So verwalten Sie Ihre E-Mails • BUOM
14. März 2021
Die meisten Menschen nutzen E-Mail, um mit Kunden, Klienten, Kollegen und Managern zu kommunizieren. Bei so viel Online-Kommunikation kann eine effektive Posteingangsverwaltung Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität zu maximieren. Die Erstellung eines E-Mail-Verwaltungssystems, das für Sie funktioniert, ist eine großartige Idee für jeden, der für die Pflege einer funktionierenden E-Mail-Adresse verantwortlich ist. In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, Ihre E-Mails zu verwalten, bieten Schritte zur Verwaltung Ihrer E-Mails an und geben Ihnen Tipps für die Verwaltung Ihrer E-Mails, insbesondere am Arbeitsplatz.
Warum ist es wichtig, Ihre E-Mails zu verwalten?
Für viele Mitarbeiter ist E-Mail oft das wichtigste Kommunikationsmittel. Es ist eine großartige Möglichkeit, jemanden zu erreichen, ohne einen direkten Anruf zu tätigen, ist aber dennoch eine relativ schnelle und effiziente Kommunikationsplattform. Da jedoch so viele Menschen E-Mails nutzen, verbringen viele Menschen während des Arbeitstages viel Zeit damit, E-Mail-Nachrichten zu lesen und zu beantworten. Durch die Schaffung eines effektiven Posteingangsverwaltungssystems können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und gleichzeitig die wichtige Korrespondenz mit Kunden und Kollegen aufrechterhalten.
So verwalten Sie Ihre E-Mails
Am besten verwalten Sie Ihre E-Mails mit einem einheitlichen System. Auch wenn Sie möglicherweise Ihren eigenen Prozess erstellen möchten, der am besten zu Ihrer Branche, Ihrem Unternehmen und Ihrem spezifischen Job passt, helfen Ihnen die folgenden Schritte beim Einstieg:
1. Planen Sie Zeit zum Abrufen Ihrer E-Mails ein
Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um Ihre E-Mails zu lesen, und überprüfen Sie sie erst dann, wenn der richtige Zeitpunkt dafür gekommen ist. Auf diese Weise können Sie sich auf andere Aufgaben und Verantwortlichkeiten konzentrieren, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob Sie wichtige Nachrichten erhalten. Abhängig von Ihrer Rolle und der Menge an E-Mails, die Sie erhalten, müssen Sie Ihre E-Mails möglicherweise alle ein bis zwei Stunden überprüfen, oder Sie möchten sie möglicherweise einmal zu Beginn des Tages und einmal am Ende des Tages überprüfen, wenn Sie dies nicht tun. T. viele E-Mails mit hoher Priorität erhalten.
2. Sortieren Sie Ihre E-Mails
Wenn Sie E-Mails öffnen, können Sie ungelesene Elemente schnell scannen und in Ordner sortieren oder sie mit Tags kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie Prioritäten festlegen, auf welche E-Mails Sie zuerst antworten und welche warten können, wenn Ihnen bei der E-Mail-Prüfung die Zeit ausgeht. Das Sortieren und Markieren Ihrer E-Mails trägt außerdem dazu bei, Ihren Posteingang sauber und übersichtlich zu halten, sodass Sie die benötigten Elemente sofort identifizieren können, wenn Sie sie benötigen.
3. Antworten Sie richtig
Sobald Sie Ihre E-Mails sortiert und markiert haben, antworten Sie auf die E-Mails, die Sie als höchste Priorität markiert haben. Arbeiten Sie Ihre Antworten in der Reihenfolge von den dringendsten oder dringlichsten bis zu denen mit der längsten Vorlaufzeit durch. Wenn die E-Mail eine umfangreiche Nachbearbeitung erfordert oder mehr Zeit in Anspruch nimmt, als Sie zum Sammeln von Dokumenten oder Informationen benötigen, sollten Sie eine Nachricht senden, in der Sie darauf hinweisen, dass Sie an einer vollständigen Antwort arbeiten, und eine bestimmte Zeit in Ihrem Tagesplan festlegen, um eine angemessene Antwort zu geben.
4. Richten Sie automatische Antworten ein
Erwägen Sie die Verwendung von Autorespondern während der Arbeitszeit, wenn Sie keine E-Mails abrufen. Der Anrufbeantworter könnte etwa sagen: „Ich überprüfe meine E-Mails alle zwei Stunden.“ Wenn es sich um eine sehr dringende Situation handelt, rufen Sie mich bitte unter 555-555-5555 an. Ich freue mich darauf, Ihre Nachricht bald zu lesen.“ Absender, die eine sofortige Antwort erwarten, wissen also, dass sie Sie anrufen müssen, wenn es sehr dringend ist, oder eine Antwort in ein paar Stunden erwarten.
5. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen
Deaktivieren Sie abschließend alle mit Ihrer E-Mail verknüpften Benachrichtigungen, sobald Sie mit der routinemäßigen Überprüfung Ihrer E-Mails fertig sind. Ein Ping oder Pop-up, das Sie auf eine neue Nachricht aufmerksam macht, kann Sie von Ihrer Arbeit ablenken, selbst wenn Sie die Nachricht nicht sofort nach Erhalt der Benachrichtigung überprüfen.
Tipps zum Verwalten von E-Mails am Arbeitsplatz
Der beste Weg, Ihre E-Mails am Arbeitsplatz zu verwalten, ist die Einrichtung eines konsistenten Systems, das sowohl für Sie persönlich als auch für Ihr Unternehmen funktioniert. Mit diesen Tipps erfahren Sie, wie Sie die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, maximieren und sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können:
Erstellen Sie ein Organisationssystem. Erstellen Sie ein System aus Ordnern, Tags und Labels für Ihre E-Mails. Auf diese Weise können Sie E-Mails schnell sortieren und speichern, sobald sie eingehen oder nachdem Sie geantwortet haben.
Abmelden von E-Mail-Ketten. Viele Menschen erhalten eine große Anzahl von Ketten- oder Werbe-E-Mails, die Platz in ihrem Posteingang beanspruchen und Zeit verschwenden. Melden Sie alle Marketing-E-Mails oder Mailings ab, die Sie nicht mehr benötigen.
E-Mails löschen. Wenn Sie Informationen aus einer E-Mail nicht mehr benötigen, löschen Sie sie, anstatt sie in Ihrem Posteingang oder einem bestimmten Ordner zu belassen.
Erwägen Sie eine zusätzliche E-Mail-Adresse. Wenn Sie mit vielen Verkäufern interagieren oder andere Marketingmaterialien in Ihrem Posteingang erhalten, sollten Sie darüber nachdenken, eine zweite geschäftliche E-Mail-Adresse nur für diese Kontakte zu erstellen. Auf diese Weise bleibt Ihre primäre E-Mail-Adresse für Nachrichten mit direktem Arbeitsbezug geöffnet.
Sei präzise. Wenn Sie auf E-Mails antworten, halten Sie Ihre Nachrichten kurz und prägnant, um Zeit zu sparen.
Verwenden Sie Listen. Erstellen Sie Mailinglisten für Gruppen, denen Sie regelmäßig E-Mails senden. Auf diese Weise werden alle Namen und E-Mail-Adressen automatisch gespeichert und Sie können statt jedes einzelnen Empfängers einfach den Gruppennamen in das Empfängerfeld eingeben und sparen so wertvolle Zeit.
Erstellen Sie Vorlagen. Erstellen Sie Vorlagen für allgemeine E-Mail-Antworten. Beispielsweise können Sie eine „Dankeschön“-Vorlage, eine „Ich melde mich bald wieder“ und eine „Lass uns einen Termin vereinbaren“-Vorlage haben.
Planen Sie Ihre Servicezeit. Selbst beim Sortieren und Abbestellen können Ihr Posteingang und Ihre Ordner überlastet sein. Richten Sie einmal im Monat oder so oft, wie Sie es für Ihren spezifischen Job benötigen, einen Termin ein, um alle alten, unnötigen Nachrichten zu überprüfen und in großen Mengen zu löschen, damit Ihre E-Mails reibungslos funktionieren.
Scannen Sie die Nachricht. Wenn Sie eine besonders lange Nachricht erhalten, überfliegen Sie sie, anstatt sie sorgfältig zu lesen, um herauszufinden, welche Prioritätsstufe sie hat. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie alles auf einmal lesen oder sich später Zeit für die Durcharbeitung nehmen.
Holen Sie sich einen E-Mail-Manager. Erwägen Sie die Verwendung eines E-Mail-Verwaltungsprogramms, das Sie beim Scannen, Sortieren und Verwalten besonders aktiver E-Mail-Konten unterstützt.
Führen Sie eine To-Do-Liste. Führen Sie eine To-Do-Liste außerhalb Ihres Posteingangs. Anstatt E-Mails, die Sie lesen oder beantworten müssen, in Ihrem Posteingang aufzubewahren, fügen Sie Ihrer Aufgabenliste eine Zeile hinzu, die angibt, welche Nachrichten Sie lesen oder beantworten müssen, da dies dazu beiträgt, Ihre E-Mails organisiert zu halten.