Virtuelle Meetings: Ein umfassender Leitfaden • BUOM

18. August 2021

Virtuelle Meetings sind ein Kommunikationstool, mit dem Sie Zeit sparen und die Produktivität steigern können. Unabhängig von Ihrer Branche kann die Ausrichtung eines virtuellen Meetings einen direkten Einfluss auf die Effektivität der internen Kommunikation Ihres Teams haben. Zu lernen, wie man ein virtuelles Meeting organisiert und moderiert, ist eine wertvolle Fähigkeit. In diesem Artikel besprechen wir, was virtuelle Meetings sind, wie sie funktionieren und warum sie nützlich sind. Außerdem zeigen wir die Arten virtueller Meetings und wie Sie ein erfolgreiches Meeting abhalten können.

Was ist ein virtuelles Meeting?

Ein virtuelles Meeting ist ein Treffen zwischen Personen an verschiedenen Orten, die über Video-, Audio- und Textnachrichtentechnologie miteinander kommunizieren. Die Informationen werden sofort über das Internet übertragen, sodass die Teilnehmer Diskussionen in Echtzeit führen können. Sie verbinden sich über verschiedene spezielle Anwendungen, die sie auf ihren PCs, Smartphones, Tablets oder ähnlichen Geräten installieren.

Wie funktionieren virtuelle Meetings?

Die meisten virtuellen Meetings werden online mit Anwendungen abgehalten, die auf mehreren Geräten und Plattformen laufen, sodass alle Teilnehmer auf das Meeting zugreifen können, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden. Meetings werden in der Regel im Voraus geplant und jeder erhält einen Einladungslink, über den er den virtuellen Meetingraum betreten kann.

In einem virtuellen Besprechungsraum werden normalerweise die Namen aller Teilnehmer zusammen mit einem Live-Video oder Standbild von ihnen angezeigt, ein Chat-Bereich, in dem Teilnehmer Textinformationen austauschen können, und ein Inhaltsfenster, das verschiedene Informationen wie Präsentationsfolien und Multimediadateien enthält. , Textdateien und andere Arten von Materialien können allen Besprechungsteilnehmern angezeigt werden.

Bei virtuellen Meetings gibt es in der Regel entweder einen Moderator, der das Meeting leitet, andere anweist und Dateien in einem Inhaltsfenster teilt, oder es gibt keinen Hauptredner, und die Teilnehmer äußern abwechselnd ihre Ideen und teilen verschiedene Informationen.

Wie sind virtuelle Meetings sinnvoll?

Zu den wichtigsten Vorteilen virtueller Meetings gehören:

• Es ermöglicht Menschen aus der ganzen Welt zu kommunizieren. Virtuelle Meetings haben per Definition keinen physischen Ort, sodass jeder mit einem funktionierenden Gerät und einer funktionierenden Internetverbindung daran teilnehmen kann. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dass sich alle Teilnehmer am selben geografischen Standort befinden.

• Sie sind wirtschaftlicher. Im Gegensatz zu physischen Meetings, die einen Ort, Reisevorbereitungen, Hotelunterkünfte, Transport und andere Kosten erfordern, sind für virtuelle Meetings in der Regel relativ geringe Kosten erforderlich. In der Regel nutzen die Teilnehmer bereits Computer und Mobilgeräte mit Internetanschluss, sodass in den meisten Situationen keine Anschaffung spezieller Geräte erforderlich ist.

• Sie können Informationen effektiver verbreiten. Teilnehmer eines virtuellen Meetings können Video-, Audio- und Textinformationen in Echtzeit frei teilen, was den Informationsaustausch erleichtert. Darüber hinaus kann die Besprechung aufgezeichnet werden, sodass sie von den Teilnehmern angesehen oder mit denjenigen geteilt werden kann, die nicht teilnehmen konnten.

• Sie verbessern die Produktivität. Da keine physische Anwesenheit erforderlich ist und die Teilnehmer problemlos Informationen austauschen können, sind virtuelle Besprechungen in der Regel produktiver als persönliche Besprechungen. Ihre Bequemlichkeit und Benutzerfreundlichkeit ermöglichen es den Teilnehmern, effektiver zusammenzuarbeiten und dadurch möglicherweise fundiertere Entscheidungen zu treffen.

