Unterschiede und warum Unternehmen sie nutzen • BUOM

13. Mai 2021

Um ein genaues Budget für ein großes Bauprojekt zu erstellen, können Sie Informationen oder ein Angebot zu den Dienstleistungen oder Produkten eines Lieferanten anfordern. Bauleiter, Privatunternehmen und Behörden nutzen Informationsanfragen und Angebotsanfragen während des Budgetierungsprozesses, um sich einen Überblick über die Baukosten zu verschaffen und Informationen über Materialien zu erhalten. Das Verständnis des Unterschieds zwischen Informationsanfragen und Angebotsanfragen kann einem Unternehmen dabei helfen, das richtige Dokument für jedes Projekt auszuwählen.

In diesem Artikel vergleichen wir RFPs und RFIs, zeigen, wie sie sich unterscheiden, und untersuchen, wann die einzelnen Arten von Anfragen verwendet werden sollten.

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Angebotsanfrage oder RFP ist ein formelles Dokument, das ein Unternehmen vor Beginn eines Bauprojekts an mehrere Lieferanten sendet. In diesem Dokument fordert das Unternehmen typischerweise Informationen zu Preisen, Materialien sowie Informationen über den Lieferanten und die von ihm erbrachten Dienstleistungen an. Typischerweise enthalten RFPs:

• Preisbedingungen: Unternehmen erkundigen sich in der Regel vor einem Kauf nach den Preisbedingungen eines Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie alle mit einer bestimmten Dienstleistung verbundenen Kosten verstehen. Lieferanten unterbreiten oft Angebote, die auf der Größe der Bestellung des Unternehmens, den bestellten Materialien und der Länge des Projekts basieren.

• Portfolioinformationen: Unternehmen fordern häufig ein Portfolio oder einen Lebenslauf der bisherigen Arbeit eines Anbieters an, um festzustellen, ob seine Dienstleistungen den Projektanforderungen entsprechen. Dies kann einem Unternehmen dabei helfen, die Erfahrungen des Lieferanten mit anderen Kunden zu bewerten und die von ihm geleistete Arbeit zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen einen Lieferanten nutzt, der einen hervorragenden Ruf genießt und Qualitätsprodukte liefert.

• Arbeitsumfang: Das Unternehmen oder die Agentur stellt dem Lieferanten den genauen Arbeitsumfang zur Verfügung, den sie ausführen. Dies hilft dem Lieferanten, ein Materialbudget zu erstellen, damit er ein möglichst genaues Angebot abgeben kann.

• Antwortinformationen: Unternehmen stellen für jeden Lieferanten detaillierte Informationen zur Verfügung, wie sie auf das Angebot reagieren können. Diese Informationen können Kontaktdaten, Bewerbung, Rücksendeadresse oder E-Mail-Adresse umfassen.

Was ist RFI?

Eine Informationsanfrage oder RFI ist ein Dokument, das ein Unternehmen einreichen kann, um mehr über eine Branche zu erfahren oder eine Lösung für ein Problem zu finden, mit dem es konfrontiert ist. Wenn ein Unternehmen beispielsweise daran interessiert ist, die Kommunikation mit Fernkunden zu verbessern, könnte es eine RFI an einen Konferenzdienst senden, um mehr über Cloud-Kommunikation und Konferenzen zu erfahren.

Eine RFI ist in der Regel ein Routinedokument, das allgemeine Informationen über einen Lieferanten, seine Produkte und Dienstleistungen sowie seinen Serviceverlauf anfordert. Projektmanager reichen RFIs vor RFPs ein, um einen Einblick in die ihnen zur Verfügung stehenden Optionen zu erhalten. RFIs enthalten normalerweise:

• Offene Fragen. Der Zweck von RFIs besteht darin, allgemeine Informationen zu sammeln. Daher nutzen Unternehmen oder Behörden, die RFIs senden, diese häufig, um hochrangige, offene Fragen zu stellen. Dies kann ihnen dabei helfen, herauszufinden, welcher Anbieter ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Offene Fragen erfordern in der Regel eine lange Antwort und keine „Ja“- oder „Nein“-Antwort.

