Was es ist, welche Arten es gibt und warum es wichtig ist • BUOM

15. April 2021

Eine organisierte Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Bei der organisierten Unternehmenskommunikation handelt es sich um viele unterschiedliche Kommunikationsstile zwischen vielen unterschiedlichen Personengruppen. Zu verstehen, wie man effektiv kommuniziert, trägt zum Erfolg Ihres Unternehmens bei. In diesem Artikel besprechen wir, was organisatorische Kommunikation ist, warum sie wichtig ist und welche Arten organisierter Kommunikation Menschen nutzen, um erfolgreich zu sein.

Was ist organisierte Kommunikation?

Als organisierte Kommunikation bezeichnet man die gesamte Kommunikation eines Unternehmens und seiner Vertreter. Dazu gehört die Kommunikation zwischen Mitarbeitern ebenso wie die externe Kommunikation. Unternehmen streben häufig danach, eine einheitliche Botschaft hinter der formellen Kommunikation zu vermitteln, wobei die gesamte Kommunikation einem umfassenderen Kommunikationsplan folgt.

Warum ist Kommunikation in Organisationen wichtig?

Kommunikation in Organisationen ist wichtig, da effektive Kommunikation sowohl intern als auch extern ein Umfeld schafft, in dem Ihr Unternehmen gedeihen kann. Zu den wertvollsten Vorteilen einer effektiven Unternehmenskommunikation gehören:

Hilft beim Aufbau einer Unternehmensmarke

Für ein Unternehmen ist es wichtig, eine etablierte Marke zu haben. Dies schafft Vertrautheit bei den Kunden, sodass diese wissen, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten können. Mit einer etablierten Marke lässt sich zudem leichter Kundentreue aufbauen, was ein hervorragendes Instrument zur Kundenbindung und Umsatzsteigerung ist.

Große Unternehmen verfügen möglicherweise über komplexe Markenstrategien, einschließlich spezifischer Markenrichtlinien für verschiedene Kommunikationsformen, wie beispielsweise einen einzigartigen Social-Media-Stil, der verspielter ist, aber dennoch einen professionellen Stil auf der Unternehmenswebsite präsentiert.

Dadurch können Manager Personalrichtlinien festlegen

Durch die Erstellung interner Mitarbeiterrichtlinien können Mitarbeiter wissen, was ihr Arbeitgeber in verschiedenen Arbeitssituationen von ihnen erwartet. Bei der Erstellung von Richtlinien ist es für ein Unternehmen wichtig, Methoden zu entwickeln, um seine Richtlinien effektiv zu kommunizieren. Manager können Mitarbeiter auf verschiedene Weise in Bezug auf Richtlinien schulen, beispielsweise durch Mitarbeiterhandbücher, interne Memos oder Mitarbeiterbesprechungen zur Beschreibung neuer Richtlinien und Verfahren.

Eine einheitliche Personalpolitik trägt nicht nur zur Rationalisierung der Abläufe bei, sondern trägt auch zur Schaffung einer sichereren Arbeitsumgebung bei, indem Regeln für akzeptables Verhalten der Mitarbeiter festgelegt werden. Eine effektive Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Bedenken hinsichtlich bestehender Richtlinien zu äußern, um Ihnen dabei zu helfen, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jeder willkommen und unterstützt fühlt.

Dies erleichtert die Reaktion auf unerwartete Ereignisse

Während Unternehmen bestrebt sind, auf alle Situationen vorbereitet zu sein, kann es manchmal zu unerwarteten Ereignissen kommen. Dabei kann es sich um unternehmensspezifische Ereignisse oder umfassendere Veränderungen handeln, die eine weitreichende Anpassung in vielen Unternehmen und Branchen erfordern. Wenn Umstände eintreten, mit denen ein Unternehmen nicht gerechnet hat, ermöglicht eine effektive, organisierte Kommunikation eine wirksame und effiziente Reaktion, um so schnell wie möglich zu einer optimalen Leistung zurückzukehren, indem neue Pläne allen im Unternehmen klar kommuniziert werden.

