Textnachrichten vs. E-Mail in Geschäftseinstellungen: Hauptunterschiede • BUOM

29. Juli 2021

Geschäftsetikette ist ein Verhaltenskodex, den Fachleute befolgen, wenn sie bestimmte Arbeitssituationen ausführen oder bestimmte Messaging-Plattformen nutzen. Unternehmen nutzen bei der Interaktion mit Kunden oder Kollegen viele Formen der Kommunikation, und jede erfordert in der Regel eine eigene Form der Etikette. Wenn Sie die richtige Text- und E-Mail-Etikette kennen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Kommunikationsform für den Zeitpunkt, den Inhalt und den Empfänger verwenden. In diesem Artikel definieren wir Text- und E-Mail-Etikette und diskutieren die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen ihnen.

Was ist Textetikette im Geschäftsleben?

Die geschäftliche SMS-Etikette ist ein Verhaltenskodex, den die meisten Berufstätigen befolgen, wenn sie mobile Geräte verwenden, um Nachrichten an andere Personen zu senden und geschäftliche Kommunikation zu führen. Dies ist ein neueres Konzept, da die Beliebtheit von Textnachrichten im Geschäftsumfeld mit der zunehmenden Verbreitung von Mobiltelefonen zugenommen hat. Da Menschen den ganzen Tag über Mobiltelefone bei sich tragen, kann die Kommunikation per SMS mit Geschäftspartnern oder Kunden oft sehr praktisch sein.

Typischerweise ist es für Unternehmen und Kollegen, die Textnachrichten verwenden, wichtig zu verwalten, wann und wie oft sie Nachrichten senden. Zur Textetikette im Geschäftsleben kann Folgendes gehören:

• Textnachrichten während der Geschäftszeiten: Versuchen Sie, Ihren Kollegen oder Kunden während der Geschäftszeiten Textnachrichten zu senden, so wie Sie ein Unternehmen anrufen würden, wenn es geöffnet ist. Dadurch entsteht eine natürliche Grenze zwischen Arbeitsgesprächen und Privatleben.

• Kurze Nachrichten senden: Nicht alle Pläne haben eine Zeichenbeschränkung, aber es ist wichtig, kurze, prägnante Nachrichten zu senden, die der Empfänger leicht lesen und verstehen kann. Wenn Sie eine längere Nachricht übermitteln müssen, sollten Sie die Verwendung einer E-Mail in Betracht ziehen.

• Bieten Sie an, zu einem Telefongespräch zu wechseln: Wenn ein kurzes Textgespräch zu einer längeren, tiefergehenden Diskussion führen könnte, bieten Sie an, ein Telefongespräch zu vereinbaren. Dies schafft Raum für jede Person, sich auf das Gespräch vorzubereiten und die Arbeit ausführlich zu besprechen.

• Verwenden Sie ein dediziertes Arbeitstelefon: Einige Unternehmen bieten Zugang zu einem Arbeitstelefon oder Mobilgerät an, das ausschließlich für die berufliche Kommunikation gedacht ist. Wenn Sie alle Ihre arbeitsbezogenen Textnachrichten auf einem separaten Gerät speichern, können Sie eine klare Grenze zwischen Arbeit und Zuhause schaffen.

Was ist E-Mail-Etikette im Geschäftsleben?

Die E-Mail-Etikette ist ein Verhaltenskodex für das Versenden langer Nachrichten von geschäftlichen E-Mail-Konten als Mittel zur professionellen Kommunikation. E-Mails im Geschäftsleben nehmen viele Formen an, darunter das Versenden von Marketingaktualisierungen an Kunden, die Kommunikation mit internen Mitarbeitern oder das Versenden von Geschäftsdokumenten als Anhänge. Geschäftliche E-Mails können eine umfangreiche Kommunikationsmethode bieten, indem eine Nachricht direkt an den Posteingang eines Benutzers gesendet wird. E-Mail ist eine zuverlässige und langjährige Kommunikationsmethode im Geschäftsumfeld. Zu den Praktiken der geschäftlichen E-Mail-Etikette gehören in der Regel:

• Kommunizieren Sie mit vielen Personen gleichzeitig: Eine der E-Mail-Funktionen ermöglicht es Ihnen, dieselbe Nachricht an mehrere Personen zu senden, was für Gruppen und Teams nützlich ist. Sie können Nachrichten auch an Kollegen weiterleiten, die Zugriff auf wichtige Informationen aus einem anderen Gespräch benötigen.

• Senden großer Anhänge: E-Mail eignet sich am besten, wenn Sie eine große Datei oder einen großen Anhang senden müssen, wodurch der Bedarf an Papierkopien wichtiger Dokumente begrenzt wird. Bevor Sie eine Nachricht senden, überprüfen Sie alle Anhänge noch einmal, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.

• Erstkontakt herstellen. Wenn Sie zum ersten Mal einen Kunden, Kollegen oder Kunden kontaktieren, kann die Verwendung von E-Mail als erste Kommunikationsmethode beim Empfänger einen positiven und professionellen Eindruck von Ihnen vermitteln. Die Kontaktaufnahme erfordert Selbstbeherrschung, und oft ist eine lange Nachricht eine einfache Möglichkeit, Professionalität zu zeigen.

