So verfolgen Sie Projektmanagement-Kennzahlen, um die Produktivität zu verbessern

12. August 2021

Projektmanagement ist ein wichtiger Prozess, der sicherstellt, dass die Projekte eines Unternehmens gemäß dem festgelegten Plan abgeschlossen werden. Projektmanagement-Kennzahlen ermöglichen es Unternehmen, die Ergebnisse ihrer Prozesse zu messen und festzustellen, ob die Produktion den Erwartungen entspricht. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen einen Projektmanagementprozess implementieren möchten, kann Ihnen das Verständnis der verschiedenen Einsatzmöglichkeiten dabei helfen, Ihre Projekte effektiv zu bewerten. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie Projektmanagement-Metriken verfolgen, listen gängige Metriken im Zusammenhang mit dieser Methode auf, erläutern ihre Vorteile und zeigen Ihnen, wie Sie sie verwenden.

Was ist Projektmanagement?

Unter Projektmanagement versteht man den Prozess der Entwicklung eines Projektplans, der die verfügbaren Ressourcen und Mitarbeiterkompetenzen eines Unternehmens optimal nutzt. Dabei geht es um die Überwachung eines Plans, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Ziele innerhalb bestimmter Zeitrahmen erreichen. Projektmanagement ist eine wichtige Fähigkeit für Fachkräfte in Führungspositionen, da es ihnen ermöglicht, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu verbessern und Gesamtziele effektiv zu erreichen.

Projektmanagement-Indikatoren

Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Kennzahlen. Daher ist es für ein Unternehmen wichtig, diejenigen zu verfolgen, die seinen Anforderungen am besten entsprechen. Während die besten Kennzahlen für ein bestimmtes Projekt unterschiedlich sind, umfassen einige gängige Projektmanagement-Kennzahlen:

• Verwendung eines Budgets: Die Verfolgung von Projektausgaben ermöglicht es einem Unternehmen, Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass Geld effektiv für jedes Projekt ausgegeben wird.

• Kostenabweichung: Hierbei handelt es sich um eine Kennzahl, die in der Regel die Budgetauslastung ergänzt und die Differenz zwischen den erwarteten Kosten eines Projekts und den im Verlauf des Projekts tatsächlich angefallenen Kosten misst.

• Kundenbedürfnisse befriedigen. Kundenzufriedenheit ist in jeder Dienstleistungs- oder Vertriebsbranche wichtig. Die Verfolgung der Kundenzufriedenheit liefert quantitative Daten in Form von Bewertungen oder Prozentsätzen positiver Antworten, die Unternehmen nutzen können, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

• Fristen: Das Festlegen von Fristen ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Mithilfe von Kennzahlen zur Verfolgung der Leistung Ihres Teams im Vergleich zu diesen Fristen erhalten Sie nützliche Informationen über die Leistung Ihres Projekts.

• Qualitätskontrollprozentsatz: Durch die Integration eines Qualitätskontrollschritts in Ihren Produktionsplan wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen hohe Qualitätsstandards erfüllt, um Ihren Ruf zu wahren und das Vertrauen der Kunden zu stärken. Die Verfolgung des Prozentsatzes der Produkte, die die Qualitätskontrollstandards erfüllen, verdeutlicht die Effizienz Ihrer Produktionslinie.

• Kapitalrendite. Durch die Messung des ROI erhalten Sie eine Schätzung des Geldwerts, den Ihr Unternehmen für ein bestimmtes Projekt ausgibt. Dies ist eine nützliche Kennzahl zur Bestimmung der Projektleistung oder zur Identifizierung von Projektstärken und -schwächen.

Vorteile der Projektmanagement-Metrikverfolgung

Die Verwendung von Metriken zur Verfolgung des Projektfortschritts ist eine nützliche Möglichkeit, die Leistung zu analysieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Zu den Vorteilen der Verfolgung von Projektmanagement-Kennzahlen gehören:

Objektive Messung

Mithilfe von Metriken können Sie die Wirksamkeit des Projekts quantifizieren. Dies kann besonders effektiv sein, wenn Sie Metriken mit nicht quantifizierbaren Konzepten zuweisen, z. B. die Rücklaufquote zur Bestimmung der Kundenzufriedenheit mit einem Produkt verwenden. Die Verwendung quantitativer Kennzahlen erleichtert den Vergleich von Erwartungen mit Ergebnissen, um Anpassungen für zukünftige Projekte vorzunehmen.

