So sortieren Sie Excel-Zellen, -Spalten und -Zeilen alphabetisch • BUOM
19. April 2021
Microsoft Excel ist ein weit verbreitetes Computerprogramm, das dabei hilft, wichtige Daten wie Finanzen oder Kundeninformationen in Tabellenkalkulationen für den persönlichen und geschäftlichen Gebrauch zu organisieren. Eine Kalkulationstabelle enthält Zeilen und Spalten, die sich überlappen und so Rechtecke bilden, die als Zellen bezeichnet werden. Durch die alphabetische Sortierung der Tabelle können Sie leichter finden, wonach Sie suchen. In diesem Artikel erläutern wir die Vorteile der alphabetischen Sortierung von Excel-Spalten, -Zellen und -Zeilen und geben Tipps dazu.
Vorteile des alphabetischen Alphabets in Excel
Das Erlernen des Alphabets in Excel hat viele geschäftliche Vorteile, darunter:
Zeit sparen. Es ist viel einfacher, die benötigten Informationen zu finden, wenn sie so organisiert sind, wie Sie sie benötigen. Wenn die Kundennamen in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet sind, dauert es nur eine Minute, das Gesuchte zu finden.
Eliminieren Sie Duplikate: Wenn Sie Kunden binden wollen, ist ein exzellenter Kundenservice unerlässlich. Das bedeutet, dass Sie wissen, was Ihr Kunde will, was er kauft und vieles mehr. Dies ist schwierig, wenn die Informationen über verschiedene Datensätze verteilt sind. Eine alphabetische Liste der Kunden erleichtert das Erkennen doppelter Informationen erheblich.
Erstellen Sie verschiedene Gruppen: Manchmal müssen Sie möglicherweise alle Bestellungen eines Kunden zusammen anzeigen. In anderen Fällen kann es sinnvoller sein, eine Liste aller Kunden anzuzeigen, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben. Oder es wäre einfach, indem man einfach den Namen des Kunden oder den Produktnamen alphabetisch anordnet.
Einfache Datenfreigabe: Wenn Daten alphabetisch organisiert sind, ist es einfacher, sie mit anderen zu teilen, die sie möglicherweise benötigen. Eine Tabellenkalkulation wird nahezu selbsterklärend, wenn sie übersichtlich organisiert ist und Informationen auf einen Blick erfasst werden können.
Beginnen Sie mit den Grundlagen des Sortierens von Daten in Excel
Mit Excel können Benutzer die in Tabellenkalkulationen enthaltenen Informationen schnell organisieren, indem sie die Daten sortieren. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Preise in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden, eine Liste mit Namen alphabetisch sortiert wird oder eine Liste mit Daten organisiert wird, die nicht in der richtigen Reihenfolge erscheinen. Das Sortieren von Daten in Excel wird einfacher, wenn Sie verstehen, was Sortieren und Filtern sind:
Sortieren ist genau das, was es verspricht: Sie können Informationen nach Alphabet, Datum, Nummer und mehr sortieren.
Der Filter ermöglicht es Ihnen, nur die Informationen anzuzeigen, die für einen bestimmten Zweck relevant sind. Es ist jedoch äußerst praktisch, es zur „Sortierung“ hinzuzufügen. Auf diese Weise können Sie nur die Daten heraustrennen, die Sie benötigen, und sie gleichzeitig in beliebiger Reihenfolge anordnen.
Einfache Schritte zum Befolgen des Alphabets in Excel
Unabhängig davon, ob Sie Sortieren oder Filtern wählen, folgen beide den gleichen grundlegenden Schritten. Beide Aktionen befinden sich unter dem A-Z-Symbol in der Standardsymbolleiste. Wenn Sie das Symbol nicht sehen, klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“ und die Sortieroptionen werden im Dropdown-Menü aufgelistet. Es ist jedoch viel praktischer, wenn das AZ-Symbol immer verfügbar ist. Wenn Sie es also nicht sehen, klicken Sie einfach auf „Ansicht“ und wählen Sie „Symbolleisten“ und dann „Standard“ aus.
