Vorteile, praktische Anleitung und Beispiel • BUOM

14. April 2022

Der rechtzeitige Versand von Rechnungen ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Kunden die von ihnen erworbenen Waren und Dienstleistungen pünktlich bezahlen. Eine beliebte Option für Unternehmen ist die Automatisierung, die es Ihnen ermöglicht, Rechnungen online zu versenden. Indem Sie mehr über diese Buchhaltungspraktiken erfahren, können Sie Ihre Professionalität im Umgang mit Kunden verbessern und Ihre Rentabilität steigern. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Online-Rechnung, einschließlich ihrer Vorteile und Elemente, besprechen Möglichkeiten zur Erstellung einer Online-Rechnung und stellen ein Beispiel zur Verfügung, das Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Rechnung hilft.

Was ist Online-Rechnung?

Bei der Online-Rechnung handelt es sich um den Prozess, bei dem einem Kunden online Rechnungen gestellt werden, ohne Kopien auszudrucken oder an den Kunden zu versenden. Die Online-Rechnung kann den Kunden schnell per E-Mail oder über ein Online-Portal erreichen und Verzögerungen und Störungen im Zusammenhang mit dem papierbasierten Rechnungsprozess vermeiden. Unternehmen, die die Online-Rechnung als Abrechnungsmethode nutzen, bieten ihren Kunden häufig Online-Zahlungsoptionen an.

Sie können eine Rechnung online mit verschiedenen Arten von Rechnungssoftware oder -tools erstellen. Auf Online-Zahlungswebsites können Sie mithilfe einfach anpassbarer Vorlagen Rechnungen an Kunden senden. Sie helfen Ihnen auch dabei, Zahlungen zu verfolgen, Steuern zu berechnen und mithilfe von Echtzeitberichten den Geschäftsfortschritt zu messen.

Vorteile der Online-Rechnung

Hier sind einige Vorteile von Online-Konten:

• Schnellere Zahlungen: Mit der Online-Rechnungsstellung können Sie Kundenzahlungen beschleunigen und so zu einem gesunden Cashflow beitragen. Ein Online-Konto macht es Ihren Kunden auch einfach, Zahlungen zu senden, ohne sich unwohl zu fühlen, insbesondere wenn Sie über eine Online-Zahlungsoption verfügen.

• Automatisierung: Mit der automatisierten Online-Rechnungsstellung können Sie viele Exemplare auf einmal versenden oder wiederkehrende Rechnungen an Stammkunden senden. Durch Ändern der Einstellung können Sie ein System erstellen, um Rechnungen regelmäßig und jedes Mal pünktlich zu versenden.

• Praktisch: Mit der Online-Rechnung können Sie Ihre Vorlage so anpassen, dass für jede Rechnung möglichst wenig neue Eingaben erforderlich sind. Sie können die Rechnung auch jederzeit bearbeiten, um dem Kunden Klarheit zu verschaffen oder ihn gemäß den Vereinbarungen zufrieden zu stellen.

• Zeitersparnis: Die Online-Rechnung ist effizient und kann dazu beitragen, die Arbeitskosten zu senken. Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnungsstellung, die über Bürocomputer und die Post erfolgen muss, können Sie Online-Rechnungen aus der Ferne über jedes verbundene Telefon, Tablet oder Computer versenden.

• Digitale Papierspur: Mit der Online-Rechnung können Sie Debitorendaten mithilfe digitaler Rechnungen nachverfolgen, anstatt sie herkömmlicherweise zu archivieren, was anfällig für Verlust oder Beschädigung ist. Durch die digitale Rechnungsstellung kann auch der Eingang und die Zahlung einer Kundenrechnung nachgewiesen werden.

• Kontaktlose Lieferung: Die Online-Rechnungsstellung ermöglicht es Unternehmen, mit Kunden zusammenzuarbeiten, ohne sie persönlich zu treffen, um Zahlungen anzufordern. Online-Konten zeugen von Professionalität und Vertrauen auf beiden Seiten.

