Situation aus erster Hand kennen. Wenn Sie beispielsweise versuchen, ein Problem in Ihrer Produktionsanlage zu lösen, ziehen Sie Leute hinzu, die in der Anlage arbeiten und Erfahrung mit den installierten Systemen haben.
2. Definieren Sie das Problem
Das Problem, das Sie lösen möchten, muss einzigartig und klar definiert sein. Versuchen Sie nicht, mehrere Probleme mit derselben Fragenkette zu lösen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf ein Problem, das zu mehreren Ursachen und möglichen Lösungen führen kann. Stellen Sie sicher, dass sich alle im Team über das vorliegende Problem einig sind.
3. Fragen Sie „Warum?“
Ermitteln Sie die Grundursache des Problems, das Sie untersuchen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen angegebenen Gründe in direktem Zusammenhang mit dem Problem stehen. Achten Sie darauf, Ursachen von Symptomen zu unterscheiden. Eine Ursache ist der Grund, warum etwas passiert ist, während ein Symptom eine Manifestation des Problems ist. Nutzen Sie Fakten, Recherchen und Wissen aus erster Hand statt Meinungen oder Annahmen.
Möglicherweise finden Sie mehr als eine Ursache für das Problem. Wählen Sie in diesem Fall für jeden Grund eine eigene Umfragelinie aus.
Zum Beispiel:
Problem: Es sind weniger Kunden im Laden.
Warum?
Grund 1: Vor dem Gebäude finden Bauarbeiten statt.
Grund 2: Kunden haben das Gefühl, einen schlechten Service zu erhalten.
4. Fragen Sie immer wieder nach dem „Warum?“
Fragen Sie immer wieder „Warum?“ bis Sie die Grundursache oder die Ursachen des Problems gefunden haben. Obwohl die Methode „Fünf Warum“ genannt wird, stellt sich in der Praxis möglicherweise die Frage „Warum?“ so oft wie nötig, um die Ursache des Problems herauszufinden. Sie müssen so lange Fragen stellen, bis Sie nützliche Antworten finden.
Ihre Antworten sollten sich auf die Systeme Ihrer Organisation konzentrieren, nicht auf einzelne Mitarbeiter. Das Versagen einer Person ist oft das Ergebnis eines ineffektiven oder ineffektiven Systems. Sie sollten Ihre Befragung nicht damit abschließen, dass eine oder mehrere Personen die Ursache des Problems sind.
5. Erstellen Sie einen Aktionsplan
Bei der Five Whys-Methode geht es darum, Gegenmaßnahmen zu entwickeln, die dazu beitragen, künftige Probleme zu verhindern. Durch die Entwicklung einer Lösung für Ihr Problem kann möglicherweise ein Fall behoben werden. Bei der Entwicklung von Gegenmaßnahmen liegt der Schwerpunkt jedoch auf der Lösung des Systems, der Umgebung oder des Prozesses, der zum Problem geführt hat.
Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Ihr Geschäft aufgrund eines schlechten Kundenservices weniger Kunden hat, könnte eine Lösung darin bestehen, neue Mitarbeiter einzustellen. Der Fünf-Warum-Ansatz regt Sie jedoch dazu an, tiefer in das Problem einzutauchen, was möglicherweise zutage fördert, dass es Ihrem neuen Mitarbeiterschulungsprogramm an Kundendienstpraktiken mangelt. Eine Gegenmaßnahme könnte darin bestehen, Ihre Schulungsmaterialien mit Schwerpunkt auf Kundendienstfähigkeiten zu aktualisieren. Dies wird Ihrem Unternehmen helfen, die Wurzel des Problems – unzureichende Schulung – anzugehen und nicht das Symptom des Problems, nämlich unprofessionelle Mitarbeiter.
6. Bewerten Sie die Ergebnisse
Erstellen Sie ein System zur Messung der Ergebnisse Ihrer Aktionspläne. Diese Kennzahlen basieren auf der Art Ihres Problems und den Gegenmaßnahmen. Im vorherigen Beispiel mit weniger Kunden könnten Sie beispielsweise die Anzahl der Kunden in Ihrem Geschäft in den nächsten sechs Monaten verfolgen, nachdem Sie einen Kundendienst-Schulungsworkshop durchgeführt haben.
Beispiele für fünf Warums
Hier sind drei Beispiele aus der Praxis, die die Fünf Warums in Aktion zeigen:
Beispiel 1
Mod Mode ist ein Online-Shop für Modebekleidung. In den letzten drei Monaten verzeichnete das Unternehmen einen Rückgang des Traffics auf seiner Website um 40 %. Der CEO des Unternehmens beruft ein Treffen mit dem Webentwickler, dem Marketingmanager und dem Supportmitarbeiter ein, um das Problem zu besprechen. Sie verwenden den folgenden „Fünf-Warum“-Ansatz:
Problem: Rückgang des Website-Verkehrs
Warum? Weniger Leute besuchen die Website.
Warum? Weniger Menschen sehen die digitale Werbung eines Unternehmens.
Warum? Die Werbekampagne funktioniert bei der größten Suchmaschine nicht mehr.
Warum? Das Suchmaschinenkonto des Unternehmens ist abgelaufen.
Warum? Die bei der Suchmaschine hinterlegte Kreditkarte ist vor zwei Monaten abgelaufen.
Warum? Als das Unternehmen die neuen Karten erhielt, war das Konto nicht aktualisiert.
Warum? Es gab keine Hauptliste der mit der Kreditkarte verbundenen Dienstleistungen.
Das Team erstellt dann einen Aktionsplan, um alle Dienste aufzulisten, die für automatische Zahlungen mit Firmenkreditkarten eingerichtet sind, um sicherzustellen, dass alle Konten in Zukunft ordnungsgemäß aktualisiert werden.
Beispiel 2
Eine Produktionsanlage produziert an einem Tag 10 % weniger als erwartet. Der Werksleiter trifft sich mit drei Fabrikarbeitern, um die Situation anhand der folgenden fünf „Warum“-Fragen zu beurteilen:
Problem: Reduzierte Anlagenproduktivität
Warum? Eine Maschine funktionierte nicht richtig.
Warum? Der Gürtel war fehl am Platz.
Warum? In diesem Monat wurde das Auto keiner planmäßigen Wartung unterzogen.
Warum? Für die Durchführung der Wartungsarbeiten war kein Dienstleister vorgesehen.
Warum? Das Unternehmen verhandelt über einen Vertrag mit einem neuen Dienstleister.
Während das Unternehmen einen neuen Vertrag aushandelt, stellt der Manager fest, dass es keinen Wartungsplan für die Maschine gibt. Sie können nun einen Plan entwickeln, um sicherzustellen, dass geplante Wartungs- und Reparaturarbeiten während des Verhandlungszeitraums fortgesetzt werden.