So verwenden Sie die Konsolidierungsfunktion in Microsoft Excel • BUOM

25. März 2022

Die Verwendung der Konsolidierungsfunktion in Microsoft Excel kann das Zusammenfassen von Informationen in einer Tabellenkalkulation vereinfachen. Durch die Konsolidierung von Informationen können Sie Daten zusammenfassen, Zahlen melden und Masterlisten in einer Tabelle erstellen. Dies ist eine effektive Möglichkeit, Informationen zu sammeln. Indem Sie lernen, diese Funktion effektiv zu nutzen, können Sie bessere, besser organisierte Tabellenkalkulationen für den beruflichen und privaten Gebrauch erstellen. In diesem Artikel erklären wir, warum Sie die Konsolidierungsfunktion in Excel verwenden möchten und sehen uns an, wie Sie dies auf zwei Arten tun können.

Warum die Konsolidierungsfunktion verwenden?

Sie können die Konsolidierungsfunktion in Excel aus verschiedenen Gründen verwenden, da Sie mit dieser Funktion Daten von verschiedenen Orten auswählen und automatisch eine Tabelle erstellen können, in der diese Informationen zusammengefasst werden. Normalerweise verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie Informationen kombinieren, Daten zusammenfassen, Zahlen summieren oder einen Bericht zu bestimmten Informationen erstellen möchten. Wenn Sie Informationen aus mehreren Büchern an einem Ort zusammenführen möchten, können Sie diese mit dieser Funktion zusammenführen. Sie können Daten konsolidieren, indem Sie mehrere Funktionen ausführen und mehrere Methoden verwenden, einschließlich der Verwendung von Formeln.

Wenn Sie beispielsweise für ein Handelsunternehmen arbeiten, das eine zentrale Unternehmenstabelle verwendet, um Bestandsdaten aus verschiedenen Regionalbüros zu verfolgen, können Sie dies mithilfe der Konsolidierungsfunktion problemlos tun. Jede Zweigstelle verfügt möglicherweise über ein eigenes Arbeitsblatt, das nur die Daten aus ihrem Lager enthält, aber eine Unternehmenszentrale kann alle Informationen aus jeder lokalisierten Tabelle in einer einzigen konsolidieren.

So verwenden Sie die Konsolidierungsfunktion von Excel nach Einzelposten

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Konsolidierungsfunktion in Excel zu verwenden, einschließlich der Konsolidierung nach Elementen. So verwenden Sie die Funktion:

1. Richten Sie Daten in übergreifenden Blättern ein

Bevor Sie Ihre Daten konsolidieren können, stellen Sie sicher, dass sie in den verschiedenen Tabellen, aus denen Sie konsolidieren, korrekt konfiguriert sind. Sie können dies tun, indem Sie sicherstellen, dass jeder Datenbereich im Listenformat vorliegt und dass Ihre Tabelle keine leeren Zeilen oder Spalten enthält. Sobald Sie dies bestätigt haben, können Sie sicherstellen, dass sich jeder einzelne Bereich auf einem separaten Blatt befindet. Versuchen Sie abschließend, jeden Bereich im gleichen Layout auf verschiedenen Blättern zu formatieren, um einen einfacheren Übergang zu gewährleisten.

2. Öffnen Sie das Funktionsmenü Konsolidierung und Zusammenfassung.

Sobald Sie Ihre Daten in einem zusammengesetzten Arbeitsblatt eingerichtet haben, können Sie das Konsolidierungsmenü öffnen, indem Sie Ihr Hauptarbeitsblatt öffnen und die obere linke Zelle des Bereichs auswählen, in dem die konsolidierten Daten angezeigt werden sollen. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Daten“ der Hauptmenüoptionen, wählen Sie unter „Datentools“ die Option „Konsolidieren“ aus. Daraufhin wird ein Zusammenfassungsmenü angezeigt.

Im Menü können Sie die Art der Funktion auswählen, die das Programm beim Konsolidieren von Daten verwenden soll. Es stehen mehrere Optionen zur Auswahl, aber standardmäßig kombiniert das Programm Daten mithilfe der SUMME-Funktion, die Daten aus Quellen hinzufügt und die Summe auf Ihrem Hauptarbeitsblatt bereitstellt.