Alle Mitarbeiter sind auf die gleichen Ziele ausgerichtet

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das Zusammenarbeit erfordert, ermöglicht eine organisierte Kommunikation die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter im Unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben auf das gleiche Endprodukt hinarbeiten. Eine effektive, organisierte Kommunikation von Zielen ist ein komplexer Prozess, der von formellen Besprechungen oder Memos, in denen die Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters oder Teams dargelegt werden, bis hin zu informellen Gesprächen zwischen Mitarbeitern reicht. Für ein Unternehmen ist es wichtig, sowohl über formelle Kanäle zu verfügen, über die wichtige Informationen verbreitet werden, als auch über eine Kultur, die es ermöglicht, dass Gespräche zwischen Mitarbeitern außerhalb formeller Besprechungen oder Memos stattfinden.

Dies trägt dazu bei, einen positiven Arbeitsplatz zu schaffen.

Die Aufrechterhaltung der Arbeitsmoral der Mitarbeiter schafft eine Atmosphäre, die zum Erfolg des gesamten Unternehmens beiträgt. Offene Kommunikation ist ein wirksames Instrument, um die Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Wenn Mitarbeiter ihre Erwartungen und Verantwortlichkeiten verstehen, ist es für sie einfacher, Ziele zu erreichen und positive Ergebnisse und Feedback zu erhalten, was zu einer insgesamt verbesserten Arbeitsmoral führt.

Es ist auch wichtig, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter angehört fühlen. Indem Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Bedenken zu äußern oder Vorschläge zu machen, und indem Sie zeigen, dass das Management auf Kommentare hört und diese fair behandelt, können Sie Ihren Mitarbeitern und Teammitgliedern helfen, sich vom Unternehmen wertgeschätzt zu fühlen.

Fördert Veränderung und Wachstum

Ein erfolgreiches Unternehmen, das seit vielen Jahren oder Jahrzehnten im Geschäft ist, unterliegt häufig einer Reihe von Veränderungen in seinem Betrieb. Da sich der Markt, den ein Unternehmen bedient, verändert, ist es für das Unternehmen wichtig, sich daran anzupassen. Effektive Unternehmenskommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil, um über aktuelle Best Practices auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch die effektive Schaffung von Kanälen für die Mitarbeiterkommunikation stellt ein Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter mit Vorschlägen die Möglichkeit haben, diese zu teilen. Sobald Ihr Unternehmen beschließt, Änderungen an den Verfahren vorzunehmen, können leitende Mitarbeiter neue Ideen schnell und umfassend allen relevanten Mitarbeitern mitteilen. Schließlich kann das Unternehmen Neuigkeiten über Änderungen der Öffentlichkeit mitteilen, um potenzielle Kunden über neue oder verbesserte Dienstleistungen zu informieren, die ihnen zur Verfügung stehen.

Es verbessert das öffentliche Image Ihres Unternehmens

Öffentlichkeitsarbeit ist ein wichtiger Bestandteil der Aufrechterhaltung eines positiven öffentlichen Images. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in einem Zeitraum oder bei einem Ereignis eine schlechte Berichterstattung in der Presse erhält, ermöglicht eine PR-Strategie dem Unternehmen, die Kommunikation über seine PR-Themen zu kontrollieren, um einen positiveren Ruf aufrechtzuerhalten.

PR-Kommunikation findet nicht nur in schwierigen Zeiten statt. Öffentliche Botschaften sind auch eine wirksame Strategie, um positive Assoziationen mit einem Unternehmen zu schaffen, beispielsweise um auf Spenden für wohltätige Zwecke oder die positiven Auswirkungen des Serviceprodukts eines Unternehmens auf die Community aufmerksam zu machen.

Arten der organisatorischen Kommunikation

Eine Organisation mit Kommunikationsbedarf muss in der Lage sein, ein breites Spektrum an Kommunikationsstilen zu nutzen. Hier sind einige dieser Kommunikationsstile und wichtige Überlegungen, die Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen sollen, das Beste aus jedem herauszuholen:

Formell vs. informell

Bei der Klassifizierung der Art der organisatorischen Kommunikation ist zunächst zu berücksichtigen, ob die Nachricht über formelle Kanäle übermittelt wird oder nicht. Formelle Kommunikation umfasst jede offizielle Unternehmensaktivität, bei der Informationen ausgetauscht werden. Dies kann Kommunikation wie eine Mitarbeiterversammlung zur Einführung eines neuen Produkts, die Erläuterung der Standardarbeitsabläufe der Unternehmensleitung im Büro oder die Verteilung einer Pressemitteilung an die Öffentlichkeit umfassen. Ein Unternehmen kann behördliche Maßnahmen dennoch auf lockerere Weise präsentieren, beispielsweise durch Beiträge auf seinem Social-Media-Konto.

