So stellen Sie Mitarbeiter in 15 Schritten ein • BUOM

5. November 2021

Ein gut organisierter Einstellungsprozess ist unerlässlich, wenn Sie Ihr Team vergrößern möchten. Auf diese Weise können Sie gesetzliche Anforderungen einhalten, hervorragende Bewerber gewinnen und effektiv einstellen. Das Erlernen der richtigen Einstellungsmethode kann Ihnen letztendlich dabei helfen, Ihr Unternehmen zu verbessern und zu erweitern. In diesem Artikel erklären wir, warum der Einstellungsprozess wichtig ist, und geben einen Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern.

Warum ist der Einstellungsprozess wichtig?

Im Einstellungsprozess stellen Sie ein Team von Menschen zusammen, die Ihnen tatsächlich dabei helfen können, Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Hier sind einige Schlüsselbereiche des Arbeitsplatzes, die von dem Prozess betroffen sind:

• Teamarbeit: Es ist hilfreich, Mitarbeiter zu haben, die starke berufliche Beziehungen aufbauen können. Menschen mit zwischenmenschlichen Fähigkeiten wie Freundlichkeit, Geduld und Mitgefühl arbeiten eher gut in Teams und tragen letztendlich zum Wachstum eines Unternehmens bei.

• Repräsentation: Ihre Mitarbeiter sind Repräsentanten Ihres Unternehmens. Während des Einstellungsprozesses können Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter Ihre Markenwerte verkörpern und Ihre Unternehmensmission unterstützen.

• Besondere Fähigkeiten und Erfahrung. Die Einstellung von Mitarbeitern ist eine Gelegenheit, Menschen mit spezifischen Fähigkeiten und Erfahrungen für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Dies kann viele unerwartete Vorteile haben. Wenn beispielsweise ein neuer Mitarbeiter eine andere Sprache spricht, interagiert er möglicherweise mit mehr Kunden, die sich möglicherweise willkommener fühlen und dann weiterhin mit Ihnen Geschäfte machen möchten.

• Produktivität: Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter wirkt sich direkt auf Ihren Erfolg aus. Es ist wichtig, Mitarbeiter einzustellen, die eine starke Arbeitsmoral haben. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sie den Kunden Produkte oder Dienstleistungen effektiv anbieten.

• Vielfalt: Die Einstellung von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Perspektiven und Hintergründen kann Ihnen dabei helfen, wirkungsvolle Ideen zu entwickeln, Systeme zu verbessern und Ihren Kundenstamm zu erweitern.

• Langfristige Investition: Da die Ausbildung neuer Mitarbeiter Zeit, Mühe und Ressourcen erfordert, kann eine richtige Herangehensweise an den Einstellungsprozess dafür sorgen, dass Sie eine kluge Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens tätigen.

• Vertrauen: Da Ihre Mitarbeiter möglicherweise mit sensiblen, geschützten und sogar vertraulichen Informationen über Ihr Unternehmen umgehen, kann Ihr Einstellungsprozess Ihnen dabei helfen, vertrauenswürdige Personen zu finden.

So stellen Sie Mitarbeiter richtig ein

Die korrekte Durchführung des Einstellungsprozesses kann Ihnen dabei helfen, enthusiastische und fleißige Mitarbeiter einzustellen. Um sicherzustellen, dass Ihr Ansatz für diesen Prozess effizient und effektiv ist, befolgen Sie diese Schritte:

1. Registrieren Sie Ihr Unternehmen

Registrieren Sie Ihr Unternehmen bei Bundes- und Landesbehörden, um eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer zu erhalten, die auch als Bundes-Arbeitgeber-Identifikationsnummer oder Bundes-Steueridentifikationsnummer bezeichnet wird. Der IRS verwendet dies, um Ihr Unternehmen für Steuerzwecke zu identifizieren.

Sie können eine staatliche Arbeitgeber-Identifikationsnummer auch auf der Website des Arbeitsministeriums Ihres Staates erhalten. Und wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, benachrichtigen Sie Ihre staatliche Arbeitsagentur.

2. Richten Sie Ihre Gehaltsabrechnung ein

Erstellen Sie einen Vergütungsplan für Mitarbeiter. Für die Verwaltung und Verwaltung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie einen Buchhalter oder andere Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Bleib dabei Gesetz über faire Arbeitsnormendas den Arbeitnehmern Anspruch auf Mindestlohn und Überstundenvergütung gibt.

Legen Sie eine Richtlinie für die Bezahlung von Feiertagen, Feiertagen, Krankheitsurlaub und anderen Arten arbeitsfreier Zeit fest. Es ist auch eine gute Idee, Ihre Zahlungsperioden so zu planen, dass sie mit Ihren Steuereinbehalten für das IRS übereinstimmen.

