Tipps und warum es am Arbeitsplatz wichtig ist • BUOM

Wenn Sie für Ihren Arbeitgeber schreiben, müssen Sie Ihren Ton und Stil an alles anpassen, was Sie erstellen. Die Kommunikation zwischen Büros und Kundeninhalten erfordert unterschiedliche Arten des Schreibens. Egal, ob Sie E-Mails, Blogbeiträge oder Produktbeschreibungen schreiben: Wenn Sie die Elemente kennen, die Ihren Ton und Stil beeinflussen, können Sie bessere Inhalte erstellen. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie beim professionellen Schreiben den richtigen Ton und Stil festlegen.

Was ist Ton beim Schreiben?

Der Ton ist die Einstellung des Autors zum Thema des Werks oder zum Publikum. Wenn Sie beispielsweise per E-Mail auf eine Beschwerde antworten, können Sie einen seriösen und professionellen Ton beibehalten. Der Ton kann informeller sein, wenn Sie einem Kollegen schreiben, den Sie schon seit vielen Jahren kennen. Wenn Sie über Ihren Umgangston am Arbeitsplatz nachdenken, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Ziel

Bestimmen Sie, warum Sie die E-Mail, den Beitrag oder andere Inhalte schreiben. Wenn Sie positive Verkaufsergebnisse kommunizieren, sollten Sie ermutigende Worte verwenden und Ihren Ton durch Satzzeichen wie Ausrufezeichen variieren. Bestimmen Sie Ihren Zweck, bevor Sie schreiben, und überprüfen Sie ihn nach dem Schreiben, als wären Sie der Empfänger. Dies kann Ihnen helfen festzustellen, ob Ihr Ziel klar ist und der Ton es unterstützt.

Publikum

Ihr Publikum ist der oder die Leser Ihres Schreibens. Der Ton, wenn Sie einem Erst- oder Stammkunden schreiben, kann im Laufe des Beziehungsaufbaus gesprächiger werden. Bestimmen Sie genau wie Ihr Ziel Ihre Zielgruppe, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Wenn Sie einen Social-Media-Beitrag erstellen, stimmt Ihr Ton möglicherweise mit dem Ihrer anderen Markeninhalte überein.

Nachricht

Die Botschaft ist das, was der Empfänger aus Ihrem Brief erfahren, berücksichtigen oder verstehen soll. Sie können starke Worte wie „Wir müssen das sofort erledigen“ verwenden, wenn Sie möchten, dass der Empfänger weiß, dass er sich verspätet, oder sanftere Worte wie „Lassen Sie uns den Status dieser Angelegenheit überprüfen“, wenn Sie sich einer Frist nähern. In dieser Situation besteht der Zweck Ihrer E-Mail darin, eine Statusaktualisierung zu erhalten, und die Nachricht besteht darin, Ihren Empfängern Ihre Dringlichkeit verständlich zu machen. Denken Sie bei Blogbeiträgen über Ihre Botschaft nach, damit sich der Verbraucher nach dem Lesen an Ihre Marke erinnert.

Was ist Stil beim Schreiben?

Stil ist eine Kombination von Techniken, die ein Autor verwendet, wie Syntax, Wortwahl und Ton. Ebenso wie der Ton kann auch der Stil je nach Publikum variieren. Beispielsweise verwenden Sie möglicherweise umgangssprachliche Wörter und gehen mit einem Mitglied Ihres Teams nachsichtiger mit den Grammatikregeln um, in Kundenmemos werden jedoch möglicherweise überzeugende Sprache, perfekte Grammatik und ein einladender Ton verwendet.

Es gibt vier Hauptschreibstile, die Sie jeweils am Arbeitsplatz verwenden können:

erläuternd

Ein Expository-Brief ist ein Informationsbrief, der den Leser informieren oder spezifische Informationen bereitstellen soll. Beim Verfassen von Erläuterungstexten können Sie Statistiken, Anekdoten, Diagramme oder Vergleiche verwenden. Beispiele für das Schreiben von Erläuterungen sind Anleitungen oder Zeitungsartikel. Sie können beschreibenden Text in die umfassendere Erzählung Ihres Blog-Beitrags einfügen, um den Leser zu informieren und gleichzeitig mit Ihrer Markenstimme im Einklang zu bleiben.

Erzählung

Narratives Schreiben ist Geschichtenerzählen. Dies kann traditionelle Story-Elemente wie Schauplatz, Charaktere und Handlung umfassen, oder Sie können Ihren Text wie traditionelle Erzählungen mit einem Anfang, einer Mitte und einem Ende strukturieren. Dies ist beim digitalen Branding wichtig, wenn Sie erklären, wer Sie als Unternehmen sind, wohin Sie gehen möchten und welche Wirkung Ihre Marke hat. Wenn Sie beispielsweise ein Wellnessunternehmen sind, das gesunde Lebensmittel fördert, könnten Sie Rezepte hinzufügen. Die Geschichte zu erzählen, als Sie zum ersten Mal ein bestimmtes Gericht zubereitet haben, bedeutet, eine Erzählung zu schreiben. Verwenden Sie diesen Schreibstil, wenn Sie versuchen, mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten.

Beschreibend

Beschreibendes Schreiben ist ein Stil, der sensorische Details, bildliche Sprache und spezifische Informationen verwendet, um etwas zu beschreiben. Ein Beispiel hierfür sind Produktbeschreibungen. Anstatt erzählerische Elemente einzubeziehen, verbinden Beschreibungen ihr Publikum durch Erfahrungen und Erinnerungen. Erwägen Sie, eine beschreibende Beschreibung auf Ihrer Unternehmensübersichtsseite zu verfassen. Wenn Sie Pullover verkaufen, können Sie Informationen zur Atmungsaktivität, Weichheit und Haltbarkeit Ihrer Produkte angeben.