Mit diesen drei Schritten können Sie in Excel ganz einfach alphabetisch sortieren:
Wählen Sie die Zellen oder Spalten aus, die Sie alphabetisch sortieren möchten.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf das AZ-Symbol.
Wählen Sie, ob Sie sie in aufsteigender (A bis Z) oder absteigender Reihenfolge (Z bis A) anordnen möchten.
So sortieren Sie Zellen alphabetisch
Wenn Sie nur bestimmte Zellen in einer Spalte einer Tabelle organisieren müssen, befolgen Sie die oben aufgeführten Schritte und markieren Sie die gewünschten Zellen wie folgt:
Klicken Sie auf die oberste Zelle der Gruppe, die Sie alphabetisch sortieren möchten.
Ziehen Sie den Cursor nach unten auf die letzte Option, die Sie aktivieren möchten.
Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Zellen keine leeren Zeilen enthalten. Es werden nur die Zellen über der leeren Zelle sortiert.
So sortieren Sie eine Spalte alphabetisch
Das Alphabetisieren von Spalten in Excel ist noch einfacher als das Hervorheben bestimmter Zellen, da Sie lediglich auf die Buchstabenüberschrift einer bestimmten Spalte klicken müssen, bevor Sie auf das A-Z-Symbol klicken.
So bleiben Spalten und Zeilen intakt
Wenn Ihre Tabellenkalkulationen zwei oder mehr Spalten enthalten, können Sie mit der Schaltfläche „A bis Z“ oder „Z bis A“ eine der Spalten alphabetisch sortieren. Excel ordnet die Daten in der anderen Spalte automatisch neu, um die relevanten Informationen beizubehalten. Beispielsweise zeigt eine Spalte die Namen von Städten und eine andere Spalte die Bevölkerung. Durch die Alphabetisierung der ersten Spalte wird die Bevölkerung automatisch der richtigen Stadt zugeordnet.
So sortieren Sie mehrere Spalten alphabetisch
Wenn Ihre Tabelle nur eine Spalte enthält, ist die alphabetische Sortierung bestimmter Zellen oder einer ganzen Spalte einfach. Wenn Ihre Tabelle mehrere Spalten enthält, wird es schwieriger. Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle mit einer Spalte für Vornamen, einer Spalte für Nachnamen und einer für den Standort haben, möchten Sie nicht eine Spalte alphabetisch ordnen, ohne die anderen abzugleichen.
Es gibt drei Möglichkeiten, Zellen in mehreren Spalten auszuwählen.
Wählen Sie bestimmte Zellen aus, indem Sie auf eine davon klicken und den Cursor über die Spalten zu der Zelle ziehen, in der Sie anhalten möchten.
Wählen Sie ganze Spalten aus, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben klicken und den Cursor zu dem Spaltenbuchstaben ziehen, an dem die Auswahl enden soll.
Wählen Sie die gesamte Tabelle aus, indem Sie Strg+A auf einem Windows-Computer oder Befehl+A auf einem Mac drücken.
Stellen Sie sicher, dass der hervorgehobene Abschnitt keine Leerzeilen enthält.
Klicken Sie auf das A-Z-Symbol.
Es erscheint ein neues Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, eine Auswahl anhand von drei Kriterien zu treffen.
Spalte: Wählen Sie die Spalte aus, die Sie zum Sortieren der Daten verwenden möchten. Wenn Sie Ihren Spalten Titel gegeben haben, werden diese als Optionen angezeigt. Wenn nicht, wählen Sie die Buchstabenüberschrift der gewünschten Spalte aus.
Sortieren: In den allermeisten Fällen wählen Sie zum Sortieren „Werte“ aus. Es sind nur Daten in Zellen, wie Kundennamen.
Reihenfolge: Hier können Sie zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge wählen.
OK klicken
Die Daten in den ausgewählten Spalten werden in der von Ihnen gewählten Reihenfolge sortiert.
Wenn Sie nur eine Spalte haben, weiß das Programm bereits, was Sie sortieren möchten, und geht davon aus, dass Sie nach Werten sortieren, sodass Sie nur die aufsteigende oder absteigende Reihenfolge auswählen müssen. Die alphabetische Anordnung mehrerer Spalten bedeutet einfach, dass Sie ein paar zusätzliche Informationen angeben müssen.
