So vermeiden Sie eine Projektüberlastung (mit Definition und Tipps) • BUOM

Projektmanager betreuen oft mehrere Projekte und Teams gleichzeitig. Es kann eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass die Teammitglieder über die Ressourcen, die Zeit und die Fähigkeiten verfügen, die sie benötigen, um jedes Projekt pünktlich abzuschließen, aber es kann sehr lohnend sein. Wenn Sie im Projektmanagement arbeiten, kann es hilfreich sein zu lernen, wie Sie eine Projektüberlastung verhindern können. In diesem Artikel erklären wir, was Projektüberlastung ist, besprechen einige der häufigsten Ursachen und geben Tipps, wie Sie diese Situation vermeiden können.

Was ist Projektüberlastung?

Eine Projektüberlastung liegt vor, wenn ein Projektmanager oder ein Projektteam mehr Arbeit übernimmt, als es in einem bestimmten Zeitraum bewältigen kann. Dies kann die Einhaltung von Fristen erschweren, die Qualität des Projekts beeinträchtigen und zu Spannungen zwischen den Teammitgliedern führen. Wenn Sie lernen, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und einen realistischen Zeitplan zu entwickeln, können Sie sich nicht von Projekten überfordert fühlen und sicherstellen, dass Ihr Team über die Ressourcen verfügt, die es für den Erfolg benötigt.

Was verursacht Projektüberlastung?

Das Verständnis einiger häufiger Ursachen für Projektüberlastungen kann Ihnen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Ihre eigenen Prozesse verbessern und Risiken reduzieren können. Es kann Ihre Arbeit angenehmer machen und Ihnen helfen, Projekte effektiver zu verwalten. Zu den häufigsten Gründen für eine Projektüberlastung gehören:

Missverständnis

Einer der Hauptgründe, warum Projektmanager zu viele Projekte übernehmen, ist die Fehlkommunikation zwischen wichtigen Stakeholdern und ihren Teammitgliedern. Während Stakeholder und Führungskräfte des Unternehmens möglicherweise bereit sind, mehr Arbeit zu übernehmen, um ihren Gewinn zu steigern, sind Projektmanager dafür verantwortlich, zu bestimmen, wie viel Arbeit sie in einem bestimmten Zeitraum erfolgreich abschließen können. Es ist wichtig, Ihren Teammitgliedern zuzuhören, realistische Fristen festzulegen und die Stakeholder regelmäßig auf dem Laufenden zu halten, um sicherzustellen, dass jeder versteht, welche Projekte Sie mit der verfügbaren Zeit und den verfügbaren Ressourcen abschließen können.

Verknüpfungen

Auch wenn es verlockend sein mag, Abkürzungen zu verwenden, um ein Projekt schneller fertigzustellen, damit Sie mit der Arbeit an einem anderen beginnen können, kann dies jedoch die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigen. Durch Abkürzungen können unvorhergesehene Probleme entstehen, deren Behebung oft noch länger dauert, als wenn Ihr Team das Projekt von Anfang an korrekt abgeschlossen hätte.

Es kann auch das Risiko einer Unzufriedenheit der Kunden erhöhen. Anstatt Zeit oder Ressourcen zu sparen, sollten Sie darüber nachdenken, die Frist für eines Ihrer Projekte zu verlängern oder zusätzliche Arbeiten aufzuschieben, bis Sie es erfolgreich abschließen können.

Kriechbereich

Der Umfang des Projekts bestimmt, welche Aufgaben das Team erfüllen muss und welche Funktionen das fertige Projekt erfüllen muss, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Scope Creep tritt auf, wenn Projektmanager sich bereit erklären, über ihre ursprüngliche Vereinbarung mit dem Kunden hinaus zusätzliche Arbeiten zu erledigen, oft ohne Zeit- oder Ressourcenaufwand. Dies kann auch passieren, wenn der Kunde während des Projekts wesentliche Änderungen an seinen Anforderungen vornimmt.

Um eine Ausweitung des Umfangs zu verhindern, ist es wichtig, dass Projektmanager ihre Ressourcen, Fähigkeiten und Zeitpläne sorgfältig neu bewerten, wenn ein Kunde zusätzliche Arbeiten oder Änderungen anfordert. Durch die Überprüfung Ihres ursprünglichen Vertrags können Sie sicherstellen, dass Ihr Kunde die Auswirkungen seiner Änderungen auf das Budget und den Fertigstellungstermin versteht.

Mangel an Ressourcen

Projektmanager verwalten oft mehrere Projekte gleichzeitig, was eine Verteilung der Ressourcen auf verschiedene Standorte und Teams erfordert. Ohne ordnungsgemäße Planung können Projektmanager Teammitglieder, Ausrüstung oder andere Ressourcen mehreren Baustellen gleichzeitig zuweisen, was zu Verwirrung und Verzögerungen führen kann. Es kann auch dazu führen, dass Projektmanager und Teammitglieder Überstunden machen, um wichtige Fristen einzuhalten.

Undefinierte Arbeitsrollen

Wenn Teammitglieder vage oder undefinierte Arbeitsrollen haben, kann es für sie schwierig sein, zu bestimmen, welche Aufgaben sie erledigen müssen und welche Entscheidungen sie selbst treffen müssen. Diese Unsicherheit kann dazu führen, dass mehrere Teammitglieder an denselben Aufgaben arbeiten, was zu Verzögerungen führen kann. Durch die Festlegung klarer Aufgabenbereiche und die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter verstehen, welche Entscheidungen Sie ihnen anvertrauen, können Sie die Produktivität steigern und die Teamarbeit verbessern.

