So verwenden Sie das richtige Geschäftsbriefformat in E-Mails (mit Schritten)

Die Geschäftswelt hat viele ihrer traditionellen Praktiken an die digitalen Kanäle angepasst, die die Menschen heute zur Kommunikation nutzen. Obwohl Geschäftsbriefe heutzutage meist per E-Mail geschrieben und gelesen werden, bleiben sie ein wichtiger Bestandteil der Berufskultur und Etikette. Wenn Sie Briefe aus beruflichen Gründen verfassen, kann es hilfreich sein, sich mit der idealen Art der digitalen Formatierung vertraut zu machen. In diesem Artikel definieren wir das Geschäftsbriefformat für E-Mails und stellen die Schritte vor, die Sie unternehmen müssen, wenn Sie Ihren eigenen Geschäfts-E-Mail-Brief verfassen, illustriert mit einer Vorlage und einem Beispiel.

Was ist das Geschäftsbriefformat in E-Mails?

Das geschäftliche E-Mail-Format ist ein leicht modifizierter professioneller Briefaufbau, der die Regeln der E-Mail berücksichtigt. Da die meisten Berufstätigen Gespräche per E-Mail führen, dabei aber einigermaßen formell bleiben müssen, ist die Anpassung der herkömmlichen E-Mail-Formatierung eine einfache Möglichkeit, die Geschäftsetikette beizubehalten und gleichzeitig den Komfort von E-Mails zu genießen. Da E-Mails jedoch nicht mit dem Postdienst verknüpft sind und automatisch Kontaktinformationen hinzufügen, können sie einige typische Elemente eines schriftlichen Briefes eliminieren.

Um wie herkömmliche Briefe lesbar und prägnant zu bleiben, erfordern geschäftliche E-Mails Direktheit und die Verwendung kurzer Absätze. Sie verwenden in der Regel den gleichen Ton wie herkömmliche Geschäftsbriefe und signalisieren Respekt und den Wunsch, auf professionelle Weise zu kommunizieren.

So schreiben Sie einen Geschäftsbrief per E-Mail

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn Sie einen ordnungsgemäß formatierten Geschäftsbrief per E-Mail senden müssen:

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Bevor Sie schreiben, überlegen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist und in welcher Beziehung Sie zum Empfänger stehen. Obwohl Geschäftsbriefe standardmäßig einen formellen und höflichen Ton haben, ist es besser, einen freundlicheren und etwas informelleren Ansatz zu wählen, wenn Sie jemandem schreiben, den Sie gut kennen. Es ist für Sie von Vorteil, besonders förmlich zu sein, wenn Sie zum ersten Mal Kontakt mit jemandem aufnehmen oder ein ernstes Problem ansprechen.

Manchmal können Sie einem Kollegen oder Geschäftspartner, den Sie kennen, schreiben, müssen die E-Mail jedoch an andere Parteien weiterleiten. Wenn Sie oder Ihr Empfänger möglicherweise Gründe haben, Ihre Nachricht zu teilen, halten Sie die Struktur und den Ton Ihrer Nachrichten konservativ.

2. Schreiben Sie den Betreff des Briefes

Die Betreffzeile informiert den Empfänger über den Betreff Ihrer E-Mail. Um möglichst professionell zu wirken, schreiben Sie es in Großbuchstaben und halten Sie es so kurz wie möglich. Abhängig von dem Zweck, für den Sie schreiben, unterscheidet sich die genaue Hervorhebung in der Betreffzeile. Im Allgemeinen möchten Sie jedoch das Ereignis oder den Austausch identifizieren, der für Ihre Nachricht am relevantesten ist. Hier sind einige Beispiele, die als nützliche Referenzen dienen können:

• Willkommen im Globe Pharma-Team

• Vielen Dank für Ihre Mitarbeit

• Gedanken zur Branchenkonferenz

• Vierteljährlicher Bericht, Besprechungspläne

• Wir gehen auf Ihre Bedenken bezüglich unserer Plattform ein

• Crystal View-Glaswaren: Einführung und kostenlose Beratung

3. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung

Während herkömmliche Geschäftsbriefe mit Angaben zum Empfänger und Ihren Kontaktinformationen beginnen, können geschäftliche E-Mails mit einer Begrüßung beginnen. „Lieber“ ist eine gebräuchliche, aber respektvolle Begrüßung, die in jedem Kontext funktioniert. Wenn Sie sich jedoch über den Namen des Empfängers nicht sicher sind, können Sie Ihren Brief mit „An wen es betrifft“ beginnen. Andernfalls verwenden Sie für formelle Briefe den bevorzugten Titel und Nachnamen des Empfängers oder den Vornamen des Empfängers, wenn Sie damit ausreichend vertraut sind.

4. Stellen Sie sich vor

Wenn Sie den Empfänger längere Zeit nicht getroffen oder mit ihm interagiert haben, beginnen Sie Ihren Brief damit, sich vorzustellen. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung oder Funktion und gegebenenfalls das Unternehmen an, das Sie vertreten. Ihr Empfänger wird sich wahrscheinlich freuen, wenn Sie so schnell wie möglich erfahren, dass Sie mit ihm und seinen Aufgaben verwandt sind. Wenn Sie einen Brief an jemanden senden, den Sie kennen, können Sie mit guten Gefühlen beginnen, z. B. indem Sie sagen, dass Sie hoffen, dass es ihm gut geht. Schließen Sie diesen ersten Absatz ab, indem Sie den Grund für das Schreiben klar darlegen, idealerweise in einem Satz.

5. Teilen Sie Ihre Nachricht

In den nächsten ein oder zwei Absätzen wird ausführlicher erläutert, warum Sie mit dem Empfänger in Kontakt treten möchten. Häufig dienen geschäftliche E-Mails dazu, Informationen bereitzustellen oder eine Anfrage zu stellen. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter möglicherweise einen Kollegen in einer anderen Abteilung über den Status eines Projekts informieren, oder ein Arbeitssuchender bittet um eine Berücksichtigung für eine Stelle im Unternehmen.

Während in einigen E-Mails komplexe Themen behandelt werden, die viel Vorbereitung erfordern, können die meisten E-Mails Ihren Standpunkt in ein oder zwei kurzen Absätzen darlegen. Am Ende dieses Abschnitts sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein, die der Empfänger benötigt, um ordnungsgemäß auf Ihre E-Mail zu antworten oder darauf zu reagieren, z. B. Fristen, Veranstaltungsorte oder Kontaktinformationen für Dritte. Durch die Begrenzung der Länge Ihrer E-Mail können Sie die wichtigsten Informationen hervorheben und die Empfänger dazu ermutigen, sie vollständig zu lesen.

6. Beenden Sie mit Dankbarkeit und einem Aufruf zum Handeln.

Im letzten Absatz Ihres Briefes danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und Aufmerksamkeit. Es endet dann mit einem Call-to-Action, einer Aussage, die Ihre Hoffnung für die nächsten Schritte zwischen Ihnen und Ihrem Empfänger zum Ausdruck bringt. Je nach Zweck des Schreibens können Sie Handlungsaufforderungen verwenden, zum Beispiel:

• Ich hoffe, dass wir bald die Gelegenheit haben werden, weitere Gespräche zu führen.

• Ich freue mich auf Ihren Anruf.

• Ich freue mich über jede Hilfe, die Sie zu diesem Thema anbieten können.

• Bitte lassen Sie es mich bald wissen.

7. Melden Sie sich mit Kontaktinformationen an

Stellen Sie Ihrer Unterschrift einen formellen Schluss voran, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, „Grüße“, „Grüße“ oder „Grüße“. Sie können Ihren Namen eingeben, um den Brief zu unterzeichnen, oder eine digitalisierte Version Ihrer tatsächlichen Unterschrift verwenden. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie Ihrem Namen Ihre beruflichen Kontaktinformationen hinzufügen, einschließlich Berufsbezeichnung, Arbeitgeber, Geschäftsadresse und Telefonnummer. Viele Fachleute entscheiden sich dafür, ihre E-Mails so einzurichten, dass diese Informationen ihre Standardsignatur sind. Das spart ihnen Zeit und stellt sicher, dass sie daran denken, sie anzugeben.

