Tipps und Vorlagen • BUOM
Das Inkasso von Rechnungen ist ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit mit Kunden. Wenn ein Kunde eine Zahlung versäumt, ist das Versenden einer taktvollen E-Mail eine gute Strategie, um die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig den finanziellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Das Erlernen einer durchdachten E-Mail für überfällige Rechnungen ist eine nützliche Fähigkeit für jeden, der mit Kundenkonten arbeitet. In diesem Artikel erklären wir, was eine überfällige Rechnung ist, geben Anweisungen zum Verfassen einer Rechnung und stellen mehrere Vorlagen zur Verfügung, die Sie in Ihrer beruflichen Kommunikation verwenden können.
Was ist eine überfällige E-Mail-Rechnung?
Eine E-Mail über überfällige Rechnungen ist eine Nachricht, die Sie an Kunden senden, wenn diese im Verzug sind, eine Rechnung zu bezahlen. Es enthält Informationen darüber, wie viel sie schulden, wann das Fälligkeitsdatum der Zahlung ist und wie sie mit der Zahlung fortfahren können. E-Mail ist ein nützlicher Kanal zum Versenden überfälliger Nachrichten, da viele Kunden den Großteil ihrer Kommunikation online abwickeln. Wenn Sie eine E-Mail mit überfälligen Rechnungen verfassen, informieren Sie Ihre Kunden höflich über den ausstehenden Betrag, damit ihre Konten in gutem Zustand bleiben.
Warum E-Mails mit überfälligen Rechnungen versenden?
Der Versand überfälliger Rechnungen per E-Mail ist wichtig, da Sie so Zahlungen erhalten und gleichzeitig eine respektvolle Beziehung zu Ihren Kunden pflegen können. Viele Kunden verpassen Zahlungen einfach, weil sie das Fälligkeitsdatum vergessen oder das Konto verloren haben. Eine E-Mail mit überfälligen Rechnungen ist eine einfache Möglichkeit, sie an ihre Verpflichtungen zu erinnern. Diese E-Mails versorgen Unternehmen mit dem Cashflow, den sie für ihre Geschäftstätigkeit benötigen, und begrenzen die Anzahl der zu verfolgenden ausstehenden Beträge.
So schreiben Sie eine überfällige E-Mail
Hier sind ein paar Schritte, die Sie befolgen können, um eine effektive E-Mail über überfällige Rechnungen zu verfassen:
1. Erwähnen Sie das Konto im Thema
Schreiben Sie zunächst ein Thema, das sich auf die Partitur bezieht. Die Erwähnung einer Rechnung in der Betreffzeile kann die Aufmerksamkeit des Kunden erregen und ihn sofort daran erinnern, dass er eine Zahlung leisten muss. Geben Sie den Firmennamen an oder vermerken Sie, wofür die Rechnung bestimmt ist, um der E-Mail zusätzlichen Kontext zu geben. Hier sind einige Beispiele für Betreffzeilen für eine E-Mail mit überfälligen Rechnungen:
Gesetzentwurf zur Abhörung Nr. 30912
Ihre Webservices-Rechnung (#45089) ist zwei Wochen überfällig
Zahlungsplan für Rechnung Nr. 1078: Mitteilung über verspätete Zahlung
2. Fügen Sie eine höfliche Eröffnung hinzu.
Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Begrüßung des Kunden. Denken Sie daran, dass Sie die Zahlung verlangen und gleichzeitig die Möglichkeit zukünftiger Verträge mit dem Kunden wahren möchten. Daher ist es wichtig, freundlich zu sein. Sprechen Sie den Kunden mit seinem bevorzugten Namen an und erwägen Sie, einen Satz oder eine Frage hinzuzufügen, die sich auf seinen Kauf bezieht. Dadurch wird eine positive Verbindung hergestellt, bevor Sie Ihre Anfrage stellen.
3. Geben Sie Datum und Betrag der Zahlung an
Erklären Sie, wann die Rechnung fällig war und wie viel der Kunde schuldet. Überprüfen Sie das Konto des Kunden und frühere Mitteilungen noch einmal, um sicherzustellen, dass Sie über den richtigen Betrag verfügen. Erwägen Sie die Verwendung von Formatierungen wie Fettdruck und Leerzeichen, um diese wichtigen Details hervorzuheben.
4. Erklären Sie die Zahlungsoptionen
Geben Sie einen Call-to-Action ein und beschreiben Sie, wie der Kunde die Zahlung tätigen kann. Wenn Sie ein Online-Zahlungsportal nutzen, fügen Sie einen Link ein, über den der Kunde seine Karten- oder Bankdaten eingeben kann. Sie können auch Informationen darüber angeben, wohin der Scheck oder die Zahlungsanweisung gesendet werden soll. Machen Sie es Ihrem Kunden einfach, sofort zu bezahlen, damit er nicht erneut eine Mahnung verschicken muss.
5. Geben Sie die nächsten Schritte an
Beschreiben Sie ggf. Ihre Richtlinien für verspätete Zahlungen und die möglichen Folgen einer Nichtzahlung. Normalerweise können Sie diese Informationen in Ihrer ersten überfälligen E-Mail weglassen. Wenn eine Zahlung Monate verspätet ist oder ein Kunde die Kommunikation ignoriert, kann die Kommunikation der nächsten Schritte ihn dazu ermutigen, die Zahlung vorzunehmen. Beispiele hierfür könnten die Rufschädigung eines Kontos, die Erhebung zusätzlicher Gebühren oder im Extremfall sogar rechtliche Schritte sein.
