So versenden Sie Pressemitteilungen (mit Tipps) • BUOM
29. April 2021
Das Versenden einer Pressemitteilung ist eine großartige Möglichkeit, die Markenbekanntheit zu steigern und die Aufmerksamkeit der Medien auf sich zu ziehen. Viele Organisationen nutzen Pressemitteilungen, um für neue Dienstleistungen, Produkte oder Veranstaltungen zu werben. Wenn Sie an einer Karriere im Marketing oder in der Öffentlichkeitsarbeit interessiert sind, kann es für Sie hilfreich sein, zu lernen, wie Sie professionelle Pressemitteilungen versenden. In diesem Artikel besprechen wir, warum Pressemitteilungen wichtig sind, listen Schritte auf, die Sie zum Versenden unternehmen können, und geben einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, in Zukunft erfolgreich Pressemitteilungen an Journalisten zu versenden.
Was ist eine Pressemitteilung?
Eine Pressemitteilung ist ein schriftlicher Text, den Publizisten an Medienvertreter senden, um etwas anzukündigen, das ihrer Meinung nach berichtenswert ist. Während E-Mail die bevorzugte Methode zum Versenden und Empfangen von Pressemitteilungen ist, können Sie Pressemitteilungen auch per Post oder Fax versenden. Publizisten senden Pressemitteilungen in der Regel an Auftragsredakteure und Journalisten, die für Zeitungen, Zeitschriften, Fernsehsender, Radiosender oder Online-Medien arbeiten.
Mehr Details: So schreiben Sie eine Pressemitteilung (mit Vorlage und Beispiel)
Warum sind Pressemitteilungen wichtig?
Pressemitteilungen sind wichtig, weil sie Werbung und Bekanntheit für ein Produkt, eine Marke, eine Organisation oder eine Veranstaltung schaffen können. Publizisten nutzen Pressemitteilungen, um Medienberichterstattung zu generieren, die dazu beitragen kann, Vertrauen aufzubauen und das Image einer Marke zu verbessern.
Wenn ein Medienunternehmen beschließt, eine Story auf der Grundlage einer Pressemitteilung zu erstellen, kann die Suchmaschinenoptimierung (SEO) der betreffenden Organisation, Marke oder Veranstaltung zunehmen. Dies kann es für Menschen einfacher machen, weitere Informationen zu finden, wenn sie mithilfe einer Suchmaschine nach einer Organisation, Marke oder Veranstaltung suchen. Schließlich können Pressemitteilungen das Interesse des Medienpublikums steigern. Dadurch können mehr Leads und Verkäufe für die Organisation generiert werden, über die in den Medien berichtet wird.
So versenden Sie eine Pressemitteilung
Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um eine professionelle E-Mail und Pressemitteilung zu erstellen:
1. Identifizieren Sie Journalisten, die an Ihrer Geschichte interessiert sein könnten.
Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung vorbereitet haben, überlegen Sie, welche Journalisten am wahrscheinlichsten daran interessiert sind. Dies kann dazu beitragen, die Chancen zu erhöhen, dass ein Journalist über Ihre Geschichte berichtet, und Sie sparen Zeit, indem Sie die Anzahl der E-Mails begrenzen, die Sie versenden müssen. Sie können feststellen, welche Journalisten am wahrscheinlichsten über Ihre Geschichte berichten, indem Sie eine Suchmaschine verwenden, um Journalisten zu finden, die bereits über ähnliche Themen oder Branchen geschrieben haben.
Wenn es in Ihrer Pressemitteilung beispielsweise um ein neues nachhaltiges Lebensmittelverpackungsprodukt geht, können Sie mithilfe einer Suchmaschine nach Artikeln über nachhaltige Verbraucherprodukte oder nachhaltige Verpackungen suchen. Sie können überprüfen, wer die einzelnen Artikel geschrieben hat und für welches Medienunternehmen sie arbeiten. Um den Überblick zu behalten, können Sie eine Liste oder Tabelle der gefundenen Journalisten erstellen. Diese Methode zur Identifizierung von Journalisten, die über ähnliche Themen geschrieben haben, kann die Rücklaufquote erhöhen und mehr Interesse an Ihrer Pressemitteilung wecken.
2. Sammeln Sie Kontaktinformationen
Der nächste Schritt besteht darin, die Kontaktinformationen für jeden Journalisten auf Ihrer Liste zu sammeln. Besuchen Sie zunächst die Website des Medienunternehmens, für das der Journalist arbeitet, um zu sehen, ob in seiner Biografie eine E-Mail-Adresse aufgeführt ist. Sie können Ihrer Liste oder Tabelle eine E-Mail-Adresse hinzufügen, um den Überblick zu behalten.
Wenn ein Journalist keine Biografie oder keine E-Mail-Adresse in seiner Biografie hat, können Sie seine Kontaktinformationen mithilfe einer Suchmaschine finden. Geben Sie einfach den vollständigen Namen des Journalisten und das Wort „E-Mail“ in die Suchleiste ein. Wenn dies nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt, können Sie versuchen, mit denselben Schlüsselwörtern auf einer professionellen Social-Networking-Website nach einem Journalisten zu suchen.