überzeugend

Überzeugendes Schreiben ist ein Stil, der darauf abzielt, sein Publikum zu beeinflussen. Beispiele für überzeugendes Schreiben sind:

• Anzeigen

• Marketing-Materialien

• Vorschläge

• Besprechungsanfragen

Sie sollten klar und direkt sein und einen Aufruf zum Handeln enthalten. Wie bei anderen Arten des Schreibens müssen Sie bei der Wahl des richtigen Tons Ihr Publikum, Ihre Botschaft und Ihren Zweck berücksichtigen. Wenn Ihr Vorgesetzter Sie beispielsweise damit beauftragt, eine neue Bearbeitungssoftware zu finden, könnten Sie fünf Programme prüfen und einen Vorschlag einreichen, in dem dargelegt wird, warum Ihr Unternehmen sich für eine bestimmte Marke entscheiden sollte. Sie möchten einen professionellen Ton wahren und gleichzeitig überzeugend sein.

Unterschiede zwischen Ton und Stil

Der grundlegende Unterschied zwischen Ton und Stil besteht darin, dass Ton ein Stilelement ist. Sie versuchen, einer E-Mail oder einem Inhalt einen bestimmten Ton zu verleihen, indem Sie verschiedene Stile wählen. Der Leser bestimmt dann den Ton bei der Interpretation Ihres Textes. Wenn Sie beispielsweise eine kurze E-Mail mit kurzen Sätzen und vielen Ausrufen verfassen, wird der Ton möglicherweise als dringend, nervös oder frustriert empfunden. Selbst wenn Sie etwas Objektives wie Statistiken kommunizieren, gibt die Wahl Ihrer Schreibweise den Ton an und Sie möchten, dass sie den Inhalt widerspiegelt. Während der Ton die Gesamtstimmung eines Stücks beeinflusst, steigert der Stil seine Wirksamkeit.

Tipps zur Verwendung von Ton und Stil beim Schreiben

Hier sind einige Tipps, wie Sie mit Stil und Ton bei der Arbeit effektiver schreiben können:

Sei direkt

Beim Schreiben direkt zu sein bedeutet, eine aktive Sprache zu verwenden und genau zu sagen, was Sie meinen. Beschränken Sie Füllwörter möglichst auf ein Minimum, ebenso wie Präpositionen und Adverbien in den meisten Situationen. Wenn Sie vom Thema abweichen, überprüfen Sie die abschließende Übersicht, um sicherzustellen, dass alles, was Sie angegeben haben, zum Erreichen Ihres Ziels erforderlich ist. Auch bei einem direkten Schreibstil gelingt es Ihnen, einen positiven, freundlichen Ton beizubehalten.

Überprüfen Sie Ihren Ton noch einmal

Achten Sie beim Lesen Ihrer Inhalte darauf, dass Ihr Ton Ihren Zweck und Ihre Botschaft widerspiegelt. In einer informellen E-Mail an einen Kollegen beginnen Sie möglicherweise mit „Hallo“, während es unprofessionell wirken könnte, einen neuen oder potenziellen Kunden so beiläufig anzusprechen. Einzelne Wörter können einen erheblichen Einfluss auf Ihre Botschaft haben. Wenn Sie beispielsweise eine Wohnung beschreiben, könnten Sie das Wort „gemütlich“ anstelle von „klein“ wählen.

Standpunkt definieren

Der Standpunkt ist Ihre Einstellung zu dem, was Sie sagen. Die Verwendung der zweiten Person bezieht sich direkt auf Einzelpersonen, während die erste Person sowohl Sie als auch den Adressaten des Inhalts einbezieht. Beachten Sie den Unterschied im Ton zwischen „Sie müssen das bis morgen fertig machen“ und „Wir müssen das bis morgen fertig machen.“ Entscheiden Sie je nach Kontext, welcher Standpunkt Ihre Botschaft vermittelt.

Passen Sie sich den Aufgaben an

Wenn Sie Ihren Ton und Stil anpassen, müssen Sie festlegen, wie Sie Ihre Botschaft in jeder E-Mail am besten vermitteln. Sie können in einer Woche formelle E-Mails, informelle E-Mails, einen Blog-Beitrag, eine neue Produkteinführung und einen Werbeslogan schreiben. Sie erfordern jedes Mal Anpassungen in Ton und Stil. Denken Sie vor dem Schreiben über den Stiltyp und die Tonkomponenten nach, um das wirkungsvollste Stück zu kreieren.

Ändern Sie Ton und Stil

Bearbeiten Sie Ihren Text, um die korrekte Grammatik und Rechtschreibung zu überprüfen. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihr Text klar ist und die Reihenfolge der Informationen logisch ist. Zum Üben können Sie drei Entwürfe einer Besprechungseinladung verfassen: einen für Ihren Vorgesetzten, einen zweiten für einen informellen Kollegen und einen dritten für einen unbekannten Kunden. Von der Begrüßung bis hin zu Informationen, die Sie einbeziehen oder weglassen, Ihre Wortwahl beeinflusst den Ton. Dies kann Ihnen helfen, sich mit Stil und Ton vertraut zu machen und Ihre Bearbeitungsfähigkeiten zu verbessern.