Was ist das und wie macht man es? • BUOM

16. März 2021

Besprechungen gehören zu den häufigsten Mitarbeiteraktivitäten am Arbeitsplatz. Abhängig von Ihrer Rolle im Unternehmen können Sie an einer Reihe von Besprechungen teilnehmen, von der Planung der Zukunft des Unternehmens über die Beurteilung des Fortschritts einer Aufgabe bis hin zur Überprüfung der Wirksamkeit eines neuen Prozesses. Strategiemeetings sind eine wichtige Art von Meetings, mit denen sich Mitarbeiter vertraut machen sollten.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Strategiemeeting ist, beschreiben die Vorteile der Durchführung eines Strategiemeetings, bieten konkrete Schritte für ein erfolgreiches Strategiemeeting an und geben Tipps für effektive Strategiemeetings.

Was ist ein Strategietreffen?

Bei einer Strategiebesprechung handelt es sich um ein Gruppengespräch darüber, wie die Ressourcen des Unternehmens am effektivsten genutzt werden können, um bestimmte Ziele und Vorgaben zu erreichen. Je nachdem, was Sie erreichen möchten, können Sie die Strategie auf unterschiedliche Weise einsetzen. Zu den gängigen strategischen Ansätzen für Unternehmen gehören:

• Erhöhter Verkauf

• Verbesserung des Produktdesigns

• Bereitstellung des besten Kundenservice

• Maximales Marketing und Werbung

• Einen neuen Markt schaffen

• Preisoptimierung

• Effektiver Einsatz von Technologie

• Aufrechterhaltung der Unternehmenspraktiken

Sie können eine Strategie – oder den Prozess der Auswahl, wo investiert werden soll, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen – auf die meisten Geschäftsbereiche anwenden. Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich zu einem Strategiemeeting oder sogar zu einem Strategiemeeting eingeladen. Daher kann es für Ihre Karriere von großem Nutzen sein, zu verstehen, wie Strategie funktioniert.

Vorteile der Durchführung von Strategiemeetings

Bei Strategiebesprechungen geht es häufig um langfristiges Brainstorming und Planung auf hoher Ebene. Manche Unternehmen widmen der Entwicklung einer Strategie für die Zukunft einen ganzen Tag oder mehr. Während ein Strategiemeeting wie eine Ablenkung von dringenden, zeitkritischen Aufgaben erscheinen mag, bieten diese Meetings eine Reihe von Vorteilen, sowohl kurz- als auch langfristig:

• Klare Vision: Wenn Sie ein Strategiemeeting abhalten, können Sie und Ihre Kollegen eine klare und gemeinsame Vision für die Zukunft des Unternehmens entwickeln.

• Klare Prioritäten. Wenn Sie die Ziele Ihres Unternehmens kennen, können Sie und Ihr Team wirksame Prioritäten setzen.

• Abteilungsübergreifende Ausrichtung: Bei groß angelegten Strategiebesprechungen mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen erhalten Sie eine vollständige organisatorische Ausrichtung.

• Herausforderungsbewusstsein: Strategiebesprechungen helfen Ihnen, sich aller Herausforderungen innerhalb der Organisation bewusst zu werden, die das Unternehmen daran hindern, seine Ziele zu erreichen.

• Spezifische Richtung: Sie geben für sich und Ihre Kollegen durch eine bestimmte Strategie eine klare Richtung vor.

• Offene Kommunikation: Oftmals wird ein Strategiemeeting zu einem Raum für offene Kommunikation, der es jedem Teilnehmer ermöglicht, seine Ideen und Anliegen auszutauschen.

• Befähigte Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter klare Ziele und eine klare Richtung für ihre Arbeit haben, fühlen sie sich befähigt, autonom zu arbeiten.

• Verfeinerte Kultur: Zu wissen, wohin das Unternehmen geht und wie die Mitarbeiter dorthin gelangen, trägt dazu bei, die Werte, die Mission und die Kultur der Organisation zu stärken.

So führen Sie ein Strategiemeeting durch

Wenn Sie für die Leitung einer Team-, Abteilungs- oder Organisationsstrategiebesprechung verantwortlich sind, befolgen Sie diese Schritte, um Ihnen zu helfen:

1. Teilnehmer auswählen

Denken Sie über den Zweck des Strategietreffens nach. Wenn es sich um Ihr Team oder Ihre Abteilung handelt, können Sie jeden Mitarbeiter zur Besprechung einladen. Wenn es für das gesamte Unternehmen ist, möchten Sie wahrscheinlich, dass die Besprechung eher für Team- oder Abteilungsleiter als für jede einzelne Person in der Organisation stattfindet. Stellen Sie eine Teilnehmerliste zusammen, die am besten zu Ihren Strategiezielen passt.

