Was ist das Beste für dich? • BUOM

31. März 2022

Unternehmen verarbeiten häufig eine Vielzahl von Informationen, beispielsweise Produktbestände, Personaldaten und Kundenkäufe. Eine effektive Verwaltung dieser Daten ist für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung. Unternehmen verwenden häufig Tabellenkalkulationen oder Datenbanken, um Daten zu organisieren und zu verwalten. Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen, damit Sie diejenige auswählen können, die Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht. In diesem Artikel erklären wir, was Datenbanken und Tabellenkalkulationen sind, und besprechen einige ihrer Unterschiede, einschließlich ihrer Funktionalität, Organisation und ihres Zwecks.

Was ist eine Datenbank?

Eine Datenbank ist ein großer, strukturierter Satz von Daten, die auf einem Computer gespeichert werden und für den schnellen Abruf, die Änderung und den Zugriff auf Informationen konzipiert sind. Sie sind in mehreren Tabellen organisiert, die Rohdaten oder rohe und unformatierte Daten speichern. Ein Unternehmen kann eine Datenbank verwenden, um Aufzeichnungen über seine Mitarbeiter und deren Beschäftigungsinformationen zu verwalten. Daten in einer Datenbank können relational sein und Verbindungen und Querverweise zwischen mehreren Tabellen ermöglichen.

Hier sind einige Optionen für die Verwendung von Datenbanken:

• Bereitstellung großer Datenmengen. Datenbanken können große Datenmengen enthalten und sind skalierbar, ohne die Geschwindigkeit des Datenabrufs zu beeinträchtigen.

• Analysieren Sie mehrere Datentabellen: Da Sie mit Datenbanken Daten anhand von Suchparametern abrufen können, können sie ein hervorragendes Werkzeug für Vergleiche und Analysen sein. Wenn Sie beispielsweise die jährlichen Bestelllisten der letzten fünf Jahre nach Produkt, Kategorie und Preis analysieren müssen, kann eine Datenbanksuche diese Informationen schnell liefern.

• Regelmäßige Datenaktualisierungen. Der relationale Charakter von Daten in einer Datenbank bedeutet, dass sich die Bearbeitung von Daten in einer Tabelle auf verwandte Daten in anderen Tabellen auswirkt. Das spart Zeit, da alle zugehörigen Tabellen automatisch aktualisiert werden.

• Gewährleistung der Sicherheit: Mithilfe der Datenbank kann der Administrator verschiedene Ebenen des Benutzerzugriffs festlegen. Sie können unterschiedliche Berechtigungen zuweisen, die es bestimmten Benutzern ermöglichen, bestimmte Daten anzuzeigen und zu bearbeiten, ihnen jedoch den Zugriff auf eingeschränkte Daten verwehren.

Was ist eine Tabellenkalkulation?

Eine Tabellenkalkulation ist eine Computerdatei, die zum Organisieren, Sortieren und Speichern numerischer und alphabetischer Daten sowie zum Durchführen von Berechnungen verwendet wird. Tabellenkalkulationen speichern Daten wie Datenbanken in Zeilen und Spalten, Daten zwischen mehreren Tabellenkalkulationen sind jedoch nicht relational. Eine einzelne Tabelle kann Tausende von Spalten und über eine Million Zeilen enthalten.

Viele Menschen verwenden Tabellenkalkulationen für einfache Datenanalysen, aber Tabellenkalkulationen können für Folgendes verwendet werden:

• Berechnungen durchführen: Mit Tabellenkalkulationen können Benutzer mathematische Funktionen wie Multiplikation und Division mithilfe voreingestellter Funktionen ausführen. Benutzer können Formeln eingeben, die Zahlen automatisch und genau berechnen, sodass Unternehmen Tabellenkalkulationen als einfache Buchhaltungssoftware verwenden können.

• Pflegen von Listen: Bei der Pflege einer fortlaufenden Liste von Daten, wie z. B. Kandidateninterviews oder Inventarbestellungen, kann eine Tabellenkalkulation eine einfache und effektive Möglichkeit sein, die Informationen zu organisieren und zu interpretieren.

• Erstellen Sie Grafiken oder Diagramme. Tabellenkalkulationen enthalten häufig Funktionen zum Umwandeln von Zelldaten in vordefinierte Grafiken oder Diagramme. Dies kann für Berichte oder Präsentationen nützlich sein, die eine visuelle Interpretation der Daten erfordern.

• Geschäftsprognosen: Mithilfe von Tabellenkalkulationen können Benutzer Einblicke in Ausgaben und Gewinne gewinnen. Sie ermöglichen es Benutzern auch, bedingte Formeln auf Datenwerte anzuwenden, die ein Werkzeug zur Bewertung der potenziellen Auswirkungen von Änderungen auf ein Geschäftsmodell sein können.

