Tipps für die Entwicklung eines effektiven Projektmanagementplans für kritische Pfade

24. März 2021

Der Einsatz der Critical-Path-Methode kann es Unternehmen erleichtern, komplexe Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie eine Führungsrolle innehaben, kann Ihnen ein klares Verständnis des Projektmanagementplans für den kritischen Pfad dabei helfen, Projekte erfolgreicher durchzuführen. In diesem Artikel besprechen wir, wie das Projektmanagement auf kritischen Pfaden funktioniert, und beschreiben, wie man Eventualitäten und Einschränkungen plant.

Wie funktioniert das Kritische-Pfad-Projektmanagement?

Beim Kritischen-Pfad-Projektmanagement werden die längsten Aufgabensequenzen detailliert beschrieben, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Ein gut durchdachter Projektmanagementplan für den kritischen Pfad ist wichtig, denn wenn die Fertigstellung einiger Aufgaben zu lange dauert, kann das gesamte Projekt in Verzug geraten. Versuchen Sie, Aufgaben zu geeigneten Zeitpunkten zuzuweisen, wenn die Mitarbeiter bereit sind, und berücksichtigen Sie Eventualitäten, um Änderungen in letzter Minute zu verhindern. Dies ist wichtig, da spätere Änderungen des kritischen Pfads Auswirkungen auf das Enddatum des Projekts haben können.

Bei der Planung kann die verantwortliche Person Folgendes berücksichtigen:

• Liste der Aufgaben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind

• Beziehungen oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben

• Geschätzte Zeit, die zum Abschließen jeder Aufgabe benötigt wird

Durch die Detaillierung dieser Informationen können Sie das Projekt von Anfang bis Ende messen und die für die Fertigstellung erforderliche Zeit ermitteln. Wenn Sie die Dauer jeder Aufgabe berechnen, finden Sie möglicherweise einige Aufgaben entlang des Pfads, die Float- oder Float-Werte haben. Diese Begriffe beziehen sich auf Aktivitäten, die Sie verschieben können, ohne dass sich dies auf den Projektzeitplan auswirkt.

Tipps zum Umgang mit unvorhergesehenen Umständen

Änderungen am Projektmanagementplan für den kritischen Pfad können sich auf das Enddatum des Ziels auswirken. Hier sind einige Tipps für den Umgang mit unerwarteten Umständen:

Bestimmen Sie, was erforderlich ist

Der erste Schritt zur Bewältigung eines Notfalls besteht darin, festzustellen, was erforderlich ist. Beispielsweise können unvorhergesehene Umstände mehr Geld, Zeit oder Arbeit erfordern.

Erstellen Sie eine Liste mit Annahmen

Eine Liste von Annahmen ist eine Liste von Fakten über das Projekt, von denen Sie annehmen können, dass sie wahr sind. Die für jede Aufgabe verantwortlichen Personen können die mit ihrem Teil des Projekts verbundenen Annahmen identifizieren und diese Informationen mit anderen Teammitgliedern teilen. Durch das Auflisten von Annahmen kann die Notwendigkeit einer doppelten Überprüfung von Daten vermieden werden, z. B. welche Tools das Team benötigt oder wie viel sie kosten.

Die Liste enthält normalerweise Notizen zu:

• Ressourcen: Erforderliche Personen, Ausrüstung, Werkzeuge und Techniken

• Finanzen: Quelle der Projektfinanzierung

• Budget: Geschätzte Kosten des Projekts

• Technologie: Software, Infrastruktur, Plattformen und andere für das Projekt erforderliche Umgebungen.

• Methodik: der Ansatz, mit dem das Projekt abgeschlossen wird

• Zeitplan: Dauer der Veranstaltungen

Sobald eine Liste von Annahmen erstellt ist, können Mitglieder weniger unerwartete Entscheidungen auf der Grundlage falscher Annahmen treffen.

Risiken vorhersagen

Das Antizipieren von Risiken, wie z. B. schlechtem Wetter in der Nähe Ihres Lieferanten, sollte Teil Ihres Notfallplans sein. Zu einem typischen Risikoprotokoll gehören:

• Nennen Sie das Risiko

• Kurze Beschreibung

• Kategorie, z. B. intern, extern, arbeitsbezogen oder IT-bezogen.

