Was in einen Mitarbeiterbericht aufgenommen werden sollte • BUOM

15. November 2021

Als Teamleiter oder Vorgesetzter können Sie auf Mitarbeiter stoßen, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen. Abschreibungen können ein wirksames Disziplinarinstrument sein, um zukünftige Suspendierungen oder Kündigungen zu verhindern. Wenn Sie verstehen, wie Sie Mitarbeiter effektiv profilieren, können Sie wirksame Pläne zur Verbesserung ihrer Leistung oder ihres Verhaltens erstellen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es bei Mitarbeiterbewertungen ankommt und wie Sie diese verhindern können.

Was sind Mitarbeitererklärungen?

Mitarbeiterbriefe sind formelle Abmahnungen, die aktuelle Leistungs- oder Verhaltensprobleme dokumentieren und Verbesserungspläne vorschlagen. Führungskräfte verfassen in der Regel einen Bericht, wenn weiterhin Vorfälle auftreten, auch nachdem der Mitarbeiter eine mündliche Warnung erhalten hat. Zu den anhaltenden Verhaltensweisen, die dazu führen können, dass ein Artikel geschrieben wird, gehören wiederholte Abwesenheiten, schlechte Leistung und Sicherheitsverstöße.

Als eine Art fortschrittlicher Disziplin zielt die Peer-Review darauf ab, die Leistung oder das Verhalten der Mitarbeiter zu verbessern, bevor Manager zu einer Suspendierung oder Kündigung greifen. Das Dokument identifiziert das Problem, erklärt, wie es gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt, und legt klare Erwartungen an den Mitarbeiter fest. Mithilfe von Empfehlungen können Mitarbeiter ihre Leistung verbessern und sicherstellen, dass ihr Verhalten den Unternehmensrichtlinien entspricht.

Warum müssen Sie einen Mitarbeiter entlassen?

Möglicherweise müssen Sie dem Mitarbeiter schreiben, wenn andere Formen der Disziplinierung, wie beispielsweise eine mündliche Verwarnung, nicht wirksam sind, um wiederholte Vorfälle zu verhindern. Zu den Umständen, die normalerweise zu einer Entlassung führen, gehören:

• Übermäßige Abwesenheit

• Wiederholte Verspätung

• Ungehorsam

• Schlechtes Verhalten

• Nichterfüllung der Quote

• Schlechte Arbeitsqualität

• Verstöße gegen die Kleiderordnung

• Unangemessene Nutzung elektronischer Kommunikation

• Drogenmissbrauch am Arbeitsplatz

• Sicherheitsverstöße

• Verbale Drohungen

• Körperliche Gewalt

• Sexuelle Belästigung

• Diskriminierung

Was ist bei der Entlassung eines Mitarbeiters anzugeben?

Wenn Sie einen Brief über einen Mitarbeiter schreiben, denken Sie darüber nach, Informationen wie die folgenden aufzunehmen:

Grundinformation

Am Anfang des Dokuments stehen normalerweise der Name, die Position, die Abteilung und die Identifikationsnummer des Mitarbeiters. Sie können auch den Namen des Managers und das Datum angeben, an dem der Bericht verfasst wurde. Diese grundlegenden Informationen bestimmen, wer eine formelle Warnung erhält, und helfen Ihnen bei der Organisation von Unternehmensunterlagen.

Beschreibung des Vorfalls

Erwägen Sie, unterhalb der grundlegenden Informationen eine Beschreibung des Vorfalls einzufügen. Sie können die Art des Verstoßes aus einer Liste mit Optionen wie Fehlzeiten, schlechte Arbeit oder Unhöflichkeit gegenüber Kunden einkreisen. Möglicherweise möchten Sie auch eine ausführlichere Erklärung darüber beifügen, was passiert ist. Versuchen Sie, Informationen aufzulisten wie:

• Beschreibung des Mitarbeiterverhaltens.

• Zeiten und Daten von Vorfällen

• Anzahl der vorherigen Warnungen, die sie erhalten haben

Sie können in Ihrer Beschreibung unvoreingenommen bleiben, indem Sie das Mitarbeiterhandbuch konsultieren. Versuchen Sie, Unternehmensrichtlinien zu zitieren und zu erklären, wie das Verhalten des Mitarbeiters gegen diese Richtlinien verstoßen hat. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter die im Handbuch angegebene Quote unterschreitet, können Sie diese Abweichung in der Beschreibung vermerken. Eine weitere Möglichkeit, unparteiisch zu bleiben, besteht darin, Zeugenaussagen einzubeziehen. Versuchen Sie, Kunden, Mitarbeiter oder andere Manager zu bitten, Ihnen zu erzählen, was passiert ist. Diese unterschiedlichen Perspektiven können Ihnen dabei helfen, das Verhalten des Mitarbeiters zu validieren und einen effektiven Verbesserungsplan zu erstellen.

