Was in einer Besprechungseinladung enthalten sein sollte (mit Vorlage und Beispielen) • BUOM

22. Februar 2021

Persönliche Treffen sind eine großartige Möglichkeit, mit Kollegen sowie neuen Kontakten und Mentoren in Kontakt zu treten. Eine gut formulierte Besprechungsanfrage ist Ihr erster Schritt zur Organisation erfolgreicher persönlicher Geschäftstreffen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Besprechungsanfrage ist, welche Komponenten eine Besprechungsanfrage enthält, eine Vorlage, die Sie verwenden können, und einige Beispiele für Besprechungsanfragen.

Was ist eine Besprechungseinladung?

Eine Besprechungseinladung kann ein Manager, Mitarbeiter, Bewerber oder Kollege erstellen. Hierbei handelt es sich um eine Anfrage, ein Treffen mit einer anderen Person oder Personengruppe zu vereinbaren, um ein bestimmtes Thema zu besprechen. Der Absender einer Besprechungseinladung schlägt in der Regel Tag, Uhrzeit und Ort vor und teilt das beabsichtigte Thema mit. Der Empfänger einer Besprechungsanfrage kann die Anfrage annehmen, ablehnen oder einen anderen Zeitpunkt oder Ort vorschlagen. Sie können auch andere zur Teilnahme an der Besprechung einladen.

Bestandteile einer Besprechungseinladung

Hier sind die Bestandteile der Besprechungseinladung, die Sie einbeziehen sollten, um bei Ihrem Empfänger den größtmöglichen Eindruck zu hinterlassen:

Einführung

Wenn Sie sich an einen neuen Kontakt wenden, sollten Sie sich zu Beginn der Besprechungseinladung zunächst vorstellen. Wenn Sie die Informationen Ihres Kontakts von einem gemeinsamen Kontakt erhalten haben, geben Sie unbedingt dessen Namen an. Wenn Sie Ihren Kontakt kennengelernt haben, ihn aber nicht gut kennen, erinnern Sie ihn daran, wie Sie ihn kennengelernt haben. Wenn Sie Ihren Ansprechpartner bereits kennen, ist eine formellere Vorstellung möglicherweise nicht erforderlich.

Vorgeschlagener Tag und Uhrzeit

Die Besprechungsanfrage kann auch ein vorgeschlagenes Datum und eine vorgeschlagene Uhrzeit enthalten. Bitte berücksichtigen Sie bei der Buchung eines Tages Feiertage, da Geschäfte möglicherweise geschlossen sind. Sie sollten auch Zeiten vorschlagen, die Ihren Kontakttag weniger wahrscheinlich beeinträchtigen. Sie könnten beispielsweise den frühen Morgen am Montag, den späten Nachmittag am Freitag oder die Mittagszeit meiden.

Wenn Sie einfachen Zugang haben, können Sie Ihrem Kontakt mitteilen, dass Sie sich dann treffen können, wenn es für ihn am bequemsten ist. Dies zeigt zwar eine wichtige Flexibilität, kann aber auch dazu führen, dass die Kontaktaufnahme etwas länger dauert, als Sie möchten. Wenn Sie einen Tag und eine Uhrzeit vorschlagen und es für sie funktioniert, ist es wahrscheinlicher, dass Sie etwas Bestimmtes in ihrem Kalender haben.

Empfohlener Treffpunkt

Bieten Sie unbedingt einen Treffpunkt an. Der Ort könnte das Büro Ihres Kontakts sein, oder Sie könnten vorschlagen, sich an einem gemeinsamen Ort zu treffen. Wenn Sie um ein Treffen bitten, um eine Stellenausschreibung zu besprechen, sollten Sie in Betracht ziehen, das Büro des Mitarbeiters zu nutzen, um ihn formeller zu gestalten. Wenn Sie sich jedoch nach der Branche erkundigen oder eine Mentorschaft anfordern möchten, kann ein Ort wie ein Café oder ein Coworking Space einen gemeinsamen Raum bieten, in dem Sie sich beide wohl fühlen.

Überprüfung Ihrer Fähigkeiten

Wenn Sie sich an einen Personalmanager wenden, geben Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Fähigkeiten, die Sie besitzen und die sich auf die Branche oder den Job beziehen, den Sie suchen. Wenn Ihr Ansprechpartner Sie nicht kennt oder mit Ihrer Arbeit nicht vertraut ist, benötigt er einige grundlegende Informationen, damit er entscheiden kann, ob die Bitte um ein Treffen im besten Interesse aller ist.

Fügen Sie Ihren Lebenslauf bei, damit der Personalmanager ihn überprüfen kann, wenn er mehr über Sie erfahren möchte.

Erklären Sie Ihren Zweck

Teilen Sie Ihrem Ansprechpartner mit, warum Sie ein Treffen wünschen und was Sie sich von einem Gespräch mit ihm erhoffen. Teilen Sie gegebenenfalls auch mit, was Sie von dem Treffen erwarten. Seien Sie so konkret wie möglich.