Wenn Sie die Kontaktinformationen eines Journalisten immer noch nicht finden können, können Sie möglicherweise eine kostenpflichtige Mediendatenbank nutzen. Sie können verschiedene Mediendatenbanken durchsuchen, um diejenige zu finden, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
3. Erstellen Sie ein interessantes Thema
Durch die Erstellung einer interessanten Betreffzeile für Ihre Pressemitteilungs-E-Mail können Sie die Öffnungsraten steigern. Journalisten erhalten jeden Tag viele E-Mails. Wenn Sie sich also die Zeit nehmen, eine professionelle Betreffzeile zu entwickeln, können Sie Ihre Nachricht von den anderen Nachrichten in ihrem Posteingang unterscheiden. Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Erstellen einer effektiven Betreffzeile helfen:
Seien Sie prägnant: Beschränken Sie Ihre Betreffzeile auf 10 Wörter, um die E-Mail-Effektivität und die Öffnungsraten zu erhöhen.
Seien Sie konkret: Nutzen Sie die Betreffzeile, um dem Journalisten genau zu sagen, worum es in Ihrer Pressemitteilung geht, einschließlich Stichwörtern, die zu Ihrem Thema passen.
Machen Sie es einzigartig: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Betreffzeile einzigartig machen können. Sie können menschliche Interessen einbeziehen, sich auf Innovation konzentrieren oder einen disruptiven Ansatz verfolgen.
Sorgen Sie für Exklusivität: Wenn Ihre Pressemitteilung exklusive Daten oder Forschungsergebnisse enthält, teilen Sie diese in der Betreffzeile mit, um sicherzustellen, dass der Journalist weiß, wie wichtig Ihre Geschichte ist.
Mehr Details: So schreiben Sie eine E-Mail-Betreffzeile, die Antworten erhält
4. Entwickeln Sie einen Lead für Ihre Präsentation
Als nächstes ist es an der Zeit, einen Lead für Ihre Präsentation zu entwickeln. Ein Lead ist ein Satz, der klar zum Ausdruck bringt, worum es in Ihrer Pressemitteilung geht. Da die gängigste und bevorzugte Methode zum Versenden von Pressemitteilungen eine Pitch-E-Mail ist, kann das Erlernen der Generierung eines effektiven Leads dazu beitragen, dass Ihre Inhalte aus den zahlreichen Pressemitteilungen, die Journalisten täglich in ihrem Posteingang erhalten, hervorstechen. Seien Sie prägnant und konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Informationen, um die Aufmerksamkeit der Leser zu erregen.
Es kann hilfreich sein, in Ihrem Lead die folgenden Fragen zu beantworten:
Von wem ist in der Pressemitteilung die Rede?
Worum geht es in der Pressemitteilung?
Wann ist das passiert oder wann ist es passiert?
Warum ist es wichtig?
Welchen Effekt hat das?
5. Verfassen Sie den Text Ihres Pitch Letters
Der nächste Schritt besteht darin, den Text des Briefes zu verfassen. In diesem Abschnitt können Sie die Informationen erläutern, die Sie in den Lead aufgenommen haben. Beginnen Sie mit den relevantesten Informationen, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu erregen, und fügen Sie dann weitere Informationen wie den Standort oder relevante Daten hinzu. Beschränken Sie Ihren Brief auf etwa 150 Wörter, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Reporter ihn vollständig lesen.
6. Fügen Sie Ihre Pressemitteilung bei
Fügen Sie nach dem Text der E-Mail einen Zeilentrenner ein und fügen Sie den vollständigen Text der Pressemitteilung ein. Wenn Sie Ihre Pressemitteilung in eine E-Mail statt als Anhang einfügen, können Reporter die Zeit sparen, die sie zum Herunterladen und Öffnen der Datei benötigen. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Journalisten Ihre Pressemitteilung sehen und lesen.
7. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an
Fügen Sie Ihre Unterschrift und Kontaktinformationen am Ende Ihrer E-Mail ein. Dies kann Reportern helfen, Sie zu kontaktieren, wenn sie weitere Fragen haben oder ein Interview vereinbaren möchten. Sie können Ihre Mobiltelefonnummer, geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder professionelle Social-Media-Konten angeben.
Mehr Details: So beenden Sie eine E-Mail (mit Abschlussbeispielen)
8. Senden Sie Ihren Pitch-Brief zum richtigen Zeitpunkt
Der Tag und die Uhrzeit, an dem Sie Ihre E-Mail versenden, können einen erheblichen Einfluss auf die Anzahl der Journalisten haben, die über Ihre Geschichte berichten. Wenn Sie vormittags eine Pitch-E-Mail versenden, können Sie die Reporter erreichen, nachdem sie ihre Posteingänge vom Vortag geleert haben und bevor sich andere E-Mails anhäufen.
