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Wenn Sie ein neues Geschäftsprojekt starten, ist es wichtig, eine klare Erfolgsvision festzulegen und diese zu kommunizieren. Die Präsentation des Kickoff-Meetings ist Ihre Gelegenheit, starke Stakeholder-Beziehungen zu demonstrieren, die zu optimalen Ergebnissen für Ihr Unternehmen führen können. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Sie bei einem Kickoff-Meeting eine Präsentation halten und geben Tipps, was Sie in Ihre Demo einbauen sollten.

Was ist eine Kickoff-Meeting-Präsentation?

Eine Präsentation beim Kickoff-Meeting stellt den Stakeholdern die Teammitglieder, Pläne und Verfahren vor, die mit einem bestimmten Projekt verbunden sind. Das Kickoff-Meeting kann intern stattfinden, wobei nur die Mitarbeiter Ihres Unternehmens anwesend sind, oder zwischen Ihrem Unternehmen und Vertretern eines anderen Unternehmens. Präsentationen bei Kickoff-Meetings schaffen ein gemeinsames Verständnis des Ziels, eine positive Arbeitsbeziehung, für beide Seiten akzeptable Erwartungen und eine gemeinsame Definition von Erfolg.

So halten Sie eine Präsentation bei einem Kickoff-Meeting

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen sollten, wenn Sie beim Kickoff-Meeting Ihre eigene Präsentation halten:

1. Stakeholder einladen

Kickoff-Meetings sind eine wichtige Gelegenheit für Stakeholder, Projektdetails kennenzulernen und zu diskutieren. Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig einen Termin und eine Uhrzeit für das Treffen festlegen, damit die Eingeladenen die notwendigen Vorbereitungen treffen können. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Gästeliste darauf, Folgendes einzubeziehen:

• Projektmanager

• Mitglieder des Projektteams

• Vertreter der beteiligten Fachbereiche

• Vertreter der Auftragnehmer

• Projektsponsoren

• Führungskräfte aus dem Kundenunternehmen

2. Organisieren Sie Ihre Präsentation

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Organisation Ihrer Präsentation. Die meisten Kickoff-Meeting-Präsentationen sind Diashows. Selbst wenn Sie sich an die Vorlage halten, müssen Sie wahrscheinlich viel Zeit damit verbringen, Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und unabhängige Recherchen durchzuführen. Erwägen Sie vor dem Meeting, Ihre Präsentation mit den Stakeholdern in Ihrer Organisation zu teilen, um zu vermeiden, dass ungenaue oder veraltete Details wiederholt werden.

Da die meisten Kickoff-Meeting-Präsentationen mit einem Abschnitt mit Fragen und Antworten enden, erstellen Sie eine Liste mit Fragen, die die Stakeholder Ihrer Meinung nach stellen werden, und bestätigen Sie, dass Sie bestimmte Informationen beantworten müssen.

3. Sorgen Sie für eine effiziente Lieferung

Ein erfolgreiches Kickoff-Meeting hängt davon ab, dass Sie den Inhalt Ihrer Präsentation effektiv vermitteln. Abhängig von Ihrer Rolle in der Organisation entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, die Präsentation an einen Kollegen zu delegieren, der sich durch öffentliche Reden auszeichnet, oder Sie möchten mehrere Teilnehmer in die Besprechung einbeziehen. Wenn Sie der Hauptmoderator sind, proben Sie vorher mehrmals, damit Sie souverän vor Publikum sprechen können.

4. Teilen Sie Ihre Arbeit

Senden Sie nach dem Kickoff-Meeting eine Dankes-E-Mail an die Teilnehmer und fügen Sie eine Kopie Ihrer Präsentation bei. Stakeholder schätzen es, über eine Referenz zu verfügen, die sie nutzen können, um Details in der Zukunft zu bestätigen. Wenn jemand nicht an der Besprechung teilnehmen konnte, ist die Bereitstellung einer virtuellen Kopie eine wohlüberlegte Geste, die sicherstellt, dass alle Beteiligten informiert sind.

Was Sie in die Präsentation Ihres Kickoff-Meetings aufnehmen sollten

Hier sind die wichtigsten Komponenten, die Sie in Ihre Kickoff-Meeting-Präsentation integrieren sollten:

Einführung

Auch wenn Sie die meisten Meeting-Teilnehmer kennen, wird das Kickoff-Meeting von der Vertrautheit profitieren. Identifizieren Sie wichtige Vertreter Ihrer Organisation, damit alle Beteiligten miteinander vertraut sind. Gegebenenfalls können Sie die Teilnehmer bitten, eine lustige Tatsache über sich selbst zu erzählen. Ihre Präsentation kann als Einführung für Menschen dienen, die aktiv zusammenarbeiten werden, sodass die Betonung von Freundlichkeit und zwischenmenschlichen Beziehungen langfristige Vorteile haben kann.