Vorlage für eine Besprechungseinladung

Verwenden Sie diese Vorlage für eine Besprechungseinladung, wenn Sie das nächste Mal mit jemandem über eine offene Stelle sprechen möchten:

Sehr geehrter (potenzieller Arbeitgeber),

Mein Name ist (Ihr Name) und ich habe (Zeitraum) als (Position) gearbeitet. Ich verfüge über Erfahrung (Liste der wertvollsten Fähigkeiten für den Arbeitsplatz des Kontakts) und würde gerne mit Ihnen über Ihr Unternehmen sprechen und darüber, wie ich für Sie nützlich sein kann. Könnten Sie um (Uhrzeit) am (Wochentag oder bestimmten Datum) für ein kurzes Treffen verfügbar sein? Ich kann Sie am (Standort) treffen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich hoffe, bald die Gelegenheit zu einem Gespräch mit Ihnen zu haben.

Aufrichtig,

(Ihr Name)

Beispiele für Besprechungseinladungen

Hier sind einige Beispiele für Besprechungseinladungen, die Sie verwenden können:

Beispiel 1: Beschäftigungsmöglichkeit

“Liebe Sandra,

Mein Name ist David und ich schreibe Ihnen, weil ich nach einer neuen Möglichkeit suche, meine Fähigkeiten zu verbessern und wertvolle Erfahrungen im Bereich SEM und SEO zu sammeln. Ich arbeite derzeit für Digital Marketing Pros, aber nachdem ich mir Ihre Stelle als Keyword-Spezialist angesehen habe, weiß ich, dass dies ein logischer nächster Schritt für mich ist, da ich die Möglichkeit habe zu lernen und die Ressourcen, die ich in das Team einbringen kann.

Könnten Sie mich bitte nächsten Donnerstag, den 16. März, um 10:00 Uhr in Ihrem Büro bei Online Growth, LLC treffen?

Ich freue mich darauf mit dir zu sprechen.

Danke,

David Shaw“

Beispiel 2: Anfrage für Mentoring

„Liebe Nancy,

Mein Name ist Michael und ich spreche mit Ihnen, weil ich derzeit einen Einführungskurs in die Finanzwelt an der University of Southern Maine besuche. Da ich Finanzwesen studiere, ist dies einer meiner ersten Kurse in meinem Hauptfach. Um meinen Einstieg in diese Branche direkt zu beginnen, suche ich ein Semester lang nach Mentoring-Möglichkeiten.

Haben Sie nur 30 Minuten Zeit, mich zu treffen, vielleicht diesen Freitag um 9 Uhr zum Morgenkaffee? Ich würde gerne mehr darüber sprechen, was ich von einem Mentoring erwarte und was ich im Gegenzug in Ihre Organisation einbringen kann.

Danke,

Michael Brown“

Beispiel 3: Informationstreffen

„Hallo Caleb,

Mein Name ist Jay und ich bin neu im Copywriting. Ich erkenne an, dass Sie in der Branche führend sind, und ich bewundere Ihre harte Arbeit beim Schreiben solch hochwertiger Inhalte, damit andere Texter daraus lernen und sich weiterentwickeln können. Auch die Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft erweitert haben, ist bewundernswert. Ich strebe danach, ein effektiver Texter für verschiedene Themen zu werden.

Wenn Sie 30 Minuten Zeit haben, lade ich Sie gerne zum Mittagessen ein, um mehr über Ihre Reise zu erfahren und einige Fragen über die Branche zu stellen. Wie hört es sich nächsten Mittwoch um 12:30 Uhr an?

Am besten,

Jay Anderson“

Beispiel 4: Promotion-Anfrage

“Hallo Brian,

Ich hoffe, es geht euch gut und ihr habt ein tolles Wochenende. Könnten Sie mich diesen Freitag um 14:00 Uhr treffen? Ich würde gerne besprechen, wie die letzten sechs Monate verlaufen sind, welche zusätzlichen Aufgaben ich übernommen habe und wie ich meine Fortschritte in diesem Unternehmen sehe. Ich habe einige Ideen zu Werbeaktionen und würde mich über die Gelegenheit freuen, Ihre Meinung zu hören. Ich kann den Konferenzraum sichern.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie dafür offen wären. Ich hoffe, später von Ihnen zu hören.

Danke,

Leslie Thomas“

Beispiel 5: Unternehmenswissen

“Hallo Jessica,

Mein Name ist Timothy und ich leite mein Unternehmen Security Labs. Wir trafen uns letzten Frühling auf der Konferenz „Making Business Better“ in Seattle. Sie erwähnten damals, dass Sie bereit wären, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu besprechen, damit ich einen Einblick in die Anforderungen eines Unternehmens wie Ihres an sein Informationssicherheitsteam erhalten könnte. Haben Sie für die nächsten Tage eine Verfügbarkeit? Wir könnten zu einem Videoanruf übergehen, der nicht mehr als 20 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nehmen sollte.

Ich hoffe, später von Ihnen zu hören.

