Vorgeschlagene Tagesordnung für das erste Treffen • BUOM

29. April 2021

Besprechungen sind wichtige Berührungspunkte, an denen wichtige organisatorische Tagesordnungen besprochen werden, um Lösungen für Probleme am Arbeitsplatz zu finden. Für Führungskräfte am Arbeitsplatz ist die erste Teambesprechung von entscheidender Bedeutung, um die Mitglieder zu motivieren und den richtigen Ton für nachfolgende Besprechungen festzulegen. Die vorgeschlagene Teamagenda für das erste Treffen sollte geeignete Teilnehmer zusammenbringen, um Wege zu finden, Gruppenziele zeitnah und effektiv zu erreichen.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Besprechungsagenda ist, und geben Arbeitsplatzmanagern Tipps, wie sie die Tagesordnung für ihre allererste Teambesprechung strukturieren können.

Vorgeschlagene Teamagenda für das erste Treffen

Eine Sitzungsagenda ist ein Plan der Themen, die während der Diskussion besprochen werden sollen. Es bietet den Teilnehmern:

• Ziel des Treffens

• Eine übersichtliche Liste der zu besprechenden Themen

• Teilnehmer, die jede Tagesordnung leiten

• Vorgeschlagener Prozess zur Bearbeitung jeder Agenda

• Dauer jeder Tagesordnung

Unabhängig von der Größe des Meetings, seiner Länge oder davon, ob das Team sein erstes oder nachfolgendes Meeting abhält, ist die Erstellung einer Meeting-Tagesordnung ein wichtiger Ausgangspunkt für die Durchführung eines effektiven Meetings.

So strukturieren Sie eine Besprechungsagenda

Alle Besprechungen sind wichtig, aber keine ist wichtiger als die erste Besprechung des Teams. Dieses Treffen bringt Teammitglieder zusammen, um sich kennenzulernen und für die Zukunft zu planen. Für Führungskräfte am Arbeitsplatz bietet das allererste Teammeeting eine Plattform zum Aufbau einer starken Teamethik. Hier finden Sie Tipps, wie Sie eine Agenda für Ihr allererstes Teammeeting erstellen:

1. Bestimmen Sie den Zweck des Treffens

Als Führungskraft ist es vor dem ersten Treffen mit Ihrem Team am wichtigsten, zu klären, warum das Meeting einberufen wird oder welchen Zweck das Meeting haben soll. Der Zweck des Treffens ist der Hauptzweck der Diskussion. Alles weitere ergibt sich aus dem Zweck des Treffens, darunter:

• Wer wird an der Sitzung teilnehmen?

• Dauer des Treffens

• Welche Themen werden besprochen?

Der Zweck der Sitzung sollte in der Tagesordnung der Sitzung klar angegeben werden. Dadurch können die Teilnehmer ihre Gedanken auf das Ziel ausrichten und Themen schlüssig mit dem Ziel verbinden.

2. Identifizieren Sie die Teilnehmer

Die Art der beteiligten Teilnehmer bestimmt in erster Linie die Wirksamkeit des Meetings. Möglicherweise werden nicht alle zum ersten Treffen eingeladen, da dies die Chancen auf ein erfolgreiches Gespräch verringern kann. Indem Sie die richtigen Teilnehmer einladen, können Sie produktivere Gespräche führen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Teamziele erreicht werden.

3. Bitten Sie die Teammitglieder um Hilfe

Um die Teilnahme sinnvoller zu gestalten, bitten Sie Ihre Teammitglieder, Vorschläge zu machen, was im ersten Treffen besprochen werden sollte. Wenn Sie auf Ihre Mitglieder zugehen, fühlen sie sich einbezogen und wertgeschätzt. Als Teamleiter können Sie wählen, welche Standpunkte einbezogen und welche ausgeschlossen werden sollen. Erklären Sie aus Gründen der Rechenschaftspflicht den Teilnehmern, deren Beiträge aus der Diskussion ausgeschlossen wurden, Ihre Begründung.

