Tipps zur Verwendung des Drei-Schritte-Strategieprozesses und warum er wichtig ist • BUOM

14. Oktober 2021

Strategische Planung ist ein wichtiger Schritt in der ersten Phase des Projektlebenszyklus und eine lebenswichtige Fähigkeit für Manager und Projektmanager. Der dreistufige strategische Prozess ist eine Möglichkeit, Ihre Managementstrategie in einen umfassenden Plan zur Erreichung eines Ziels oder einer Reihe von Zielen zu gliedern. Dies ist am Arbeitsplatz für kurz- oder langfristige Projekte nützlich. In diesem Artikel besprechen wir, warum es wichtig ist, einen dreistufigen Strategieprozess zu nutzen, erläutern die drei Schritte und geben Tipps zur Umsetzung dieser Strategie.

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Warum ist es wichtig, einen dreistufigen strategischen Prozess zu verwenden?

Die Verwendung eines dreistufigen strategischen Prozesses ist wichtig, da er den Übergang von einer Idee oder einer Reihe von Zielen zu einer Aktion erleichtert, die zu gewünschten und spezifischen Ergebnissen führt. Strategische Planung, bei der es nur um die Entscheidungsfindung geht, kann ein sinnvoller Bestandteil des Projektmanagements sein, doch der dreistufige Strategieprozess für effektives Projektmanagement umfasst neben Planung und Entscheidungsfindung auch handlungs-, umsetzungs- und ergebnisorientierte Schritte.

Die Organisation Ihrer Gedanken und Prozesse in einem strategischen Planungsdokument kann eine nützliche Möglichkeit sein, den Plan während des gesamten Projekts im Auge zu behalten. Es kann auch mehreren Personen oder Abteilungen dabei helfen, sich in jeder Phase des Projektplans miteinander zu koordinieren. Ein weiterer Vorteil der Erstellung eines solchen Dokuments besteht darin, dass jeder, der daran arbeitet, vorausschauend arbeiten kann, um Probleme zu berücksichtigen, zu identifizieren und zu lösen, bevor sie auftreten. Daher kann die Teilnahme an einem solchen strategischen Prozess ein hervorragendes Risikomanagementinstrument sein.

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Tipps zur Verwendung des Drei-Schritte-Strategieprozesses

Organisation, Flexibilität und verwaltete Erwartungen können dabei helfen, einen effektiven strategischen Plan zu erstellen. Hier sind einige konkrete Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung des dreistufigen Strategieprozesses helfen:

• Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage: Viele Vorlagen für strategische Planungsdokumente sind online oder in unternehmensspezifischen Sammlungen verfügbar. Eine Vorlage kann Ihnen bei der Organisation des Prozesses helfen, wenn diese Art der Planung für Sie neu ist.

• Ziehen Sie eine Kickoff-Veranstaltung in Betracht: Der Start eines neuen Projekts mit einer Kickoff-Veranstaltung kann für alle eine vorteilhafte Möglichkeit sein, mit Menschen aus verschiedenen Bereichen des Projekts in Kontakt zu treten und durch eine koordinierte Anstrengung allen dabei zu helfen, sich an dem Projekt zu beteiligen. Dies kann auch eine gute Gelegenheit sein, Ideen vorzustellen, Fragen zu beantworten, die Teamarbeit zu fördern und Impulse für das Projekt zu setzen.

• Effektive Zielerstellung: Denken Sie beim Erstellen von Zielen darüber nach, wie Sie diese konkret und überschaubar gestalten können. Sie können auch darüber nachdenken, wie Sie ihren Erfolg später im Rahmen einer effektiven Zielsetzungsstrategie messen werden.

• Abteilungsübergreifend kommunizieren: Es ist hilfreich, während des gesamten Projekts Feedback aus vielen Bereichen zu erhalten. Sie können auch zu Beginn des Prozesses klare Kommunikationslinien zwischen den Abteilungen festlegen, um diese Kommunikation zugänglich zu machen.

• Akzeptieren Sie Wiederholungen: Strategische Planung funktioniert oft am besten, wenn der Prozess lebendig und anpassungsfähig ist. Sobald Sie diesen Prozess durchlaufen haben, sollten Sie darüber nachdenken, ihn zu wiederholen, indem Sie Ihre Situation neu bewerten, nach neuen Zielen suchen, die sich möglicherweise ergeben haben, und die Schritte wie festgelegt fortsetzen.

• Flexibilität ist der Schlüssel: Einer der Vorteile einer Drei-Phasen-Strategie besteht darin, dass sie ein tiefes Verständnis des Projektprozesses und der Projektziele ermöglicht. Dies bedeutet, dass Sie sich darauf vorbereiten können, während des gesamten Projekts bei Bedarf Änderungen oder Anpassungen am ursprünglichen Plan vorzunehmen.

• Halten Sie es überschaubar: Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um den Planungs- und Aktionsprozess überschaubarer zu gestalten, z. B. indem Sie sich genügend Zeit für das Projekt geben und Änderungen oder Rückschläge bewältigen, denen Sie auf dem Weg begegnen könnten. Es kann auch hilfreich sein, Unterstützung von anderen Personen und Abteilungen zu erhalten und Ihren Plan auf der bereits geleisteten Arbeit aufzubauen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit und Ressourcen effektiv nutzen.