Identifiziere das Problem

Die Verfolgung von Kennzahlen während eines Projekts ist eine effektive Möglichkeit, potenzielle Probleme zu identifizieren. Wenn Kennzahlen Bereiche hervorheben, in denen die Leistung nicht den Erwartungen entspricht, können Sie Anpassungen vornehmen, die die Qualität oder Geschwindigkeit der Produktion verbessern. Je früher Sie Problembereiche identifizieren, desto einfacher ist es, sie anzugehen und notwendige Änderungen an Verfahren oder Erwartungen vorzunehmen.

Projektanpassungsfähigkeit

Wenn Sie den Fortschritt eines Projekts besser verstehen, sind Sie und Ihr Team anpassungsfähiger. Indem Sie schneller reagieren und jedes Projekt anpassen, wenn die Kennzahlen auf Verbesserungsbereiche hinweisen, können Sie die Gesamtqualität der Arbeit verbessern, indem Sie unbefriedigende Vorgehensweisen schnell ändern.

Metriken können Ihr Team auch benachrichtigen, wenn größere Änderungen am Projekt vorgenommen werden müssen. Den Umfang oder Schwerpunkt eines Projekts zu ändern oder es ganz abzubrechen, kann manchmal die beste Option für Ihr Team sein, und die Analyse von Kennzahlen ermöglicht es Ihnen, die beste Vorgehensweise festzulegen.

Fazit nach dem Projekt

Am Ende eines Großprojekts findet in der Regel ein Treffen mit wichtigen Mitarbeitern statt, um Leistungen und Ergebnisse zu besprechen. Mithilfe von Kennzahlen können Sie leichter beurteilen, wie gut Sie und Ihre Mitarbeiter bei einem Projekt abgeschnitten haben. Indem Sie die Ergebnisse eines Projekts mit seinen Erwartungen vergleichen, können Sie dessen Erfolg bestimmen und die Bereiche identifizieren, die für positive oder negative Ergebnisse verantwortlich sind.

Verbesserte zukünftige Leistung

Metriken liefern außerdem wertvolle Informationen darüber, wo sich Ihr Projekt auszeichnet und wo Sie Verbesserungen vornehmen können. Sie können die von Ihnen gesammelten Informationen als Leitfaden für Ihre zukünftigen Planungsprozesse nutzen. Dadurch können Sie Ihre Produktivität steigern und effektivere und umsetzbarere Pläne für die Zukunft erstellen.

Mitarbeiter Bewertung

Mithilfe von Projektmanagement-Kennzahlen können Unternehmen die Leistung von Mitarbeitern analysieren, die an einem Projekt arbeiten. Durch die Durchführung von Mitarbeiterbeurteilungen können potenzielle Kandidaten für eine Beförderung auch anhand ihrer Leistung identifiziert werden. Mit diesen Kennzahlen können Sie die Handlungen erfolgreicher Mitarbeiter eindeutig identifizieren und diese Informationen mit anderen Mitarbeitern teilen, um die Gesamtleistung Ihres Teams zu verbessern.

So verfolgen Sie Projektmanagement-Metriken

Wenn Sie das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen beaufsichtigen, wird Ihnen das Erlernen der Verfolgung von Projektmanagement-Kennzahlen dabei helfen, eine effektivere Führungskraft zu werden. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um Projektmanagement-Kennzahlen für Ihr nächstes Projekt zu verfolgen:

1. Definieren Sie Ihr Projekt

Um zu entscheiden, welche Kennzahlen zur Verfolgung des Projektfortschritts am effektivsten sind, ist es wichtig, ein klares Verständnis des von Ihnen verwalteten Projekts zu haben. Dazu gehört eine Beschreibung der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, einschließlich physischer, finanzieller und personeller Ressourcen, sowie Erwartungen an das Projekt, beispielsweise das Ergebnis, die erwartete Qualität und der Zeitplan. Durch die Identifizierung dieser wichtigen Elemente kann es einfacher sein, Schlüsselmetriken zu identifizieren, die während des gesamten Produktionsprozesses und während der Endbewertung wertvolle Informationen liefern.