Aufrichtig,

Timothy James“

Beispiel 6: Beschäftigungsmöglichkeit

“Lieber Jim,

Ich bin Jennifer und wir haben einen gemeinsamen Ansprechpartner, Edward, der mir Ihre Kontaktinformationen zur Verfügung gestellt hat. Ich kontaktiere Sie, weil ich derzeit nach neuen Möglichkeiten suche und gesehen habe, dass Sie eine ganze Abteilung haben, die sich der Entwicklung von Anwendungen für Ihr neues Unternehmen widmet.

Ich würde mich gerne mit Ihnen treffen und besprechen, wie ich Ihrem Team behilflich sein und dazu beitragen kann, dass der Entwicklungsprozess reibungslos verläuft, damit Sie pünktlich starten können.

Wenn Sie nur 20 Minuten Zeit haben, kann ich meine Fähigkeiten und Erfahrungen mit Ihnen teilen, damit Sie sehen, was für eine großartige Ergänzung ich für das Team sein kann. Haben Sie nächsten Freitag, den 18. September um 10:00 Uhr Zeit? Wir können uns in Ihrem Bürogebäude oder in einem nahegelegenen Café an der Main Street treffen.

Vielen Dank und ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen.

Am besten,

Jennifer Smith“

Beispiel 7: Anfrage für Mentoring

„Sehr geehrter Herr Howard,

Mein Name ist Jason und ich schreibe Ihnen, weil ich Ihre Karriere verfolge, seit ich vor sieben Jahren als Studienanfänger zum ersten Mal von Ihnen erfahren habe. Seitdem habe ich Ihren Podcast eingeschaltet, Ihre Artikel gelesen und mir die Updates Ihres Unternehmens angesehen. Ich bewundere wirklich Ihr Engagement für die Branche und Ihre Bereitschaft, anderen zum Erfolg zu verhelfen.

Ich absolviere derzeit einen Masterstudiengang in Journalismus und denke, dass es sehr hilfreich wäre, nach meinem Abschluss einen Mentor zu haben. Ich würde Sie gerne besuchen, Ihnen meine Arbeiten und die Abschlussarbeiten, an denen ich arbeite, zeigen und sehen, ob wir eine Mentor-Mentee-Beziehung aufbauen können. Könnten Sie mich am Mittwoch, den 6. Juni um 11:00 Uhr treffen? Ich würde mich freuen, Sie in Ihrem Büro oder in Ihrem Lebensmittelladen in der Nähe zu treffen.

Danke,

Jason Stevens“

Beispiel 8: Informationstreffen

„Sehr geehrte Frau Woods,

Mein Name ist Brianna Smith. Rachel Elliott, meine derzeitige Managerin bei Newborn Needs, hat mir empfohlen, Sie zu kontaktieren, um mehr über Ihre Dienstleistungen nach der Geburt zu erfahren. Ich absolviere derzeit ein Krankenpflegeprogramm und hoffe, auf der Intensivstation für Neugeborene in einem unserer örtlichen Krankenhäuser arbeiten zu können. Da meine Schwester zu früh geboren wurde, sah ich, wie sehr meine Eltern von einer medizinischen Selbsthilfegruppe profitiert hätten und was sie nach der Geburt durchmachen mussten.

Ich würde gerne mit Ihnen darüber sprechen, was Sie nach der Geburt am meisten von Eltern sehen. Haben Sie nächste Woche Zeit für ein Gespräch? Ich kann mich zu jedem für Sie passenden Zeitpunkt mit Ihnen treffen.

Danke,

Brianna“

Beispiel 9: Freiwilligenanfrage

„Hallo, Benjamin,

Es war toll, Sie letzte Woche beim Explore Dallas-Event zu sehen. Es hat mir Spaß gemacht, mit Ihnen zu sprechen und zu erfahren, was Sie während Ihrer Zeit als Manager bei ABC Lending für Ihre Abteilung getan haben. Ich schreibe, weil ich ein Seminar für Menschen in unserer Gemeinde durchführe, die mehr über den Hauskaufprozess erfahren möchten. Der Workshop beinhaltet eine Podiumsdiskussion mit Branchenexperten und ich hoffe, dass Sie daran teilnehmen möchten.

Haben Sie nächsten Montag um 15:00 Uhr Zeit, den Workshop und Ihre Teilnahme zu besprechen? Wir könnten uns zur Teezeit zu einem nachmittäglichen Muntermacher treffen.

Einen schönen Tag noch!

Danke,

Angie Richards“

Beispiel 10: Partnerschaftsmöglichkeit

„Liebe Elisabeth,

Mein Name ist Matthew und ich bin der Entwicklungsdirektor der Pets and People Foundation. Ich habe gesehen, dass Sie in Ihrem Unternehmen offene Stellen haben, und würde mich gerne mit Ihnen treffen, um zu besprechen, wie wir zum gegenseitigen Nutzen unserer beiden Organisationen zusammenarbeiten können. Könnten Sie mich nächsten Dienstag um 14 Uhr im Afternoon Coffee Café treffen?

Ich freue mich auf deine Antwort.

Am besten,

Matthew Scott“