So erstellen Sie eine Online-Rechnung

Sie können Online-Rechnungen mit Microsoft Word, Microsoft Excel oder einem kostenlosen Rechnungserstellungstool erstellen. Befolgen Sie die Schritte dieser Methoden, um ein Konto zu erstellen, das Ihren Anforderungen entspricht:

Microsoft Word

Microsoft Word verfügt über mehrere professionelle Vorlagen, die Sie einfach bearbeiten und für die spätere Verwendung speichern können. Sobald die Rechnung erstellt ist, können Sie sie direkt per E-Mail an den Kunden senden. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Rechnung in Microsoft Word zu erstellen:

1. Öffnen Sie ein Word-Dokument und gehen Sie zu Datei. Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Rechnungsvorlage aus. Sie können auch über das Hauptmenü suchen.

2. Durchsuchen Sie Rechnungsvorlagen, um die Rechnungsvorlage auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

3. Fügen Sie Ihre Unternehmensinformationen in einer professionellen Kopfzeile hinzu, z. B. Ihren Firmennamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihr Firmenlogo.

4. Füllen Sie die Kundeninformationen aus, normalerweise auf der gegenüberliegenden Seite oder unter Ihrer Adresse. Geben Sie Informationen zu Ihren Kunden an, z. B. Name, Telefonnummer und Kontonummer. Entfernen Sie alle Partitionen, die Sie nicht benötigen.

5. Word fügt die Rechnungsnummer automatisch hinzu, Sie können sie jedoch an Ihre aktuelle Rechnungsnummer anpassen.

6. Fügen Sie eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung sowie die Preise bei.

7. Berechnen Sie den Betrag und markieren Sie ihn fett. Bitte geben Sie an, welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden und welche Zahlungsfristen erforderlich sind.

8. Sobald Sie mit der Rechnung zufrieden sind, laden Sie sie herunter und senden Sie sie an Ihren Kunden.

Microsoft Excel

Excel bietet mehrere praktische Rechnungsvorlagen, die Sie speichern und an Kunden senden können. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Online-Rechnung mit Microsoft Excel zu erstellen:

1. Öffnen Sie im Menü „Datei“ eine neue Arbeitsmappe und suchen Sie im Dialogfeld links nach „Konten“.

2. Wählen Sie aus einer Vielzahl von Rechnungsvorlagen für Basisprodukte und Rechnungsvorlagen für bestimmte Dienstleistungen eine Rechnungsvorlage aus, die Ihren Anforderungen entspricht.

3. Fügen Sie Unternehmensinformationen wie Name, Logo, E-Mail, Telefonnummer und Adresse hinzu.

4. Füllen Sie die Kundenfelder wie Kundenname und -ID, Telefonnummer und andere Kundeninformationen aus.

5. Weisen Sie der aktuellen Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu.

6. Beschreiben Sie die beteiligten Dienstleistungen und Produkte sowie deren Kosten.

7. Zählen Sie die Summe. Bitte geben Sie die akzeptierten Zahlungsmethoden und Zahlungsbedingungen an.

8. Bearbeiten Sie Ihre Rechnung, speichern Sie sie und senden Sie sie ab.

Rechnungsgenerator

Sie können auch einen Online-Rechnungsgenerator verwenden. Es kann ein kostenloser Rechnungsgenerator sein oder Sie können für Premium-Funktionen bezahlen. Verschiedene Plattformen bieten unterschiedliche Abrechnungsvorlagen und Vorteile. Daher sollten Sie sich diese Funktionen ansehen, bevor Sie sich für Ihre Software entscheiden. Befolgen Sie diese Schritte, um mit dem Rechnungsgenerator eine Online-Rechnung zu erstellen:

1. Wählen Sie eine Rechnungsvorlage für Ihren Kunden.

2. Fügen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen hinzu.

3. Geben Sie Ihre Kundendaten ein.

4. Geben Sie für die Rechnung relevante Informationen an, z. B. eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung mit detaillierten Kosten und Daten.

