So weisen Sie eine Kontonummer zu: • BUOM

22. Februar 2021

Kunden und Lieferanten müssen Unternehmen für ihre Produkte oder Dienstleistungen bezahlen, damit das Unternehmen lebensfähig bleibt. Die Verfolgung und Verwaltung dieser Zahlungen ist ein wichtiger Bestandteil des Tagesgeschäfts eines Unternehmens. Buchhaltungsfachleute müssen diese Dokumente eindeutig kennzeichnen, sie organisiert und leicht auffindbar halten. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Rechnungsnummer ist, welche Bedeutung eine Rechnungsnummer hat und wie man eine Rechnungsnummer zuweist.

Mehr lesen: Was ist eine Rechnung? Bestimmen, was enthalten ist

Was ist eine Kontonummer?

Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die von Geschäftsinhabern, Finanzabteilungen oder unabhängigen Auftragnehmern an Kunden und Lieferanten vergeben wird und auf einer einzelnen Rechnung erscheint. Rechnungsnummern müssen Nummern enthalten, oft in fortlaufender Reihenfolge, und können auch Buchstaben enthalten, die das Unternehmen, Projekt oder die Abteilung identifizieren.

Rechnungen sind Dokumente, mit denen Unternehmen abgeschlossene und überfällige Zahlungen nachverfolgen können. Buchhalter richten jede Rechnung mit einer separaten Rechnungsnummer und anderen identifizierenden Informationen ein. Sie stellen gekaufte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen dar und enthalten in der Regel folgende Informationen:

• Name des Unternehmens, das die Waren oder Dienstleistungen bereitstellt

• Kontaktinformationen des Unternehmens, einschließlich Adresse, Telefonnummer und Website

• Name des Empfängerunternehmens und Kontaktinformationen, einschließlich Adresse, Telefonnummer und Website

• Rechnungsdatum

• Kontonummer

• Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, einschließlich Art und Menge

• Einzelkosten für Produkte oder Dienstleistungen

• Etwaige zusätzliche Steuern oder Gebühren

• Gesamtwert

• Zahlungsbedingungen

• Begriff

Beispiel

Hier ist ein Beispiel für ein Konto:

ABC-Beratung
616 Cherry Lane
Chicago, IL 60007
123-987-6543
www.abcconsulting.site

Datum: 15. Juli 2012
Rechnungsnr. GRN-0018

In Rechnung gestellt von: Greenacres Property
123 37th Avenue.
Chicago, IL 60007
123-345-6789
Website greenacres.website

Service: Beratungsdienste Juni 2012 – Website-Entwicklung, Social-Media-Marketing und E-Mail-Datenbankverwaltung.

Kosten für Dienstleistungen: 3200 $

Zusätzliche Gebühren: 300 $ Überstunden.

Gesamtkosten: 3500 $

Zahlungsbedingungen: innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt

Zahlungsfrist: 15. August 2012

Welche Bedeutung hat die Rechnungsnummer?

Kontonummern sind wichtig, weil sie angeben, welche Produkte und Dienstleistungen ein Unternehmen anbietet und für welche Konten diese Dienste gelten. Anhand dieser Rechnungsnummern können Sie nachverfolgen, welche Rechnungen aktuell sind und welche Rechnungen fällige Beträge haben. Sie sind für die Organisation von Rechnungen und Zahlungen von entscheidender Bedeutung und helfen Unternehmen dabei, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Geld sie verdient haben und was sie noch einziehen müssen.

Unternehmen können Rechnungsnummern verwenden, um Rechnungen bestimmten Kunden, Projekten oder Daten zuzuordnen. Dies hilft Finanzfachleuten, Konten ordnungsgemäß zu speichern und zu verwalten. Beispielsweise kann ein großes Unternehmen Lieferanten anhand eines eindeutigen Präfixes auf seinen Rechnungen identifizieren. Rechnungsnummern, die an Greenacres Property gesendet werden, können mit GRN beginnen, oder Rechnungen, die an Black Belt Systems gesendet werden, können Rechnungsnummern enthalten, die BBS enthalten.

So weisen Sie eine Kontonummer zu

Hier sind die Schritte zum Zuweisen einer Rechnungsnummer:

1. Verwenden Sie eindeutige Nummern

Machen Sie jede Kontonummer eindeutig, um Verwirrung zu vermeiden. Doppelte Rechnungsnummern können falsch ausgefüllt, abgelehnt oder mehrfach verarbeitet werden. Wenn Sie beispielsweise mit der Nummerierung Ihrer Konten bei 0001 beginnen, vermeiden Sie es, im nächsten Monat oder Jahr erneut mit derselben Nummer zu beginnen. Wenn Sie die Zeit darstellen möchten, können Sie in Erwägung ziehen, ein Datum als Teil Ihres Zahlensystems hinzuzufügen. Beispielsweise könnte einer am 11. März 2017 versendeten Rechnung die Nummer „031117-0005“ zugewiesen werden. Auf diese Weise können Sie ganz einfach nach Rechnungen zu einem bestimmten Datum suchen und gleichzeitig Duplikate vermeiden.

