Vorgesprächsplanung in 5 Schritten (mit Tipps, Vorlage und Beispiel) • BUOM

20. Mai 2021

Der Verkaufszyklus kann professionelle Gespräche mit potenziellen Käufern umfassen, was eine Vorbereitung erfordert, die als Vorplanung bezeichnet wird. Vertriebsteams, die Planungstechniken vor dem Anruf entwickeln, können die Qualifikationen ihrer Interessenten ermitteln. Mit dem Wissen, ein Vorgesprächsdokument zu erstellen, können Sie Ihre Verkaufspräsentation verfeinern, um die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses zu erhöhen. In diesem Artikel erklären wir, was Vorplanung ist und wie man sie richtig durchführt. Außerdem stellen wir eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Sie als Referenz verwenden können.

Was ist Vorplanung?

Bei der Vorgesprächsplanung handelt es sich um den Prozess, bei dem Vertriebsprofis vor der Kontaktaufnahme einen umfassenden Ansatz für die Interaktion mit einem Interessenten entwickeln. Dies geschieht vor allem bei Business-to-Business-Transaktionen, bei denen ein Unternehmen ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietet und ein anderes Unternehmen zu einer Investition veranlasst.

Vertriebsteams führen eine Vorplanung durch, um mehr über den Käufer zu erfahren und eine Strategie zu entwickeln, um das Interesse des Käufers aufrechtzuerhalten. Dieser Prozess kann zu Beginn der Kaufreise stattfinden, wenn das Unternehmen Leads generiert, oder gegen Ende der Reise, wenn Vertreter Preise aushandeln und schließlich den Deal abschließen.

Warum ist Vorplanung wichtig?

Die Planung vor dem Anruf ist wichtig, da das Vertriebsteam so seine Ziele für den Anruf festlegen und festlegen kann, wie diese erreicht werden können. Die Vorbereitung kann Vorteile bieten wie:

• Erhöhtes Vertrauen: Vertriebsprofis, die von ihrer Strategie überzeugt sind, können sinnvolle Gespräche mit potenziellen Kunden führen und so einen positiven ersten Eindruck hinterlassen. Selbstvertrauen kann ihnen auch dabei helfen, ihre Dienstleistungen klarer zu beschreiben.

• Effektive Kommunikation: Durch die Planung im Vorfeld des Anrufs kann das Team die Themen identifizieren, die es während des Anrufs besprechen möchte, und so sicherstellen, dass der Käufer den Anruf mit beantworteten Fragen verlässt.

• Anpassungsfähigkeit an das Gespräch: Recherchen können Vertriebsmitarbeitern auch dabei helfen, unerwartete Fragen zu beantworten. Auch wenn sie möglicherweise keine fertige Antwort parat haben, kennen sie möglicherweise dennoch viele Informationen über den Käufer, die ihnen helfen, im jeweiligen Moment eine wirksame Antwort zu formulieren.

So erstellen Sie einen Vorentwurf richtig

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Strategie für Ihr erstes Gespräch mit einem Interessenten zu erstellen:

1. Sammeln Sie Informationen über den potenziellen Käufer

Der erste Schritt bei der Entwicklung eines Pre-Call-Plans besteht darin, Ihren Interessenten und seine Branche zu recherchieren. Dies kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welches Produkt oder welche Dienstleistung ihm am meisten nützt. Sammeln Sie detaillierte Informationen über ihre jüngsten Geschäftsaktivitäten, z. B. über zuvor getätigte Investitionen und berufliche Beziehungen, die sie mit anderen Unternehmen unterhalten. Hier sind drei Methoden, mit denen Sie etwas über einen potenziellen Käufer herausfinden können:

• Unternehmenswebsite: Die Website kann das Leitbild des Leads enthalten und die Ideale, die er schätzt, und die Qualität, die er erwartet, aufzeigen. Möglicherweise haben Sie auch Zugriff auf das Geschäftsportfolio des Leads und bieten Informationen zu seiner Arbeit sowie die Namen und Qualifikationen der Mitarbeiter. Erwägen Sie die Nutzung der Website, um mehr über den Vertreter zu erfahren, mit dem Sie während des Anrufs sprechen werden.

• Social-Media-Seiten: Untersuchen Sie die Inhalte, die die Social-Media-Manager einer Führungskraft auf Online-Plattformen veröffentlichen. So veröffentlichen Unternehmen häufig ihre Erfolge, etwa mediale Anerkennung oder erfolgreiche Veranstaltungen. Achten Sie darauf, wie das Unternehmen seine Zielgruppe anzieht.

