So verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben (Schritte und Methoden) • BUOM

Das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsaufgaben zu verwalten und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie verstehen, wie Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, können Sie Ihre Produktivität steigern und kollaborative Arbeitsabläufe fördern. Es gibt verschiedene Methoden und Tools, mit denen Sie Ihre E-Mails in Aufgaben umwandeln können. In diesem Artikel besprechen wir, warum es wichtig ist, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, wie das geht und stellen eine Liste nützlicher Aufgabenverwaltungs-Apps bereit.

Warum ist es wichtig, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln?

Es ist wichtig, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeitsaufgaben organisieren und nachkommen. Durch die manuelle Eingabe von Aufgaben aus E-Mail-Inhalten können Sie Aufgaben priorisieren und Ihren Zeitplan organisieren. Techniken zur Automatisierung der Aufgabenerstellung per E-Mail ermöglichen es Ihnen, den Projektfortschritt zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu verwalten. Einige Aufgaben-E-Mail-Funktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, mehrere Personen zu einer Aufgabe hinzuzufügen, um Teamverantwortung zu delegieren und die Prozesse der Zusammenarbeit zu optimieren.

So verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben

Schauen wir uns diese Schritte und Techniken an, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln:

1. Fügen Sie eine Aufgabe aus Ihrem Postfach hinzu

Ihr E-Mail-Dienstanbieter verfügt möglicherweise über einen integrierten Aufgabenkalender, in dem Sie Aufgaben erstellen, Unteraufgaben hinzufügen und Aufgabendetails bearbeiten können. Sie können die E-Mail öffnen, die Sie in eine Aufgabe umwandeln möchten, und auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke der Nachricht klicken. Wählen Sie „Zu Aufgaben hinzufügen“ aus dem Dropdown-Menü. Sie können auch Aufgabendetails bearbeiten oder Unteraufgaben über das angezeigte Seitenmenü hinzufügen.

2. Ziehen Sie den Brief in den Aufgabenbereich.

Einige E-Mail-Funktionen umfassen möglicherweise eine Aufgabenliste, die Ereignisse und Aufgaben in Ihrem E-Mail-Konto verwaltet. Um aus E-Mails eine Aufgabe in Ihrer To-Do-Liste zu erstellen, wählen Sie im oberen Funktionsmenü das Symbol „Aufgaben“. Klicken Sie dann auf die E-Mail, die Sie in eine Aufgabe umwandeln möchten. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die E-Mail in den Aufgabenbereich. Lassen Sie dann die linke Maustaste los, um die E-Mail abzulegen und in eine Aufgabe umzuwandeln.

3. Markieren Sie Ihre E-Mails, um sie zu Ihren Aufgaben hinzuzufügen.

Bei einigen E-Mail-Funktionen können Sie Erinnerungsnachrichten in unterschiedlichen Abständen, beispielsweise an einem Tag, einer Woche oder einem Monat, mit Tags versehen, wodurch sie auch zu Ihrer To-Do-Liste hinzugefügt werden. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie kennzeichnen möchten, und bewegen Sie die Maus über das Vorschaufenster, um die E-Mail-Optionen anzuzeigen. Klicken Sie auf das rote Flaggensymbol, um eine E-Mail zu markieren, und wählen Sie im angezeigten Menü mit den Markierungsoptionen aus, wann Sie Terminerinnerungen festlegen möchten. Die markierte E-Mail wird in Ihren Aufgaben angezeigt und Sie können die ursprüngliche Nachricht löschen, ohne die Aufgabe zu löschen.

4. Verwenden Sie Tastaturkürzel, um eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln

Tastaturkürzel können je nach Betriebssystem und E-Mail-Plattform variieren. Diese allgemeine Tastenkombination funktioniert jedoch möglicherweise für mehrere E-Mail-Anbieter und Betriebssysteme. Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie in eine Aufgabe umwandeln möchten. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten „Shift“ und „T“ auf Ihrer Tastatur. Anschließend können Sie Ihre Aufgabe im erscheinenden Aufgabenmenü bearbeiten und speichern.

5. Geben Sie Aufgaben manuell aus E-Mails ein

Einige Funktionen von E-Mail-Dienstanbietern erstellen möglicherweise nicht automatisch eine Aufgabe aus einer E-Mail-Nachricht oder erstellen möglicherweise Aufgaben mit unvollständigen Informationen. Um eine Aufgabe aus Ihren E-Mails einzugeben, öffnen Sie Ihren Aufgabenkalender oder Ihr Aufgabenlistenprogramm. Wenn verfügbar, klicken Sie auf das „+“-Zeichen oder die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen“. Sie können dann in Ihrer E-Mail nach Aufgabeninformationen suchen und diese eingeben, bevor Sie Erinnerungen oder Fälligkeitstermine festlegen und die Aufgabe speichern.

