So schreiben Sie in 7 Schritten einen Brief zur Absage einer Veranstaltung • BUOM

3. Januar 2022

Ein Absageschreiben ist eine formelle Mitteilung an einen Gast, dass die Veranstaltung möglicherweise nicht stattfindet oder verschoben werden kann. Effektive Stornierungsschreiben enthalten oft Informationen über die Veranstaltung, Rückerstattungen und mögliche Verschiebungstermine. Wenn Sie ein professioneller Veranstaltungsplaner sind oder viele Veranstaltungen veranstalten, kann es hilfreich sein, zu lernen, wie man einen Stornierungsbrief schreibt. In diesem Artikel erklären wir, was ein Stornierungsschreiben ist, beschreiben, warum Sie eines schreiben sollten, erläutern die Schritte, die Sie dazu unternehmen können, schauen uns eine Vorlage und ein Beispiel an und geben hilfreiche Tipps für die Absage einer Veranstaltung.

Was ist ein Ablehnungsschreiben?

Ein Absageschreiben ist ein Dokument, das Gäste darüber informiert, dass die Veranstaltung möglicherweise nicht stattfindet oder dass der Veranstalter die Veranstaltung möglicherweise verschieben kann. Dazu können Informationen über Gründe für die Absage der Veranstaltung, mögliche Rückerstattungen und den Zeitpunkt der Veranstaltung gehören. Das Versenden eines Stornierungsschreibens ist eine Höflichkeit gegenüber Gästen. Daher ist es wichtig, dass Sie es verfassen und absenden, sobald Sie erfahren, dass die Veranstaltung möglicherweise nicht am selben Tag und zur geplanten Uhrzeit stattfindet.

Wenn Sie ein Veranstaltungsplaner sind oder in Ihrem Beruf mehrere Veranstaltungen leiten, kann es eine gute Idee sein, eine Vorlage für ein Stornierungsschreiben zu erstellen, um Zeit zu sparen, wenn Sie Gäste über Änderungen der Veranstaltung informieren.

Warum ein Ablehnungsschreiben schreiben?

Hier sind einige Gründe, einen Brief zur Absage einer Veranstaltung zu schreiben:

• Informieren Sie die Gäste über die Absage: Abhängig vom Grund der Veranstaltung möchten Sie möglicherweise detaillierte Informationen bereitstellen, damit die Gäste den Grund für die Absage besser verstehen. Dies kann häufig persönliche Gründe, mangelnde Ressourcen oder öffentliche Umstände haben.

• Geben Sie Informationen zur Verschiebung an: Wenn Sie planen, eine Veranstaltung zu verschieben, denken Sie darüber nach, den Gästen Informationen darüber zu geben, wann das sein könnte. Sie können auch ein Datum angeben, an dem Sie darüber informiert werden, ob die Veranstaltung verschoben werden kann oder ob sie abgesagt wird.

• Informieren Sie Gäste darüber, wie sie eine Rückerstattung erhalten: Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen wird empfohlen, dass Sie in Ihrer Stornierungs-E-Mail Informationen zur Rückerstattung angeben. Teilen Sie ihnen mit, welche Schritte sie unternehmen können, um eine Rückerstattung zu erhalten, oder dass Sie bereits eine Rückerstattung vornehmen.

• Pflegen Sie gute Kundenbeziehungen: Das Versenden einer zeitnahen und informativen Stornierungs-E-Mail gibt den Gästen das Gefühl, gut aufgehoben zu sein, und kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie eine zukünftige Veranstaltung buchen.

So schreiben Sie einen Brief über die Absage einer Veranstaltung

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um einen Brief zur Absage einer Veranstaltung zu verfassen:

1. Formatieren Sie den Brief oder verwenden Sie eine Briefvorlage

Der erste Schritt beim Schreiben eines Absageschreibens für eine Veranstaltung besteht darin, ein Textverarbeitungsprogramm auszuwählen und das Dokument zu formatieren. Wenn es sich bei der Veranstaltung, die Sie absagen möchten, um eine kleine Veranstaltung handelt und Sie handschriftliche Notizen machen möchten, ist dies möglicherweise eine Option, das Drucken oder Versenden von Briefen per E-Mail ist jedoch möglicherweise effizienter. Für formelle Briefe werden normalerweise 1-Zoll-Ränder und eine Schriftart wie Times New Roman oder Georgia verwendet. Viele Schriftarten funktionieren jedoch auch, solange sie einfach und gut lesbar sind. Je nachdem, für welches Textverarbeitungsprogramm Sie sich entscheiden, können Sie möglicherweise einen Musterbrief aus einer Vorlagenbibliothek auswählen.