Datenbanken vs. Tabellenkalkulationen

Obwohl es viele Ähnlichkeiten zwischen Datenbanken und Tabellenkalkulationen gibt, helfen Ihnen ihre Unterschiede dabei, herauszufinden, welches am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt. Zu diesen Unterschieden gehören:

Funktionalität

Wenn Sie eine Tabelle öffnen, können Sie alles sehen – alle Zeilen und Spalten der Tabelle und die darin enthaltenen Daten. Aus diesem Grund kann das Öffnen einer sehr großen Tabellenkalkulation die Rechenleistung Ihres Computers belasten.

Datenbanken speichern Daten jedoch im Backend – in Systemen, die Benutzer nicht sehen können, wie zum Beispiel Server. Der Benutzer greift über eine Schnittstelle auf die Datenbank zu, die typischerweise über einen Bereich für Suchanfragen sowie Sortier- und Filterfunktionen zur Eingrenzung der Ergebnisse verfügt. Daher zeigen Datenbanken nur die Daten an, die der Benutzer erhält.

Organisation

Datenbanken organisieren Daten in benannten Tabellen, die aus Spalten und Zeilen bestehen. Jede Spalte stellt ein Suchfeld dar und jede Zeile stellt durchsuchbare Daten dar. Sie verknüpfen Datentabellen auf der Grundlage logischer Verbindungen und Beziehungen, beispielsweise gemeinsamer Konzepte oder Schlüssel. Diese Organisation der Struktur ermöglicht es Benutzern, diese Verbindungen zu verfeinern und Regeln zu erstellen, die die Extraktion von Daten mithilfe spezifischer Abfragen steuern. Beispielsweise könnte eine Datenbank mit Autoren und ihren Werken Spalten enthalten für:

• Namen der Autoren

• Titel

• Erscheinungstermine

• Wortzahl

Der Benutzer könnte dann suchen, indem er das Feld „Veröffentlichungsdatum“ filtert, um nur Werke anzuzeigen, die nach 1950 veröffentlicht wurden. Die Datenbanksuchfunktion kann auch Fälle doppelter Datensätze identifizieren, sodass der Administrator Redundanzen beseitigen und Platz sparen kann.

Die Organisation von Tabellenkalkulationen hängt von der Formatierung und der Person ab, die die Daten eingibt. Zellen in einer Tabellenkalkulation können so formatiert werden, dass sie bestimmte Aufgaben ausführen, z. B. Verknüpfungen zu anderen Zellen in der Tabelle oder die Ausführung bestimmter mathematischer Funktionen. Beispielsweise könnte ein Benutzer in einer Tabelle, die den Lagerbestand verfolgt, die Tabelle so formatieren, dass Gesamtsummen basierend auf Änderungen in bestimmten Zellen angezeigt werden. Im Gegensatz zu Datenbanken verfügen Tabellenkalkulationen häufig über eingeschränkte Suchfunktionen, sodass die Navigation in großen Datensätzen eine Herausforderung darstellen kann.

Ziel

Datenbanken und Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für den Umgang mit unterschiedlichen Datentypen und -mengen. Tabellenkalkulationen eignen sich ideal für kleine Datensätze mit Zahlen- und Textwerten. Wenn ein Benutzer je nach Datentyp separate Dateien erstellt, können Tabellenkalkulationen eine nützliche Möglichkeit sein, persönliche oder Unternehmensinformationen zu organisieren. Tabellenkalkulationen können auch zum Sortieren und Analysieren von Daten sowie zum Anwenden von Formeln auf Daten nützlich sein.

Datenbanken eignen sich am besten für die Verwaltung großer Datenmengen aller Art, darunter Dokumente und Bilddateien. Aufgrund ihrer Fähigkeit, große Dateigrößen zu verarbeiten, eignen sich Datenbanken ideal zum Speichern von Daten von Geräten wie Kameras, GPS-Geräten und Drohnen. Datenbanken eignen sich auch besser zum Datenabruf, da Informationen aufgrund ihrer Struktur und Organisation leicht abzurufen sind. Datenbankschnittstellen sind oft intuitiv, sodass Sie sich ohne spezielle Schulung schnell mit dem System vertraut machen können.

Mehrbenutzerunterstützung

Ein weiterer Unterschied zwischen Tabellenkalkulationen und Datenbanken ist ihre Verfügbarkeit. Bei der Arbeit mit Tabellenkalkulationen ist es oft sinnvoll, die Anzahl der Personen zu begrenzen, die auf die Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten können. Dies kann die Beeinträchtigung der Datenintegrität einschränken. Datenbanken ermöglichen jedoch mehreren Personen den Zugriff auf dieselben Daten mit Sicherheitsmaßnahmen, die unbefugte und unnötige Änderungen verhindern.