Was ist das und wie macht man es? • BUOM

15. März 2021

Geschäftskontinuitätspläne sind für jede Organisation wichtig und können dabei helfen, das Unternehmen auf unerwartete Ereignisse vorzubereiten. Mit einem Business-Continuity-Plan stellen Sie sicher, dass die Personen, die Ihr Unternehmen leiten, im Katastrophenfall gut vorbereitet sind.

In diesem Artikel besprechen wir, was ein Business-Continuity-Plan ist, warum er wichtig ist und wie Sie noch heute einen Business-Continuity-Plan für Ihr Unternehmen erstellen können.

Was ist ein Business-Continuity-Plan?

Ein Geschäftskontinuitätsplan ist ein Dokument, das wichtige Unternehmensinformationen darlegt, die im Falle eines Notfalls oder unerwarteten Ereignisses benötigt werden. Dieser Plan kann Tipps und Techniken zur Wiederherstellung und Prävention enthalten, die dazu dienen, das Unternehmen vor Bedrohungen zu schützen und Mitarbeiter und anderes Personal im Katastrophenfall anzuleiten. Die meisten Unternehmen erstellen kurz nach der Gründung oder später einen Geschäftskontinuitätsplan, damit dieser im Notfall bereit und verfügbar ist.

Um einen Geschäftskontinuitätsplan zu erstellen, muss ein Unternehmen zunächst die potenziellen Bedrohungen und Notfälle identifizieren, denen es im Laufe seines Lebens ausgesetzt sein kann. Zu den häufigsten Risiken, die ein Unternehmen identifizieren kann, gehören Cyber-Angriffe und Naturkatastrophen (Überschwemmungen, Wirbelstürme usw.). Das Hauptziel besteht darin, festzustellen, welche Ereignisse die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können. Sobald diese Risiken identifiziert wurden, kann der Geschäftskontinuitätsplan Folgendes umfassen:

• Wie sich bestimmte Bedrohungen auf die Geschäftsfähigkeit des Unternehmens auswirken

• Zu erwartender Schaden, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt

• Erstellung und Implementierung von Verfahren, die dazu beitragen, die mit der Bedrohung verbundenen Risiken zu verringern

• Regelmäßige Tests dieser Verfahren, um sicherzustellen, dass sie wirksam sind

• Überprüfen Sie Ihren Geschäftskontinuitätsplan jährlich (oder häufiger), um sicherzustellen, dass er aktuell und effektiv ist.

Die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans kann einem Unternehmen helfen, den Betrieb während einer Katastrophe aufrechtzuerhalten. Ohne diesen Plan könnte ein Unternehmen Einnahmen verlieren, die Ausgaben erhöhen und insgesamt die Rentabilität verringern.

Warum ist ein Business-Continuity-Plan wichtig?

Ein aktueller Business-Continuity-Plan kann aus mehreren Gründen von Vorteil sein. Diese Pläne sind wichtig, da sie dem Unternehmen im Notfall umsetzbare Schritte liefern. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter vorbereitet sind und wissen, was zu tun ist, um das Unternehmen trotz widriger Umstände am Laufen zu halten.

Darüber hinaus ist ein Geschäftskontinuitätsplan wichtig, weil er:

• Stellt sicher, dass im Notfall alle auf dem gleichen Stand sind

• Bereitet Mitarbeiter auf die Reaktion auf Naturkatastrophen vor

• Schulung des Personals für die Reaktion auf bestimmte Notfallsituationen.

• Hilft einem Unternehmen, seine Versicherungspolice besser zu verstehen und sich auf Dinge vorzubereiten, die nicht durch die Police abgedeckt sind

• Kann übermäßige Ausfallzeiten im Katastrophenfall verhindern

• Ermöglicht es Unternehmen, sich potenzieller Bedrohungen oder Schwachstellen innerhalb der Organisation bewusst zu werden

• Kann es Unternehmen ermöglichen, trotz des Notfalls weiterhin Kunden zu bedienen

Je detaillierter ein Business-Continuity-Plan ist, desto besser ist ein Unternehmen auf einen Notfall oder ein Ereignis vorbereitet.

So schreiben Sie einen Business-Continuity-Plan

Die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans besteht häufig aus mehreren Schritten, die ein Unternehmen befolgen muss, um effektiv auf eine Katastrophe vorbereitet zu sein. Im Folgenden sind die am häufigsten verwendeten Schritte bei der Entwicklung eines Business-Continuity-Plans aufgeführt:

1. Bereiten Sie eine Business-Impact-Analyse vor

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Business-Continuity-Plans ist die Formulierung einer Business-Impact-Analyse. Diese Analyse untersucht, welche Geschäftsfunktionen von verschiedenen Katastrophen betroffen sein werden und welche Auswirkungen diese Auswirkungen auf die Organisation haben.