Verbesserungsplan

Ein Verbesserungsplan erklärt, wie ein Mitarbeiter seine Leistung oder sein Verhalten gemäß den Unternehmensrichtlinien ändern kann. Versuchen Sie, klare Ziele und umsetzbare Schritte einzubeziehen, die der Mitarbeiter zur Verbesserung unternehmen kann. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise während seiner Schicht ständig sein Telefon nutzt, könnte ein Verbesserungsplan die Wiederholung der Telefonverbotsrichtlinie des Unternehmens umfassen. Der Plan könnte sie auch dazu ermutigen, ihr Telefon in einem Schließfach zu lassen und sich auf den Kundenservice zu konzentrieren. Erwägen Sie, dem Mitarbeiter eine Frist zur Verhaltensänderung zu setzen. In diesem Abschnitt kann auch erläutert werden, was als Nächstes zu tun ist, wenn der Mitarbeiter weiterhin gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt.

Abschnitt „Signaturen“.

Die meisten schriftlichen Formulare verfügen über einen Unterschriftenabschnitt mit Zeilen, die der Vorgesetzte und der Mitarbeiter unterzeichnen müssen. Diese Unterschriften zeigen, dass beide Parteien die Warnung und die Konsequenzen verstehen, wenn das Fehlverhalten anhält. Einige Formulare verfügen über eine zusätzliche Zeugenunterschriftszeile, die ein Dritter unterzeichnen kann, wenn der Mitarbeiter dies ablehnt.

So übermitteln Sie einem Mitarbeiter eine Erklärung

Wenn Sie eine Bewertung schreiben, sollten Sie darüber nachdenken, ein Treffen mit einem Mitarbeiter zu vereinbaren. Sie können ihnen eine physische Kopie geben und besprechen, wie sie ihre Leistung oder ihr Verhalten verbessern können. Sie können dem Mitarbeiter auch zuhören, um alle Fragen zu beantworten oder zu erklären, warum er die Bewertung erhalten hat. Erwägen Sie, einen anderen Vorgesetzten zu bitten, an der Besprechung teilzunehmen, damit ein Zeuge bestätigen kann, dass Sie den Mitarbeiter leistungsorientiert beraten haben.

Was ist nach Erhalt eines Arbeitsbuchs zu tun?

Nachdem Sie den Bericht verfasst haben, können Sie das Verhalten Ihres Mitarbeiters bewerten, um festzustellen, ob er sich verbessert hat. Diese Bewertungen können informell sein, z. B. indem Sie die Interaktionen mit Kunden beobachten. Sie können auch formellere Beurteilungen anhand einer standardisierten Rubrik durchführen, um die Qualität ihrer Arbeit zu bewerten. Erwägen Sie eine individuelle Beratung, um sie ihren Zielen noch näher zu bringen. Versuchen Sie außerdem, Ihre Unterstützung zu zeigen, indem Sie den Mitarbeiter dazu ermutigen, Ihnen Fragen zu stellen, wie er seine Leistung verbessern kann.

So melden Sie Mitarbeiter nicht an

Wenn Sie Mitarbeiterbewertungen vermeiden, können Sie Zeit sparen und die Arbeitsmoral verbessern. Hier sind einige Tipps, um diese formellen Warnungen zu vermeiden:

• Setzen Sie klare Erwartungen. Wenn sich Mitarbeiter nicht sicher sind, was Sie von ihnen erwarten, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen. Sie können klare Erwartungen formulieren, indem Sie diese im Handbuch darlegen und bei Firmenbesprechungen wiederholen.

• Geben Sie zunächst eine mündliche Warnung. Wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt, sollten Sie über eine mündliche Verwarnung nachdenken. Diese Methode korrigiert ihr Verhalten sanft und verringert die Notwendigkeit zukünftiger Disziplinarmaßnahmen.

• Erstellen Sie ein Belohnungssystem. Wenn ein Mitarbeiter seine Quote erfüllt oder außergewöhnlichen Kundenservice bietet, sollten Sie darüber nachdenken, ihn zu belohnen. Preise oder Lob können sie dazu ermutigen, die Werte des Unternehmens kontinuierlich zu unterstützen.

• Geben Sie fortlaufend Feedback. Erwägen Sie, den Mitarbeitern fortlaufend Feedback zu ihrer Leistung zu geben. Konstruktive Kritik kann ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass ihre Leistung und ihr Verhalten mit den Unternehmensrichtlinien im Einklang stehen.