8. Korrekturlesen und Bearbeiten

Nehmen Sie sich vor dem Versenden des Briefes etwas Zeit, um die Nachricht sorgfältig Korrektur zu lesen. Da es sich um eine formelle Geschäftskommunikation handelt, sollte Ihr Brief keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler enthalten. Wenn Sie den Empfänger beeindrucken möchten, ist es auch hilfreich, Ihre Sätze so zu formulieren, dass sie gut klingen und Ihre Gedanken prägnant vermitteln. Wenn Sie Ihre E-Mails überprüfen, akzeptieren Sie den Standpunkt Ihres Empfängers und bestätigen Sie, dass Sie alle Informationen angegeben haben, die er benötigt, um das, was Sie geschrieben haben, vollständig zu verstehen. Wenn Sie Hilfe bei der Fehlersuche benötigen, können Sie eine der vielen kostenlosen Online-Korrekturlese-Apps nutzen.

Geschäfts-E-Mail-Vorlage

Hier ist eine Vorlage, die Sie zum Verfassen der Geschäftsbriefe verwenden können, die Sie per E-Mail versenden:

Betreff: (Kurzer und klarer Betreff)

Lieber (Name des Empfängers),

Меня зовут (Ihr Name)и я (Geben Sie Ihre berufliche Identität oder Berufsbezeichnung und Ihren Arbeitgeber an). я пишу (geben Sie den Grund für den Versand Ihres Geschäftsbriefes an).

(Erklären Sie ausführlicher das Thema, das Sie ansprechen oder was Sie äußern möchten.) (Geben Sie ggf. unterstützende Informationen an.)

Ich schätze Ihre Zeit und Aufmerksamkeit. (Machen Sie einen Aufruf zum Handeln).

(Formeller Abschluss),

(Ihr Name)
(Ihre beruflichen Kontaktdaten)

Beispiel für eine E-Mail in einem Geschäftsbrief

Hier ist ein fiktives Beispiel für einen Geschäftsbrief, der der oben genannten Vorlage folgt:

Thema: Erkundung der Terminal-C-Partnerschaft

Sehr geehrte Frau James,

Mein Name ist Terry Stewart und ich bin Director of Operations bei Blue Gate Concessions. Ich schreibe über die Wiedereröffnung des Terminals C am Louisville Regional Airport und darüber, was meiner Meinung nach eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft sein könnte.

Unser Team hat die Renovierung des Terminals und die Veröffentlichung von Materialien mit detaillierten Angaben zu den zusätzlichen Annehmlichkeiten, die Passagiere erwarten können, überwacht. Deshalb habe ich von den spannenden Partnerschaften erfahren, die Ihr Unternehmen Concourse Management mit Modehändlern und Ihren Lieblingsrestaurantketten eingegangen ist. Allerdings fiel mir auf, dass der Zeitungskioskverkäufer in den Unterlagen nicht erwähnt wurde.

Blue Gate Concessions betreibt derzeit Zeitungskiosk-Einzelhandelsbetriebe an einem Dutzend Flughäfen in der Mitte und im Osten der USA. Wir sind erfahrene Betreiber, die sich auf die Integration unserer attraktiven und praktischen Ladenfronten in Verkehrsknotenpunkte spezialisiert haben, die Wert auf Reiseerlebnis und Komfort legen. Ich empfehle Ihnen, unsere Website BlueGateConcessions.com zu besuchen, um mehr über unseren Erfolg zu erfahren.

Vielen Dank für Ihre Zeit. Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, damit wir einen Termin für ein ausführlicheres Gespräch vereinbaren können.

dein

Terry Stewart
Betriebsleiter
Blue Gate-Konzessionen
888-888-8888 | 430 Western Knoll Way, Annapolis, MD 21401