• Blogeinträge. Blogbeiträge sind längere Inhalte, die Informationen über die Leistung eines Leads liefern. Überprüfen Sie die Themen ihrer Beiträge, um festzustellen, wonach das Unternehmen in einem Verkaufsgespräch suchen könnte. Integrieren Sie Ihre Erkenntnisse in Ihre Pre-Call-Strategie.

2. Studieren Sie die Konkurrenten des Käufers

Mit Informationen über konkurrierende Unternehmen können Sie mehr über die Probleme erfahren, mit denen der Kunde konfrontiert ist, und ein Produkt präsentieren, mit dem er seine Konkurrenten übertreffen kann. Hier sind Fragen, die Sie sich stellen können, wenn Sie Ihre Konkurrenten recherchieren:

• Wie viele direkte Konkurrenten hat der potenzielle Käufer?

• Wie viele indirekte Konkurrenten hat der potenzielle Käufer?

• Welche Tools verfügen Wettbewerber, die sie von einem potenziellen Käufer unterscheiden?

3. Legen Sie einen Zweck für den Anruf fest

Überlegen Sie, was Sie im Gespräch mit einem potenziellen Käufer erreichen möchten. Ein klares Ziel kann Ihnen helfen, ein effektives Gespräch zu führen, das Ihren Interessen und denen des Käufers entspricht.

Wenn Sie sich beispielsweise in einem frühen Stadium des Verkaufsprozesses befinden, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, das Interesse des potenziellen Kunden an Ihrem Unternehmen zu bestätigen. Das bedeutet, dass Sie planen, eine allgemeine Beschreibung Ihrer Produkte zu geben. Wenn Sie mit dem Lead bereits Fortschritte gemacht haben, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, ihn davon zu überzeugen, in Ihr Unternehmen zu investieren. Das bedeutet, dass Sie genauere Angaben zu Ihrem Produkt machen und erklären, warum es von Vorteil ist.

4. Schreiben Sie eine Liste mit Fragen

Um das Interesse abzuschätzen und das Gespräch zu leiten, bereiten Sie eine Liste mit Fragen vor, die Sie Ihrem potenziellen Kunden stellen möchten. Ihre Fragen können die Einschätzungen, die Sie bei Ihrer Recherche über das Unternehmen getroffen haben, bestätigen und Sie können neue Erkenntnisse über die Käuferabsicht gewinnen. Es kann hilfreich sein, offene Fragen zu erstellen, die den Vertreter dazu ermutigen können, Ihre Anliegen zu klären und weitere Themen abzudecken.

5. Rechnen Sie mit Einwänden gegen Ihre Präsentation.

Überlegen Sie anhand Ihrer Recherche, welche Bedenken ein potenzieller Kunde beim Kauf Ihres Produkts haben könnte. Nehmen wir an, der Kunde hat vor dem Anruf die Website Ihres Unternehmens durchsucht. Leiten Sie ihre Perspektive und stellen Sie sich vor, welche Interpretationen sie vornehmen würden, wenn sie mehr Informationen über Ihre Dienstleistungen erfahren würden. Beispielsweise sind sie möglicherweise besorgt über die Preise Ihrer Produkte oder kennen die Unternehmen, mit denen Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, nicht.

Sobald Sie ihre Einwände vorhergesehen haben, bereiten Sie vor, wie Sie während des Gesprächs darauf reagieren werden. Es kann hilfreich sein, offen über das Problem zu sprechen und eine positive Lösung zu finden, die den Käufer beruhigen und zeigen kann, dass Sie seinen Beitrag wertschätzen.

Tipps für die Planung vor dem Anruf

Weitere Hinweise zur Erstellung eines Pre-Call-Plans finden Sie in den folgenden Tipps:

Stellen Sie eine Beziehung zum Hauptvertreter her

Wenn Sie einen potenziellen Käufer recherchieren, denken Sie darüber nach, Informationen über den Vertreter zu finden, der Sie während des Anrufs begleiten wird. Finden Sie Gemeinsamkeiten zwischen Ihnen und dem Fachmann heraus und erwähnen Sie diese zu Beginn des Treffens. Der Aufbau einer guten Beziehung kann dazu führen, dass Gespräche reibungsloser verlaufen und einprägsamer werden, was wichtig ist, damit Sie Ihre Mitbewerber übertreffen.