Unklarer Zeitplan

Obwohl sich Zeitpläne im Laufe der Projektentwicklung ändern können, ist es wichtig, Ihren Teammitgliedern, Stakeholdern und Kunden wichtige Meilensteine ​​und Fristen mitzuteilen. Ein unklarer Zeitplan kann zu Verzögerungen führen oder Teammitglieder dazu zwingen, Überstunden zu machen, um unerwartete Fristen einzuhalten. Legen Sie für jedes Projekt ein endgültiges Abschlussdatum fest und gruppieren Sie dann wichtige Aufgaben in Meilensteine, um den Fortschritt Ihres Teams einfacher verfolgen zu können. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihr Team zu motivieren und festzustellen, ob Sie während des gesamten Projekts Anpassungen vornehmen müssen, um die Frist einzuhalten.

So vermeiden Sie eine Projektüberlastung

Obwohl jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, anders sein kann, können Sie ein paar einfache Schritte unternehmen, um die mit einer Projektüberlastung verbundenen Risiken zu verringern. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Projekte erfolgreich zu verwalten:

1. Investieren Sie in die richtige Software

Durch die Investition in die richtige Software können Sie mehrere Projekte verwalten, wichtige Informationen organisieren und effektiver mit Teammitgliedern kommunizieren. Entdecken Sie verschiedene Projektmanagement-Softwaretools, um dasjenige zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht. Viele der verfügbaren Tools bieten Funktionen, mit denen Sie Abhängigkeiten verfolgen und verwalten, wichtige Leistungsindikatoren festlegen, Teammitglieder einplanen, Zeitpläne erstellen und Fortschrittsberichte erstellen können.

2. Aufgaben delegieren

Bestimmen Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen müssen und welche andere Mitglieder Ihres Teams selbstständig erledigen können. Sie können auch eine Liste mit Kollegen erstellen, die Experten auf unterschiedlichen Gebieten sind und mehr Verantwortung in Ihrem Team übernehmen können. Delegieren Sie Arbeitsrollen und Aufgaben, um die Arbeit unter Ihren Teammitgliedern aufzuteilen, damit Sie sich auf die wichtigsten Aspekte des Projekts konzentrieren können. Sie können auch Routineaufgaben wie das Erstellen von Berichten oder das Versenden von E-Mail-Erinnerungen automatisieren, um Zeit zu sparen.

3. Setzen Sie realistische Stakeholder-Erwartungen

Sorgen Sie für eine offene Kommunikation mit Projektbeteiligten und anderen Unternehmensleitern, indem Sie regelmäßig Projektaktualisierungen bereitstellen. Dies kann ihnen helfen zu verstehen, an wie vielen Projekten Sie arbeiten und wie Ihr Zeitplan für jedes einzelne aussieht. Wenn Sie Projektbudgets und Zeitpläne besprechen, sollten Sie darüber nachdenken, zusätzliche Mittel und Notfallzeiten hinzuzufügen. Dies kann Ihnen helfen, unerwartete Herausforderungen zu meistern und Ihrem Team die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die es bei Bedarf anpassen kann.

4. Erstellen Sie eine Prioritätenliste

Nehmen Sie sich Zeit, um festzulegen, was Ihre obersten Prioritäten für jedes Projekt sind. Teilen Sie diese Prioritäten dann der Geschäftsleitung mit, um sicherzustellen, dass Sie auf dem gleichen Stand sind, bevor Sie Ihrem Team Aufgaben zuweisen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass jedes Projekt die Kunden- oder Geschäftsanforderungen erfüllt, die für die Entwicklung genauer Zeitpläne und die Planung einer erfolgreichen Umsetzungsstrategie erforderlich sind.

5. Verwenden Sie eine Software zur Ressourcenzuweisung

Wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, ist es wichtig, die Ressourcen sorgfältig zuzuweisen, um Doppelarbeit zu vermeiden. Es stehen mehrere Ressourcenzuweisungstools zur Verfügung, mit denen Sie ermitteln können, welche Projekte zu bestimmten Terminen bestimmte Geräte, Teammitglieder und andere Ressourcen benötigen. Mit diesen Tools können Sie auch feststellen, wann Sie Ihre Entwurfskapazität erreicht haben, was verhindern kann, dass Sie mehr Arbeit übernehmen, als Ihnen die Ressourcen zur Verfügung stehen.

6. Scheuen Sie sich nicht, Nein zu sagen.

Nutzen Sie Ressourcenzuteilungs- und Projektmanagement-Tools, um zu ermitteln, ob Sie weitere Projekte übernehmen können. Sprechen Sie dann mit wichtigen Stakeholdern und Unternehmensleitern, um die Projekte zu besprechen, an denen Sie derzeit arbeiten, vereinbaren Sie Zeitpläne und bestimmen Sie, welche Ressourcen Sie zur Bewältigung der zusätzlichen Arbeit benötigen. Wenn es nicht möglich ist, Ihrer Arbeitslast weitere Projekte hinzuzufügen, seien Sie ehrlich. Dies kann Ihnen dabei helfen, gesunde Grenzen zu setzen, einem Burnout bei Mitarbeitern vorzubeugen und den Erfolg der Projekte, an denen Sie arbeiten, sicherzustellen.