So unterteilen Sie Projekte in Aufgaben: • BUOM

8. November 2021

Berufstätige arbeiten häufig an mehreren Projekten an einem Tag. Daher ist es für sie wichtig, Projekte in einzelne Aufgaben aufzuteilen, um Fristen einzuhalten. Unabhängig davon, ob Sie an einem Schulprojekt arbeiten, bei der Arbeit eine Deadline haben oder ein persönliches Projekt abschließen möchten, kann die Aufteilung der Aufgaben dabei helfen, die Effizienz sicherzustellen. In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, Projekte in Aufgaben aufzuteilen, zeigen Ihnen, wie das in fünf Schritten geht, und geben einige Tipps für die Aufteilung von Projekten in Aufgaben.

Warum ist es wichtig, Projekte in separate Aufgaben aufzuteilen?

Abhängig von der Größe und Komplexität Ihrer Aufgabe ist es oft sinnvoll, diese in Aufgaben zu unterteilen. Weitere Vorteile sind:

Erzeugt einen Prioritätsworkflow

Die Priorisierung des Arbeitsablaufs Ihrer Aufgaben kann dabei hilfreich sein, Ihr Projekt so schnell wie möglich abzuschließen. Die Identifizierung der Schlüsselelemente eines Projekts kann dazu beitragen, die Effizienz in jeder Phase des Prozesses zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise Aufgaben mit höherer Priorität zuerst erledigen, haben Sie mehr Zeit für die Prüfung und Anpassung, bevor Sie den endgültigen Entwurf einreichen.

Fördert eine bessere Leistung

Die Aufteilung von Projekten in kleinere Aufgaben kann Fachleuten dabei helfen, Ermüdungserscheinungen vorzubeugen und motiviert zu bleiben. Wenn Sie Schritt für Schritt an einem Projekt arbeiten, können Sie sich beim Abschluss des Projekts Pausen gönnen und sich ausruhen, was bei der effizienten und effektiven Erledigung von Aufgaben hilfreich sein kann.

Hilft bei der Zusammenarbeit

Wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten, kann die Zuweisung jeder Aufgabe an verschiedene Teammitglieder oder Kollegen dazu beitragen, dass Fachleute ihre Fristen effektiver einhalten. Beispielsweise kann ein Teamleiter einen Kollegen einer bestimmten Phase eines Projekts zuweisen, in der er oder sie möglicherweise über mehr Wissen verfügt als ein anderes Teammitglied. Dies kann dazu beitragen, eine hohe Qualität sicherzustellen und es jedem Teammitglied zu ermöglichen, seine Fähigkeiten effektiv einzusetzen.

So unterteilen Sie Projekte in Aufgaben

Mit den folgenden fünf Schritten können Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben aufteilen:

1. Definieren Sie ein Projekt

Der erste Schritt zur Aufteilung eines Projekts in kleinere Aufgaben besteht darin, die Details des Projekts zu berücksichtigen, einschließlich seiner Richtung und der Schlüsselelemente, die Sie erreichen möchten. Sobald Sie das Projekt als Ganzes verstanden haben, können Sie damit beginnen, die Schritte aufzulisten, die abgeschlossen werden müssen.

Abhängig von der Art des Projekts möchten Sie möglicherweise Aufgaben auf unterschiedliche Weise aufschlüsseln, einschließlich Teile, Phasen, Zeit, Thema oder Komplexität. Während des Identifizierungsprozesses kann es hilfreich sein, die Details Ihres Projekts vor Beginn abschließend zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie bei der Arbeit am Projekt keine Aufgaben vergessen.

2. Priorisieren Sie Aufgaben

Erwägen Sie als Nächstes, die von Ihnen identifizierten Aufgaben in eine Prioritätenliste aufzuteilen. Versuchen Sie nach der Identifizierung der einzelnen Prioritäten, eine Tabelle zu erstellen oder eine Smartphone-Aufgabenverwaltungs-App zu verwenden, um Ihre Aufgaben von Anfang bis Ende in der richtigen Reihenfolge zu organisieren. Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung von Aufgaben Folgendes:

• Einige Aufgaben können länger dauern als andere.

• Einige Aufgaben können für den Gesamterfolg des Projekts wichtiger sein als andere.

• Oft ist es wichtig, bestimmte Aufgaben zu erledigen, bevor man mit neuen beginnt.

• Einige Aufgaben erfordern möglicherweise mehr Liebe zum Detail und Konzentration als andere.

3. Erstellen Sie einen Zeitplan

Beim Erstellen eines Zeitplans ist es hilfreich zu berechnen, wie viel freie Zeit Sie für die Arbeit an einem Projekt haben. Versuchen Sie, die Zeit abzuschätzen, die für die Erledigung jeder Aufgabe benötigt wird, und berücksichtigen Sie dabei frühere Projekte, an denen Sie gearbeitet haben und die ähnliche Aufgaben beinhalteten, oder fragen Sie Kollegen um ihre Meinung zur Zeitschätzung. Es kann auch hilfreich sein, bei der Erstellung Ihres Zeitplans mögliche Rückschläge oder Änderungen zu berücksichtigen.

Es kann hilfreich sein, das Projekt in umgekehrter chronologischer Reihenfolge zu planen, beginnend mit der Deadline und einem Zeitrahmen für jeden Tag zuzuordnen, der möglicherweise für die Fertigstellung des Projekts erforderlich ist. Es ist auch hilfreich, sich die Zeit zu nehmen, nach Fehlern zu suchen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

4. Setzen Sie Meilensteine

Abhängig von der Größe Ihres Projekts ist es wichtig, Meilensteine ​​festzulegen, damit Sie den Überblick über Ihren Fertigstellungsgrad im Vergleich zu Ihrer Frist behalten. Erwägen Sie bei größeren Projekten, die Aufgaben in monatliche, wöchentliche oder tägliche Schritte aufzuteilen. Sie können jeden Meilenstein in verschiedenen Phasen oder Kategorien des Projekts definieren.