So sortieren Sie mehrere Kategorien alphabetisch mit „Ebene hinzufügen“
Möglicherweise haben Sie eine Tabelle mit Kundennamen, bestellten Produkten und Bestelldaten. Möglicherweise möchten Sie, dass die Daten nicht nur alphabetisch nach Kundennamen sortiert angezeigt werden, sondern auch die von ihnen gekauften Produkte gruppiert sind, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, ob sie dasselbe mehrmals bestellt haben. Um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten, müssen die Produkte dann mit aufsteigendem Datum aufgelistet sein.
Es mag kompliziert erscheinen, aber Sie müssen lediglich auf eine neue Schaltfläche mit der Bezeichnung „Ebene hinzufügen“ klicken. Um beispielsweise das gerade besprochene Ergebnis zu erzielen, ist dies alles, was Sie tun müssen.
Befolgen Sie die oben aufgeführten Schritte zum Sortieren und Filtern, um die Tabelle anhand der Spalte mit den Kundennamen zu sortieren, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.
Klicken Sie auf „Ebene hinzufügen“.
Wiederholen Sie dieselben Schritte, ändern Sie die Spalte jedoch in die Spalte „Produktnamen“ und klicken Sie dann auf „OK“.
Klicken Sie auf „Ebene hinzufügen“.
Wiederholen Sie die gleichen Schritte ein letztes Mal mit dem Bestelldatum und klicken Sie auf OK.
So sortieren Sie Zeilen alphabetisch
Manchmal ist es praktischer, Zeilen statt Spalten alphabetisch zu ordnen. Angenommen, Sie haben eine Tabelle, in der die erste Zeile der Spalten B bis E die Modellnamen Ihrer Familienautos und Spalte A die Monate des Jahres enthält. Die Zellen werden verwendet, um zu verfolgen, wie viel jedes Auto jeden Monat für Benzin ausgibt. Sie möchten jedoch, dass sie in alphabetischer Reihenfolge in der ersten Zeile angezeigt werden.
So sortieren Sie die Daten, sodass die Automodelle in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet werden:
Markieren Sie Ihre Angaben und klicken Sie wie gewohnt auf das A-Z-Symbol, um das Dialogfeld zu öffnen.
Klicken Sie oben im Dialogfeld auf die Schaltfläche „Optionen“.
Es erscheint ein weiteres Dialogfeld mit der Option „Von links nach rechts sortieren“ auszuwählen. Klicken Sie darauf und dann auf OK.
Im Originaldialog steht jetzt „Zeile“ anstelle von „Spalte“ über dem ersten Feld und stattdessen „Zeile“. Wählen Sie Zeile 1 aus.
Sortieren nach „Zellenwerten“.
Bestellen Sie „von A bis Z“.
OK klicken.
Verwenden Sie „Benutzerdefinierte Listen“, um ohne Alphabet zu alphabetisieren
Manchmal gibt es Daten, die in alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden können, dies ist jedoch nicht die bequemste Art, sie zu organisieren. Beispielsweise möchten Sie wahrscheinlich, dass die Wochentage und Monate des Jahres in chronologischer Reihenfolge und nicht in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet werden. Mit diesen Schritten zum Sortieren der Wochentage ist die Organisation ganz einfach.
Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ auf einer beliebigen Ebene die Spalte aus, die die Wochentage enthält.
Sortieren Sie wie gewohnt nach „Werte“.
Anstatt „A bis Z“ oder „Z bis A“ auszuwählen, klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Listen“.
Es öffnet sich ein neues Dialogfeld, in dem Sie Ihre eigene Liste erstellen können. Es gibt bereits einige voreingestellte Listen, darunter die gängigsten Arten, Tage, Wochen und Monate aufzulisten. Sie haben die Möglichkeit, auf eines zu klicken oder eine neue Liste zu erstellen, indem Sie einfach die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur drücken, um ein weiteres Element hinzuzufügen.
Klicken Sie auf OK, um Ihre Liste zu bestätigen.
Klicken Sie erneut auf OK, um die eigentliche Sortierung durchzuführen.