Sie können auch Mitte der Woche eine E-Mail senden, um die Öffnungsraten zu erhöhen. Journalisten erhalten in der Regel montags und freitags die meisten Pressemitteilungen. Wenn Sie Ihre E-Mail also an einem Tag senden, an dem weniger E-Mails eingehen, kann Ihre Nachricht besser wahrgenommen werden. Verwenden Sie eine E-Mail-Planungssoftware, mit der Sie das Datum und die Uhrzeit auswählen können, zu der Sie Ihre E-Mails senden möchten, um organisiert zu bleiben, Zeit zu sparen und Ihre Effizienz zu verbessern. Entdecken Sie verschiedene E-Mail-Planungsprogramme, um herauszufinden, welches für Sie am effektivsten ist.
9. Behalten Sie den Überblick über Ihre Pressemitteilung
Nehmen Sie sich die Zeit, die Reporter ein paar Tage nach dem Versenden Ihrer Pressemitteilung zu kontaktieren, um die Chancen zu erhöhen, dass über Ihre Geschichte berichtet wird. Erwägen Sie, den Reportern eine zweite E-Mail zu senden, um zu sehen, ob sie Ihre Pressemitteilung erhalten haben.
Darüber hinaus können Sie auch eine neue E-Mail mit derselben Pressemitteilung senden, indem Sie die Betreffzeile aktualisieren. Wenn Sie sich für diesen Ansatz entscheiden, versuchen Sie, einen neuen Blickwinkel zu entwickeln, um Ihre Pressemitteilung hervorzuheben. Sie können andere Fakten oder wichtige Details verwenden, die Sie in Ihrer vorherigen E-Mail nicht erwähnt haben. Dies könnte Journalisten faszinieren, die sonst Ihre Geschichte verbreiten und Ihre Bekanntheit erhöhen würden.
Tipps zum Einreichen einer professionellen Pressemitteilung
Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen beim Erstellen und Versenden einer professionellen E-Mail für Ihre Pressemitteilung helfen:
Achten Sie auf Details: Überprüfen Sie Ihre Pressemitteilung vor dem Absenden, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Achten Sie genau auf wichtige Details wie Daten, Kennzahlen und die Schreibweise von Marken- oder Firmennamen. Sie können die Pressemitteilung vor dem Versenden auch von einem Kollegen oder einer Person Ihres Vertrauens Korrektur lesen lassen.
Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen. Halten Sie Ihre Mitteilungen kurz und heben Sie nur die wichtigsten Informationen hervor. Dadurch wird Ihre E-Mail leichter verständlich und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sich Journalisten die Zeit nehmen, Ihre Pressemitteilung zu lesen.
Verwenden Sie eine einfache Sprache: Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache, die Journalisten leicht verstehen können, wenn sie Ihre E-Mail lesen. Dies kann Journalisten dabei helfen, die Schlüsselelemente Ihres Pitches zu identifizieren, sodass sie schnell beurteilen können, ob Ihre Geschichte für sie geeignet ist.
Machen Sie es aktuell: Bevor Sie Ihre Pressemitteilung und Ihren Werbebrief verfassen, fragen Sie sich, ob das Thema, über das Journalisten berichten sollen, wirklich aktuell ist. Denken Sie daran, dass Journalisten Geschichten erzählen möchten, die für ihr Publikum interessant und wertvoll sind. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, zu beurteilen, ob ein Thema aktuell ist, können Sie das beste Material für Ihre Pressemitteilungen auswählen.
Beispiel für einen Werbebrief
Hier ist ein Beispiel für eine gut geschriebene E-Mail, die Sie als Vorlage für den zukünftigen Versand von Pressemitteilungen verwenden können:
Thema: Laut einer neuen Umfrage haben Porch-Piraten ein Drittel von West Lanville angegriffen.
Hallo Cynthia,
Wussten Sie, dass 36 % der Einwohner von West Laneville im letzten Jahr Opfer eines Paketdiebstahls wurden? Da die Ferienzeit näher rückt, gehen wir davon aus, dass diese Zahl steigen wird.
In einer kürzlich von D&A Analytics durchgeführten Umfrage wurden 1.500 Menschen in der Gegend von West Lanville gefragt, ob sie in den letzten 12 Monaten Opfer eines Paketdiebstahls geworden seien.
Die Ergebnisse zeigen, dass 90 % der Einwohner planen, mindestens ein Weihnachtsgeschenk online zu bestellen, 62 % der Einwohner jedoch Angst vor Paketdiebstahl haben. 53 % der Bewohner haben vorsorglich ein Überwachungssystem installiert, um ihren Eingangsbereich auf mögliche Diebstähle zu überwachen.
Ich habe unten eine Pressemitteilung mit den vollständigen Ergebnissen dieser Studie beigefügt:
(PRESSEMITTEILUNG EINFÜGEN)
Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie daran interessiert sind, über diese Geschichte in Ihrem Mediennetzwerk zu berichten. Ich kann per E-Mail oder Telefon unter 789-987-7789 kontaktiert werden, um weitere Einzelheiten zu besprechen. Ich freue mich auf deine Antwort.
Mit freundlichen Grüßen,
Kevin Gotto
Leitender Datenanalyst
D&A Analytics, Inc.