So befolgen Sie den dreistufigen Strategieprozess

Die Organisation eines Projekts von Anfang bis Ende kann eine große Aufgabe sein und es kann hilfreich sein, den Planungsprozess in kleinere, überschaubarere Abschnitte zu unterteilen. Wenn Sie einer organisierten Struktur folgen, können Sie auch vermeiden, wichtige Schritte zu verpassen. Erwägen Sie, diese dreistufige Strategie als Grundlage für Ihren eigenen Strategieprozess zu verwenden:

1. Legen Sie umfassende Ziele fest

Der erste Schritt im dreistufigen strategischen Prozess besteht darin, eine Reihe von Zielen festzulegen. Um dies effektiv zu tun, können Sie sich zunächst die Zeit nehmen, Ihre aktuelle Realität zu überprüfen und darüber nachzudenken. Persönliche Überlegungen, Gruppendiskussionen und offene Umfragen können in dieser Zeit hilfreiche Möglichkeiten sein, Ihr Verständnis Ihrer Organisation oder Ihres Projekts zu verbessern. Sie können auch erwägen, Statistiken und Meinungen zum vergangenen Wachstum und zu Zukunftsprognosen einzubeziehen.

Diese Überlegungen können Ihnen helfen, Ihre Prioritäten zu klären und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Erwägen Sie, alle Personen oder Abteilungen zu notieren, die nicht an Ihrem Projekt arbeiten, und überlegen Sie, wie Sie diese relevanten Personen in diese Diskussionen einbeziehen können. Sobald Sie dieses bedarfsgerechte Verständnis geschaffen haben, können Sie mit der Festlegung umfassender Ziele beginnen. Dabei ist es hilfreich zu ermitteln, woher jedes Ziel kommt, warum es benötigt werden könnte und wem es helfen wird. Dies kann dazu beitragen, die Maßnahmen zielgerichtet zu halten und die Wirksamkeit geplanter Änderungen nach deren Umsetzung leichter zu bewerten.

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2. Analysieren Sie die Situation und machen Sie Pläne

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie mit der Analyse Ihrer Situation beginnen, um einen Plan zu erstellen, mit dem Sie diese Ziele erreichen können. Von der Abteilung organisierte Workshops zur operativen Planung können dabei helfen, nützliche Ressourcen und Maßnahmen zu identifizieren. Sie können diese Zeit auch nutzen, um die Mission des Projekts zu entwickeln. Finanzprognosen können ebenfalls ein nützlicher Schritt sein, da sie dabei helfen können, die Vorteile, Risiken und anderen finanziellen Auswirkungen eines Plans zu ermitteln. Dies kann bei der Budgeterstellung sehr hilfreich sein. Weitere nützliche Themen, die es zu berücksichtigen gilt, sind Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Wachstumschancen und Qualitätssicherung.

Diese Art der Analyse kann dabei helfen, umsetzbare Schritte zum Erreichen Ihrer Ziele zu erstellen. Zu diesen praktischen Schritten kann die Planung gehören, welche Personen oder Abteilungen bei dem Projekt helfen können, was genau sie tun werden und wie das Projektteam das Projekt während seiner Entwicklung überwachen und bewerten wird. Abhängig von Ihrem Projekt möchten Sie möglicherweise die Zeit als Messgröße zur Beschreibung Ihrer Aktivitäten verwenden. Bei einem längerfristigen Projekt können Sie beispielsweise die Schritte skizzieren, die im nächsten Monat, in drei Monaten, in sechs Monaten, in einem Jahr und in zwei Jahren abgeschlossen werden müssen.

3. Implementieren, überwachen und bei Bedarf anpassen

Sobald Sie Ihre Schritte geplant haben, ist es Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Diese Ausführungsphase kann sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. Sie können auf Ihr Planungsdokument zurückgreifen und regelmäßige Updates von den an der Fertigstellung Beteiligten veranlassen, um stets auf dem Laufenden zu bleiben und über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie während der Planungsphase ein Überwachungs- oder Berichtssystem eingerichtet haben, kann es in dieser Phase hilfreich sein. Auf diese Weise können Sie sich als ständiger Teilnehmer des Planungsprozesses sehen, während Sie weiterhin nach weiteren Schritten nach vorne suchen und mit dem Team kommunizieren.

Es ist hilfreich, aktiv und in den Prozess einbezogen zu bleiben. Denken Sie daran, dass es sich bei einem Plan um eine Reihe von Richtlinien handelt, die Ihnen dabei helfen sollen, ein Projekt bis zur Fertigstellung zu begleiten. Wenn Sie Änderungen entdecken, die dem Projekt als Ganzes helfen, ist es oft hilfreich, Ihren Plan an diese Änderungen anzupassen. Dieser Ansatz kann auch den anfänglichen Planungsprozess etwas entlasten, da es sich um eine Reihe von Schritten handelt, die Ihr Team im Laufe der Zeit aktualisieren kann.