3. Wählen Sie die Daten aus, die Sie konsolidieren möchten

Unter der Funktionsauswahl im Popup-Fenster gibt es einen Abschnitt „Referenz“. Wenn Sie aus einem großen Bereich konsolidieren oder die spezifischen Zellen nicht kennen, können Sie rechts neben dem Feld auf „Reduzieren“ klicken, um das Fenster zu schließen und die Zellen manuell mit Ihren Daten zu verarbeiten. Wählen Sie auf der rechten Seite des Menüs „Dialogfeld erweitern“ aus, um das Funktionsmenü erneut zu erweitern. Wenn Sie Ihre Zellen kennen, können Sie den Bereich manuell in dieses Feld eingeben. Wenn Ihre Daten beispielsweise bei Zelle A1 beginnen und bei H23 enden, können Sie „$A$1:$H$23“ in das Feld eingeben.

Wenn Sie Daten aus einer anderen Arbeitsmappe zusammenführen möchten, können Sie im Menü auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ klicken. Alle Arbeitsmappen werden angezeigt und Sie können die Arbeitsmappe finden, die Sie zusammenführen möchten, und darauf klicken, um sie auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Anschließend wird das Buch im Menü „Referenz“ verfügbar. Dieses Arbeitsblatt können Sie dann bei der Auswahl der Konsolidierung auswählen.

4. Bestätigen Sie die Konsolidierung

Das Feld unter „Referenz“ mit der Bezeichnung „Alle Referenzen“ zeigt alle Bereiche an, aus denen Sie Daten extrahieren. Um den im vorherigen Schritt ausgewählten Bereich hinzuzufügen, können Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken, um Ihre Arbeitsblattdaten zu bestätigen. Ihre Arbeitsblattdaten werden jetzt zusammengeführt und alle Ihre Auswahlen werden gespeichert. Jedes Mal, wenn Sie einen Datenbereich auswählen, den Sie konsolidieren möchten, können Sie die Option „Hinzufügen“ auswählen.

Um sicherzustellen, dass alle Ihre Konsolidierungsdaten bei Änderungen der Quelldaten aktuell bleiben, können Sie unten im Menü „Konsolidierung“ die Option „Links zu Quelldaten erstellen“ auswählen. Dadurch kann das Programm Ihr Master-Arbeitsblatt jedes Mal automatisch aktualisieren, wenn Sie Ihre Daten ändern, um die neuesten und genauesten Informationen wiederzugeben.

Andere Möglichkeiten, die Konsolidierungsfunktion in Excel zu verwenden

Sie können Daten auch mithilfe einer Formel in Excel konsolidieren. Dies ist möglich, wenn Sie die Informationen nur in einem Schritt organisieren möchten. So gehen Sie vor, wenn sich die Daten in verschiedenen Zellen auf verschiedenen Blättern befinden:

Geben Sie eine Formel mit Zellbezügen ein

Um Daten in einem Arbeitsblatt mithilfe einer Formel zu konsolidieren, können Sie eine bestimmte detaillierte Formel schreiben, die Zellverweise auf andere Blätter im Hauptarbeitsblatt enthält.

Wenn Sie beispielsweise Daten aus Zelle B4 in einem Arbeitsblatt namens „Marketing“, Zelle F5 in „Finanzen“ und Zelle B9 in Zelle „Buchhaltung“ im Hauptarbeitsblatt kombinieren möchten, könnten Sie die folgende Formel schreiben: =SUM(Marketing!B4, Finanzen! F5, Buchhaltung!B9).

Geben Sie eine Formel mit einer 3D-Referenz ein

Mit der Konsolidierungsfunktion können Sie Daten in denselben Zellen auch über verschiedene Blätter hinweg konsolidieren. Wenn die Daten, die Sie konsolidieren möchten, Teil einer Reihe von Arbeitsblättern sind, können Sie eine Formel eingeben, die über eine 3D-Referenz verfügt. Wenn Sie beispielsweise Daten konsolidieren möchten, indem Sie die Werte in Zelle A2 vom Arbeitsblatt „Marketing“ über die Buchhaltung bis einschließlich Zelle E5 auf Ihrem Hauptarbeitsblatt summieren, können Sie die folgende Formel schreiben: SUM(Marketing: Buchhaltung!E5).

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