• Sie eliminieren die meisten unnötigen Gespräche. Personen, die an physischen Meetings teilnehmen, neigen auch dazu, vor, während oder nach dem Meeting persönliche Gespräche zu führen. Virtuelle Meetings haben in der Regel eine festere Tagesordnung und alle Gespräche können von allen Anwesenden gehört werden, wodurch Zeit und Raum für persönliche Gespräche erheblich reduziert werden.

• Sie sind umweltfreundlicher. Durch den Wegfall von Reisen und anderen physischen Gegenständen wie Zetteln haben virtuelle Meetings einen viel geringeren CO2-Fußabdruck als persönliche Meetings.

Arten von virtuellen Meetings

Die häufigsten Arten virtueller Meetings sind:

• Telefonkonferenz: Dies ist ein virtuelles Treffen zwischen zwei oder mehr Personen an verschiedenen Orten, das mithilfe von Telekommunikationsgeräten wie Telefondiensten und Messaging-Anwendungen durchgeführt wird. Bei den meisten Telefonkonferenzen handelt es sich um reine Audiokonferenzen, die über einen Telefondienst abgehalten werden. Einige nutzen jedoch Videoanrufe, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig zu sehen, oder Audio-Grafik-Technologie, um Diagramme und Grafiken zusammen mit Audio auszutauschen. Telefonkonferenzen erfreuen sich großer Beliebtheit bei denjenigen, die Meetings unterwegs, mit geringem Vorbereitungsaufwand und praktisch von überall aus durchführen möchten.

• Videokonferenzen: Videokonferenzen sind eine Art virtuelles Meeting, bei dem die Teilnehmer über spezielle Videokonferenzplattformen über ihre Computer oder Mobilgeräte miteinander in Kontakt treten. Die Plattformen ermöglichen es den Teilnehmern, verschiedene Informationen wie Diagramme, Grafiken, Bilder, Videos und andere Präsentationsmaterialien in Echtzeit auszutauschen und sich auch gegenseitig zu sehen und zu hören. Videokonferenzen werden von Unternehmen jeder Größe häufig zum Informationsaustausch, zur Durchführung von Interviews, zur Schulung von Mitarbeitern und zu ähnlichen Zwecken genutzt.

• Webkonferenz. Eine Webkonferenz ähnelt einer Videokonferenz, mit dem Unterschied, dass bei ersterer die Teilnehmer sich nicht immer sehen. Sie werden über spezielle Webanwendungen durchgeführt und können auch nur in Audio- oder Textform erfolgen. Webkonferenzen werden für Webinare, virtuelle Schulungsprogramme und Präsentationen, Webcasts, Gruppentreffen und mehr verwendet.

• Virtuelle Veranstaltung. Virtuelle Veranstaltungen sind die Online-Version des persönlichen Verkaufs. Sie sind oft Teil der Marketingstrategie bei der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung und können in Form von virtuellen Präsentationen, Live-Produktdemos, Frage-und-Antwort-Sitzungen mit Produktentwicklern und anderen ähnlichen Veranstaltungen erfolgen. Unternehmen können auch virtuelle Messen veranstalten, wenn sie mehrere Produkte einem Publikum zeigen möchten, das zu diesem Zeitpunkt nicht physisch verfügbar ist.

So führen Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting durch

Schritte, die Sie für ein erfolgreiches virtuelles Meeting unternehmen können:

1. Versuchen Sie, wann immer möglich, Videos zu verwenden. Während die meisten Meetings technisch gesehen nur per Audio abgehalten werden können, ermöglicht Video den Teilnehmern, stärkere Kontakte zu knüpfen und sich an Gesprächen zu beteiligen.

2. Stellen Sie sicher, dass alle sichtbar sind. Einige Teilnehmer sind sich möglicherweise nicht bewusst, dass sie aufgrund einer schlechten Webcam-Platzierung, schlechter Beleuchtung oder aus ähnlichen Gründen nicht sichtbar sind. Wenn Sie alle daran erinnern, dass ihre Gesichter sichtbar sein sollten, kann dies das gesamte Meeting verbessern, da die Möglichkeit, das Gesicht und die Körpersprache einer Person zu sehen, die Konversation tendenziell verbessert.

3. Testen Sie vorab die Anwendung und die Internetverbindung. Allen Teilnehmern sollte empfohlen werden, ihre Hardware, Software und Internetverbindung für virtuelle Meetings mindestens einige Minuten vor Beginn des Meetings zu testen. Dies kann dazu beitragen, vermeidbare Verzögerungen zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass sich alle auf den Inhalt des Meetings konzentrieren können.

