So steigern Sie die betriebliche Effizienz in 5 Schritten • BUOM
26. August 2021
Unter betrieblicher Effizienz versteht man die Standards und Praktiken, die einem Unternehmen nachhaltiges Wachstum und eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit ermöglichen. Dies wirkt sich auch auf die Höhe des Gewinns und Umsatzes aus, den das Unternehmen erwirtschaftet. Wenn Sie lernen, wie Sie die betriebliche Effizienz verbessern können, können Sie die Rentabilität Ihres Arbeitsplatzes steigern oder die Betriebskosten senken. In diesem Artikel besprechen wir, was betriebliche Effizienz ist, erklären, warum sie wichtig ist, und stellen eine Liste von Schritten bereit, die Sie unternehmen können, um die betriebliche Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz zu verbessern.
Was ist betriebliche Effizienz?
Unter betrieblicher Effizienz versteht man eine Geschäftspraxis, bei der weniger Ressourcen für die Herstellung und Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung an Kunden eingesetzt werden. Dazu gehört auch die Implementierung von Protokollen, um einen reibungslosen Ablauf der Produktions- und Vertriebsabläufe sicherzustellen. Unternehmen betrachten ihre Abläufe oft als effizient, wenn sie mit wenigen Ressourcen große Produktionsmengen produzieren können. Hier sind einige Elemente, die Unternehmen bei der Bewertung der Betriebseffizienz berücksichtigen:
Miete: Unternehmen, die ein Lager- oder Bürogebäude nutzen, können ihre Miete jeden Monat senken, um ihre betriebliche Effizienz zu verbessern.
Materialien: Unternehmen können die Materialien, die sie zur Herstellung ihres Produkts benötigen, bei einem Lieferanten mit einem Rabatt abholen oder ihre Materialien in großen Mengen kaufen, um die Gesamtkosten zu senken.
Mitarbeiter: Unternehmen können die Mindestanzahl an Mitarbeitern ermitteln, die sie für einen effektiven Betrieb benötigen.
Zeit: In Unternehmen ist es üblich, die Zeit zu messen, die für die Herstellung eines Produkts benötigt wird. Sie können Wege finden, die Produktionszeit zu verkürzen, sodass sie mehr Produkte in kürzerer Zeit produzieren können, was den Gesamtbetrieb des Unternehmens verbessern kann.
Für Unternehmen kann es schwierig sein, die hohe Qualität ihrer Produkte aufrechtzuerhalten und gleichzeitig weniger Ressourcen zu verbrauchen. Sie können diese Probleme jedoch überwinden, indem sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten und Produktionsprozesse optimieren.
Warum ist betriebliche Effizienz im Unternehmen wichtig?
Hier sind einige Gründe, warum es für ein Unternehmen wichtig ist, über betriebliche Effizienz zu verfügen:
Steigert den Gewinn: Unternehmen können höhere Gewinne erzielen, wenn sie über betriebliche Effizienz verfügen, da sie weniger für ihre Produktions- und Vertriebskosten ausgeben können und so mehr Umsatz mit ihren Produkten erzielen können.
Verbessert das Wachstum: Ein Unternehmen kann Umsatzwachstum und betriebliche Expansion verzeichnen, wenn es über betriebliche Effizienz verfügt. Da betriebliche Effizienz dazu beitragen kann, dass Unternehmen mehr Produkte produzieren, können sie ihren Umsatz steigern und ihre Abläufe weiterentwickeln, beispielsweise indem sie neue Produkte entwickeln oder neue Dienstleistungen anbieten.
Optimiert Geld und Zeit: Betriebseffizienz hilft Unternehmen, ihr Geld und ihre Zeit zu optimieren, indem sie diese nutzen, um ihre Produktionsprozesse kosteneffektiv und effizient zu gestalten. Unternehmensmitglieder identifizieren in der Regel Bereiche mit Verbesserungspotenzial in ihrer Produktion und ihren Produktionsabläufen, in denen sie das Budget des Unternehmens oder die Personalzeit besser nutzen können.