2. Identifizieren Sie das konkrete Ereignis, auf das Sie sich beziehen

Damit die Gäste besser verstehen, worum es in dem Brief geht, beschreiben Sie die betreffende Veranstaltung ausführlich. Dies kann eine Beschreibung von Informationen wie dem Titel der Veranstaltung, dem ursprünglichen Datum der Veranstaltung und der Organisation, in der sie stattfindet, umfassen. Wenn Gäste Tickets für die Veranstaltung erhalten haben, können Sie auch das Datum des ursprünglichen Ticketkaufs und die Anzahl der Tickets angeben.

3. Vielen Dank an die Gäste für ihr Verständnis

Erkennen Sie die möglichen Unannehmlichkeiten einer Stornierung an und danken Sie den Gästen für ihr Verständnis. Bei professionellen Veranstaltungen ist es besser, den Gästen für ihr Verständnis zu danken, als sich für die Absage zu entschuldigen. Erwägen Sie, alternative Optionen anzubieten, z. B. Tickets für andere Veranstaltungen oder zukünftige Termine für dieselbe Veranstaltung, an der sie teilnehmen wollten. Wenn Sie sie persönlich kennen oder der Brief für eine kleine Veranstaltung gedacht ist, möchten Sie sich vielleicht mehr auf diesen Abschnitt des Briefes konzentrieren oder einen entschuldigenden Ansatz wählen.

4. Geben Sie Informationen zur Umplanung an

Wenn Sie eine Veranstaltung vorübergehend verschieben, können Sie uns mitteilen, wann diese stattfinden könnte. Wenn Sie einen allgemeinen Zeitplan haben, können Sie diesen bereitstellen. Wenn Ihr Team jedoch nicht sicher ist, wann dies geschehen könnte, sollten Sie einen Termin vorschlagen, bis zu dem Sie den Gästen ein Update zukommen lassen können. Versendet ein Veranstaltungszentrum beispielsweise einen Brief an die Fans, in dem es darüber informiert, dass ein bevorstehendes Konzert aufgrund der Erkrankung des Leadsängers der Band möglicherweise verschoben wird, kann es Informationen darüber geben, wie die Band nach Ende der Tour zurückkehren kann.

5. Informieren Sie die Empfänger über mögliche Rückerstattungen.

Wenn für die von Ihnen abgesagte Veranstaltung kostenpflichtige Tickets erforderlich sind, wird empfohlen, Informationen zur Rückerstattung anzugeben. Dies ist möglicherweise eine der ersten Fragen, die Gäste haben, wenn sie erfahren, dass die Veranstaltung möglicherweise nicht stattfinden kann. Daher kann die Angabe von Rückerstattungsinformationen die Anzahl der Anrufe und E-Mails an Ihr Büro reduzieren. Wenn beispielsweise ein Wohltätigkeitsball aufgrund von Problemen mit dem Veranstaltungsort verschoben werden muss, kann der Veranstalter die Gäste darüber informieren, dass sie eine teilweise Rückerstattung wählen oder ihr Geld für wohltätige Zwecke spenden können, wenn sie die Veranstaltung dauerhaft absagen müssen.

6. Schließen Sie Kündigungsschreiben ab und unterschreiben Sie sie

Am Ende Ihres Schreibens können Sie angeben, wie der Empfänger Sie bei weiteren Fragen erreichen kann. Schreiben Sie eine formelle Unterschrift und geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen an. Wenn Sie mehrere Briefe verschicken, können Sie diese persönlich unterschreiben. Andernfalls können Sie am Ende der Nachricht eine digitale Signatur einfügen.