• Warten auf eine Antwort: Im Geschäftsleben erhalten Menschen jeden Tag viele E-Mails, daher ist es wichtig, dass Sie darauf vorbereitet sind, auf eine Antwort zu warten. Sie können jedoch eine zusätzliche Nachricht senden, wenn Sie länger als 24 Stunden gewartet haben.

• Formatieren Sie Ihre Nachricht. Genau wie beim Schreiben eines Briefes ist es wichtig, Ihre E-Mails mit einer Einleitung zu formatieren, einschließlich der Betreffzeile, Ihres Namens und des Grundes Ihrer Kontaktaufnahme. Weitere Formatierungstipps umfassen die Verwendung eines professionellen Tons, das Korrekturlesen, die Überprüfung, wer die Nachricht erhält, und das Einfügen einer Signatur.

Textnachrichten vs. E-Mail im Geschäftsumfeld

Im Geschäftsumfeld hängt der Erfolg verschiedener Kommunikationsmethoden vom Zeitpunkt, Inhalt und Publikum ab. Hier sind einige wichtige Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Text- und E-Mail-Nachrichten im Geschäftsumfeld:

Verfügbarkeit

Textnachrichten sind eine kostengünstige Möglichkeit der Kommunikation, da die meisten Menschen ihre Mobiltelefone den ganzen Tag über bei sich tragen können. Textnachrichten können eine hohe Priorität haben. Senden Sie sie daher am besten, wenn Sie möchten, dass der Empfänger Ihre Nachrichten sofort sieht. Dies wird wahrscheinlich die Geschwindigkeit erhöhen, mit der Ihr Empfänger antwortet. Für Marketingkampagnen werden Textnachrichten direkt auf die Telefone der Kunden gesendet. Diese Unmittelbarkeit kann das Versenden von SMS zu einer schnellen und zuverlässigen Methode machen.

Über eine zuverlässige Internetverbindung können Sie ganz einfach E-Mails an andere Benutzer senden. Während manche Menschen über ihre Mobilgeräte auf E-Mails zugreifen, verwenden andere E-Mails nur auf ihren Computern. Der Kommunikationspfad steht jedoch allen am E-Mail-Thread beteiligten Parteien zur Verfügung, sodass es einfacher ist, der Konversation zu folgen oder Aufzeichnungen über die Interaktion zu führen.

Länge

SMS ist eine Kurzform-Kommunikationsmethode, das heißt, sie beinhaltet kurze, prägnante Nachrichten. Einige Pläne haben eine Zeichenbeschränkung. Versuchen Sie daher, Nachrichten mit einer Länge von bis zu 200 Zeichen zu senden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Text korrekt gesendet wird und klarer und lesbarer Text angezeigt wird, sodass er vom Empfänger leicht gelesen werden kann. Textnachrichten bestehen größtenteils aus Wörtern und bieten wenig Platz für Dokumente, Fotos oder andere Ressourcen. Es ist wichtig, Textnachrichten zu versenden, die Informationen klar und schnell vermitteln.

E-Mails sind lang, was bedeutet, dass sie längere erklärende Nachrichten enthalten. E-Mail ermöglicht es Benutzern, Geschichten zu erklären, Themen ausführlich zu diskutieren und detaillierte Anweisungen zu geben. Aufgrund des zusätzlichen Platzes können E-Mails Dokumentanhänge, Links oder andere digitale Marketingmaterialien enthalten.

Lesbarkeit

Die Texte sind leicht lesbar, da sie direkt auf Ihr Mobilgerät geliefert werden. Eine kurze Nachrichtenlänge verbessert auch die Lesbarkeit. Aufgrund der Länge muss der Kollege jedoch möglicherweise eine Frage beantworten, um zusätzliche Informationen zu erhalten. Wenn Sie außerdem einen bestimmten Tonfall vermitteln möchten, sollten Sie die Verwendung von E-Mails anstelle von Textnachrichten in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation klar ist.

Das Überprüfen und Verfassen von E-Mails kann länger dauern. E-Mails können Bilder, Videos oder Anhänge enthalten, die Sie oder der Empfänger überprüfen sollten, bevor Sie antworten. Menschen erhalten jeden Tag viele E-Mails. Wenn Sie also eine Folgenachricht senden, kann der Empfänger Ihre ursprüngliche E-Mail sehen und dem Verfassen einer Antwort Priorität einräumen.

Ton

Aufgrund der Schnelligkeit und Zugänglichkeit haben Textnachrichten einen gesprächigen Ton. Dieser Ton kann für Kollegen, die eng zusammenarbeiten, oder für den Versand von Marketingkampagnen an Stammkunden effektiv sein. Erwägen Sie die Verwendung von E-Mail, wenn Sie auf formelle oder professionelle Weise kommunizieren möchten. Wenn Sie die Anzahl der Nachrichten, die Sie an Kollegen und Kunden senden, begrenzen, können Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen beruflicher und persönlicher Kommunikation aufrechterhalten.

E-Mails haben einen professionellen Ton, da sie allgemein als Geschäftsinstrument gelten. Lange Nachrichten ermöglichen eine größere Formalität in der Zusammensetzung und Struktur der E-Mail. Bestimmte Umstände erfordern einen formellen, professionellen Ton, beispielsweise wenn Sie einen neuen Kunden zum ersten Mal treffen oder ein Projekt erklären.