Informelle Kommunikation ist jede Interaktion außerhalb der formalen Kommunikationsstruktur. Beispielsweise unterhalten sich zwei Mitarbeiter beim Mittagessen informell. Informelle Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil der organisierten Kommunikationsstruktur eines jeden Unternehmens. Wenn ein Mitarbeiter eine einfache Frage hat, ist es oft effektiver, diese informell an einen anderen Mitarbeiter oder seinen Vorgesetzten zu stellen, als einem formellen Verfahren wie dem Versenden eines Memos oder der Kontaktaufnahme mit dem Helpdesk zu folgen.

Oben vs. unten vs. horizontal

Bei der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens beeinflusst der relative Status der Interaktionsparteien die Dynamik der Kommunikation. Unter Aufwärtskommunikation versteht man die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit Vorgesetzten kommunizieren, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter mit seinem Vorgesetzten spricht. Für Mitarbeiter ist es wichtig, die Richtlinien des Unternehmens bezüglich der Kontaktaufnahme mit leitenden Mitarbeitern zu verstehen und Methoden bereitzustellen, mit denen Mitarbeiter ihre Bedenken oder Vorschläge mit leitenden Mitarbeitern des Unternehmens teilen können.

Umgekehrt liegt eine Abwärtskommunikation vor, wenn ein Mitarbeiter mit Mitarbeitern unter ihm im Organigramm kommuniziert. Das Ziel der Abwärtskommunikation besteht in der Regel darin, die beste Arbeitsmoral für Mitarbeiter auf allen Ebenen sicherzustellen. Daher ist es wichtig, dass ein Manager oder leitender Beamter respektvoll mit den Mitarbeitern kommuniziert, für die er verantwortlich ist.

Schließlich findet die horizontale Kommunikation zwischen zwei Mitarbeitern auf derselben Ebene der Unternehmenshierarchie statt. Dies ist oft die häufigste Form der Kommunikation in Unternehmen, bei der Mitarbeiter den ganzen Tag über mit ihren Kollegen und Kollegen interagieren. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern fördert den Teamgeist und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter wohler fühlen, wenn sie Hilfe anbieten oder um Hilfe bitten.

Mündlich vs. schriftlich

Ob ein Unternehmen Informationen per Text oder Audio weitergibt, ist ein wichtiger Faktor für jede organisatorische Kommunikation. Während es sowohl bei der schriftlichen als auch bei der mündlichen Kommunikation unterschiedliche Variationen gibt, wie z. B. den Unterschied zwischen einem Firmenmemo und einer zufälligen E-Mail zwischen Kollegen oder den Unterschied zwischen einer Mitarbeiterbesprechung oder einem PR-Video, gibt es für beide einige allgemeine Grundprinzipien.

Bei der schriftlichen Kommunikation besteht der wichtigste Unterschied darin, dass es nicht möglich ist, mit Ton zu präsentieren. Dies kann dazu führen, dass Nachrichten an Nuancen oder Subtilität verlieren, sodass eine sorgfältige Wortwahl wichtiger wird. Schriftliche Kommunikation profitiert oft von der Kürze, wobei kürzere Absätze und Sätze besser geeignet sind, das Interesse des Lesers aufrechtzuerhalten.

Bei der mündlichen Kommunikation haben Sie die Möglichkeit, beim Sprechen die Intonation zu nutzen, was die Interaktion dynamischer macht. Bei der mündlichen Kommunikation ist es jedoch besonders wichtig, darauf zu achten, dass der Sprecher klar spricht, um Missverständnisse zu vermeiden.

Intern vs. extern

Die abschließende Kommunikationsüberlegung besteht darin, ob Sie Ihre Botschaft intern an die Mitarbeiter des Unternehmens oder extern an die breite Öffentlichkeit übermitteln möchten. Interne Kommunikationssysteme sind von entscheidender Bedeutung, um den Mitarbeitern dabei zu helfen, so effektiv wie möglich zu kommunizieren, und sie können auch offenere Beobachtungen beinhalten als öffentliche Botschaften. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Ihnen, den Mitarbeitern Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne private oder potenziell negative Informationen preiszugeben.

Eine starke externe Kommunikation ist für den Aufbau und die Pflege eines Kundenstamms unerlässlich. Ein Unternehmen kann strengere Regeln für die externe Kommunikation haben, um ein positiveres öffentliches Image aufrechtzuerhalten.