3. Bereiten Sie sich auf die Steuererklärung vor

Als Arbeitgeber müssen Sie Steuern beim IRS einreichen. Sie können die IRS-Website und den Steuerleitfaden für Arbeitgeber lesen, um mehr über die Steuererklärungsanforderungen des Bundes zu erfahren. Es ist auch eine gute Idee, auf der Website der Steuerbehörde Ihres Staates nach weiteren Regeln zu suchen, die Sie befolgen müssen.

Arbeitnehmer entscheiden sich häufig dafür, dass ihre Einkommens- und Sozialversicherungssteuern von ihren Gehaltsschecks einbehalten werden. Daher muss der Arbeitgeber die folgenden Formulare einreichen:

• Bundesformular W-4: Auf diesem Formular geben Mitarbeiter an, wie viel Bundeseinkommenssteuer sie von ihren Gehaltsschecks einbehalten möchten. Arbeitgeber senden diese Formulare an das IRS.

• Bundesstaat W-4: Die meisten Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, dass sie staatliche W-4-Formulare einreichen. Die benötigten Informationen finden Sie auf der Website der Steuerbehörde Ihres Staates.

• W-2: Der Arbeitgeber muss diese Bundeslohn- und Steuererklärung für jeden Arbeitnehmer ausfüllen. Es zeigt ihr Einkommen und die einbehaltenen Steuern für das Jahr. Arbeitgeber senden bis zum 31. Januar Kopien dieses Formulars an Arbeitnehmer und die Sozialversicherungsbehörde.

Wer die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwaltet, erfasst die Zeit der Mitarbeiter, berechnet den Lohnsteuerabzug und stellt die Zahlungen aus. Sie melden den Steuerbehörden auch regelmäßig Lohnsteuern und führen in der Regel jeden Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch.

4. Erstellen Sie einen Leistungsplan.

Das Gesetz schreibt häufig vor, dass ein Arbeitgeber eine Arbeitnehmerentschädigung, Invaliditätsleistungen, Urlaubszeit und eine Arbeitslosenversicherung bereitstellt. Durch die Bereitstellung weiterer Nebenleistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge können während des Einstellungsprozesses mehr Kandidaten angezogen werden.

5. Erstellen Sie ein HR-System

Sie können das System verwenden, um persönliche Dateien zu verwalten und zu organisieren, einschließlich Mitarbeiterinformationen wie deren Identifikations- und Steuerunterlagen. Arbeitgeber müssen Steuerunterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren, um Steuererklärungen abgeben zu können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Steuerdokumente zugänglich sind, damit Sie problemlos Steuererklärungen einreichen und den Überblick über andere Finanzdokumente behalten können.

6. Schließen Sie die Studie ab

Überlegen Sie, was Ihr Unternehmen möglicherweise zur Verbesserung der Effizienz, Qualität oder Rentabilität benötigt, und bauen Sie dann darauf auf. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Unternehmen seine Produkte online verkauft, aber nicht über die nötigen Mittel verfügen, sollten Sie die Beauftragung eines Website-Designers in Betracht ziehen.

Recherchieren Sie dann bei anderen Unternehmen, insbesondere in Ihrer Branche, um zu sehen, ob und wie sie Mitarbeiter einstellen. Überprüfen Sie ihre Stellenbeschreibungen, um zu sehen, welche Informationen sie enthalten, einschließlich Gehalt und Sozialleistungen. Sobald Sie wissen, wie Ihre Konkurrenten agieren, können Sie entweder Ihre Einstellungsfähigkeiten anhand dieser Standards vergleichen oder sie differenzieren, um die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidaten zu erregen.

7. Schreiben Sie eine Stellenbeschreibung

Gestalten Sie die Stellenbeschreibung konkret und klar. Beschreiben Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Position, führen Sie die Qualifikationen auf, die Sie von einem idealen Kandidaten erwarten, und geben Sie an, wie viel Branchenerfahrung die Kandidaten mitbringen sollten. Geben Sie die Bewerbungsfrist, das Gehalt und alle von Ihnen angebotenen Leistungen an.

8. Machen Sie Werbung für Ihre Arbeit

Veröffentlichen Sie Ihre freie Stelle auf der Website Ihres Unternehmens, sofern Sie eine haben, sowie auf regulierten, seriösen Stellenbörsen. Erwägen Sie, Ihre derzeitigen Mitarbeiter zu bitten, diese Möglichkeit in ihren beruflichen Netzwerken bekannt zu machen. Dies kann hochwertige Kandidaten anziehen und Ihnen Zeit sparen. Möglicherweise möchten Sie auch darüber nachdenken, aktuelle Mitarbeiter für diese Position einzustellen.