4. Wählen Sie Themen aus, die das gesamte Team betreffen

Nicht alle Themen müssen in Teambesprechungen besprochen werden. Um die Ressource optimal zu nutzen, wählen Sie Diskussionsthemen aus, die das gesamte Team betreffen, und Themen, die einen größeren Einfluss auf den Arbeitsplatz haben können. Weniger wichtige Themen können gezielt oder zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden.

5. Listen Sie die Tagesordnungspunkte als Fragen auf

Formulieren Sie Tagesordnungsthemen als Fragen, um eine Debatte anzuregen und tieferes Interesse bei den Teilnehmern zu wecken. Im Gegensatz zu Phrasen ermöglichen Fragen den Teilnehmern eine bessere Vorbereitung auf ein Meeting, indem sie Antworten auf Fragen geben. Fragen helfen den Teilnehmern auch, auf dem richtigen Weg zu bleiben, indem sie Ideen vermeiden, die nichts mit der Frage zu tun haben.

6. Behandeln Sie weniger als fünf Themen

Je länger das Meeting dauert, desto weniger Konzentration haben die Teilnehmer. Beschränken Sie die Anzahl der Themen, die Sie in einer Sitzung besprechen können, auf fünf. Planen Sie jeder Tagesordnung eine bestimmte Zeit ein, wobei den wichtigsten Punkten die meiste Zeit gewidmet wird und kleineren Themen weniger Zeit gewidmet wird. Durch die Einteilung der Zeit wird sichergestellt, dass die Teilnehmer kurze, aber aussagekräftige Beiträge leisten, wodurch das Meeting effektiver und fokussierter wird.

7. Erstellen Sie im Voraus eine Besprechungsagenda

Verteilen Sie die Tagesordnung mindestens drei Tage im Voraus, spätestens jedoch 24 Stunden im Voraus an alle Teilnehmer. Dadurch haben die Teammitglieder genügend Zeit, über Themen nachzudenken und ihre Präsentationen und Fragen vorzubereiten. Reichen Sie Themen über das entsprechende Medium ein, um Lieferverzögerungen zu vermeiden. Bitten Sie die Teilnehmer außerdem, den Erhalt des Dokuments sofort nach Erhalt zu bestätigen. Sie können sie auch bitten, ihre physische Anwesenheit oder virtuelle Teilnahme zu bestätigen.

8. Sammeln Sie relevante Referenzmaterialien

Da dies das erste Treffen mit Ihrem Team ist, wird eine gute Vorbereitung wahrscheinlich eine wichtige Botschaft an den Rest des Teams senden. Nichts bringt diesen Punkt besser zum Ausdruck, als alle relevanten Informationen zur Unterstützung Ihrer Agenda zusammenzustellen. Präsentieren Sie Ihren Beitrag und untermauern Sie Ihre Argumente mit Belegen in Form von Grafiken, Diagrammen, Forschungsergebnissen und Faktenblättern.

9. Geben Sie an, wie sich die Teilnehmer vorbereiten sollten

Bitten Sie die Teilnehmer bei der Vorbereitung Ihrer Materialien, dasselbe zu tun und zeigen Sie ihnen, wie es geht. Sie können dies tun, indem Sie Ihre Materialsammlung teilen oder sie bitten, Recherchen zu einem bestimmten Thema durchzuführen. Teilen Sie Ihren Teammitgliedern außerdem mit, was von ihnen erwartet wird: ob von ihnen nur erwartet wird, dass sie Beiträge leisten, oder ob von ihnen erwartet wird, dass sie sich durch Abstimmungen oder auf andere Weise an Entscheidungen beteiligen.