2. Ermitteln Sie die Torstände

Projektmanagement-Metrikziele können ein breites Spektrum an Zielen abdecken. Beispielsweise können zwei Projektmanager abhängig von den Anforderungen ihres Unternehmens unterschiedliche Ansätze zur Verfolgung von Kennzahlen verfolgen. Ein Produktionslinienmanager verfolgt möglicherweise Kennzahlen im Zusammenhang mit Informationen zur Produktqualität, während ein anderer möglicherweise die Einhaltung von Produktionsfristen priorisiert.

3. Entscheiden Sie sich für die Größe

Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, können Sie Messungen definieren, die die Wirksamkeit des Projekts deutlich hervorheben. Dazu gehören die allgemeinen Kategorien, unter die Ihre Messgrößen fallen. Sie können beispielsweise die Kundenzufriedenheit und Produktivität messen.

4. Wählen Sie Variablen aus

Zur Auswertung Ihrer Messungen ist es sinnvoll, Variablen zuzuweisen. Sie können dies erreichen, indem Sie eine einzelne Variable zur Messung verwenden oder mehrere Indikatoren sammeln, die zusammen Informationen über Ihre Schlüsseldimension liefern.

Beispielsweise könnte ein Manager sowohl die Gesamtzahl der Verkäufe eines Produkts als auch die Anzahl der Kunden verfolgen, die zum wiederholten Kauf zurückkehren. Die Kombination dieser beiden Statistiken gibt einen Eindruck von der Beliebtheit des Produkts. Ein anderer Manager könnte einen einfacheren Ansatz verfolgen und nur eine Maßeinheit für die produzierten Einheiten verwenden.

5. Beobachten und verfolgen Sie Daten

Je nachdem, welche Kennzahlen Sie für Ihren Projektmanagementprozess wählen, können Sie diese über den gesamten Prozess oder nur an bestimmten Punkten verfolgen. Je genauer Sie die Daten für Ihre Kennzahlen erfassen, desto effektiver können Sie die Qualität bewerten. Dadurch können Sie bei der Durchführung von Projektmanagementaufgaben schneller reagieren und effektivere Ergebnisse erzielen. Beispielsweise kann ein Manager die Verkaufsdaten wöchentlich überprüfen, während ein anderer sich dafür entscheidet, die Produktionskennzahlen täglich zu überwachen.

6. Nehmen Sie Anpassungen vor

Wenn Ihre Kennzahlen einen Bereich identifizieren, in dem die Leistung nicht den Erwartungen entspricht, können Sie Ihren Plan entsprechend anpassen. Beispielsweise kann ein Manager positive Verkaufszahlen ermitteln, die Anzahl der Stammkunden ist jedoch geringer als erwartet. Dieser Manager kann dann Bewertungen von Kundenfeedbacks erhalten, die Probleme mit der Haltbarkeit des Produkts aufzeigen. Eine wirksame Vorgehensweise könnte in diesem Fall darin bestehen, eine Verbesserung der Qualität der Rohstoffe zu empfehlen, um das Produkt nachhaltiger zu machen, was zu mehr Wiederholungsverkäufen führt.

7. Machen Sie eine Bestandsaufnahme

Die Überprüfung der Kennzahlen am Ende eines Projektmanagementplans ist eine effektive Möglichkeit, eine Bestandsaufnahme der Ergebnisse vorzunehmen. Metriken liefern quantitative Daten zur Bewertung des Leistungsniveaus, die auch dazu beitragen können, außergewöhnliche Mitarbeiter in einem Projekt zu identifizieren und sie entsprechend zu belohnen.

8. Wenden Sie Ihre Ergebnisse an

Die Informationen, die Sie während Ihres Projektmanagementplans aus Ihren Kennzahlen sammeln, liefern auch nützliche Informationen für zukünftige Projekte. Durch die Identifizierung der Stärken und Schwächen des Plans können Sie zukünftige Projektmanagementpläne effektiver erstellen. Sie können die Ergebnisse früherer Projektmanagementbemühungen nutzen, um realistische Ziele festzulegen und die besten Methoden zur Erreichung dieser Ziele auszuwählen.