• Recherche zum Problem oder Projekt: Manager fügen oft ihre eigene Recherche in die RFI ein, damit Lieferanten sie validieren oder korrigieren können. Dies kann Managern helfen, ein genaues Verständnis des Projekts zu erlangen, an dem sie beteiligt sind. Es kann dem Anbieter auch ermöglichen, als Prüfer der Informationen zu fungieren.

• Preisinformationen: Das RFI fordert auch Preisinformationen an, um festzustellen, welche Option für den Projektmanager finanziell am vorteilhaftesten ist. Anschließend stellen die Lieferanten Informationen zu Materialpreisen, Herstellungsprozessen, Materiallieferungen und Mengenrabatten bereit.

• Bitte um Folgemaßnahmen: Eine RFI ist in der Regel der erste Schritt im Ausschreibungsverfahren zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten. Das RFI kann eine Nachverfolgung über einen bestimmten Zeitraum anfordern, um festzustellen, ob der Lieferant die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

RFP vs. RFI

Während RFP und RFI im Ausschreibungsverfahren ähnlichen Zwecken dienen, gibt es auch wesentliche Unterschiede zwischen ihnen. Hier sind die Unterschiede zwischen RFI und RFP:

Versteigerung

Unternehmen nutzen RFPs, um den Ausschreibungsprozess zu starten. Stattdessen nutzen sie die RFI als hypothetisches Dokument, das weder das Unternehmen noch der Lieferant als Ausschreibung betrachtet. Bei einem RFP werden Lieferanten aufgefordert, ein Angebot für ein Projekt abzugeben, indem sie wichtige Preis- und Umfangsinformationen bereitstellen, während bei einem RFI allgemeine Informationen über den Lieferanten abgefragt werden. Das RFI beginnt mit dem Informationsbeschaffungsprozess, während das Unternehmen das RFP verwendet, um vor Beginn des Projekts zwischen Lieferanten auszuwählen.

Besonderheiten

RFIs enthalten in der Regel allgemeine Fragen, die dem Unternehmen dabei helfen, sich einen umfassenden Überblick über die einzelnen Lieferanten zu verschaffen. Dazu können Preisinformationen, Portfolioinformationen und eine Beschreibung der vom Unternehmen geplanten Arbeiten gehören. Angebotsanfragen sind spezifischer, da sie Teil des Ausschreibungsprozesses sind und allgemeine, offene Fragen enthalten, die die Lieferanten beantworten müssen. Diese Fragen helfen einem Unternehmen oder einer Agentur bei der Auswahl eines Vorschlags, der den Anforderungen des Projekts und seinen Budgetanforderungen entspricht.

Große und kleine Projekte

Während Unternehmen manchmal RFPs und RFPs sowohl für große als auch für kleine Projekte verwenden, entscheiden sie sich häufig für RFPs für größere Projekte. In einer Ausschreibung werden das Angebot und die Fähigkeiten des Lieferanten ausführlicher erläutert, was einem Unternehmen bei der Vorbereitung auf Großprojekte helfen kann. Größere Projekte haben möglicherweise auch ein größeres Budget und erfordern eine Planung für kurz- und langfristige Kosten.

Erfahrung

RFIs können einem Projektmanager, der neu in der Branche ist, dabei helfen, wichtige Informationen zu erhalten, die ihm bei der Suche nach dem richtigen Lieferanten helfen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise zum ersten Mal ein Point-of-Sale-System nutzt, kann es eine RFI an mehrere High-End-Lieferanten senden, um mehr über die Branche zu erfahren, zu erfahren, wozu das Point-of-Sale-System in der Lage ist, und finden Sie heraus, welche Point-of-Sale-Unternehmen anbieten. Im Vergleich dazu könnte ein Unternehmen eine Ausschreibung einreichen, wenn der Projektmanager die Branche versteht, das Problem identifiziert und nach einer Lösung sucht.

Sprache und Format

Unternehmen verfassen RFIs in der Regel in lockerer Sprache und einem informellen Format. Im Vergleich dazu sind RFPs formelle Dokumente, die Unternehmen verwenden, um Angebote von Lieferanten einzuholen. Verkäufer antworten auch mit einem formellen Angebot für das Projekt. Viele Projektmanager verwenden eine RFP-Vorlage, um die Professionalität des Dokuments zu maximieren.