Sorgt für Wettbewerb: Durch betriebliche Effizienz können Unternehmen sicherstellen, dass sie mit anderen Unternehmen in ihrem Bereich wettbewerbsfähig bleiben. Dies liegt daran, dass Unternehmen mit betrieblicher Effizienz wahrscheinlich über einen längeren Zeitraum profitabel bleiben, was es für andere Unternehmen schwierig machen kann, sie finanziell zu übertreffen.
Stärkt den Vertriebsprozess: Durch betriebliche Effizienz können Unternehmen über ein besseres Organisationssystem verfügen, was zu zufriedenstellenden Vertriebsprozessen führen kann.
So verbessern Sie die betriebliche Effizienz
Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihren Arbeitsplatz effizienter zu gestalten:
1. Identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial
Identifizieren Sie zunächst Bereiche mit Verbesserungspotenzial in den aktuellen Abläufen an Ihrem Arbeitsplatz. Bestimmen Sie die Materialkosten, die Höhe des Gewinns, den das Produkt generiert, die Zeit, die das Personal für die Erstellung des Lagerbestands benötigt, und die Anzahl des Personals, das für die Ausführung von Kundenaufträgen erforderlich ist. Bestimmen Sie als Nächstes, welche Produktions- und Produktionsbereiche verbessert werden müssen. Wenn an Ihrem Arbeitsplatz beispielsweise viele Verkäufe getätigt werden, die Verkäufe jedoch keine hohen Gewinne generieren, müssen Sie möglicherweise den Preis des Produkts erhöhen und die Produktionskosten senken.
2. Automatisieren Sie ggf. Prozesse
Unter Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologie und Ausrüstung zur Durchführung von Fertigungs- und Geschäftsabläufen. Da betriebliche Effizienz mit der Reduzierung der Anzahl der von einem Unternehmen genutzten Ressourcen einhergeht, können Unternehmen den Bedarf an umfangreichen Arbeits- oder Lagerflächen eliminieren und stattdessen Maschinen zur Produktion ihrer Bestände einsetzen. Darüber hinaus sparen Unternehmen Geld, da sie die Arbeits- und Produktionsflächenkosten senken können. Sobald Sie Bereiche identifiziert haben, die an Ihrem Arbeitsplatz verbessert werden müssen, versuchen Sie herauszufinden, ob Automatisierung zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz beitragen kann. Hier sind die Aspekte, die durch Automatisierung zur Effizienzsteigerung beitragen können:
Verteilung
Produktion
Verkäufe
Kundendienst
Der Einsatz von Automatisierung kann es einem Unternehmen auch ermöglichen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial leicht zu identifizieren, da die Technologie Wege zur Gewinnsteigerung erkennen kann. Wenn ein Unternehmen Software zur Unterstützung seiner Abläufe einsetzt, kann es Software verwenden, die Einblicke in die vielen Möglichkeiten bietet, wie ein Unternehmen seine betriebliche Effizienz verbessern und Geld sparen kann. Wenn beispielsweise das Management eines Automobilherstellers Software verwendet, die Verbesserungsmöglichkeiten in seinen Abläufen aufzeigt, kann die Software ihm Informationen über Fahrzeuglieferungen liefern, die weniger kosten als die ihres aktuellen Lieferanten, oder über Versandverfahren, die die Kosten ihrer Distributionen senken .
3. Teilen Sie Ressourcen zwischen den Abteilungen
Wenn es an Ihrem Arbeitsplatz mehrere Abteilungen gibt, die große Mengen an Ressourcen benötigen, wie z. B. Vertrieb, Produktion oder Kundendienst, kann das Management in Betracht ziehen, Ressourcen zwischen den Abteilungen zu teilen, um Geld zu sparen und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Es ist wahrscheinlich, dass jede Abteilung unterschiedliche Ressourcen benötigt, obwohl sie möglicherweise einen ähnlichen Bedarf an unterschiedlichen Materialien haben. Beispielsweise können eine Vertriebsabteilung und eine Kundendienstabteilung dasselbe Softwaresystem verwenden, das mit Kunden interagiert und Kundeninformationen eingibt, anstatt dass ein Unternehmen zwei separate Softwaresysteme für jede Abteilung kauft.