9. Arbeiten Sie schrittweise

Erledigen Sie die Rekrutierungsaufgaben methodisch Schritt für Schritt. Lesen Sie die erste Gruppe von Lebensläufen und machen Sie Ausnahmen, lesen Sie die verbleibende Gruppe von Anschreiben und machen Sie Ausnahmen, führen Sie eine Gruppe von Vorstellungsgesprächen durch und bieten Sie die Stelle dann den besten Kandidaten an. Mit jedem Schritt können Sie Ihren Kandidatenpool auf die qualifiziertesten Kandidaten eingrenzen. Sie können den Zyklus bei Bedarf auch wieder beenden.

10. Führen Sie Interviews durch

Üben Sie sich bei der Durchführung von Vorstellungsgesprächen in Freundlichkeit, Sensibilität und Geduld. Durch das Stellen guter Fragen können Sie wertvolle Informationen über den Kandidaten gewinnen. Hier sind einige Beispiele für Fragen, die Sie stellen können:

• Erzählen Sie über sich selbst.

• Warum möchten Sie mit uns zusammenarbeiten?

• Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen in dieser Branche.

• Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie ein Problem lösen mussten.

• Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie die Initiative ergreifen mussten.

11. Führen Sie eine Hintergrundüberprüfung durch

Erwägen Sie die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen potenzieller Kandidaten, um deren Identität zu überprüfen und die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Da es Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung der aus einer Hintergrundüberprüfung gewonnenen Informationen gibt, sollten Sie erwägen, diese an eine Drittagentur auszulagern. Konsultieren Sie einen Anwalt, um sicherzustellen, dass Sie die Gesetze einhalten.

Um weitere Informationen über einen Bewerber zu erhalten, wenden Sie sich an dessen Referenzen. Machen Sie sich Notizen zu den Empfehlungen, damit Sie diese für Ihre Entscheidungen nutzen können.

12. Erweitern Sie Ihr Stellenangebot

Sobald Sie die besten Kandidaten ausgewählt haben, verlängern Sie Ihr Stellenangebot so schnell wie möglich. Stellen Sie sicher, dass es sich um ein tolles Angebot mit angemessener Bezahlung und Zusatzleistungen handelt. Einige Kandidaten versuchen möglicherweise, über das Gehalt zu verhandeln. Informieren Sie sich daher über Ihre Grenzen. Geben Sie dem Kandidaten abschließend genügend Zeit, um zu antworten, und seien Sie darauf vorbereitet, einen zweiten Kandidaten zu kontaktieren, wenn der Hauptkandidat ablehnt.

13. Füllen Sie einige Unterlagen aus

Sie können Online-HR-Informationssysteme nutzen, um den Papierkramprozess einfacher und schneller zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie alles mitteilen, was Rekruten am ersten Tag mitbringen müssen, beispielsweise einen Personalausweis oder Reisepass. Hier sind einige Dokumente, die für neue Mitarbeiter ausgefüllt werden müssen:

• I-9: Dieses Formular stellt sicher, dass Mitarbeiter bestimmte Qualifikationen für die Position erfüllen, indem es nach einer Sozialversicherungsnummer und einem Staatsbürgerschaftsstatus fragt. Stellen Sie Kandidaten ein, denen die Arbeit in den Vereinigten Staaten gesetzlich gestattet ist, um Bußgelder und andere Strafen zu vermeiden.

• Direkteinzahlung: Mit diesem Formular kann der Mitarbeiter eine automatische Zahlung auf sein Bankkonto erhalten.

• Wettbewerbsverbot: Bei diesem Dokument handelt es sich um die vertragliche Zusage eines Mitarbeiters, für einen bestimmten Zeitraum nicht für ein ähnliches Unternehmen wie Ihres zu arbeiten.

• Mitarbeiterhandbuch: Dieses Dokument enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, einschließlich seiner Richtlinien und Verhaltenskodizes.

14. Sorgen Sie für Anpassung

Der letzte Schritt im Einstellungsprozess ist das Onboarding. Bieten Sie neuen Mitarbeitern einen umfassenden Überblick über das Unternehmen, seine Geschichte und Mission. Führen Sie sie durch das Büro und weisen Sie sie auf andere Orte hin, die sie möglicherweise besuchen müssen. Stellen Sie ihnen Menschen und Ressourcen vor, die ihnen helfen, Fragen beantworten und Empfehlungen aussprechen können.

Sie können einem neuen Mitarbeiter sofort ein Projekt geben. Stellen Sie ihnen die Schulungen und Materialien zur Verfügung, die sie für die Wahrnehmung ihrer neuen Aufgaben benötigen.