Verwendung des Reserveverwaltungsprozesses im Projektmanagement • BUOM

25. November 2021

Managementlücken können ein wichtiger Teil des Projektbudgetierungsprozesses sein. Das bedeutet, dass das Unternehmen in Erwartung zusätzlicher Kosten einen Teil des Budgets für das Projekt bereitgestellt hat. Als Manager kann Ihnen das Verständnis von Managementlücken dabei helfen, Ihr Projektbudget zu budgetieren und sich auf unerwartete Situationen vorzubereiten. In diesem Artikel besprechen wir, was Management-Slack ist, wie man ihn definiert und welche Vorteile er hat.

Was ist eine Managementreserve?

Die Managementrücklage bereitet auf mögliche Kosten vor, die bei einem Projekt entstehen können, und ist Teil des Budgetierungsprozesses. Die Unternehmensleiter bilden eine Managementreserve zur Vorwegnahme von Problemen, die während des Projekts auftreten und die Kosten erhöhen könnten. Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass während des Projekts etwas Unerwartetes passieren kann, und die Managementreserve berücksichtigt dieses potenzielle Risiko im Budget. Starke Manager wissen, dass sie nicht alles planen können, und die Nachlässigkeit des Managements hilft dabei, auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet zu sein.

Beispielsweise benötigt ein Projekt möglicherweise bestimmte Materialien, die genauen Materialkosten sind jedoch nicht bekannt, da der Preis schwankt. Es besteht das Risiko, dass der Preis sehr hoch wird und die Projektkosten steigen. Das Budget kann eine Reihe potenzieller Materialpreise berücksichtigen, wobei das Materialbudget auf 500.000 bis 550.000 US-Dollar geschätzt wird.

So ermitteln Sie die Managementreserve

Hier sind einige Schritte, die Ihnen bei der Bestimmung der Managementreserve helfen:

1. Aufsicht definieren

Das Delegieren von Rollen und Verantwortlichkeiten ist Teil des Projektplanungsprozesses. In der Regel kontrollieren Manager die Managementreserve. Der Vorgesetzte, der den Projektmanager beaufsichtigt, hat wahrscheinlich die Entscheidungsbefugnis über diesen Teil des Budgets.

2. Starten Sie den Budgetprozess

Der Budgetierungsprozess für ein Projekt umfasst die Schätzung der potenziellen Kapitalrendite, die Festlegung des Projektumfangs und die Einholung von Angeboten von Auftragnehmern. Wenn weitere Informationen gesammelt werden, beginnt die Erstellung des Projektbudgets. Letztendlich verfügen die Manager über genügend Informationen, um mit der Eingabe realer Zahlen in ein umfassendes Budget zu beginnen.

3. Berechnen Sie die Kosten

Der Budgetierungsprozess umfasst die Schätzung der mit dem Projekt verbundenen Arbeits- und Materialkosten. Manager greifen häufig auf Schätzungen von Auftragnehmern zurück. Manchmal greifen Manager auf vergangene Projekte zurück, um die Kosten abzuschätzen.

4. Bestimmen Sie die Managementreserve

Die Höhe der Managementrücklage richtet sich nach den Gesamtkosten des Projekts. Typischerweise liegt die Managementreserve zwischen 5 % und 15 % der Projektkosten. Manchmal kann die Zahl höher ausfallen, wenn das Management davon ausgeht, dass im Zusammenhang mit dem Projekt mehr Unsicherheit herrscht, beispielsweise aufgrund mangelnder Erfahrung.

Wann sollte die Managementreserve verwendet werden?

Hier sind einige Anwendungsfälle für die Reservekontrolle:

Eine Aufgabe wiederholen

Ein Teil der Managementbudgetreserve kann für die Korrektur von Fehlern aufgewendet werden. Managementschwäche bedeutet, dass im Budget bereits Geld vorhanden ist, um eine Aufgabe zu wiederholen oder fehlerhaft ausgeführte Arbeit rückgängig zu machen. Beispielsweise ist die neue Datenbank möglicherweise nicht mit einem Teil des bestehenden Systems des Unternehmens kompatibel. Durch die Vorwegnahme der Größe und Komplexität des Projekts können die Managementreserven über die notwendigen Mittel verfügen, um den Fehler zu beheben.