Wenn Sie beispielsweise an einem Projekt arbeiten, das die Erstellung einer Diashow für Stakeholder umfasst, kann es hilfreich sein, eine Frist für die Fertigstellung dieser Präsentation festzulegen und den Prozentsatz der gesamten Projektfertigstellung zu notieren, wenn Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben. Dies erhöht Ihre Motivation und hilft Ihnen, sich zu konzentrieren.

5. Passen Sie die Aufgaben an

Projekte können sich im Verlauf ändern. Daher ist es wichtig zu erkennen, wenn Probleme auftreten oder eine Aufgabe länger dauert als erwartet. Es kann hilfreich sein, potenzielle Fehler vor Beginn eines Projekts zu identifizieren und für jeden einen Notfallplan zu erstellen. Wenn Probleme auftreten oder sich Prioritäten ändern, versuchen Sie, proaktiv zu bleiben, indem Sie das Problem frühzeitig erkennen und lösen. Auch wenn Sie zukünftige Ausfälle nicht immer planen können, können Sie mit der anfänglichen Planung abschätzen, wie lange es dauern wird, bis die Ausfälle behoben werden.

Warum Projekte in Aufgaben aufteilen?

Es ist wichtig, Aufgaben innerhalb eines Projekts aufzuteilen, um die Produktivität zu maximieren. Auch die Aufteilung Ihres Projekts in Aufgaben kann dazu beitragen, Verzögerungen zu vermeiden. Nicht alle Projekte beinhalten die gleichen Aufgaben, daher ist es oft hilfreich, entsprechende Prioritäten zu setzen. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, Fristen einzuhalten und gleichzeitig qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Hier sind einige Möglichkeiten, die verschiedenen Arten von Aufgaben aufzuschlüsseln:

Teilen Sie es in Etappen auf

Beispielsweise kann es für diejenigen, die an der Softwareentwicklung beteiligt sind, nützlich sein, ein großes Projekt in Phasen zu unterteilen. Dies ermöglicht es diesen Fachleuten, jede Phase eines Projekts effizient und effektiv abzuschließen und die Fristen pünktlich einzuhalten. Beispielsweise umfasst der Lebenszyklus eines Softwareentwicklungsprojekts typischerweise Arbeiten in verschiedenen Phasen wie Anforderungserfassung, Softwaredesign und -entwicklung, Integration und Tests, Bereitstellung und Wartung.

Kategorisieren

Die Einteilung eines Projekts in Kategorien kann beispielsweise für die Planung einer Konferenz oder Veranstaltung nützlich sein. Zu den Berufen, die von diesem Stil profitieren können, gehören Redner, Caterer, Fotografen und alle anderen Fachleute, die Veranstaltungen planen. Beispielsweise könnte ein Redner die von ihm präsentierten Materialien in Kategorien unterteilen, darunter eine überzeugende Einleitung, eine Thesenerklärung, eine kurze Vorschau auf das Thema, das er präsentiert, den Hauptteil der Präsentation und eine Schlussfolgerung.

Zerbrechen

Für allgemeinere Aufgaben wie die Reinigung des Hauses kann es hilfreich sein, Projekte in Abschnitte aufzuteilen. Dadurch können Sie jeden Teil Ihres Zuhauses Raum für Raum effizient reinigen. Wenn Sie beispielsweise Ihr Zuhause reinigen, kann es hilfreich sein, Ihr Projekt in Teile aufzuteilen, beginnend mit den größten oder schmutzigsten Räumen, dann kleinere oder weniger schmutzige Räume und das Projekt mit kleineren Reinigungen im ganzen Haus zu beenden.

Tipps zum Aufteilen von Projekten in Aufgaben

Hier sind einige Tipps, die Sie befolgen können, um Ihr Projekt effektiv in kleinere Aufgaben aufzuteilen:

Vermeiden Sie Doppelarbeit

Um doppelte Aufgaben in Ihrem Projekt zu vermeiden, vergleichen Sie jeden Schritt in Ihrem Zeitplan und prüfen Sie, ob Schritte kombiniert werden können. Es ist auch hilfreich, jeweils eine Aufgabe zu bearbeiten und zu erledigen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, sollten Sie darüber nachdenken, mit einer anderen Aufgabe zu beginnen. Wenn Sie jede Aufgabe Schritt für Schritt ausführen, können Sie Verwirrung oder Fehler bei Ihrer Arbeit vermeiden.

Belohnen Sie sich

Es ist oft hilfreich, sich selbst zu belohnen, nachdem man eine Aufgabe erledigt oder einen bestimmten Meilenstein erreicht hat. Sich selbst zu belohnen kann Ihr Selbstvertrauen stärken und Sie motivieren, mit dem nächsten Schritt oder der nächsten Aufgabe fortzufahren. Das Entfernen von Aufgaben aus Ihrem Projektplan, indem Sie jede erledigte Aufgabe physisch durchstreichen, kann ebenfalls ein Gefühl der Erleichterung bringen.

Nutzen Sie Technologie

Sie können Tabellenkalkulationen oder Diagramme zwar manuell erstellen, es stehen jedoch mehrere Aufgabenverwaltungsprogramme zur Verfügung, die den Projektablauf vereinfachen. Für Ihr Smartphone oder Ihre Desktop-Version der Aufgabenverwaltungssoftware stehen Apps zur Verfügung. Suchen Sie im Internet nach kostenlosen oder erschwinglichen Aufgabenverwaltungstools.