2. Stellen Sie das Datum ein

Überprüfen Sie die Kalender jeder Organisation, um den effektivsten Besprechungstermin zu ermitteln. Da sich Strategiebesprechungen oft auf Daten wie Verkaufsdaten, Ertragsberichte von Mitbewerbern und andere wertvolle Informationen stützen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Strategiebesprechung zu einem Zeitpunkt abhalten, an dem Sie über die neuesten, für Ihre Diskussion relevanten Informationen verfügen.

3. Aufbereitung von Informationen

Sammeln Sie alle notwendigen Daten und erstellen Sie übersichtliche Berichte für jeden Meeting-Teilnehmer. Sie können diese Informationen vor der Besprechung verschicken und jeden Teilnehmer bitten, sie in seiner Freizeit durchzusehen, oder Sie können den Bericht als ersten Tagesordnungspunkt während der Besprechung verteilen und die Informationen gemeinsam durchgehen.

4. Legen Sie eine Agenda fest

Legen Sie die Tagesordnung für das Meeting fest. Da bei Strategiebesprechungen häufig viel Brainstorming und Diskussionen erforderlich sind, kann es hilfreich sein, für jeden Schritt der Besprechung Zeitlimits festzulegen, um das Team voranzubringen. Die allgemeine Tagesordnung der Strategiesitzung umfasst folgende Punkte:

• Verweisen Sie auf frühere oder nicht abgeschlossene Aktionen.

• Berücksichtigen Sie Ziele und Kennzahlen.

• Überprüfen Sie den Diskussionsprozess und die Brainstorming-Normen.

• Besprechen Sie zentrale Themen und strategische Punkte.

• Legen Sie die folgenden Schritte fest.

• Ausrichtung verwalten.

• Ziele setzen.

5. Moderieren und zuhören

Im Meeting selbst besteht Ihre Aufgabe als Meeting-Moderator in erster Linie darin, die Gruppe konzentriert zu halten, die Diskussion bei Bedarf zu moderieren und dem Gespräch zuzuhören. Geben Sie den Besprechungsteilnehmern viel Raum zum gemeinsamen Brainstorming, Besprechen und Lösen von Problemen.

6. Machen Sie sich Notizen

Stellen Sie sicher, dass jemand bei der Besprechung detaillierte Notizen macht. Idealerweise überlassen Sie diese Aufgabe einer bestimmten Person, die sich mit Besprechungsprotokollen auskennt, oder Sie können diese Verantwortung bei Bedarf auch selbst übernehmen.

7. Follow-up

Drucken Sie nach Abschluss der Besprechung die Besprechungsnotizen und -protokolle aus und verteilen Sie sie an die Teilnehmer. Kontaktieren Sie alle Teilnehmer, insbesondere diejenigen mit spezifischen Aktionspunkten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen auf die Erreichung der in der Strategiebesprechung festgelegten Ziele und Zielsetzungen hinarbeitet.

Tipps für ein effektives Strategiemeeting

Nutzen Sie diese Tipps, um eine Strategiebesprechung effektiv zu organisieren oder daran teilzunehmen:

• Seien Sie transparent. Stellen Sie in einem Meeting sicher, dass Sie den Teilnehmern alle Informationen geben, die sie benötigen, sowohl negative als auch positive, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

• Verwenden Sie einen Timer. Versuchen Sie, einen Timer zu verwenden, anstatt auf die Uhr zu schauen, um Ihr Team während des Meetings auf dem Laufenden zu halten. So sieht jeder, wie viel Zeit er für die Bearbeitung des Tagesordnungspunktes hat.

• Mäßig. Während sich die Gruppe im Idealfall selbst moderiert und sich weiterhin auf den besprochenen Tagesordnungspunkt konzentriert, sollten Sie die Gruppe nach Bedarf umleiten und neu ausrichten, um den Erfolg des Meetings sicherzustellen.

• Ideen speichern. Bei Brainstorming- und Planungsbesprechungen ist es normal, Ideen oder Lösungen für nicht zusammenhängende Probleme zu entwickeln. Schreiben Sie sie zur späteren Diskussion auf und leiten Sie die Gruppe auf die jeweilige Aufgabe weiter.

• Sucheingabe. Versuchen Sie, während des Meetings von jedem Teilnehmer zu hören. Wenn Sie bemerken, dass ein Teilnehmer das Gespräch dominiert oder dass ein oder zwei Personen noch nicht teilgenommen haben, bitten Sie bestimmte Teilnehmer um direktes Feedback oder Ideen, um sicherzustellen, dass jeder gehört und alle Ideen präsentiert werden.