4. Optimierung betrieblicher Prozesse
Bei der Optimierung geht es um die Verbesserung der Effizienz eines Systems oder Betriebs durch die Vereinfachung von Prozessen, die Verfolgung des Betriebsfortschritts und die Eliminierung komplexer Verfahren. Um Ihre Arbeitseffizienz zu verbessern, sollten Sie die Optimierung der aktuellen Prozesse und Geschäftspraktiken an Ihrem Arbeitsplatz in Betracht ziehen. Hier sind einige Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe:
Reduzieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter für jeden Betrieb und erhöhen Sie die Verantwortung anderer Mitarbeiter.
Entwickeln Sie ein Dokumentationssystem, das detaillierte Informationen zu jeder Transaktion dokumentiert.
Aktualisierung von Verfahren zur Verbesserung der Effizienz.
Definieren Sie Leistungskennzahlen, die Einblick in den Fortschritt und Erfolg des Betriebs geben, damit sich die neuesten Updates positiv auf den Geschäftsbetrieb auswirken.
5. Sorgen Sie für Organisation
Um die betriebliche Effizienz zu verbessern, ist es wichtig, dass Ihr Lagerbestand organisiert bleibt, damit Ihr Arbeitsplatz Produkte besser verfolgen und Genauigkeit bei den Vertriebsabläufen gewährleisten kann. Ein außergewöhnliches Organisationssystem verringert auch das Risiko von Produktverlusten oder -schäden. Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre Lagerorganisation zu verbessern:
Bieten Sie Mitarbeiterschulungen an, die die richtigen organisatorischen Abläufe abdecken und die erwarteten Lagerbestände des Unternehmens sicherstellen.
Entwickeln Sie Richtlinien zur Bestandsverwaltung, die den Mitarbeitern Anweisungen zur Produkthandhabung geben.
Implementieren Sie ein Barcode-System, das jedes Produkt vom Produktionswerk bis zum Lagerbestand verfolgt. Einige Barcode-Systeme verfolgen Produkte, bis der Kunde das Produkt erhält. Dies kann auch die Vertriebseffizienz verbessern, indem sichergestellt wird, dass Kunden ihre Bestellungen rechtzeitig erhalten.
Analysieren Sie die Rentabilität von Vertriebsrouten, um festzustellen, ob es Bereiche gibt, in denen Kosten gesenkt oder die Effizienz verbessert werden können, beispielsweise durch den gleichzeitigen Versand mehrerer Produkte in dasselbe Gebiet.
Effizienz vs. Produktivität
Unter Effizienz versteht man die Optimierung von Zeit- und Arbeitsaufwand bei gleichzeitiger Reduzierung der Menge ungenutzter Materialien, die ein Unternehmen möglicherweise im Lagerbestand hat. Produktivität ist die Produktionsmenge, die ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum produzieren kann. Bei beiden Konzepten geht es um die Produktion von Lagerbeständen und Materialien, wobei die Effizienz darauf abzielt, die Menge an Ressourcen zu reduzieren, die eine Organisation für die Herstellung von Produkten verwendet. Produktivität bedeutet, die Ressourcen zu nutzen, über die ein Unternehmen derzeit verfügt, und die Abläufe zu verbessern, ohne den Ressourcenverbrauch des Unternehmens zu verringern.
Betriebseffizienz und Kundenerlebnis
Durch die Steigerung der betrieblichen Effizienz können Kunden beim Kauf von Waren und Dienstleistungen des Unternehmens eine positive Erfahrung machen. Dies liegt daran, dass Automatisierungsprozesse in einem Unternehmen die Effizienz steigern und Kunden ein besseres Erlebnis bieten können, da sie konsistenteres Feedback von der Technologie erhalten können als von Mitarbeitern. Wenn sich ein Kunde beispielsweise wegen eines Problems an ein Unternehmen wendet, kann er von einem automatisierten System sofort Feedback erhalten, anstatt auf ein Gespräch mit einem Mitarbeiter warten zu müssen.
Kunden können auch von der betrieblichen Effizienz profitieren, da sie die Lieferzeiten verkürzen und es ihnen ermöglichen, ihre Bestellungen schneller zu erhalten. Durch den schnellen Erhalt ihrer Bestellungen fühlen sich Kunden möglicherweise verpflichtet, die Produkte des Unternehmens weiterhin zu kaufen.