5. Zählen Sie die Summe. Bitte geben Sie die akzeptierten Zahlungsmethoden und Zahlungsbedingungen an.

6. Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu.

7. Richten Sie bei Bedarf wiederkehrende Rechnungen ein.

8. Rechnung per E-Mail teilen.

Was Sie in Ihre Online-Rechnung aufnehmen müssen

Wenn Sie die grundlegenden Elemente einer Online-Rechnung kennen, können Sie den Abrechnungsprozess klären und Ihnen dabei helfen, pünktliche Zahlungen zu erhalten. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Rechnungsinformationen zu organisieren. Folgendes sollten Sie in Ihre Online-Rechnung aufnehmen:

• Rechnung. Rechnungen sollten das Wort „Rechnung“ enthalten, häufig in Fettschrift, in einer anderen Farbe oder in größerer Schriftart. Dies hilft dem Kunden zu verstehen, dass es sich bei dem Dokument um eine Zahlungsaufforderung und nicht um ein Angebot, eine Quittung oder eine Gutschrift handelt.

• Rechnungsnummer. Jede Rechnung wird durch eine eindeutige Nummer identifiziert, die sich häufig im Abschnitt „Kundeninformationen“ nach der Kundenkontonummer oder -ID befindet. Jede Rechnung verfügt über eine eindeutige digitale Sendungsverfolgungsnummer und Referenz.

• Adresse und Firmenname: Für Auftragnehmer und Unternehmen können Sie den Firmennamen und die Adresse angeben. Freiberufler können ihren Namen, ihre Adresse oder ihre Telefonnummer angeben, über die Kunden im Streitfall mit ihnen Kontakt aufnehmen können.

• Name und Adresse des Kunden. Um Ihrem Kunden mitzuteilen, dass das Konto ihm gehört, können Sie den Firmennamen und seine Adresse angeben.

• Beschreibung von Dienstleistungen oder Waren. Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Dienste an, die Sie in Rechnung stellen, wobei jeder Dienst oder jedes Produkt zur eindeutigen Identifizierung in einer separaten Zeile steht.

• Lieferdatum: Auch als Lieferdatum bekannt. Das Lieferdatum ist der Zeitpunkt, an dem Sie das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht haben. In den meisten Fällen weicht das Lieferdatum vom Rechnungsdatum ab, liegt jedoch in der Regel unter 30 Tagen.

• Rechnungsdatum: Hierbei handelt es sich um das Rechnungsdatum und nicht um das Datum der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen.

• Gesamtbetrag für Waren oder Dienstleistungen: Die meisten Rechnungen enthalten separate Beträge für jede Dienstleistung oder jeden Artikel. Sie berechnen auch den endgültigen Gesamtbetrag.

• Zahlungsbedingungen: Definieren Sie die mit dem Kunden vereinbarten Zahlungsbedingungen, z. B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen.

• Akzeptierte Zahlungsmethoden. Listen Sie die Zahlungsmethoden auf, mit denen Ihre Kunden bezahlen können, z. B. Online-Zahlung oder E-Mail.

Beispiel eines Online-Kontos

Betrachten Sie beim Erstellen Ihrer eigenen Online-Konten das folgende Beispiel:

Überprüfen

Abenteuer in den Sümpfen
245 Sierra Dr.
Valley Road, Kalifornien
555-444-3333
(email protected)
Mooradventures.com

*Zahler:
Hotel mit Bergblick
678 Sierra Doctor
Brookfield, Kalifornien
(email protected)
444-333-2222
Konto-Nr. 12087*

*Konto: 009
Datum: 24. März 2020
Abgabetermin: 24. April 2020
Bedingungen: Netto 30*

*Datum: 22. März 2020
Aktivität: Transport zum Park
Anzahl: 60 Personen
Kosten: 40 USD pro Person.
Gesamt: 2400 US-Dollar.
10 % Rabatt: -240 $
Konto 8,00 %: 192 $*

Gesamt: 2352 US-Dollar