4. Halten Sie eine reine Audio-Option bereit. Obwohl Video bevorzugt wird, haben einige Teilnehmer möglicherweise keinen direkten Zugriff auf eine Webcam oder eine schnelle Internetverbindung. Sie sollten die Möglichkeit haben, per Audio an der Besprechung teilzunehmen.

5. Geben Sie die Ziele und die Tagesordnung des Meetings klar an. Sobald alle verbunden sind und bevor die Gespräche beginnen, ist es wichtig, dass der Organisator der Besprechung alle über die Diskussionsthemen und den Besprechungsplan informiert. Auch wenn Informationen im Vorfeld bereitgestellt wurden, kann eine erneute Wiederholung die Wirksamkeit des Treffens steigern.

6. Präsentationen sollten kurz sein. Handelt es sich bei der Besprechung um Vorträge von Teilnehmern, sollten diese grundsätzlich so kurz wie möglich gehalten werden. Die Teilnehmer eines virtuellen Meetings neigen dazu, schneller den Fokus zu verlieren als bei einem physischen Meeting. Daher sind die Minimierung der Präsentationszeit und die Förderung aktiver Gespräche zwischen den Teilnehmern im Allgemeinen gute Möglichkeiten, um alle zu motivieren.

7. Moderieren und moderieren Sie die Diskussion. Virtuelle Meetings laufen tendenziell weniger natürlich ab als physische, und die Teilnehmer wissen jetzt, wann sie an der Reihe sind, zu sprechen, und reden dabei versehentlich übereinander. Indem Sie als Moderator fungieren, können Sie die Dinge am Laufen halten, indem Sie alle wissen lassen, wann es Zeit zum Reden ist, und dafür sorgen, dass die Stimme aller gehört wird.

8. Sammeln Sie nach dem Meeting Feedback. Der einzige verlässliche Weg, um herauszufinden, wie gut ein Meeting verlaufen ist, besteht normalerweise darin, die Teilnehmer nach dem Ende um Feedback zu bitten. So können Sie Probleme entdecken, die Ihnen selbst nicht aufgefallen sind, und diese vor dem nächsten Treffen beheben.

Etikette für virtuelle Meetings

Beachten Sie diese Etikette-Tipps für virtuelle Meetings:

• Informieren Sie alle, wenn Sie nicht teilnehmen werden. Auch wenn es verlockend sein mag zu glauben, dass Ihre Abwesenheit bei einem virtuellen Meeting weniger auffällt als bei einem physischen Meeting, muss sie dennoch gemeldet werden.

• Wenn Sie ein Meeting abhalten, haben Sie immer eine klare Agenda. Virtuelle Meetings neigen dazu, ohne eine klare Agenda hektisch und unproduktiv zu werden. Wenn Sie also der Organisator sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über einen vollständigen Zeitplan und eine Reihe von Zielen verfügen, die Sie mit allen teilen können.

• Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Selbst wenn Sie nicht sprechen, können Geräusche wie Atmen oder Husten eine Besprechung stören. Alle Software und Geräte für virtuelle Meetings verfügen über eine Stummschaltungsfunktion. Verwenden Sie diese daher am besten, wenn Sie nicht sprechen.

• Seien Sie immer pünktlich. Zu spät zu einem virtuellen Meeting zu kommen, fällt in der Regel nicht so auf wie bei einem persönlichen Meeting, den Teilnehmern kann es aber trotzdem auffallen. Pünktlichkeit wird Ihnen helfen, Ihr Image als zuverlässige und engagierte Person zu wahren.

• Tragen Sie angemessene Kleidung. Die Wahl professioneller Kleidung für virtuelle Meetings trägt dazu bei, dass Sie vor der Kamera professionell aussehen.

• Richtiger Bildausschnitt und Licht. Testen Sie Ihre Webcam einige Minuten vor Ihrem Meeting, um sicherzustellen, dass sie Sie richtig einrahmt und Sie über die richtige Lichtquelle verfügen. Das Licht sollte natürlich oder künstlich sein und von der Seite der Webcam kommen, nicht von hinten.

• Schenken Sie dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit. Während es für Personen, die an virtuellen Meetings teilnehmen, verlockend sein mag, Multitasking zu betreiben, kann dies Ihre Fähigkeit, aus dem Meeting etwas zu lernen, erheblich einschränken.