10. Bestimmen Sie, wer für jedes Thema verantwortlich ist

Effektive Meetings erfordern eine breite Beteiligung. Um Ihre erste Teambesprechung zu einem Höhepunkt zu machen, suchen Sie sich neben dem Moderator der Besprechung jemanden, der die spezifische Diskussion leitet. Dadurch wird die Monotonie des Ideenflusses durchbrochen und auch allen anderen Verantwortung übertragen. Identifizieren Sie im Voraus einen Diskussionsleiter, um ihm Zeit zur Vorbereitung zu geben, indem Sie kontextbezogene oder evidenzbasierte Präsentationen bereitstellen.

11. Überprüfen Sie die Tagesordnung und ändern Sie sie bei Bedarf

Bitten Sie die Teilnehmer vor Beginn der Besprechung, die Tagesordnung der Besprechung auf etwaige verspätete Rückmeldungen oder Änderungen zu überprüfen. Das Einbinden neuer Veranstaltungen oder das Entfernen bereits abgeschlossener Veranstaltungen aus der Tagesordnung spart Zeit und steigert die Effizienz der Besprechung.

12. Vereinbaren Sie den Prozess

Schlagen Sie vor und vereinbaren Sie mit den Teammitgliedern, wie die einzelnen Tagesordnungen behandelt werden sollen. Der Prozess beschreibt die Schritte, die das Team unternehmen wird, um Themen zu diskutieren oder Entscheidungen zu treffen. Die Klärung des Prozesses verbessert die Effektivität des Meetings, indem sichergestellt wird, dass sich die Teilnehmer gezielt an der Lösung des Problems beteiligen.

13. Beginnen Sie mit einfachen Details

Besprechen Sie zunächst die einfachen Themen. Dies spart Zeit, die für die Lösung wichtiger Probleme während des Meetings genutzt werden kann. Wenn Sie mit einfacheren Fragen beginnen, entsteht auch die günstige Atmosphäre, die für eine fruchtbare Diskussion komplexerer Themen erforderlich ist.

14. Planen Sie die Aufzeichnung von Besprechungsprotokollen

Beauftragen Sie jemanden, sich Notizen über die Besprechung zu machen. Der Autor des Protokolls kann der Teilnehmer oder eine speziell zur Bearbeitung der Aufgabe eingeladene Person sein. Das Schreiben ist für die Referenzierung und Weiterverfolgung von Handlungsfeldern und verantwortlichen Personen von entscheidender Bedeutung. Protokolle bilden auch die Grundlage für nachfolgende Besprechungen und können verwendet werden, um anhand des Feedbacks der Umsetzer verschiedener Aktionspläne festzustellen, wie effektiv Besprechungen verlaufen.

15. Bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Das erste Treffen wird wahrscheinlich eines von vielen Treffen sein. Legen Sie beim ersten Treffen Mechanismen fest, um eine kontinuierliche Verbesserung der Durchführung zukünftiger Diskussionen sicherzustellen. Sie können dies tun, indem Sie den Teilnehmern ein paar Minuten Zeit nehmen, um Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität und der Arbeitsbeziehungen vorzuschlagen. Hier einige Vorschläge zur kontinuierlichen Verbesserung:

• Überprüfen Sie, wie die Tagesordnung der Sitzung verteilt wurde.

• Prüfen Sie, wie gut die Teilnehmer auf die Diskussion vorbereitet waren.

• Analysieren Sie, wie die für die Diskussion vorgesehene Zeit genutzt wurde.

• Bewerten Sie, wie die Teilnehmer beim Thema blieben.

• Bewerten Sie, wie effektiv der Agenda-Setting-Prozess war.

16. Planen Sie Folgetreffen

Wenn Sie planen, regelmäßige Treffen abzuhalten, teilen Sie den Teilnehmern Ihre Pläne für das nächste Treffen mit. Wenn Sie ein bestimmtes Datum im Sinn haben, teilen Sie es den Teilnehmern mit, damit diese ihren Zeitplan entsprechend anpassen können. Wenn Sie vor dem nächsten Meeting Berichte oder Maßnahmen von verschiedenen Teammitgliedern benötigen, teilen Sie ihnen dies mit.