Geschichte des Projekts

Nehmen Sie sich Zeit, um die Grundlagen Ihres Unternehmens und die Gründe für das neue Projekt zu erläutern. Stakeholder außerhalb Ihrer Organisation verstehen möglicherweise nicht die Qualifikationen oder Erfahrungen Ihres Teams. Es ist hilfreich, ihnen zu erklären, was sie von Ihnen als Partner erwarten können. Die Besprechung des Projekthintergrunds hilft Ihrem aktuellen Team auch zu verstehen, wie andere das Problem bereits gelöst haben. Anschließend können sie ihren Prozess anhand früherer Lektionen und Fehler ausrichten. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um das Hauptziel des Projekts darzulegen.

Umfang und Grenzen des Projekts

Es ist hilfreich, das Endziel eines Projekts zu kennen, aber viele Fragen bleiben unbeantwortet, ohne den Umfang des Projekts zu besprechen. Der Umfang des Projekts definiert die Ergebnisse, die Sie zu erreichen versprechen, und zeigt an, was nicht in die Verantwortung Ihres Teams fällt.

Beispielsweise könnte ein Museum eine Sicherheitsberatungsfirma mit der Entwicklung eines neuen Sicherheitssystems beauftragen. Ohne den Umfang des Projekts zu besprechen, wissen Museumsbeteiligte möglicherweise nicht, ob das Sicherheitsunternehmen tatsächlich CCTV-Kameras installiert oder die empfohlenen zusätzlichen Sicherheitskräfte bereitstellt. Sobald Ihr Kunde weiß, was Ihre Dienstleistungen nicht umfassen, kann er entweder zusätzliche Arbeiten für Sie veranlassen oder zusätzliche Hilfe in Anspruch nehmen.

Ergebnisse und Zeitpunkt

Ihr Kickoff-Meeting bietet allen, die die Ergebnisse überwachen, die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Zeitplan zu bestätigen. Ein Interessent kann aufgrund anderer Verpflichtungen oder persönlicher Konflikte Bedenken hinsichtlich bestimmter Termine äußern. Möglicherweise können Sie während des Meetings Anpassungen vornehmen, aber wenn nicht, ist es dennoch eine gute Idee, diese potenziellen Probleme frühzeitig zu erkennen.

Es ist auch wichtig zu besprechen, wie sich Ihre Ergebnisse gegenseitig beeinflussen. Manchmal kann die Arbeit an einem Teil eines Projekts erst beginnen, wenn Teamkollegen eine separate Aufgabe erledigt haben. Ihre Präsentation ist eine Gelegenheit, die Beziehungen zwischen den verschiedenen Teilen Ihres Projekts zu überprüfen und sicherzustellen, dass jeder versteht, wie sich seine Verantwortlichkeiten auf den Erfolg anderer auswirken.

Aufgabentrennung

Überprüfen Sie unbedingt, welches Personal für die einzelnen Back-End- oder Verwaltungsfunktionen verantwortlich ist. Klare Erwartungen begrenzen das Potenzial für Verwirrung und ermöglichen allen Beteiligten, Fragen zu stellen, die ihre Verantwortlichkeiten klären. Durch die Delegation von Testaufgaben weiß jeder außerdem, an wen er sich bei bestimmten Problemen wenden kann. Besonders bei der Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmen ist es sehr wichtig, in der Zukunft keine Zeit zu verschwenden, indem man Bedingungen für eine einfache Kommunikation in der Gegenwart schafft.

Regeln für die Zusammenarbeit

Erklären Sie, wie Ihrer Meinung nach die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen und zwischen Unternehmen stattfinden wird. Richtlinien zur Zusammenarbeit können Anweisungen zur Kommunikation, zu Berichtsprozessen, zum Informationsaustausch oder zur Kostenteilung enthalten. Selbst wenn es sich bei Ihrem Kickoff-Meeting um ein internes Projekt handelt, können Ihre Regeln für die Zusammenarbeit von Ihren normalen Praktiken abweichen. Sie könnten beispielsweise ein einzigartiges Sicherheitsprotokoll implementieren oder eine dedizierte Datenbank verwenden, über die Ihr Team vor Beginn der Arbeit Bescheid wissen muss.

Annahmen

Manchmal erfordert die Planung eines Projekts, dass Ihr Team Annahmen trifft. Das ist typisch, aber es ist hilfreich, die Annahmen hinter Ihren Prognosen mitzuteilen, damit andere Stakeholder Ihre Denkweise verstehen und alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen treffen können. Annahmen im Projektmanagement beziehen sich auf alle nicht unterstützten Informationen, die Sie zur Entwicklung von Kostenvoranschlägen oder Projekten verwendet haben. Wenn Ihr Projekt beispielsweise ein Material mit sehr variablen Kosten erfordert, ist es sehr wichtig anzugeben, welchen Preis Sie in Ihren Berechnungen verwendet haben.

