Tipps zum Erstellen effektiver Meeting-Agenda-Vorlagen • BUOM

5. März 2021

Gut geplante und produktive Meetings sind oft das Ergebnis sorgfältiger Planung. Unabhängig davon, ob Sie eine große Konferenz oder eine Diskussion in einer kleinen Gruppe organisieren, hilft Ihnen eine Besprechungsagenda dabei, den Zeitplan einzuhalten und sich auf wichtige Themen zu konzentrieren. Indem Sie lernen, wie man eine Besprechungsagenda schreibt, können Sie einen effektiven Plan entwickeln. In diesem Artikel erklären wir, was eine Besprechungsagenda ist, wie man sie erstellt und stellen eine Vorlage und ein Beispiel bereit.

Was ist eine Besprechungsagenda?

Eine Besprechungsagenda ist ein Dokument, das den vorgeschlagenen Zeitplan, die Themen und die Ziele der Besprechung beschreibt. Eine Tagesordnung sollte ein detaillierter Ablaufplan sein, der genau erklärt, was während des Meetings wann passieren wird. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das Meeting seine angestrebten Ziele erfolgreich erreicht. Sobald Sie die benötigten Informationen haben, erstellen Sie eine Agenda, damit Sie diese so schnell wie möglich an die Teilnehmer senden können.

Die Tagesordnung der Sitzung umfasst in der Regel Folgendes:

• Überschrift

• Zeit

• Datum

• Aufenthaltsort

• Themen

• Moderator

• Ziel

• Liste der Teilnehmer

Viele Vorlagen enthalten die genaue Zeitangabe, um das Meeting effektiver zu gestalten. Zum Beispiel: „Besprechen Sie unkoordinierte Themen von 11:05 bis 12:05 Uhr.“

Die Tagesordnung sollte einen klaren Zweck haben, damit sich die Teilnehmer auf das Treffen vorbereiten können. Wenn möglich, sollte der Sitzungskoordinator die Tagesordnung mindestens drei Tage im Voraus an die Teilnehmer verteilen. Die Teilnehmer sollten genügend Zeit haben, alle notwendigen Materialien für ein produktives Meeting zusammenzustellen.

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So erstellen Sie eine effektive Meeting-Agenda

Befolgen Sie diese Schritte, um eine detaillierte Besprechungsagenda zu erstellen:

1. Entwickeln Sie ein gemeinsames Ziel

Eine effektive Besprechungsagenda hat einen Zweck oder ein übergeordnetes Ziel, das den Zeitplan und die Diskussion bestimmt. Sie können oben auf der Agenda ein kurzes Ziel hinzufügen. Beispielsweise könnte ein Treffen zur Besprechung der Kundenzufriedenheit den folgenden Zweck haben: „Überprüfung der Kundenzufriedenheit und Erörterung von Möglichkeiten zu deren Verbesserung.“

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2. Erstellen Sie eine Liste der zu besprechenden Themen

Erstellen Sie eine Liste aller Themen, die Sie während des Meetings besprechen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie so gründlich wie möglich vorgehen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel erreichen. Sie können die Erwartungen für jedes Thema als detaillierten Leitfaden angeben, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Organisieren Sie Ihre Liste so, dass sie reibungslos von einem Thema zum anderen übergeht.

3. Erstellen Sie eine Zeitleiste

Sobald Sie Ihre Gesprächsthemen festgelegt haben, erstellen Sie einen Zeitplan, wie lange jeder einzelne Ihrer Meinung nach dauern wird. Bei Besprechungen, die den ganzen Tag dauern, können Sie Ihre Zeit so strukturieren, dass jedem Thema eine Stunde gewidmet wird. Sie können kürzere Zeitrahmen für Besprechungen in 15-Minuten-Schritten strukturieren. Es kann hilfreich sein, jedem Block mehr Zeit einzuplanen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Diskussion des Themas länger dauern könnte. Planen Sie bei Bedarf Zeit für Pausen und Mahlzeiten ein.

4. Identifizieren Sie die Teilnehmer

Sie müssen sicherstellen, dass die richtigen Personen an der Besprechung teilnehmen, um ein ausführliches Gespräch zu führen. Laden Sie zu allen Themen nur die Besucher ein, die Sie benötigen, um die Zeit aller optimal zu nutzen. Wenn Sie sich beispielsweise mit einem Kunden treffen müssen, um den Fortschritt eines neuen Produkts zu besprechen, benötigen Sie möglicherweise Informationen von Ihrem Projektmanager, Produktinhaber oder Kommunikationsmanager.