Zahlung unerwarteter Ausgaben

Manchmal sind die Materialkosten höher als erwartet. Das Unternehmen bildet eine Managementrücklage, um unerwartete Kosten zu antizipieren, und erhöhte Materialkosten sind ein häufiges Problem. Der Haushalt hat über die Managementreserve bereits Vorkehrungen für diese Art von Eventualfällen getroffen und diese eingeplant.

Beschleunigung der Fertigstellung

Manchmal dauert ein Projekt länger als erwartet. Durch einen Mangel an Management kann ein Unternehmen ein Projekt auf Kosten höherer als erwarteter Arbeitskosten beschleunigen. Zu den Arbeitskosten können Überstunden oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter oder externer Auftragnehmer gehören, um die Projektfrist einzuhalten.

Planänderung

Bei Großprojekten können sich die Pläne manchmal ändern. Wenn sie dies tun, können Manager die Verwendung von Managementrücklagen zur Deckung zusätzlicher Ausgaben genehmigen. Möglicherweise wurde beispielsweise bei einer Gebäudesanierung ein Fundamentproblem entdeckt. Durch die Neugestaltung des Projekts entstehen zusätzliche Kosten, die jedoch über die Managementrücklage gedeckt werden können.

Vorteile der Nutzung der Managementreserve

Hier sind einige der Vorteile der Verwendung von Managementreserven im Budgetierungsprozess:

Budgetkontrolle

Manager kontrollieren in der Regel den Managementrücklageanteil des Budgets. Das Unternehmen hat in Erwartung potenzieller Probleme, die zu höheren Kosten führen könnten, Geld beiseite gelegt, und die Manager kontrollieren den budgetierten Betrag und entscheiden, wann sie ihn verwenden. Eine Rücklage bedeutet, dass sich das Unternehmen auf eventuell auftretende Probleme vorbereitet hat. Der Prozess ermutigt den Auftragnehmer und den Projektmanager jedoch weiterhin, innerhalb ihres Budgets zu bleiben und sich nicht auf Managementreserven zu verlassen.

Management von Risiken

Dieser Prozess ermutigt das Unternehmen, sich im Risikomanagement zu engagieren. Dies ermutigt Manager, über potenzielle Kosten im Hinblick auf bekannte Unbekannte und unbekannte Unbekannte nachzudenken. In manchen Situationen hat ein Unternehmen möglicherweise Verständnis für die variablen Kosten. In anderen Fällen wissen sie es vielleicht nicht. In beiden Fällen hilft der Reserveverwaltungsprozess den Managern, Kostensituationen im schlimmsten Fall vorherzusehen und zu planen.

Genaue Beurteilung

Der Budgetierungsprozess für die Reserveverwaltung kann ein genaueres Bild der endgültigen Kosten des Projekts liefern. Normalerweise läuft etwas in einem Projekt nicht wie erwartet. Der Prozess der Reservenverwaltung versucht, diese Realität vorwegzunehmen, obwohl sie nicht spezifisch ist. Die Philosophie hinter diesem Prozess besteht im Wesentlichen darin, dass Unternehmensleiter wissen, dass bei den meisten Projekten etwas schief gehen wird, und dass sie für diesen Fall ein Budget einplanen müssen.

Budgetüberschuss

Wenn alles nach Plan läuft, könnte die Nachlässigkeit des Managements tatsächlich zu einem Haushaltsüberschuss führen. Dies kann nützlich sein, wenn ein Unternehmen ein schwieriges Jahr hat oder in einem starken Jahr den Gewinn steigern könnte. Dadurch können Manager ihren Vorgesetzten mitteilen, dass sie die Kosten niedrig halten und dem Unternehmen Geld sparen konnten. Ein Unternehmen schätzt wahrscheinlich einen Manager, der den Ruf hat, Ergebnisse innerhalb des Budgets zu liefern.