Einschränkungen und Risiken

Bei den meisten Projekten müssen zumindest einige einschränkende Faktoren berücksichtigt werden. Widmen Sie einen Teil Ihrer Präsentation der Behandlung von Problemen, die sich auf Ihren Zeitplan, Ihr Budget oder Ihre Arbeitsvereinbarungen auswirken könnten. Stakeholder wissen es zu schätzen, dass sie sich potenzieller Herausforderungen im Voraus bewusst sind, und indem Sie alle darauf aufmerksam machen, befähigen Sie mehr Menschen, Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Wenn beispielsweise ein Bauprojektmanager Bedenken hinsichtlich eines Holzlieferanten hat, kann der Projektpartner eine alternative Quelle empfehlen.

Nächste Schritte

Die folgenden Schritte beschreiben die Maßnahmen, die Ihr Team unmittelbar nach Ende des Kickoff-Meetings ergreifen sollte. Nachdem Sie so viele Informationen bereitgestellt haben, ist es hilfreich, das Gespräch wieder auf die spezifischen Aufgaben zu konzentrieren, die zuerst erledigt werden müssen. Dies ist auch Ihre Gelegenheit, mit einer motivierenden Botschaft abzuschließen, die alle Beteiligten ermutigt, sich an die Arbeit zu machen.

Fragen

Bitten Sie die Beteiligten vor Abschluss des Treffens, etwaige Fragen zu stellen. Das Kickoff-Meeting ist der ideale Zeitpunkt, um eventuelle Unklarheiten auszuräumen. Insbesondere wenn alle wichtigen Projektmanager anwesend sind, können Sie Themen effektiv besprechen, die sonst eine zusätzliche Koordination oder mehrere E-Mails hin und her erfordern würden.

Tipps für eine erfolgreiche Kickoff-Meeting-Präsentation

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche Kickoff-Meeting-Präsentation zu halten:

Denken Sie über den richtigen Ton nach

Überlegen Sie bei der Planung Ihrer Präsentation, welcher Ton für Ihr Projekt am besten geeignet ist. Abhängig von den vorangegangenen Ereignissen kann Ihr Vortrag sehr ernst oder positiv und optimistisch sein. Beispielsweise wird ein Unternehmen, das nach einer Datenschutzverletzung eine Überarbeitung der Cybersicherheit in Angriff nimmt, den Ernst der Lage mit strengem Ton betonen. Ein Unternehmen, das sich über die Übernahme einer kleineren Marke freut, könnte einen feierlichen Ton anschlagen, um die Integration der beiden Unternehmen zu umrahmen.

Halten Sie Ihre Folien kurz

Die Präsentation beim Kickoff-Meeting beinhaltet viele Details. Es ist jedoch wichtig, dass Sie nicht versuchen, alles in Ihre Folien unterzubringen. Überfüllte Folien lenken das Publikum ab und sind meist schwer zu lesen. Nutzen Sie jede Folie, um wichtige Termine, Titel oder Projektmerkmale hervorzuheben und zusätzliche Details verbal zu kommunizieren. Sobald Sie den Inhalt Ihrer Präsentation beherrschen, können Sie sich darauf konzentrieren, Augenkontakt mit Ihrem Publikum herzustellen und dessen Aufmerksamkeit mit einer ansprechenden Rede zu fesseln.

Möglicherweise möchten Sie, dass Ihr Publikum dennoch einige Informationen genau erhält, beispielsweise Budgetzahlen oder Einzelheiten zu den Ergebnissen. Erstellen Sie ein Begleitdokument, das Sie beim Kickoff-Meeting verteilen, damit die Teilnehmer Ihnen ihre volle Aufmerksamkeit schenken können und Sie sicher sein können, dass Sie wichtige Details mitgeteilt haben.

Nutzen Sie die Kraft des Geschichtenerzählens

Wie bei einer traditionellen Geschichte beginnt Ihr Vortrag mit Hintergrundinformationen, stellt aktuelle Probleme vor und endet mit einer Erfolgsbeschreibung. Bis zum Abschluss eines Projekts ist es schwer zu wissen, wie genau Ihre Vorhersagen waren, aber die Erstellung einer überzeugenden Erzählung kann Ihr Team inspirieren und Ihre Erfolgschancen erhöhen. Geschichten helfen Menschen, eine komplexe Abfolge von Ereignissen zu verstehen und ihren Zweck in einer größeren Gruppe zu verstehen. Nutzen Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Präsentation die narrativen Elemente Ihres Projekts, um sicherzustellen, dass Ihr Team Ihre Vision verinnerlicht und eine persönliche Verbindung zu seiner Arbeit herstellt.