5. Geben Sie einen Treffpunkt und eine Uhrzeit an

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Platz haben, um alle Besprechungsteilnehmer zum gewünschten Zeitpunkt unterzubringen. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gleichzeitig verfügbar sind, senden Sie eine E-Mail mit den geschätzten Zeiten oder fragen Sie nach Empfehlungen. Auch Ihr Unternehmen kann ein gemeinsames Kalendersystem nutzen. Möglicherweise verlangt Ihr Unternehmen von Mitarbeitern, einen Konferenzraum zu reservieren, oder Sie müssen sich möglicherweise mit einem externen Planer über die Anmietung des Raums abstimmen. Stellen Sie bei jedem Raum sicher, dass Sie über die erforderliche Ausrüstung verfügen, z. B. Bildschirme oder Konferenztools.

6. Bitten Sie um Input

Bei der Planung einer Besprechungsagenda können Sie die Meinung von Teammitgliedern oder Ihrem Vorgesetzten einholen. Sie können möglicherweise Ihre vorläufige Agenda überprüfen und Ratschläge zu Diskussionsthemen oder wichtigen Teilnehmern geben. Wenn Sie sich beraten lassen, können Sie eine gründliche und effektive Besprechungsagenda erstellen, die für alle Teilnehmer gilt.

Vorlage für die Tagesordnung eines Meetings

Sie können diese grundlegende Vorlage verwenden, wenn Sie Ihre eigene Besprechungsagenda erstellen:

(Name der Besprechung) Tagesordnung

Standort: (Adresse oder Zimmernummer)

Datum:

Zeit:

Moderator:

Ziel:

Tagesordnungspunkte

(Startzeit) – (Endzeit) (Beschreibung des Tagesordnungspunkts) (Ort, falls geändert)

(Beginn) – (Ende) (Fügen Sie eine Beschreibung der Themen hinzu, die zu diesem Zeitpunkt besprochen werden sollen) (Standort, falls geändert)

(Beginn) – (Ende) (Fügen Sie eine Beschreibung der Themen hinzu, die zu diesem Zeitpunkt besprochen werden sollen) (Standort, falls geändert)

(Beginn) – (Ende) (Fügen Sie eine Beschreibung der Themen hinzu, die zu diesem Zeitpunkt besprochen werden sollen) (Standort, falls geändert)

(Beginn) – (Ende) (Fügen Sie eine Beschreibung der Themen hinzu, die zu diesem Zeitpunkt besprochen werden sollen) (Standort, falls geändert)

(Weitere Informationen)

(Fügen Sie hier zusätzliche Anweisungen oder Kommentare hinzu)

Beispiel einer Besprechungsagenda

Hier ist eine Beispielagenda für ein vierteljährliches Vertriebstreffen:

Verkaufsplan für das erste Quartal

Ort: Nordkonferenzsaal.

Datum: Mittwoch, 16. Oktober 2019

Zeit: 15–16 Stunden.

Moderator: Michael Smith

Aufgabe**: **Umsätze für das erste Quartal anzeigen und einen Umsatzplan für das zweite Quartal erstellen.

Tagesordnungspunkte

15:00–16:00 Uhr: Besprechen Sie die Umsätze jedes Mitarbeiters im ersten Quartal, laufende Umsätze, Engpässe, Hindernisse und Prozentziele. Überprüfen Sie historische Themen, neue Themen und Aktivitäten.

15:00–15:05 Uhr: Begrüßung der Teilnehmer und anschließende Einführung.

15:05–15:15: Besprechen Sie die Tagesordnung und den allgemeinen Zweck des Treffens.

15:15–15:30 Uhr: Analyse der Vertriebsergebnisse des ersten Quartals durch Mitarbeiter. Verweisen Sie auf Bereiche, in denen wichtige Geschäfte abgeschlossen wurden, nützliche Informationen und den Prozentsatz der Zielerreichung jedes Mitarbeiters.

15:30–15:45 Uhr: Überprüfen Sie die Umsätze jedes Mitarbeiters in der Schlange. Überprüfen Sie die Erwartungen an zukünftige Verkäufe, die aktuelle Leistung sowie etwaige Hindernisse oder Hindernisse.

15:45–16: Updates zu vergangenen Themen und neuen Folgen. Besprechen Sie alle Produktaktualisierungen, Geschäftsstrategien, neuesten Marketingkampagnen und Aktivitäten.

Wenn Sie möchten, dass ein bestimmtes Thema auf die Tagesordnung der nächsten Woche gesetzt wird, wenden Sie sich bitte an Jim Thompson unter 314-994-8833 oder per E-Mail (email protected).

Bitte lesen Sie diese Tagesordnung vor Ihrem Meeting durch, damit Sie sich vorbereiten können.