Lassen Sie Raum für Spontaneität

Während eine gründliche Vorbereitung notwendig ist, ist es auch wichtig, eine übermäßige Vorbereitung im Voraus zu vermeiden. Achten Sie darauf, wie Sie Ihre Antworten einstudieren und welche Fragenliste Sie erstellen. Indem Sie Raum für Spontaneität lassen, kann die Diskussion natürlicher verlaufen und der Vertreter kann Ihren Ton als authentischer denn als vorgegeben und unpersönlich empfinden.

Denken Sie auch daran, dass ein Gespräch eine aktive Beteiligung beider Parteien erfordert. Der Käufer hat möglicherweise eine Liste mit Fragen an Sie, die das Gespräch in eine andere Richtung lenken können. Es kann hilfreich sein, bereit zu sein, Ihren Vorstellungen und den Anweisungen des Käufers zu folgen.

Halten Sie Ihre Ressourcen nah beieinander

Erwägen Sie, Ihre Forschungsergebnisse in einem kurzen Bericht zusammenzufassen, auf den Sie während Ihres Telefongesprächs zurückgreifen können. Möglicherweise verfügen Sie auch über ein Dokument, das wichtige Informationen zu Ihren Produkten enthält. Bevor Sie einen Vertreter anrufen, überprüfen Sie unbedingt noch einmal, ob Sie Ihre Referenzmaterialien vollständig verstanden haben. Wenn Sie beispielsweise ein Technologieprodukt verkaufen möchten, können Sie Erklärungen zur Funktionsweise des Produkts erhalten, die der Lead möglicherweise interessieren könnte.

Nachbereitung nach dem Anruf

Bereiten Sie eine E-Mail vor, die Sie an den Vertreter senden, nachdem Sie mit ihm gesprochen haben. Sie können die wichtigsten Punkte des Gesprächs zusammenfassen und ein persönliches Treffen vereinbaren, um ein Verkaufsangebot zu unterbreiten. Bedanken Sie sich auch unbedingt beim Vertreter für seine Zeit.

Vorlage zur Planung vor dem Anruf

Verwenden Sie die folgende Vorlage, um ein Planungsdokument vor dem Anruf für Ihr Vertriebsteam zu entwickeln:

Name des Käufers
(Name des Vertreters), (Position)
(Name der Firma)

Цель для звонка (Schreiben Sie Ihr Ziel für den Anruf und geben Sie die Phase des Kaufprozesses an.)

Mögliche Einwände

• (Listen Sie die Bedenken auf, die der Käufer möglicherweise hinsichtlich einer Investition in Ihr Unternehmen hat.)

Wichtige Fragen, die Sie stellen sollten

• (Listen Sie die wesentlichen Fragen auf, die Sie dem Käufer stellen möchten, bevor das Gespräch endet.)

Wichtige Fragen, die ein Käufer stellen könnte

• (Listen Sie Fragen auf, die Ihnen der Käufer möglicherweise stellen wird, bevor das Gespräch endet.)

Beispiel einer Planung vor dem Anruf

Verwenden Sie die folgende Vorlage, um einen Plan vor dem Anruf zu erstellen, um mit einem Käufer zu sprechen:

Name des Käufers: Jenny Gosling, Vertriebsleiterin
Schreibwaren Greenwood

*Zweck des Anrufs Frau Gosling hat bereits Interesse an einer Investition in unser Computersicherheitsabonnement bekundet. Unser Ziel ist es, unser Premium-Abonnement einzuführen, das unserer Meinung nach am besten zu Greenwood Office Supply passt.*

Mögliche Einwände

• Unser Premium-Abonnementpreis ist höher als bei ähnlichen Investitionen, die Greenwood Office Supply in der Vergangenheit getätigt hat.

• Ein Premium-Abonnement deckt Ihre Datenbanken an einem Ort ab. Der Käufer muss zusätzliche Abonnements für andere Standorte erwerben.

Wichtige Fragen, die Sie stellen sollten

• Erzählen Sie mir von den Sicherheitsmaßnahmen, die Sie derzeit für Ihre Shop-Datenbanken ergreifen.

• Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Kunden Ihrer Sicherheit vertrauen, wenn sie auf Ihren Websites Konten erstellen und vertrauliche Informationen eingeben?

• Welche zukünftigen Ziele haben Sie für Ihr Unternehmen?

Wichtige Fragen, die ein Käufer stellen könnte

• Warum glauben Sie, dass ein Premium-Abonnement für unser Unternehmen am vorteilhaftesten ist?

• Warum sollten Greenwood Office-Anbieter im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen in Ihre Sicherheitsabonnements investieren?