Umgang mit Ressourcenbeschränkungen im Projektmanagement • BUOM

Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen die ihm zugewiesenen Ressourcen ordnungsgemäß verwaltet werden. In diesem Fall ist es für Projektmanager wichtig, die Grenzen bzw. Grenzen der ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen zu verstehen, um die Erfolgschancen zu erhöhen. Wenn Sie lernen, wie Sie mit Ressourcenbeschränkungen für das Projektmanagement umgehen, können Sie Aufgaben auch mit begrenzten Ressourcen erledigen. In diesem Artikel definieren wir Ressourceneinschränkungen, diskutieren gängige Beispiele für Projektmanagementeinschränkungen und untersuchen, wie sich die Folgen von Projekteinschränkungen vermeiden lassen.

Was sind Ressourcenbeschränkungen?

Eine Ressourcenbeschränkung ist jede Einschränkung oder jedes Risiko, das mit den den Projekten zugewiesenen Ressourcen verbunden ist. Die Identifizierung dieser Ressourcenmanagementbeschränkungen ist Teil des Projektplanungsprozesses. Ein Mangel an Ressourcen kann Ihr Projekt zum Scheitern bringen und eine effektive Umsetzung verhindern.

Typische Beispiele für Projektmanagement-Einschränkungen

Hier sind einige der häufigsten Projektmanagement-Einschränkungen, die sich auf das Ergebnis Ihres Projekts auswirken können:

Volumen

Der Begriff „Umfangsbeschränkung“ bezieht sich nicht nur auf das, was das Projektteam in das Projekt einbezieht, sondern auch auf das, was es ausschließt. Vor Beginn eines Projekts ist es wichtig, den Umfang des Projekts sorgfältig abzuschätzen, um realistische Erwartungen an das Ergebnis zu wecken. Um dies zu erreichen, entwickeln kompetente Projektmanager zunächst eine Projekterklärung, die den Umfang des Projekts klar definiert und dabei sowohl interne als auch externe Variablen berücksichtigt.

Der Projektumfang kann sich in den meisten Fällen auf bestimmte Ergebnisse beziehen, auf die sich die wichtigsten Beteiligten geeinigt und die termingerecht geliefert wurden. Projektmanager streichen dann Leistungen, die sie nicht im ursprünglichen Plan vorgesehen hatten.

Kosten

Zeit- und Kostenbeschränkungen sind die verständlichsten und am einfachsten quantifizierbaren Projektbeschränkungen, denen Sie bei fast jedem von Ihnen verwalteten Projekt begegnen werden. Kosten (oder Budget) sind einfach der Geldbetrag, der in eine bestimmte Aktivität investiert wird, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Vor Beginn des Projekts ist es notwendig, die Kosten möglichst genau zu kalkulieren. Auf diese Weise können Sie eine Ausgangslage festlegen, anhand derer Sie Ihre Kosten und den Fortschritt während des gesamten Projekts vergleichen können.

Zeit

Ein weiterer wichtiger Faktor für den Erfolg eines Projekts ist das Zeitmanagement. Denn der entscheidende Faktor für den Erfolg eines Produkts ist dessen Fertigstellung innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens. Zu Beginn des Projektlebenszyklus können wichtige Stakeholder Fristen festlegen, die „früher beginnen“ und „nicht später enden“ und die Sie einhalten können. Der Zeitpunkt eines Projekts ist entscheidend für seinen Erfolg. Ein klar definierter Projektzeitplan ist ein entscheidender Bestandteil eines effektiven Zeitmanagements.

Wenn Sie sich Zeit für die Vorausplanung nehmen, reduzieren Sie die Anzahl der später erforderlichen Anpassungen und stellen sicher, dass das Team nur Zeit für produktive Aktivitäten aufwendet.

Qualitativ

Der Prozess der kontinuierlichen Überwachung der Qualität aller Aktivitäten und der Vornahme von Korrekturen, bis das Projekt die im Projektqualitätsmanagement geforderte Qualität erreicht. Qualitätsmanagementverfahren helfen dabei, Kosten zu kontrollieren, Standards festzulegen und die Aktivitäten zu bestimmen, die zur Erreichung und Aufrechterhaltung dieser Standards erforderlich sind. Darüber hinaus verringert ein wirksames Qualitätsmanagement die Wahrscheinlichkeit von Produktausfällen oder unzufriedenen Kunden.