2. Vergeben Sie die Nummern der Reihe nach

Egal welches System Sie verwenden, der einfachste Weg, den Überblick über Rechnungen zu behalten, besteht darin, mit einer Rechnung zu beginnen und einer fortlaufenden Nummernreihenfolge zu folgen. Betrachten Sie beispielsweise die zuvor verwendeten Kontopräfixe. Wenn Sie sechs Rechnungen in einer Woche versenden, können Sie diese nacheinander kennzeichnen, unabhängig davon, welches Unternehmen die einzelnen Rechnungen erhält:

• GRN0001

• GRN0002

• BBS0003

• BBS0004

• GRN0005

• BBS0006

Die Aufrechterhaltung einer konsistenten Reihenfolge hilft Unternehmen, Verwirrung aufgrund doppelter Rechnungsnummern zu vermeiden.

3. Vergeben Sie Kontonummern in chronologischer Reihenfolge

Nummerieren und versenden Sie Rechnungen, wenn die Organisation Projekte abschließt, um Dateien und Rechnungen organisiert zu halten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Bestellung im Januar und eine weitere Bestellung im Juni ausgeführt hat, versuchen Sie, die frühere Bestellung vor der späteren Bestellung zu nummerieren, um logischere Datensätze zu erhalten.

4. Erwägen Sie die Verwendung von Projektcodes

Sie können Ihre Rechnungen mit einem Projektcode versehen. Dies kann internen Abteilungen dabei helfen, Rechnungen ordnungsgemäß den Abteilungen oder Projekttypen zuzuordnen. Betrachten Sie beispielsweise die Rechnungen für mehrere Projekte, die Ihr Unternehmen in Rechnung stellt, darunter Personal- und Designprojekte für Greenacres Property sowie eine Social-Media-Kampagne und eine Direktmailing-Kampagne für Black Belt Systems. Ihre Konten können sein:

• GRN-RKT-0001

• GRN-RKT-0002

• BBS-SOC-0003

• BBS-DTM-0004

• GRN-DES-0005

• BBS-DTM-0006

5. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware

Viele Buchhaltungsprogramme generieren Rechnungen und Rechnungsnummern. Sie können diese Systeme zur Nummerierung nutzen oder Kontonummern manuell ändern. Der Vorteil der Verwendung von Software besteht darin, dass doppelte Nummern verhindert werden sollen. Sie können auch Benachrichtigungen planen, wenn Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum, z. B. 30, 60 oder 90 Tage, überfällig sind.

Die Verwendung derselben Software für die Rechnungsstellung und andere Buchhaltungsfunktionen kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, seine Finanzunterlagen einfacher zu verwalten. Es erleichtert auch das Auffinden von Dokumenten, Rechnungen, Quittungen und Kontoauszügen.

6. Befolgen Sie alle gesetzlichen Anforderungen

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Buchhaltungsverfahren den staatlichen und nationalen Finanzvorschriften entsprechen. Wenn eine Aufsichtsbehörde Ihr Unternehmen prüft, ist es hilfreich, alle Ihre Dokumente zu ordnen und zu kennzeichnen, damit Sie sie leichter nachschlagen können.

Darüber hinaus gelten in Ländern außerhalb der USA unterschiedliche Buchhaltungs- und Abrechnungsgesetze, einschließlich Richtlinien zur Kontonummerierung. Lesen Sie diese Regeln sorgfältig durch und erwägen Sie die Beauftragung eines internationalen Anwalts, der Sie bei der Einhaltung dieser Regeln unterstützt.

7. Überprüfen Sie die Kontonummern noch einmal

Fehler bei der Rechnungsnummerierung können Verwirrung stiften und zu anderen Buchhaltungsfehlern führen. Überprüfen Sie die Rechnungsnummer vor dem Absenden noch einmal, um sicherzustellen, dass der Buchungskreis, der Projektcode und die Nummern korrekt sind.

8. Pflegen Sie Ihre Konten

Bewahren Sie Ihre Konten so lange wie möglich auf, damit Sie detaillierte Aufzeichnungen über Einnahmen und verspätete Zahlungen haben. Diese Informationen sind nützlich für die Finanzplanung, Prüfung und Kundenbindung. Die digitale Speicherung dieser Informationen kann folgende Vorteile bieten:

• Sicherheit: Sie können Ihre Dateien vor Beschädigungen schützen.

• Sicherheit: Dateiverschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen schützen vertrauliche Datensätze.

• Einfacherer Zugriff: Das Durchsuchen digitaler Dateien kann viel einfacher sein als das Durchsuchen mehrerer Kisten mit physischen Unterlagen.

• Platzsparend: Bei der elektronischen Speicherung von Daten benötigen Sie keine Schubladen und Schränke zur Aufbewahrung.

Erwägen Sie, alte Papierrechnungen zu scannen und wenn möglich auf elektronische Rechnungen umzusteigen.