So teilen Sie PowerPoint auf 5 Arten (plus Tipps) • BUOM

Viele Berufstätige teilen ihre digitalen Präsentationen mit ihren Kollegen. Es gibt verschiedene Methoden, mit denen sie ihre Präsentationen an andere senden können. Wenn Sie PowerPoint bei der Arbeit häufig verwenden, kann es hilfreich sein zu lernen, wie Sie Ihre Präsentationen mit Kollegen teilen. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie PowerPoint teilen, erklären, wer es möglicherweise benötigt und stellen verschiedene Techniken und Tipps zum Teilen Ihrer Präsentationen bereit.

Wer muss möglicherweise die PowerPoint-Präsentation teilen?

Es gibt mehrere Fachleute, die möglicherweise PowerPoint teilen müssen, wie zum Beispiel:

Kollegen

Während Sie arbeiten, möchten Ihre Kollegen möglicherweise Ihre Präsentation mit Ihnen oder einer anderen Person teilen. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation mit einem Kollegen halten, kann dieser die von ihm erstellte PowerPoint-Präsentation teilen, sodass Sie sie ebenfalls bearbeiten können. Wenn Sie einem Kollegen eine Frage zu einem Thema stellen, mit dem er vertraut ist, sendet er Ihnen möglicherweise auch eine Präsentation mit Informationen zu diesem Thema. Alternativ kann ein Kollege eine PowerPoint-Präsentation erstellen und diese mit seiner Abteilung teilen, um Feedback zu erhalten.

Manager

Manchmal möchten Ihre Manager möglicherweise eine Präsentation mit Ihnen oder ihrem Team teilen. Beispielsweise möchten sie möglicherweise Lehr- oder Lernmaterialien über PowerPoint teilen. Sie können auch eine Präsentation für die Arbeit ihres Teams starten und diese mit ihnen teilen, damit sie sie bearbeiten können. Es kann auch vorkommen, dass Ihr Vorgesetzter eine Präsentation über neue Unternehmensrichtlinien hält. Anschließend können sie ihre Präsentation mit dem Team teilen, damit sie später darauf zurückkommen können.

Personalmanager

Der Personalmanager eines Unternehmens führt mehrere Aufgaben aus, die möglicherweise die gemeinsame Nutzung von PowerPoint erfordern. Beispielsweise könnte ein Personalmanager eine Präsentation mit Einführung oder Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter freigeben. Wenn das Unternehmen neue Vergütungspakete ankündigt, kann der Personalleiter auch eine Präsentation halten, in der er den Mitarbeitern die Vorteile erläutert. Der Personalmanager entwickelt möglicherweise auch ein neues Einstellungssystem, das er mit der Geschäftsleitung teilen möchte. Sie könnten eine Präsentation über ihr neues System erstellen und diese dann mit dem Management teilen.

5 Möglichkeiten, PowerPoint zu teilen

Hier sind fünf Möglichkeiten, PowerPoint zu teilen:

1. PC-Methode

Hier sind die Schritte zum Teilen von PowerPoint auf dem PC:

1. Öffnen Sie das Programm und wählen Sie die Präsentation aus, die Sie teilen möchten.

2. Wählen Sie oben rechts auf der Seite die Option „Teilen“, um ein Dropdown-Menü zu öffnen.

3. Sehen Sie sich das Dropdown-Menü an und entscheiden Sie, ob Sie die gesamte Präsentation oder die aktuelle Folie teilen möchten.

4. Sobald Sie eine Option auswählen, wird ein neues Fenster angezeigt, in dem Sie eine Freigabemethode auswählen können, z. B. die Freigabe per E-Mail oder Zoom oder das Speichern der Präsentation in Dateien auf Ihrem Computer.

Eine weitere Möglichkeit zum Teilen einer Präsentation auf dem PC besteht darin, die PowerPoint-App zu öffnen und sie von der Startseite aus zu teilen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Suchen Sie im Menü links auf dem Bildschirm nach der Registerkarte „Teilen“.

2. Sobald Sie auf diese Registerkarte klicken, werden dieselben Freigabeoptionen wie bei der vorherigen Methode angezeigt.

3. Wählen Sie die Option, die für Sie und Ihre Kollegen am besten geeignet ist.

2. Die Mac-Methode

Wenn Sie einen Mac verwenden, können Sie PowerPoint auch an jemanden senden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Öffnen Sie die Präsentation, die Sie teilen möchten.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Datei“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms, um ein Dropdown-Menü mit Einstellungen zu öffnen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“, die sich etwa in der Mitte des Menüs befindet, um ein Menü mit Freigabeoptionen zu öffnen.