Die Analyse der geschäftlichen Auswirkungen sollte die betrieblichen und finanziellen Auswirkungen umfassen, die der Geschäftsverlust auf das Unternehmen haben wird, sowie den Zeitpunkt, an dem der Verlust die größten Auswirkungen auf das Unternehmen haben wird. Mithilfe der Business-Impact-Analyse können Unternehmen ermitteln, welche Geschäftsprozesse den größten Einfluss auf die operativen und finanziellen Funktionen des Unternehmens haben.

2. Bestimmen Sie Wiederherstellungsstrategien

Sobald die Auswirkungen des Geschäftsverlusts auf das Unternehmen ermittelt wurden, besteht der nächste Schritt bei der Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans darin, Wiederherstellungsstrategien zu identifizieren, mit denen die kritischsten Funktionen des Unternehmens wiederhergestellt werden können.

In diesem Abschnitt können beispielsweise Fragen beantwortet werden, etwa welche anderen Kommunikationsmittel verfügbar sind, wenn Telefon- oder Computerleitungen ausfallen, welche Produkte oder Dienstleistungen am wichtigsten sind und zuerst wiederhergestellt werden sollten und welche Probleme innerhalb der ersten 24 Tage gelöst werden sollten. 48 Stunden nach einem unerwarteten Ereignis.

3. Entwickeln Sie einen Plan und organisieren Sie Teams

Viele Unternehmen bilden ein Team, um bei der Entwicklung eines Business-Continuity-Plans und seiner spezifischen Struktur zu helfen. Diese Gruppe besteht in der Regel aus Personen, die für die Umsetzung des Geschäftskontinuitätsplans im Katastrophenfall verantwortlich sind.

4. Testen Sie Ihr Business-Continuity-Team und erstellen Sie einen Plan.

Um sicherzustellen, dass der Plan effektiv und klar ist und das Team ihn befolgen kann, müssen Tests durchgeführt werden. Tests können durchgeführt werden, indem verschiedene Risikoszenarien simuliert werden und das Team in jedem Szenario die ihm zugewiesene Rolle spielt. Die Teams sollten außerdem regelmäßig geschult werden und über alle Planänderungen oder technologischen Fortschritte auf dem Laufenden bleiben, die im Notfall hilfreich sein können.

So analysieren Sie die Auswirkungen auf die Geschäftskontinuität

Für viele Unternehmen besteht der erste Schritt bei der Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans darin, die Auswirkungen einer bestimmten Situation auf den Geschäftsbetrieb des Unternehmens zu analysieren. Dies wird am häufigsten als Business-Impact-Analyse bezeichnet. Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie unternehmen können, um eine Business-Impact-Analyse für Ihr Unternehmen durchzuführen:

1. Bestimmen Sie die Auswirkungen

Eine Business-Impact-Analyse sollte die erwarteten Auswirkungen ermitteln, die eine bestimmte Situation auf Ihr Unternehmen haben kann. Beispielsweise können Sie Umsatzeinbußen, verspätete Einnahmen, behördliche Strafen, erhöhte Kosten und Unzufriedenheit der Kunden als Teil der Auswirkungen betrachten, die ein unerwartetes Ereignis auf Ihr Unternehmen haben könnte. Sie müssen die Auswirkungen verschiedener Risikoszenarien berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Ihre Liste der Konsequenzen umfassend ist.

2. Bestimmen Sie die Dauer und den Zeitpunkt des unerwarteten Ereignisses

Die Bestimmung, wann ein bestimmtes Risiko die größten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat, ist ebenfalls ein wichtiger Schritt bei der Analyse der geschäftlichen Auswirkungen. Wenn es beispielsweise mitten in der Nacht zu einem Stromausfall kommt, kann es sein, dass Ihnen, wenn überhaupt, kein großes Geschäft verloren geht.

Wenn jedoch während des Betriebs oder über mehrere Tage hinweg der Strom ausfällt, werden Sie wahrscheinlich erhebliche Geschäftseinbußen erleiden. Wenn Sie außerdem ein Einzelhandelsgeschäft sind und Ihr Standort in den Wochen vor Weihnachten überflutet ist und der Betrieb geschlossen ist, könnten Sie viel mehr Kunden verlieren, als wenn das gleiche Szenario in einer langsameren Zeit eintreten würde.

3. Nutzen Sie eine Umfrage

Zusätzlich zu den oben genannten Schritten sollten Sie auch die Befragung von Mitarbeitern in Ihrer Organisation in Betracht ziehen, die mit den Prozessen vertraut sind. Wenn Sie andere nach ihrer Meinung zu den möglichen Folgen eines Risikos fragen, können Sie alle möglichen Szenarien abdecken und besser vorbereitet sein.