7. Bearbeiten und Korrektur lesen Sie vor dem Einreichen gründlich.

Bitte überarbeiten und korrigieren Sie Ihren Brief sorgfältig, bevor Sie ihn absenden. Dies kann dazu beitragen, Ihre Professionalität und Ihr Erscheinungsbild zu verbessern. Überprüfen Sie zum Bearbeiten Ihre Wortwahl und stellen Sie fest, ob Ihre Sprache prägnanter gestaltet werden könnte. Zur Überprüfung können Sie andere bitten, den Brief zu lesen, oder eine Online-Rechtschreib- oder Grammatikprüfung verwenden, um Fehler im Brief zu finden und zu korrigieren.

Muster-Ablehnungsschreiben

Dies ist eine Vorlage für einen Veranstaltungsabsagebrief, die Sie zum Verfassen Ihres eigenen Schreibens verwenden können:

Lieber (Name des Gastes),

Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass (Name der Veranstaltung) ursprünglich geplant war (Datum und Uhrzeit der Veranstaltung) und derzeit (abgesagt/verschoben). Aus (Gründen für die Absage/Verschiebung) halten wir es für das Beste, die Veranstaltung noch einmal zu überdenken, damit wir alle unsere Gäste bestmöglich bedienen können.

Rückerstattungen werden derzeit bearbeitet und sollten innerhalb von 10 Werktagen auf Ihrem Konto eingehen. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns unter (Kontaktinformationen) kontaktieren oder unser Büro besuchen.

Am besten,

(Ihr Name)
(Dein Titel)
(Deine Telefonnummer)
(Deine E-Mail)

Beispiel eines Kündigungsschreibens

Dies ist ein Beispiel für ein Kündigungsschreiben, das Sie beim Verfassen Ihres eigenen Kündigungsschreibens als Inspiration nutzen können:

Lieber Theodor Maike,

Ich bedauere, Ihnen mitteilen zu müssen, dass die ursprünglich für den 1. Dezember 2023 geplante Stars and Planets Gala nun verschoben wurde. Da der Hauptredner aufgrund einer Krankheit in der Familie derzeit nicht verfügbar ist und das Hauptausstellungsstück zu instabil für den Transport ist, halten wir es für wichtig, die Veranstaltung neu zu bewerten, damit wir alle unsere Gäste bestmöglich bedienen können. Die Abteilung Veranstaltungsplanung plant, die Gäste über den neuen Galatermin zu informieren, sobald dieser bestätigt ist.

Rückerstattungen werden derzeit bearbeitet und sollten innerhalb von sieben Werktagen auf Ihrem Konto eingehen. Danke für Ihr Verständnis. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns unter (555)-555-5555 kontaktieren oder unser Büro besuchen.

Am besten,

Kailani Beauregard
Veranstalter des Universitätsmuseums
(555)-555-5555
(email protected)

Tipps zur Absage einer Veranstaltung

Hier sind einige hilfreiche Tipps für die Absage von Veranstaltungen:

• Verwenden Sie eine kurze, spezifische Sprache: Wenn Sie eine abgesagte Veranstaltung im Detail beschreiben, geben Sie an, um was es sich handelt, damit die Gäste verstehen, was abgesagt wird. Geben Sie Termine an, bis zu denen Gäste zusätzliche Informationen oder zusätzliche Benachrichtigungen erwarten können.

• Konzentrieren Sie sich in Ihrem Brief auf das Positive. Um den Ton Ihres Briefes zu verbessern, können Sie sich auf die positiven statt auf die negativen Aspekte der Stornierung konzentrieren. Anstatt sich beispielsweise für die Absage zu entschuldigen, konzentrieren Sie sich darauf, dem Gast für sein Verständnis zu danken.

• Erwägen Sie eine virtuelle Veranstaltung: Anstatt die Veranstaltung abzusagen, können Sie den Gästen per E-Mail mitteilen, dass sie stattdessen virtuell teilnehmen können. Wenn Sie dies tun, empfiehlt es sich, eine teilweise Rückerstattung oder die Möglichkeit der Zinsabschöpfung anzubieten.

• Passen Sie Ihre Kündigungsinhalte an: Wenn Sie eine Kündigungs-E-Mail versenden, können Sie die Änderungen auch in den sozialen Medien veröffentlichen. Ordnen Sie Ihre Materialien so an, dass sie alle die gleichen Informationen enthalten, um Gäste nicht zu verwirren.