Qualitätsbeschränkung konzentriert sich auf die Qualitäten eines Produkts. Im Allgemeinen kann die Qualität eines Projekts darüber entscheiden, wie gut das Ergebnis den in der Planungsphase gesetzten Erwartungen entspricht.

Kundenzufriedenheit

Die Kundenzufriedenheit ist eine weitere zu berücksichtigende Ressourcenbeschränkung. Wenn Projektmanager die Kundenzufriedenheit als Einschränkung betrachten, müssen sie bedenken, dass die bloße pünktliche, budget- und rahmengerechte Fertigstellung eines Projekts keine Garantie für Kundenzufriedenheit ist. In manchen Fällen können Sie die Anforderungen wichtiger Stakeholder auch dann erfüllen, wenn Sie keine formellen Kunden haben. Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, ob die Initiative zum Gesamtziel des Unternehmens oder Verbrauchers beiträgt.

Je mehr Sie versuchen, die Frage zu beantworten, wie Sie Ihre Kunden zufriedenstellen können, desto effektiver können Sie ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis produzieren, das ihren Anforderungen entspricht.

Ressourcen

Schließlich können Projektmanager die Verfügbarkeit materieller und personeller Ressourcen beurteilen. Diese Einschränkung hängt in der Regel mit den Kosten zusammen, da der für das Projekt bereitgestellte Geldbetrag den Grad des Fachwissens und die Verfügbarkeit von Ressourcen bestimmt. Einschränkungen der Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Ressourcen. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld leiten Projektmanager häufig Teams, die geografisch verteilt sind oder aus verschiedenen Gruppen innerhalb des Unternehmens bestehen.

So vermeiden Sie die Folgen von Projektbeschränkungen

Hier sind einige Überlegungen, die Sie beachten sollten, um mit Ressourcenbeschränkungen umzugehen:

1. Grenzen erkennen

Es ist wichtig, dass Sie alle im Laufe des Projekts auftretenden Einschränkungen verstehen, bevor Sie daran arbeiten. Um eine Einschränkung vollständig zu verstehen, ermitteln Projektmanager und ihre Teams zunächst, welche Teile des Projekts möglicherweise betroffen sind, indem sie die Fragen „Wer“, „Was“, „Wann“, „Wo“, „Warum“ und „In welchem ​​Ausmaß“ stellen. Der Projektmanager kann dann verschiedene Tools und Strategien nutzen, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient abgeschlossen wird. Einige dieser Tools umfassen Risikoanalysen, Ursache-Wirkungs-Analysen, Ressourcennivellierungsansätze und die Kommunikation mit wichtigen Interessengruppen.

2. Wichtige Stakeholder schulen

So wichtig es ist, die Einschränkungen selbst zu verstehen, so wichtig ist es, mit Ihren Sponsoren, Kunden und wichtigen Stakeholdern zu kommunizieren und sie so gut wie möglich über die Einschränkungen zu informieren. Es ist wichtig, dass der Kunde nicht nur weiß, was das Team in den Leistungsumfang einbezieht, sondern auch, was es ausschließt. Auch die Verfügbarkeit von Ressourcen ist ein Konzept, das sie verstehen müssen, da der Erfolg des Projekts davon abhängen kann, wie realistisch ihre Erwartungen sind. Es ist wichtig, die Erwartungen von Kunden und Stakeholdern zu verwalten.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Kommunikation besteht darin, Ihre Stakeholder auf die Grenzen des Projekts aufmerksam zu machen.

3. Gehen Sie positiv mit Einschränkungen um.

Eines der häufigsten Missverständnisse unerfahrener Projektmanager besteht darin, dass sie denken, dass Projektbeschränkungen sich auf die Zwänge oder Einschränkungen ihrer Arbeit beziehen. Obwohl Einschränkungen Risiken für ein Projekt darstellen können, sind sie nicht unbedingt negativ. Versuchen Sie, Einschränkungen positiv und nicht negativ zu sehen. Sie können dazu beitragen, Risiken zu reduzieren und als Leitlinien für das Projektmanagement dienen.

Anstatt Projektbeschränkungen als Einschränkungen oder etwas zu betrachten, das überwunden werden muss, kann es hilfreich sein, Ihre Sichtweise neu zu definieren. Indem Sie Projektbeschränkungen als Richtlinien betrachten, die Ihnen helfen können, langfristigen Erfolg zu erzielen, können Sie Ihre Beziehung sowohl zum Beruf als auch zu den Projekten, für die Sie verantwortlich sind, verbessern.