Tipps zum Verfassen einer E-Mail über überfällige Rechnungen
Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Verfassen einer effektiven E-Mail über überfällige Rechnungen helfen:
Legen Sie einen Zeitplan fest. Manche Leute versenden E-Mails mit überfälligen Rechnungen sofort nach einem versäumten Fälligkeitsdatum, während andere mehrere Tage oder sogar Wochen warten, um Kunden über überfällige Rechnungen zu informieren. Legen Sie einen Zeitplan für das Versenden von Mahnungen fest, um für alle Kunden organisiert und konsistent zu bleiben.
Fügen Sie eine Kopie der Rechnung bei. Es wird empfohlen, jeder überfälligen E-Mail eine Kopie der Originalrechnung beizufügen. Dies erleichtert dem Kunden die Suche nach Details und die Bestätigung der Informationen in Ihrer Nachricht.
Bestätigen Sie Ihre Kontaktinformationen. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail an die richtige E-Mail-Adresse und den richtigen Kunden senden, insbesondere wenn Sie bestimmte finanzielle Details erwähnen.
Muster überfälliger Rechnungen
Hier sind einige Vorlagen, die Sie als Leitfaden verwenden können, wenn Sie E-Mails an Kunden bezüglich einer verspäteten Zahlung senden:
Aktuelles Fälligkeitsdatum
Wenn eine Rechnung nur ein paar Tage überfällig ist, beginnen Sie mit einer freundlichen Erinnerung in einem positiven Ton, beispielsweise mit dieser Vorlage:
Hallo (Kundenname),
Guten Tag! Ich hoffe, dass bei Ihnen alles in Ordnung ist und Sie zufrieden sind (Produkte oder Dienstleistungen). Mit dieser E-Mail möchten wir Sie freundlich daran erinnern, dass Ihr Zahlungsbetrag fällig ist. Der Einfachheit halber habe ich Ihre Referenznummer beigefügt.
Sie können die Zahlung mit (Zahlungsmethode erläutern) senden. Ich würde mich über eine Antwort mit der Bestätigung der Zahlung freuen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Rechnung erhalten, wenn Sie eine Minute Zeit haben. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Danke!
(Ihr Name)
Späte Zahlung
Wenn sich die Verzögerung über einen längeren Zeitraum erstreckt, senden Sie Folge-E-Mails, in denen Sie Kunden daran erinnern, die Rechnung zu bezahlen. E-Mails über extrem verspätete Rechnungen erfordern möglicherweise einen direkteren Ton als die erste Benachrichtigung:
Lieber (Name des Kunden),
Ich schreibe Ihnen, weil unsere Unterlagen einen ausstehenden Saldo (Betrag) für ein Konto (Referenznummer) aufweisen, das fällig war (Fälligkeitsdatum). Diese Zahlung ist um (Zeitraum) überfällig und wir werden dieses Konto schließen. Die Originalrechnung ist beigefügt, falls Sie die Originalbenachrichtigung verpasst haben.
Könnten Sie bitte auf diese E-Mail antworten und mir mitteilen, wann wir mit der Zahlung rechnen können? Wenn Sie die Zahlung bereits gesendet haben, ignorieren Sie diese Nachricht bitte und lassen Sie es mich wissen. Bei Fragen zum Bezahlvorgang stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Am besten,
(Ihr Name)
Neueste Mitteilung
Wenn der Kunde mehrere Kommunikationsmethoden ignoriert, versuchen Sie, eine abschließende Mitteilung in einer klaren Sprache zu übermitteln, in der Ihre Richtlinien für den Umgang mit verspäteten Zahlungen dargelegt werden:
Hallo (Kundenname),
Dies ist eine dringende Nachricht bezüglich Ihres Kontos bei (business). Eine Rechnung (Referenznummer), die fällig war (Fälligkeitsdatum), ist nun (Anzahl der Tage) überfällig und erfordert eine sofortige Zahlung. Der aktuell fällige Betrag beträgt (Betrag).
Wir haben mehrmals versucht, Sie bezüglich der Zahlungsmodalitäten zu kontaktieren. Bitte beachten Sie, dass gemäß unserer ursprünglichen Vereinbarung für jeden weiteren Tag, an dem Ihre Zahlung verspätet ist, zusätzliche Verzugsgebühren in Höhe eines bestimmten Betrags anfallen können. Wenn wir nicht die vollständige Zahlung (Datum) erhalten, behalten wir uns das Recht vor, dieses Konto als Inkasso einzustufen. Bitte kontaktieren Sie mich so schnell wie möglich, damit Ihr Konto in gutem Zustand bleibt.
Aufrichtig,
(Ihr Name)
Beispiel für eine E-Mail mit einer überfälligen Rechnung
Hier ist ein Beispiel einer elektronischen Rechnung für eine überfällige Rechnung, die Sie als Inspiration für Ihre eigene Geschäftskommunikation verwenden können:
Thema: Dragonfrut Designs: Rechnung Nr. 67091
Guten Morgen Clara,
Ich hoffe, dass Sie diese E-Mail erhalten haben und dass Ihnen Ihre neuen Logos gefallen! Ich möchte Sie mit diesem Schreiben freundlich daran erinnern, dass Ihre Zahlung von 300 US-Dollar für Grafikdesign-Dienstleistungen am 28. Juni 2021 fällig war. Der Einfachheit halber habe ich Ihre Rechnung Nr. 67091 beigefügt.
Sie können die Zahlung einreichen, indem Sie einen Scheck an Dragonfruit Designs ausstellen oder das sichere Zahlungsportal auf meiner Website nutzen. Wenn Sie mir so schnell wie möglich eine E-Mail senden und den Erhalt dieser E-Mail bestätigen könnten, wäre ich Ihnen dankbar. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zum Konto haben, bei denen ich Ihnen helfen kann.
Danke!
Brianna Wells