11 gängige Aufgabenverwaltungs-Apps, die dabei helfen, E-Mails in Aufgaben umzuwandeln

Nachfolgend finden Sie 11 Aufgabenverwaltungs-Apps, mit denen Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln können:

Aktivbox

ActiveInbox ist eine Browsererweiterung, mit der Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln können. Mit ActiveInbox können Sie Fälligkeitstermine festlegen, um Sie an Aufgaben zu erinnern, die auf den Abschluss warten. Sie können Ihren Aufgaben Notizen und Links zu den ursprünglichen Aufgaben-E-Mails hinzufügen, um weitere Informationen zu erhalten.

Irgendein.do

Any.do ist als Erweiterung für Ihren Webbrowser-E-Mail-Client verfügbar. Sie können von der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben, E-Mails an die Any.do-E-Mail-Adresse senden. Sie können diese E-Mails in Aufgaben umwandeln, die Sie Ihrem Kalender hinzufügen.

Asana

Asana ist eine für Desktop- und mobile Betriebssysteme verfügbare App mit Arbeitsverwaltungsfunktionen, die beispielsweise Ihre E-Mails in Aufgaben umwandeln können. Um eine E-Mail mit Asana in eine Aufgabe umzuwandeln, können Sie eine E-Mail mit einer Größe von bis zu 30 MB weiterleiten. Asana erkennt dann die Aufgabeninformationen und erstellt eine Aufgabe in der mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpften Organisation. Sie können eine automatische E-Mail-Weiterleitung basierend auf Ihrem E-Mail-Client einrichten, um das Senden von E-Mails an Asana zu automatisieren und sie in Aufgaben umzuwandeln.

Knapp

Brief ist eine Anwendung, mit der Sie Projekte, Aufgaben und Chats zwischen Teammitgliedern verwalten können. Sie können Ihren E-Mail-Client mit Brief synchronisieren, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln. Mit Ihrem Brief Task Manager können Sie Aufgaben innerhalb eines Projekts sortieren, sie als „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ kategorisieren und sie mit autorisierten Projektmitgliedern teilen.

Evernote

Evernote ist eine auf Mobil- und Desktopgeräten verfügbare App, mit der Sie Notizen, Lesezeichen, Zeichnungen, Aufgaben und Ereignisse erstellen können. Es gibt kostenlose Mitgliedschaften und Abonnements, die Ihnen verschiedene Speicher- und Synchronisierungsoptionen bieten. Mit Evernote können Sie E-Mails an Ihre Evernote-E-Mail-ID weiterleiten, um Aufgaben zu erstellen und zu speichern.

Anfrage

Quire ist eine Plattform, die Ihre Aufgaben, Fristen und Fortschritte organisiert. Abhängig von Ihrem E-Mail-Anbieter können Sie Quire möglicherweise in Ihren Posteingang integrieren, um Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang zu erstellen. Sie können den Fortschritt Ihrer Aufgaben mit automatisch generierten Visualisierungen abgeschlossener, laufender und überfälliger Aufgaben verfolgen.

Denken Sie an Milch

Remember The Milk ist eine für Mobil- und Desktop-Betriebssysteme verfügbare Anwendung, die auf einem Webserver läuft und Echtzeit-Updates für Geräte und Benutzer bereitstellt. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben zu verwalten und Erinnerungen festzulegen. Mit dieser Anwendung können Sie E-Mails an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden, die für Sie generiert wurde, um die Nachricht in eine Aufgabe umzuwandeln.

Sortieren

Sortd ist eine Erweiterung für Ihren Browser, die Ihre Aufgaben organisiert. Sie können Ihre Aufgaben nach ihrem Fortschritt in „Zu erledigen“, „Später“, „Heute“ oder „Abgeschlossen“ einteilen. Über die Benutzeroberfläche der App können Sie Aufgaben per Drag-and-Drop verschieben, um sie neu zu organisieren und ihren Fortschritt zu aktualisieren.

Arbeitstaube

Task Pigeon ist ein Verwaltungstool, das Funktionen zur Optimierung der Teamarbeit und Zusammenarbeit bietet. Mit ihren Zapier-Anwendungstools können Sie die Erstellung von Aufgaben aus E-Mails automatisieren, indem Sie Regeln festlegen, um automatisch Aufgaben für eingehende E-Mails zu erstellen. Mit dieser Funktion können Sie Aufgaben für sich selbst erstellen oder sie mit Aufgabenbeschreibungen und Fristen anderen in Ihrer Organisation zuweisen.

Todoist

Todoist ist eine Software, für deren Zugriff auf E-Mail-Aufgabenfunktionen ein Premium-Abonnement erforderlich ist. Sie können Aufgaben mit Anhängen mit einer Größe von bis zu 10 MB erstellen und Aufgaben innerhalb bestimmter Projekte speichern. Diese Software verfügt außerdem über Browser-Plugins, mit denen Sie Ihre Aufgaben mit den von ihnen erstellten E-Mails verknüpfen können.

Trello

Trello ist eine webbasierte Aufgabenverwaltungsanwendung, mit der Sie Projekte und Aufgaben mit Ihren Kollegen teilen können. Sie können auf Desktop- und mobilen Plattformen auf diese Anwendung zugreifen. Im Aufgabenmanager von Trello können Sie Ihre Aufgaben kategorisieren, indem Sie Beschriftungen oder Tags hinzufügen, die Sie ändern können, oder einen Farbcode.

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