4. Wählen Sie „Link senden“, „Link kopieren“, „Präsentation senden“, „PDF senden“ oder „Zugriff steuern“.

Darüber hinaus können Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke des Programms klicken, um mehrere andere Optionen wie „Link kopieren“, „Mail“ und „Andere Apps“ zu finden. Geben Sie optional den Kontaktnamen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Textfeld ein, um ihn direkt per E-Mail zu versenden.

3. Die PDF-Methode

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihre Präsentation als PDF-Datei zu speichern, damit Sie sie mit jemand anderem teilen können. Sie können dies tun, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wenn Sie Windows verwenden, öffnen Sie PowerPoint und wählen Sie die Registerkarte „Datei“.

2. Klicken Sie auf „Speichern unter“ und wählen Sie „Dieser PC“, „Standort hinzufügen“ oder „Durchsuchen“, um Ihre Präsentation zu speichern.

3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter dem Präsentationstitel, um ein Menü mit Dateioptionen zu öffnen.

4. Scrollen Sie, um „PDF“ zu finden und auszuwählen.

5. Um diese Auswahl zu bestätigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ rechts neben dem Datei-Dropdown-Menü.

Indem Sie Ihre Präsentation im PDF-Format speichern, können Sie sie an Ihre Kollegen senden. Sie können ihnen beispielsweise eine E-Mail, eine SMS oder einen Link senden. Das Speichern einer Präsentation als PDF ist nützlich, da dadurch die Formatierung der Präsentation erhalten bleibt. Dadurch können auch andere Personen, die keinen Zugriff auf PowerPoint haben, Ihre Präsentation ansehen.

4. E-Mail-Anhangsmethode

Sie können Ihre PowerPoint-Präsentation auch per E-Mail teilen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem bevorzugten E-Mail-Konto an und verfassen Sie eine E-Mail.

2. Fügen Sie Ihrer E-Mail die richtigen Empfänger hinzu.

3. Schreiben Sie eine Betreffzeile, damit die Empfänger wissen, worum es in der E-Mail geht.

4. Hängen Sie Ihre Präsentationsdatei an, indem Sie normalerweise auf das Büroklammersymbol klicken, das auf vielen E-Mail-Plattformen zu finden ist.

5. Sobald Sie auf das Büroklammersymbol klicken, öffnet sich ein Fenster mit allen Dateien auf Ihrem Computer oder Gerät.

6. Suchen Sie die Präsentation, die Sie teilen möchten, und doppelklicken Sie darauf, um sie an eine E-Mail anzuhängen.

7. Senden Sie eine E-Mail, damit der Empfänger die Präsentation erhält.

5. Skalierungsmethode

Wenn Sie über Zoom präsentieren, können Sie Ihren Bildschirm mit den folgenden Schritten teilen, damit die Zuschauer Ihre PowerPoint-Präsentation sehen können:

1. Öffnen Sie die Präsentation auf Ihrem Computer.

2. Sobald Sie ein Meeting starten, wählen Sie in der Steuerleiste unten im Fenster die Option „Bildschirm teilen“.

3. Sehen Sie sich die Monitoreinstellungen für Bildschirme an, die Sie mit Besprechungsteilnehmern teilen können.

4. Wählen Sie den PowerPoint-Monitor aus und klicken Sie unten rechts im Fenster auf „Teilen“.

Sobald Zoom Ihren Bildschirm freigibt, können Sie Ihre Präsentation ganz normal präsentieren, während Ihre Zuschauer zuschauen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Präsentation von vorne beginnen, indem Sie in der Symbolleiste auf die Registerkarte „Diashow“ klicken und dann die Option „Von Anfang an“ auswählen.

Tipps zum Teilen von PowerPoint

Hier sind einige Tipps zum Teilen von PowerPoint:

• Mit anderen zusammenarbeiten: Wenn Sie Windows verwenden und über ein OneDrive-Konto verfügen, können Sie Mitarbeiter hinzufügen, indem Sie in der oberen rechten Ecke von PowerPoint auf „Teilen“ klicken. Speichern Sie die Präsentation auf OneDrive, fügen Sie eine Berechtigungsstufe hinzu, fügen Sie Empfänger hinzu und wählen Sie Senden.

• Ändern Sie den Dateinamen. Achten Sie beim Teilen Ihrer Präsentation darauf, den Dateinamen zu ändern, damit Ihre Kollegen die Präsentationsfolien erkennen können. Es kann auch dazu beitragen, dass die Leute wissen, worum es in der Präsentation geht, wenn sie sie öffnen.

• Nutzen Sie eine Sharing-Plattform: Erwägen Sie die Nutzung einer Sharing-Plattform, um Ihre Präsentation ganz einfach mit mehreren Personen gleichzeitig zu teilen. Laden Sie die Präsentation auf die Plattform Ihrer Wahl hoch und teilen Sie den Link mit Ihren Kollegen.

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