• Wahrscheinlichkeit des Risikos

• Beeinflussen Sie das Projektrisiko

• Der Grad des Risikos und ob es eine hohe oder niedrige Priorität haben wird

• Für das Risiko verantwortliche Person

• Mögliche Lösungen

• Zusätzliche Kommentare

Ressourcen zuweisen

Zu den Ressourcen gehören Teammitglieder, neue Software, Finanzen und Materialien. Um mit Ressourcenunfällen umzugehen, ist es am besten, sich jede Ressource im Voraus anzusehen und darüber nachzudenken, wie Sie potenzielle Probleme angehen können. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Dritte hinzuziehen, um mehr Mitglieder zu schulen oder zusätzliche Mittel aus einer anderen Quelle innerhalb der Organisation bereitzustellen.

Analysieren Sie den Projektzeitplan

Stellen Sie sich für diesen Schritt die folgenden wichtigen Fragen:

• Befinden sich alle Aufgaben auf dem kritischen Pfad?

• Benötigen bestimmte Aktivitäten mehr Zeit?

• Sind die Aufgaben zu schwierig?

• Haben diese herausfordernden Aufgaben eine hohe Fehlerquote?

• Benötigen Sie bessere Ressourcen?

Tipps zum Arbeiten mit Einschränkungen

Einschränkungen sind Situationen oder andere Faktoren, die die Wirksamkeit und den Erfolg Ihres Projekts einschränken. Hier finden Sie Tipps zum Umgang mit unerwarteten Umständen:

1. Nutzen Sie einen Fast-Tracking-Prozess

Warten auf den Abschluss einer Aufgabe, bevor mit der nächsten begonnen werden kann, ist eine häufige Einschränkung in einem Projektmanagementplan für den kritischen Pfad. Um diese Einschränkung zu minimieren, können Sie einen beschleunigten Prozess wählen, d. h. Sie führen mehrere Aktionen gleichzeitig aus.

Sie können die Beschleunigung für Aufgaben verwenden, die von nichts anderem abhängen. Beispielsweise können Sie im Baugewerbe das Fundament eines Hauses errichten und gleichzeitig das für den Mauerbau benötigte Material kaufen.

Dieser Prozess erfordert ein ausgezeichnetes Ressourcenmanagement, um das Projekt am Laufen zu halten, da Sie zusätzliche Ressourcen und Mitglieder benötigen, um an verschiedenen Aufgaben zu arbeiten.

2. Projektscheitern

Wenn es eine frühe Frist gibt, können Sie einen Prozess wählen, der als Absturz bezeichnet wird. Unter diesem Begriff versteht man die Zuweisung zusätzlicher Ressourcen zu einer Aufgabe, um diese in kürzerer Zeit erledigen zu können. Sie können Aktivitätsressourcen mit großen Reserven nutzen, was zu Verzögerungen bei anderen Aktivitäten führt.

Sie können das Projekt auf verschiedene Arten unterbrechen, darunter:

• Verkürzung der Ausführungszeit einer anderen Aufgabe auf dem kritischen Pfad

• Unterteilen einer Aufgabe in kleinere Aufgaben, die das Team gleichzeitig mit anderen Ressourcen erledigen kann

• Bereitstellung zusätzlicher Ressourcen für die Arbeit an Aktivitäten auf dem kritischen Pfad.

• Überstundenplanung

3. Vermeiden Sie Datumsbeschränkungen

Vermeiden Sie unnötige Einschränkungen zu einem bereits eingeschränkten Pfad. Zu unnötigen Einschränkungen können Dinge wie ein willkürliches Startdatum der Aufgabe gehören. Anstatt beispielsweise in der ersten Januarwoche Mauern zu errichten, wählen Sie eine praktische Einschränkung und planen Sie, mit dem Mauerbau zu beginnen, sobald der Grundstein gelegt ist.

4. Aktualisieren Sie Ihren Zeitplan

Mitglieder sollten den Projektmanagementplan für den kritischen Pfad regelmäßig aktualisieren, damit alle Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und welche noch auf der Liste stehen. Mitarbeiter sollten versuchen, den Plan in Echtzeit zu aktualisieren. Ein effektiver Weg, dies zu erreichen, ist die Investition in eine cloudbasierte Projektmanagement-Softwarelösung, mit der die Teilnehmer Fortschrittsaktualisierungen von ihren Laptops und Mobiltelefonen senden können. Mit zuverlässigen Daten können Sie den Fortschritt des kritischen Pfads verfolgen.

5. Priorisieren Sie Ihre Kommunikation

Um eine optimale Kommunikation zu gewährleisten, können Sie mit einer Projektmanagement-Software eine interaktive grafische Darstellung der Projektleistung erstellen. Mit detaillierten Informationen zu Fristen und Ressourcen können Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben. Wenn ein Team effektiv kommuniziert, ist es wahrscheinlicher, dass es ein Projekt pünktlich und in hoher Qualität abschließt.